Regjistrimi i thirrjeve telefonike në thirrjet e mbështetjes dhe shërbimit të klientit

Si të regjistroni thirrjet telefonike për mbështetjen e klientit dhe shërbimin ndaj klientit?

Edhe pse mjetet dixhitale po evoluojnë si kurrë më parë, dhe po bëhen gjithnjë e më efikase kur aplikohen edhe për detyrat më komplekse, në shumë fusha njerëzit ende bëjnë një punë më të mirë. Merrni, për shembull, një chatbot dhe mbështetje njerëzore për klientët. Mbështetja njerëzore për klientët është më personale dhe zakonisht edhe më efektive sesa chatbot-et dixhitale. Gjithashtu, mbështetja telefonike e klientit është më produktive dhe më praktike sesa mbështetja e automatizuar e klientit, operatorët njerëzorë janë më të aftë të interpretojnë nevojat specifike të klientëve, ata mund të dëgjojnë problemet e tyre specifike dhe të përgjigjen në përputhje me rrethanat, ndoshta edhe të shtojnë pak ndjeshmëri njerëzore.

Ka shumë arsye pse telefonatat e klientëve regjistrohen audio. Para së gjithash, po mbikëqyret cilësia e shërbimit. Por këto regjistrime mund të jenë gjithashtu një ndihmë e madhe gjatë seancave stërvitore. Ato gjithashtu mund të ndihmojnë në zhvillimin e produktit dhe rritjen e shitjeve. Për më tepër, nëse bëhet fjalë për një proces gjyqësor, regjistrimi mund të shërbejë si provë. Një regjistrim solid, me cilësi të mirë audio mund të përdoret si një provë e fortë dhe e pakundërshtueshme në çdo proces gjyqësor. Kjo është veçanërisht e rëndësishme për organizatat e mëdha që merren me shumë klientë dhe shpesh përfshihen në procedura të ndërlikuara ligjore, për shembull kompanitë e sigurimeve ose korporatat e mëdha biznesi me modele të ndërlikuara ekonomike.

Duke folur për padi, ndoshta në mendjen tuaj ju lind pyetja për ligjshmërinë e regjistrimeve të tilla? Përgjigja për këtë pyetje është paksa komplekse. Ka shtete amerikane që kërkojnë vetëm pëlqimin e një pale për të regjistruar një telefonatë. Por ky nuk është rasti në të gjitha shtetet. Për shembull, në Kaliforni ju duhet që të dyja palët të japin pëlqimin për regjistrimin e bisedës. Pra, për qëllime ligjore është e rëndësishme jo vetëm se në cilin shtet ndodhet qendra e mbështetjes, por edhe nga ku telefonon klienti. Në përgjithësi, është më mirë të informoni telefonuesin se biseda do të regjistrohet dhe të kërkoni pëlqimin. Në këtë mënyrë do të jeni në anën e sigurt. Është gjithmonë më mirë të luash të sigurt në raste si këto, sepse duke i dhënë informacion klientit përpara se të vazhdosh, ju po mbroni veten nga çdo ndërlikim i mundshëm ligjor që mund të lindë nga mosdhënia e pëlqimit dhe sasisë së duhur të informacionit për klientët tuaj. Klientët gjithashtu mund të vlerësojnë sjelljen tuaj të drejtpërdrejtë dhe profesionale.

Çfarë softueri për regjistrimin e thirrjeve duhet të përdorni?

Ka shumë zgjedhje kur bëhet fjalë për softuerin e regjistrimit të thirrjeve. Shikoni veçoritë që sjell çdo softuer në tryezë dhe më pas merrni një vendim në varësi të nevojave tuaja. Merrni parasysh se sa e madhe është organizata juaj dhe çfarë pajisjesh keni në dispozicion. Një softuer i mirë duhet gjithashtu të jetë i lehtë për t'u përdorur, pa kërkuar shumë trajnime.

