Pagre-record ng Tawag sa Telepono sa Customer Support at Mga Tawag sa Serbisyo

Paano Mag-record ng Mga Tawag sa Telepono para sa Customer Support at Customer Service?

Kahit na ang mga digital na tool ay umuunlad nang hindi kailanman bago, at nagiging mas at mas mahusay kapag inilapat sa kahit na ang pinaka-kumplikadong gawain, sa maraming mga domain ang mga tao ay gumagawa pa rin ng isang mas mahusay na trabaho. Kunin, halimbawa ang isang chatbots at suporta sa customer ng tao. Ang suporta sa customer ng tao ay mas personal at karaniwan ding mas epektibo kaysa sa mga digital chatbots. Gayundin, ang suporta sa customer ng telepono ay mas produktibo at mas praktikal kaysa sa automated na suporta sa customer, mas nagagawa ng mga operator ng tao na bigyang-kahulugan ang mga partikular na pangangailangan ng mga customer, maaari silang makinig sa kanilang mga partikular na problema at sumagot nang naaayon, maaaring magdagdag pa ng kaunting empatiya ng tao.

Maraming dahilan kung bakit nire-record ng audio ang mga tawag ng customer. Una sa lahat, ang kalidad ng serbisyo ay pinangangasiwaan. Ngunit ang mga pag-record na iyon ay maaari ding maging malaking tulong sa mga sesyon ng pagsasanay. Maaari din silang makatulong sa pagbuo ng produkto at pataasin ang mga benta. Higit pa rito, kung ito ay isang demanda, ang pag-record ay maaaring magsilbing ebidensya. Ang isang solidong pag-record, na may magandang kalidad ng audio ay maaaring gamitin bilang isang malakas, hindi maikakaila na ebidensya sa anumang paglilitis sa korte. Ito ay lalong mahalaga para sa malalaking organisasyon na nakikitungo sa maraming kliyente, at kadalasang nasasangkot sa mga kumplikadong legal na paglilitis, halimbawa mga kompanya ng seguro o malalaking negosyong korporasyon na may mga kumplikadong modelo ng ekonomiya.

Sa pakikipag-usap tungkol sa mga demanda, marahil sa iyong isip ay nagpapalabas ng tanong tungkol sa legalidad ng naturang mga pag-record? Ang sagot sa tanong na ito ay medyo kumplikado. Mayroong US States na humihiling lamang ng pahintulot ng isang partido na mag-record ng isang tawag sa telepono. Ngunit hindi ito ang kaso sa lahat ng Estado. Halimbawa, sa California kailangan mong pumayag ang parehong partido sa pag-record ng pag-uusap. Kaya, para sa mga legal na layunin, mahalaga hindi lamang kung saang estado matatagpuan ang sentro ng suporta, kundi pati na rin, kung saan ang customer ay tumatawag. Sa pangkalahatan, pinakamahusay na ipaalam sa tumatawag na ang pag-uusap ay ire-record at humingi ng pahintulot. Sa ganitong paraan ikaw ay nasa ligtas na bahagi. Laging mas mabuting gawin itong ligtas sa mga kasong tulad nito, dahil sa pamamagitan ng pagbibigay ng impormasyon sa customer bago magpatuloy, pinoprotektahan mo ang iyong sarili mula sa anumang posibleng legal na komplikasyon na maaaring lumabas mula sa hindi pagbibigay ng pahintulot at sapat na dami ng impormasyon sa iyong mga customer. Maaaring pahalagahan din ng mga customer ang iyong prangka at propesyonal na kilos.

Anong software sa pagre-record ng tawag ang dapat mong gamitin?

Maraming pagpipilian pagdating sa software sa pag-record ng tawag. Tingnan ang mga tampok na dinadala ng bawat software sa talahanayan at pagkatapos ay gumawa ng desisyon depende sa iyong mga pangangailangan. Isaalang-alang kung gaano kalaki ang iyong organisasyon at kung anong hardware ang mayroon ka sa iyong pagtatapon. Ang isang mahusay na software ay dapat ding madaling gamitin, nang hindi nangangailangan ng masyadong maraming pagsasanay.

