ग्राहक समर्थन आणि सेवा कॉलमध्ये फोन कॉल रेकॉर्डिंग

How To Record Phone Calls for Customer Support and Customer Service?

जरी डिजिटल साधने पूर्वी कधीच विकसित होत नसली तरीही, आणि अगदी क्लिष्ट कार्यासाठी लागू केल्यावर ते अधिकाधिक कार्यक्षम होत आहेत, तरीही अनेक डोमेनमध्ये लोक अजूनही चांगले काम करतात. उदाहरणार्थ, चॅटबॉट्स आणि मानवी ग्राहक समर्थन घ्या. मानवी ग्राहक समर्थन अधिक वैयक्तिक आणि सामान्यतः डिजिटल चॅटबॉट्सपेक्षा अधिक प्रभावी आहे. तसेच, फोन ग्राहक समर्थन स्वयंचलित ग्राहक समर्थनापेक्षा अधिक उत्पादनक्षम आणि अधिक व्यावहारिक आहे, मानवी ऑपरेटर ग्राहकांच्या विशिष्ट गरजा चांगल्या प्रकारे समजू शकतात, ते त्यांच्या विशिष्ट समस्या ऐकू शकतात आणि त्यानुसार उत्तर देऊ शकतात, कदाचित थोडी मानवी सहानुभूती देखील जोडू शकतात.

ग्राहकांचे कॉल ऑडिओ रेकॉर्ड होण्यामागे अनेक कारणे आहेत. सर्व प्रथम, सेवेच्या गुणवत्तेची देखरेख केली जात आहे. परंतु प्रशिक्षण सत्रादरम्यान त्या रेकॉर्डिंगची देखील मोठी मदत होऊ शकते. ते उत्पादन विकसित करण्यात आणि विक्री वाढविण्यात देखील मदत करू शकतात. त्या वर, जर खटला येतो, तर रेकॉर्डिंग पुरावा म्हणून काम करू शकते. चांगल्या ऑडिओ गुणवत्तेचे ठोस रेकॉर्डिंग कोणत्याही न्यायालयीन कार्यवाहीमध्ये मजबूत, अकाट्य पुरावा म्हणून वापरले जाऊ शकते. हे विशेषतः मोठ्या संस्थांसाठी महत्वाचे आहे जे बर्याच क्लायंटशी व्यवहार करतात, आणि अनेकदा क्लिष्ट कायदेशीर कार्यवाहींमध्ये गुंतलेले असतात, उदाहरणार्थ विमा कंपन्या किंवा क्लिष्ट आर्थिक मॉडेल असलेल्या मोठ्या व्यावसायिक कॉर्पोरेशन.

शीर्षक नसलेले ४ ४

खटल्यांबद्दल बोलताना, कदाचित तुमच्या मनात अशा रेकॉर्डिंगच्या कायदेशीरपणाबद्दल प्रश्न येतो? या प्रश्नाचे उत्तर थोडे गुंतागुंतीचे आहे. अशी यूएस राज्ये आहेत जी फोन कॉल रेकॉर्ड करण्यासाठी फक्त एका पक्षाच्या संमतीची विनंती करतात. परंतु सर्वच राज्यांमध्ये असे नाही. उदाहरणार्थ, कॅलिफोर्नियामध्ये तुम्हाला संभाषणाच्या रेकॉर्डिंगसाठी दोन्ही पक्षांची संमती आवश्यक आहे. त्यामुळे, कायदेशीर हेतूंसाठी हे केवळ कोणत्या राज्यात समर्थन केंद्र आहे हे महत्त्वाचे नाही, तर ग्राहक कोठून कॉल करत आहे हे देखील महत्त्वाचे आहे. साधारणपणे, संभाषण रेकॉर्ड केले जाणार आहे हे कॉलरला कळवणे आणि संमती मागणे उत्तम. अशा प्रकारे तुम्ही सुरक्षित बाजूला असाल. अशा प्रकरणांमध्ये सुरक्षितपणे खेळणे केव्हाही चांगले आहे, कारण पुढे जाण्यापूर्वी ग्राहकाला माहिती देऊन, तुम्ही तुमच्या ग्राहकांना संमती आणि पुरेशी माहिती न दिल्याने उद्भवणाऱ्या कोणत्याही संभाव्य कायदेशीर गुंतागुंतांपासून स्वतःचे संरक्षण करत आहात. ग्राहक तुमच्या सरळ आणि व्यावसायिक वर्तनाची प्रशंसा करू शकतात.

