تسجيل المكالمات الهاتفية في دعم العملاء ومكالمات الخدمة ⭐️ تحويل الصوت إلى نص عبر الإنترنت GGLOT.COM
كيف تسجل المكالمات الهاتفية لدعم العملاء وخدمة العملاء؟
على الرغم من أن الأدوات الرقمية تتطور بشكل لم يسبق له مثيل ، وأصبحت أكثر فاعلية عند تطبيقها حتى في أكثر المهام تعقيدًا ، لا يزال الأشخاص يقومون بعمل أفضل في العديد من المجالات. خذ على سبيل المثال روبوتات المحادثة ودعم العملاء البشريين. يعد دعم العملاء البشريين أكثر خصوصية وعادة ما يكون أيضًا أكثر فعالية من روبوتات الدردشة الرقمية. أيضًا ، يعد دعم العملاء عبر الهاتف أكثر إنتاجية وعملية من دعم العملاء الآلي ، حيث يكون المشغلون البشريون أكثر قدرة على تفسير الاحتياجات المحددة للعملاء ، ويمكنهم الاستماع إلى مشاكلهم المحددة والإجابة وفقًا لذلك ، وربما يضيفون القليل من التعاطف البشري.
هناك العديد من الأسباب وراء تسجيل مكالمات العملاء بالصوت. بادئ ذي بدء ، يتم الإشراف على جودة الخدمة. لكن هذه التسجيلات يمكن أن تكون أيضًا مساعدة كبيرة أثناء جلسات التدريب. قد تساعد أيضًا في تطوير المنتج وزيادة المبيعات. علاوة على ذلك ، إذا تعلق الأمر بدعوى ، يمكن أن يكون التسجيل بمثابة دليل. يمكن استخدام التسجيل القوي ذي الجودة الصوتية الجيدة كدليل قوي لا يمكن دحضه في أي إجراءات قضائية. هذا مهم بشكل خاص للمؤسسات الكبيرة التي تتعامل مع الكثير من العملاء ، وغالبًا ما تشارك في إجراءات قانونية معقدة ، على سبيل المثال شركات التأمين أو الشركات التجارية الكبيرة ذات النماذج الاقتصادية المعقدة.
الحديث عن الدعاوى القضائية ، ربما في ذهنك يطرح السؤال حول شرعية مثل هذه التسجيلات؟ الإجابة على هذا السؤال معقدة بعض الشيء. هناك دول أمريكية تطلب موافقة طرف واحد فقط لتسجيل مكالمة هاتفية. لكن هذا ليس هو الحال في جميع الدول. على سبيل المثال ، في كاليفورنيا ، تحتاج إلى موافقة الطرفين على تسجيل المحادثة. لذلك ، للأغراض القانونية ، من المهم ليس فقط في الحالة التي يقع فيها مركز الدعم ، ولكن أيضًا من أين يتصل العميل. بشكل عام ، من الأفضل إبلاغ المتصل بأنه سيتم تسجيل المحادثة وطلب الموافقة. بهذه الطريقة ستكون في الجانب الآمن. من الأفضل دائمًا اللعب بأمان في مثل هذه الحالات ، لأنه من خلال توفير المعلومات للعميل قبل المتابعة ، فإنك تحمي نفسك من أي تعقيدات قانونية محتملة قد تنشأ عن عدم تقديم الموافقة والكمية الكافية من المعلومات لعملائك. قد يقدر العملاء أيضًا سلوكك المباشر والمهني.
ما هو برنامج تسجيل المكالمات الذي يجب عليك استخدامه؟
هناك الكثير من الخيارات عندما يتعلق الأمر ببرنامج تسجيل المكالمات. تحقق من الميزات التي يجلبها كل برنامج إلى الطاولة ثم اتخذ قرارًا بناءً على احتياجاتك. ضع في الاعتبار حجم مؤسستك وما هي الأجهزة التي لديك تحت تصرفك. يجب أن يكون البرنامج الجيد سهل الاستخدام ، دون الحاجة إلى الكثير من التدريب.