1. TalkDesk Pagre-record ng Tawag

Ang TalkDesk ay isang napaka sopistikado, lubos na nako-customize na software na may cloud-based na system na maaaring isama sa maraming iba pang mga platform (halimbawa, Microsoft Teams). Ito ay isang mahusay na pagpipilian para sa mga sentro ng suporta na may posibilidad na magkaroon ng maraming mga tawag. Nilalayon ng TalkDesk na tulungan ang iyong negosyo na maging mas mabilis at mas produktibo. Mayroon itong maraming kawili-wiling mga tampok tulad ng naka-synchronize na pag-record ng boses o madaling gamitin na mga interface. Ito ay isa sa mga pinakasimple at madaling maunawaan na mga platform pagdating sa pag-record ng tawag, at medyo sikat sa pangkalahatan.

Ang isa sa mga pangunahing benepisyo ng software na ito ay nagbibigay-daan ito sa isang kumpletong larawan ng mga pakikipag-ugnayan ng customer. Sa pamamagitan ng paggamit ng mga advanced na feature nito, maaari kang mangalap ng iba't ibang insight at mapanatili ang pagsunod. Ang mga mahahalagang bahagi ng pagpapabuti ay maaaring matukoy sa pamamagitan ng paggamit ng papasok at papalabas na pag-record ng tawag.

Ang isa pang mahusay na pagpipilian ay ang pag-playback ng mga pag-record ng boses at screen nang magkasama. Makakatulong ito sa iyo na makuha ang kontekstong kailangan mo para makuha ang mas malaking larawan ng mga pakikipag-ugnayan ng customer at tiyaking sumusunod ito sa mga pamantayan, at nagbibigay din ito ng detalyadong feedback na magagamit para mapahusay ang performance ng iyong mga ahente.

2. Cube ACR

Kung mayroon kang android phone, maaaring ang Cube ACR ang tama para sa iyo. Ang app na ito ay gumagana din sa mga app tulad ng Skype, Zoom o WhatsApp. Ito ay isang mahusay na pagpipilian kung gusto mong mag-record ng mga tawag sa negosyo. Nag-aalok ang binabayarang opsyon ng mga karagdagang feature na nagbibigay sa iyo ng access sa iba't ibang format ng audio tulad ng MP4 o cloud backup. Ang Cube ACR ay may maraming mga kapaki-pakinabang na opsyon, halimbawa maaari itong magamit upang awtomatikong i-record ang bawat tawag, mula sa sandaling ito ay magsimula. Maaari din itong i-set up upang awtomatikong i-record ang mga napiling contact at maaari kang lumikha ng listahan ng mga taong gusto mong awtomatikong ma-record. Katulad nito, maaari kang lumikha ng listahan ng pagbubukod ng mga taong hindi awtomatikong maitatala. Mayroon ding opsyon na mag-record nang manu-mano, sa pamamagitan ng pag-tap sa button na i-record sa panahon ng pag-uusap upang i-record lamang ang bahagi ng pag-uusap na nauugnay sa iyo. Ang isa pang mahusay na tampok ay ang In-App na pag-playback, salamat sa built-in na file explorer, na maaari mong gamitin upang pamahalaan ang lahat ng iyong mga pag-record, i-play ang mga ito sa stop, tanggalin o i-export ang mga ito sa iba't ibang mga serbisyo o iba't ibang mga device.

3. RingCentral

Kung kailangan mo ng software para sa isang malaking call center, ang RingCentral ay isang magandang solusyon. Maaari itong ikonekta sa mga desk phone, smartphone at VoIP platform. Ang mga pag-record ay madaling ma-download, masuri at maibahagi. Ang pinakamagandang tampok ng software na ito ay ang kadalian ng paggamit pagdating sa pagkonekta ng napakaraming user sa gitnang platform, ito ay napaka-intuitive at simple. Ang software ay madaling magamit ng mga koponan sa anumang laki, mula sa maliliit na grupo ng opisina hanggang sa malalaking organisasyon ng korporasyon.
Makakatulong ito sa iyo na ayusin ang isang secure, pandaigdigang platform na mahusay na isinama at maaaring konektado sa mga serbisyo ng PBX sa higit sa 40 bansa sa buong mundo. Ang RingCentral ay mayroon ding solidong proteksyon ng data sa bawat antas, na may mga security encryption na maaaring ilapat sa lahat ng iyong mga pagpupulong o anumang uri ng pag-uusap, upang makatiyak ka na ang iyong mahalagang impormasyon sa negosyo ay hindi malalantad sa hindi gustong atensyon.