तुम्ही कोणते कॉल रेकॉर्डिंग सॉफ्टवेअर वापरावे?

जेव्हा कॉल रेकॉर्डिंग सॉफ्टवेअर येतो तेव्हा भरपूर निवड असते. प्रत्येक सॉफ्टवेअर टेबलवर आणत असलेली वैशिष्ट्ये पहा आणि नंतर तुमच्या गरजेनुसार निर्णय घ्या. तुमची संस्था किती मोठी आहे आणि तुमच्याकडे कोणते हार्डवेअर आहे ते विचारात घ्या. एक चांगले सॉफ्टवेअर देखील वापरण्यास सोपे असले पाहिजे, जास्त प्रशिक्षण न घेता.

1. टॉकडेस्क कॉल रेकॉर्डिंग

टॉकडेस्क हे क्लाउड-आधारित प्रणालीसह अत्यंत अत्याधुनिक, अत्यंत सानुकूल करण्यायोग्य सॉफ्टवेअर आहे जे इतर अनेक प्लॅटफॉर्मसह एकत्र केले जाऊ शकते (उदाहरणार्थ मायक्रोसॉफ्ट टीम्स). ज्या सपोर्ट सेंटर्समध्ये अनेक कॉल्स येतात त्यांच्यासाठी हा एक उत्तम पर्याय आहे. TalkDesk चा उद्देश तुमच्या व्यवसायाला जलद आणि अधिक उत्पादनक्षम होण्यासाठी मदत करणे आहे. यात अनेक मनोरंजक वैशिष्ट्ये आहेत जसे की सिंक्रोनाइझ केलेले व्हॉइस रेकॉर्डिंग किंवा वापरण्यास सोपे इंटरफेस. जेव्हा कॉल रेकॉर्डिंगचा विचार केला जातो तेव्हा हे सर्वात सोप्या आणि अंतर्ज्ञानी प्लॅटफॉर्मपैकी एक आहे आणि एकूणच लोकप्रिय आहे.

या सॉफ्टवेअरचा एक मुख्य फायदा असा आहे की ते ग्राहकांच्या परस्परसंवादाचे संपूर्ण चित्र सक्षम करते. त्याच्या प्रगत वैशिष्ट्यांचा वापर करून, तुम्ही विविध अंतर्दृष्टी गोळा करू शकता आणि अनुपालन राखू शकता. इनबाउंड आणि आउटबाउंड कॉल रेकॉर्डिंग वापरून सुधारणेची महत्त्वपूर्ण क्षेत्रे ओळखली जाऊ शकतात.

आणखी एक उत्तम पर्याय म्हणजे व्हॉइस आणि स्क्रीन रेकॉर्डिंग एकत्र प्लेबॅक करणे. हे आपल्याला ग्राहकांच्या परस्परसंवादाचे मोठे चित्र मिळविण्यासाठी आवश्यक असलेला संदर्भ मिळविण्यात मदत करू शकते आणि ते नियमांचे पालन करते याची खात्री करा आणि ते तपशीलवार अभिप्राय देखील प्रदान करते ज्याचा उपयोग आपल्या एजंट्सच्या कार्यप्रदर्शनात सुधारणा करण्यासाठी केला जाऊ शकतो.