1. Regjistrimi i thirrjeve në TalkDesk

TalkDesk është një softuer shumë i sofistikuar, shumë i personalizueshëm me një sistem të bazuar në cloud, i cili mund të kombinohet me shumë platforma të tjera (për shembull Microsoft Teams). Është një zgjedhje e shkëlqyer për qendrat mbështetëse të cilat priren të kenë shumë telefonata. TalkDesk synon të ndihmojë biznesin tuaj të bëhet më i shpejtë dhe më produktiv. Ka shumë veçori interesante si regjistrime të sinkronizuara zanore ose ndërfaqe të lehta për t'u përdorur. Është një nga platformat më të thjeshta dhe intuitive kur bëhet fjalë për regjistrimin e thirrjeve, dhe është mjaft popullor në përgjithësi.

Një nga përfitimet kryesore të këtij softueri është se ai mundëson një pamje të plotë të ndërveprimeve me klientët. Nëpërmjet përdorimit të veçorive të tij të përparuara, ju mund të mbledhni njohuri të ndryshme dhe të ruani pajtueshmërinë. Fushat thelbësore të përmirësimit mund të identifikohen duke përdorur regjistrimin e thirrjeve hyrëse dhe dalëse.

Një tjetër opsion i shkëlqyeshëm është riprodhimi i regjistrimeve të zërit dhe ekranit së bashku. Kjo mund t'ju ndihmojë të merrni kontekstin që ju nevojitet për të marrë një pamje më të madhe të ndërveprimeve me klientët dhe për t'u siguruar që ai përputhet me normat, dhe gjithashtu ofron reagime të hollësishme që mund të përdoren për të përmirësuar performancën e agjentëve tuaj.

2. Kubi ACR

Nëse keni një telefon android, Cube ACR mund të jetë gjëja e duhur për ju. Ky aplikacion funksionon edhe në aplikacione si Skype, Zoom ose WhatsApp. Është një zgjedhje e shkëlqyer nëse doni të regjistroni thirrje biznesi. Opsioni me pagesë ofron veçori shtesë që ju japin akses në formate të ndryshme audio si MP4 ose kopje rezervë në renë kompjuterike. Cube ACR ka shumë opsione të dobishme, për shembull mund të përdoret për të regjistruar automatikisht çdo telefonatë, që nga momenti i fillimit. Mund të konfigurohet gjithashtu për të regjistruar automatikisht kontaktet e zgjedhura dhe mund të krijoni një listë të njerëzve që dëshironi të regjistrohen automatikisht. Në mënyrë të ngjashme, mund të krijoni një listë përjashtimesh të njerëzve që nuk do të regjistrohen automatikisht. Ekziston edhe një opsion për të regjistruar manualisht, duke shtypur butonin e regjistrimit gjatë bisedës për të regjistruar vetëm pjesën e bisedës që është e rëndësishme për ju. Një veçori tjetër e shkëlqyer është riprodhimi brenda aplikacionit, falë eksploruesit të skedarëve të integruar, të cilin mund ta përdorni për të menaxhuar të gjitha regjistrimet tuaja, për t'i luajtur ato në ndalesë, për t'i fshirë ose eksportuar në shërbime të tjera të ndryshme ose pajisje të ndryshme.

3. Unaza Qendrore

Nëse keni nevojë për një softuer për një qendër të madhe thirrjesh, RingCentral është një zgjidhje e shkëlqyer. Mund të lidhet me telefonat e tavolinës, telefonat inteligjentë dhe platformat VoIP. Regjistrimet mund të shkarkohen, kontrollohen dhe shpërndahen lehtësisht. Tipari më i mirë i këtij softueri është lehtësia e përdorimit kur bëhet fjalë për lidhjen e kaq shumë përdoruesve në platformën qendrore, ai është shumë intuitiv dhe i thjeshtë. Softueri mund të përdoret lehtësisht nga ekipe të çdo madhësie, nga grupet e vogla të zyrave deri te organizatat e mëdha të korporatave.
Mund t'ju ndihmojë të organizoni një platformë të sigurt, globale, e cila është e integruar mirë dhe mund të lidhet me shërbimet PBX në më shumë se 40 vende në mbarë botën. RingCentral ka gjithashtu mbrojtje solide të të dhënave në çdo nivel, me kriptime sigurie që mund të aplikohen në të gjitha takimet tuaja ose çdo lloj bisede, kështu që të jeni të sigurt se informacionet e rëndësishme të biznesit tuaj nuk do t'i ekspozohen vëmendjes së padëshiruar.