4. Aircall

Ang isa pang software na isang magandang pagpipilian para sa isang malaking call center ay Aircall. Gumagawa ito ng mga audio na may mahusay na kalidad. Mayroon itong mga tampok upang pangasiwaan ang mga tawag at kahit na makipag-usap sa iyong mga ahente sa panahon ng mga tawag nang hindi nalalaman ng mga kostumer. Ito ay katugma sa Salesforces at Zendesk.

Ang software ay maaaring i-set up nang mabilis, nang walang hardware. Ito ay batay sa modelo ng cloud call center, at maaari kang magsimula ng anumang uri ng pag-uusap mula sa anumang lokasyon sa mundo, kailangan mo lang magkaroon ng magandang koneksyon sa internet. Nakaimbak ang lahat ng impormasyon sa cloud, kaya madaling maikonekta ang Aircall sa iba pang mga system tulad ng CRM o Helpdesk at iba pang mahahalagang app na mahalaga sa iyong negosyo. Ang isa pang mahusay na tampok ay ang pagpipilian upang makakuha ng mga sukatan ng koponan at data ng indibidwal na pagganap sa real time, at magagamit mo iyon upang ipatupad ang mga pagpapabuti sa paghinto. Maaari nitong pasiglahin ang pagiging produktibo, maaari kang agad na lumikha ng mga bagong koponan, numero, daloy ng trabaho, o anumang kailangan ng iyong negosyo.

Mga transkripsyon ng mga naitalang tawag

Kapag tapos ka nang i-record ang mga tawag, maaaring gusto mo ring gumawa ng transkripsyon. Ito ay magiging mas madali upang suriin, pag-aralan at screen ang pag-uusap sa pagitan ng ahente at ng costumer. Mas praktikal na magtrabaho sa isang dokumento kaysa sa isang audio file. Kapag mayroon kang nakasulat na transcript ng isang partikular na pag-uusap, mas madali mong mahahanap ang anumang partikular na detalye ng pag-uusap na nauugnay sa talakayan.

Kung magpasya kang ang iyong mga empleyado ay dapat magsulat ng mga transkripsyon mismo, dapat mong malaman na ito ay isang napaka-oras na proseso. Gayundin, ang pag-transcribe ay isang kasanayang karaniwang sinasanay upang ang resulta ay maging tumpak at tama hangga't maaari, nang walang mga pagkukulang at pagkakamali. Ito ang dahilan kung bakit maaaring pinakamahusay na kumuha ng isang propesyonal na tagapagbigay ng serbisyo ng transkripsyon upang gawin ang mga transkripsyon para sa iyo. Maaaring gawin ng mga propesyonal na transcriber ang trabaho nang may higit na katumpakan at katumpakan, anuman ay makakatipid ka ng maraming oras at nerbiyos para sa lahat ng mga partidong kasangkot.

Ang Gglot ay isang mahusay na pagpipilian ay naghahanap ka ng mga pagpipilian sa outsourcing. Ang aming mga presyo ay patas, kami ay mabilis at dahil nagtatrabaho kami sa mga sinanay na propesyonal na mga transcriber, nag-aalok kami ng katumpakan at magandang kalidad. Makatitiyak ka na ang iyong transkripsyon ay hahawakan ng mga sinanay na propesyonal na may mga taon at taon ng karanasan sa negosyo ng transkripsyon, at anuman ang pagiging kumplikado ng gawain, ang resulta ay isang tumpak at madaling basahin na transkripsyon na magpapaganda ng iyong buhay mas madali.

Konklusyon

Kung ikaw ay nagpapatakbo sa larangan ng suporta sa kostumer ng telepono, lubos naming iminumungkahi na i-record mo ang iyong mga tawag. Aling software ang iyong gagamitin, depende sa iyong negosyo. Pagkatapos mong magpasya sa iyong tool sa pag-record dapat mo ring isaalang-alang na isulat ang iyong mga audio file. Sa ganitong paraan magiging mas madaling makayanan ang malaking dami ng content na malamang na magawa mo. Ang mga dokumento ay mas mahahanap at mas madaling sundin kaysa sa mga pag-record. Subukan ang Gglot bilang iyong transcription provider at panoorin ang iyong negosyo na maging mas mahusay.