2. घन ACR

तुमच्याकडे Android फोन असल्यास, Cube ACR तुमच्यासाठी योग्य गोष्ट असू शकते. हे ॲप स्काईप, झूम किंवा व्हॉट्सॲप सारख्या ॲप्सवर देखील कार्य करते. तुम्हाला व्यवसाय कॉल रेकॉर्ड करायचे असल्यास हा एक उत्तम पर्याय आहे. सशुल्क पर्याय अतिरिक्त वैशिष्ट्ये ऑफर करतो जे तुम्हाला MP4 किंवा क्लाउड बॅकअप सारख्या विविध ऑडिओ फॉरमॅटमध्ये प्रवेश देतात. Cube ACR मध्ये अनेक उपयुक्त पर्याय आहेत, उदाहरणार्थ, तो सुरू झाल्यापासून प्रत्येक कॉल आपोआप रेकॉर्ड करण्यासाठी वापरला जाऊ शकतो. हे निवडलेले संपर्क स्वयंचलितपणे रेकॉर्ड करण्यासाठी देखील सेट केले जाऊ शकते आणि आपण स्वयंचलितपणे रेकॉर्ड करू इच्छित असलेल्या लोकांची सूची तयार करू शकता. त्याचप्रमाणे, तुम्ही अशा लोकांची अपवर्जन सूची तयार करू शकता जी आपोआप रेकॉर्ड केली जाणार नाहीत. तुमच्याशी संबंधित असलेल्या संभाषणाचा फक्त भाग रेकॉर्ड करण्यासाठी संभाषणादरम्यान रेकॉर्ड बटणावर टॅप करून मॅन्युअली रेकॉर्ड करण्याचा पर्याय देखील आहे. आणखी एक उत्कृष्ट वैशिष्ट्य म्हणजे इन-ॲप प्लेबॅक, अंगभूत फाइल एक्सप्लोररमुळे धन्यवाद, ज्याचा वापर तुम्ही तुमची सर्व रेकॉर्डिंग व्यवस्थापित करण्यासाठी, त्यांना स्टॉपवर प्ले करण्यासाठी, इतर विविध सेवा किंवा भिन्न उपकरणांवर हटवण्यासाठी किंवा निर्यात करण्यासाठी करू शकता.

3. रिंगसेंट्रल

तुम्हाला मोठ्या कॉल सेंटरसाठी सॉफ्टवेअर हवे असल्यास, रिंगसेंट्रल हा एक उत्तम उपाय आहे. हे डेस्क फोन, स्मार्टफोन आणि VoIP प्लॅटफॉर्मशी कनेक्ट केले जाऊ शकते. रेकॉर्डिंग सहजपणे डाउनलोड, तपासल्या आणि शेअर केल्या जाऊ शकतात. सेंट्रल प्लॅटफॉर्मवर इतके वापरकर्ते कनेक्ट करताना वापरण्यास सुलभता हे या सॉफ्टवेअरचे सर्वोत्तम वैशिष्ट्य आहे, ते अतिशय अंतर्ज्ञानी आणि सोपे आहे. हे सॉफ्टवेअर लहान कार्यालयीन गटांपासून मोठ्या कॉर्पोरेट संस्थांपर्यंत कोणत्याही आकाराच्या संघांद्वारे सहजपणे वापरले जाऊ शकते.
हे तुम्हाला एक सुरक्षित, जागतिक प्लॅटफॉर्म आयोजित करण्यात मदत करू शकते जे चांगल्या प्रकारे एकत्रित आहे आणि जगभरातील 40 पेक्षा जास्त देशांमध्ये PBX सेवांशी कनेक्ट केले जाऊ शकते. RingCentral मध्ये प्रत्येक स्तरावर घन डेटा संरक्षण देखील आहे, सुरक्षितता एन्क्रिप्शनसह जे तुमच्या सर्व मीटिंग्ज किंवा कोणत्याही प्रकारच्या संभाषणासाठी लागू केले जाऊ शकते, त्यामुळे तुम्ही खात्री बाळगू शकता की तुमची महत्त्वाची व्यवसाय माहिती अवांछित लक्षांत येणार नाही.

4. एअरकॉल

आणखी एक सॉफ्टवेअर जे मोठ्या कॉल सेंटरसाठी एक चांगला पर्याय आहे ते म्हणजे एअरकॉल. हे उत्कृष्ट गुणवत्तेसह ऑडिओ तयार करते. यात कॉल्सचे पर्यवेक्षण करण्याची आणि कॉल दरम्यान तुमच्या एजंटशी बोलण्याची वैशिष्ट्ये ग्राहकांना कळू न देता. हे Salesforces आणि Zendesk शी सुसंगत आहे.