4. Thirrje ajrore

Një tjetër softuer që është një zgjedhje e mirë për një qendër të madhe thirrjesh është Aircall. Ai prodhon audio me cilësi të shkëlqyer. Ka veçori për të mbikëqyrur telefonatat dhe madje për të folur me agjentët tuaj gjatë telefonatave pa e kuptuar klientët. Është në përputhje me Salesforces dhe Zendesk.

Softueri mund të konfigurohet shpejt, pa harduer fare. Ai bazohet në një model të qendrës së thirrjeve cloud, dhe ju mund të filloni çdo lloj bisede nga çdo vend në botë, thjesht duhet të keni një lidhje të mirë interneti. Të gjitha informacionet ruhen në renë kompjuterike, kështu që Aircall mund të lidhet lehtësisht me sisteme të tjera si CRM ose Helpdesk dhe aplikacione të tjera thelbësore që janë të rëndësishme për biznesin tuaj. Një veçori tjetër e shkëlqyeshme është opsioni për të fituar matjet e ekipit dhe të dhënat individuale të performancës në kohë reale, dhe ju mund ta përdorni atë për të zbatuar përmirësime në ndalesë. Kjo mund të nxisë produktivitetin, ju mund të krijoni menjëherë ekipe të reja, numra, rrjedha pune ose çfarëdo që kërkon biznesi juaj.

Transkriptimet e thirrjeve të regjistruara

Kur të keni përfunduar regjistrimin e telefonatave, mund të dëshironi të bëni edhe një transkriptim. Kjo do ta bëjë më të lehtë ekzaminimin, studimin dhe shqyrtimin e bisedës ndërmjet agjentit dhe klientit. Është shumë më praktike të punosh në një dokument sesa në një skedar audio. Kur keni një transkript të shkruar të një bisede të caktuar, mund të gjeni më lehtë çdo detaj të veçantë të bisedës që është i rëndësishëm për diskutimin.

Nëse vendosni që punonjësit tuaj të shkruajnë vetë transkriptimet, duhet të dini se ky është një proces që kërkon shumë kohë. Gjithashtu, transkriptimi është një aftësi që zakonisht aftësohet në mënyrë që rezultati përfundimtar të jetë sa më i saktë dhe korrekt, pa lëshime dhe gabime. Kjo është arsyeja pse mund të jetë më mirë të punësoni një ofrues profesional të shërbimit të transkriptimit për të bërë transkriptimet për ju. Transkriptuesit profesionistë mund ta bëjnë punën me më shumë saktësi dhe saktësi, çdo gjë që ju do të kurseni shumë kohë dhe nerva për të gjitha palët e përfshira.

Gglot është një zgjedhje e shkëlqyeshme nëse po kërkoni opsione të kontraktimit. Çmimet tona janë të drejta, jemi të shpejtë dhe duke qenë se punojmë me transkriptues profesionistë të trajnuar, ofrojmë saktësi dhe cilësi të mirë. Ju mund të jeni të sigurt se transkriptimi juaj do të trajtohet nga profesionistë të trajnuar me vite dhe vite përvojë në biznesin e transkriptimit, dhe pavarësisht nga kompleksiteti i detyrës, rezultati përfundimtar do të jetë një transkriptim i saktë dhe i lehtë për t'u lexuar që do t'ju bëjë jetën më e lehtë.

Konkluzioni

Nëse operoni në fushën e mbështetjes së klientit telefonik, ju sugjerojmë fuqimisht që të regjistroni telefonatat tuaja. Cilin softuer do të përdorni, varet nga biznesi juaj. Pasi të vendosni për mjetin tuaj të regjistrimit, duhet të konsideroni gjithashtu të shkruani skedarët tuaj audio. Në këtë mënyrë do të jetë më e lehtë të përballeni me sasinë e madhe të përmbajtjes që ka të ngjarë të prodhoni. Dokumentet janë më të kërkueshme dhe më të lehta për t'u ndjekur sesa regjistrimet. Provoni Gglot si ofruesin tuaj të transkriptimit dhe shikoni që biznesi juaj të bëhet më efikas.