हार्डवेअरशिवाय सॉफ्टवेअर द्रुतपणे सेट केले जाऊ शकते. हे क्लाउड कॉल सेंटर मॉडेलवर आधारित आहे आणि तुम्ही जगातील कोणत्याही ठिकाणाहून कोणत्याही प्रकारचे संभाषण सुरू करू शकता, तुमच्याकडे फक्त चांगले इंटरनेट कनेक्शन असणे आवश्यक आहे. सर्व माहिती क्लाउडमध्ये संग्रहित केली जाते, त्यामुळे एअरकॉल सीआरएम किंवा हेल्पडेस्क यांसारख्या इतर प्रणालींशी आणि तुमच्या व्यवसायासाठी महत्त्वाच्या असलेल्या इतर आवश्यक ॲप्सशी सहजपणे कनेक्ट केले जाऊ शकते. आणखी एक उत्कृष्ट वैशिष्ट्य म्हणजे रिअल टाइममध्ये टीम मेट्रिक्स आणि वैयक्तिक कार्यप्रदर्शन डेटा मिळवण्याचा पर्याय आहे आणि तुम्ही ते स्टॉपवर सुधारणा लागू करण्यासाठी वापरू शकता. हे उत्पादकता वाढवू शकते, तुम्ही त्वरित नवीन कार्यसंघ, संख्या, कार्यप्रवाह किंवा तुमच्या व्यवसायाला आवश्यक असलेले काहीही तयार करू शकता.

रेकॉर्ड केलेल्या कॉलचे प्रतिलेखन

शीर्षकहीन 5 2

तुम्ही कॉल रेकॉर्डिंग पूर्ण केल्यावर, तुम्हाला लिप्यंतरण देखील करायचे असेल. यामुळे एजंट आणि ग्राहक यांच्यातील संभाषण तपासणे, अभ्यास करणे आणि स्क्रीनिंग करणे सोपे होईल. ऑडिओ फाइलपेक्षा दस्तऐवजावर काम करणे अधिक व्यावहारिक आहे. जेव्हा तुमच्याकडे एखाद्या विशिष्ट संभाषणाचा लिखित उतारा असतो, तेव्हा तुम्ही चर्चेशी संबंधित असलेल्या संभाषणाचा कोणताही विशिष्ट तपशील अधिक सहजपणे शोधू शकता.

तुमच्या कर्मचाऱ्यांनी स्वतःच लिप्यंतरण लिहावे असे तुम्ही ठरविल्यास, तुम्हाला हे माहित असले पाहिजे की ही खूप वेळ घेणारी प्रक्रिया आहे. तसेच, लिप्यंतरण हे एक कौशल्य आहे जे सहसा अंतिम परिणाम शक्य तितके अचूक आणि योग्य असण्यासाठी प्रशिक्षित केले जाते. म्हणूनच तुमच्यासाठी लिप्यंतरण करण्यासाठी व्यावसायिक ट्रान्सक्रिप्शन सेवा प्रदात्याला नियुक्त करणे सर्वोत्तम असू शकते. प्रोफेशनल ट्रान्स्क्राइबर हे काम अधिक अचूकतेने आणि अचूकतेने करू शकतात, तुम्ही यात सहभागी असलेल्या सर्व पक्षांचा बराच वेळ आणि मज्जातंतू वाचवाल.

Gglot is a great choice is you are looking for outsourcing options. Our prices are fair, we are fast and since we work with trained professional transcribers, we offer accuracy and good quality. You can rest assured that your transcription will be handled by trained professionals with years and years of experience in the transcription business, and no matter the complexity of the task, the end result will be an accurate and easy to read transcription that will make your life easier.

निष्कर्ष

If you are operating in the field of phone costumer support, we strongly suggest that you record your calls. Which software you will use, depends on your business. After you decide on your recording tool you should also consider to write your audio files out. This way it will be easier to cope with the large amount of content you are likely to produce. Documents are more searchable and easier to follow than recordings. Try out Gglot as your transcription provider and watch your business become more efficient.