1. تسجيل المكالمات TalkDesk
TalkDesk هو برنامج متطور للغاية وقابل للتخصيص بدرجة عالية مع نظام قائم على السحابة يمكن دمجه مع العديد من الأنظمة الأساسية الأخرى (على سبيل المثال Microsoft Teams). إنه خيار رائع لمراكز الدعم التي تميل إلى تلقي العديد من المكالمات. يهدف TalkDesk إلى مساعدة عملك على أن يصبح أسرع وأكثر إنتاجية. يحتوي على العديد من الميزات المثيرة للاهتمام مثل التسجيلات الصوتية المتزامنة أو واجهات سهلة الاستخدام. إنها واحدة من أكثر المنصات بساطة وبديهية عندما يتعلق الأمر بتسجيل المكالمات ، وتحظى بشعبية كبيرة بشكل عام.
تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لهذا البرنامج في أنه يتيح صورة كاملة لتفاعلات العملاء. من خلال استخدام ميزاته المتقدمة ، يمكنك جمع رؤى متنوعة والحفاظ على الامتثال. يمكن تحديد مجالات التحسين الحاسمة باستخدام تسجيل المكالمات الواردة والصادرة.
خيار آخر رائع هو تشغيل الصوت وتسجيلات الشاشة معًا. يمكن أن يساعدك ذلك في الحصول على السياق الذي تحتاجه للحصول على صورة أكبر لتفاعلات العملاء والتأكد من امتثالها للمعايير ، كما أنها توفر ملاحظات مفصلة يمكن استخدامها لتحسين أداء وكلائك.
2. مكعب ACR
إذا كان لديك هاتف android ، فقد يكون Cube ACR هو الشيء المناسب لك. يعمل هذا التطبيق أيضًا على تطبيقات مثل Skype أو Zoom أو WhatsApp. إنه خيار رائع إذا كنت ترغب في تسجيل مكالمات العمل. يوفر الخيار المدفوع ميزات إضافية تتيح لك الوصول إلى تنسيقات صوتية مختلفة مثل MP4 أو النسخ الاحتياطية السحابية. يحتوي Cube ACR على العديد من الخيارات المفيدة ، على سبيل المثال يمكن استخدامه لتسجيل كل مكالمة تلقائيًا ، من لحظة بدئها. يمكن أيضًا إعداده لتسجيل جهات الاتصال المحددة تلقائيًا ويمكنك إنشاء قائمة بالأشخاص الذين تريد تسجيلهم تلقائيًا. وبالمثل ، يمكنك إنشاء قائمة استبعاد للأشخاص الذين لن يتم تسجيلهم تلقائيًا. يوجد أيضًا خيار للتسجيل يدويًا ، من خلال النقر على زر التسجيل أثناء المحادثة لتسجيل جزء المحادثة ذي الصلة بك فقط. ميزة أخرى رائعة هي التشغيل داخل التطبيق ، وذلك بفضل مستكشف الملفات المدمج ، والذي يمكنك استخدامه لإدارة جميع تسجيلاتك ، وتشغيلها عند الإيقاف ، وحذفها أو تصديرها إلى خدمات أخرى متنوعة أو أجهزة مختلفة.
3. RingCentral
إذا كنت بحاجة إلى برنامج لمركز اتصالات كبير ، فإن RingCentral هو حل رائع. يمكن توصيله بهواتف المكتب والهواتف الذكية ومنصات VoIP. يمكن تنزيل التسجيلات وفحصها ومشاركتها بسهولة. أفضل ميزة لهذا البرنامج هي سهولة الاستخدام عندما يتعلق الأمر بتوصيل العديد من المستخدمين على النظام الأساسي المركزي ، فهو سهل الاستخدام وبسيط للغاية. يمكن استخدام البرنامج بسهولة من قبل فرق من أي حجم ، من مجموعات المكاتب الصغيرة إلى مؤسسات الشركات الكبيرة.
يمكن أن يساعدك في تنظيم نظام أساسي عالمي آمن ومتكامل بشكل جيد ويمكن ربطه بخدمات PBX في أكثر من 40 دولة حول العالم. يتمتع RingCentral أيضًا بحماية قوية للبيانات على كل المستويات ، مع تشفير أمان يمكن تطبيقه على جميع اجتماعاتك أو أي نوع من المحادثات ، لذلك يمكنك أن تطمئن إلى أن معلومات عملك المهمة لن تتعرض للانتباه غير المرغوب فيه.
4. Aircall
برنامج آخر يعد اختيارًا جيدًا لمركز اتصال كبير هو Aircall. ينتج صوتيات بجودة عالية. يحتوي على ميزات للإشراف على المكالمات وحتى التحدث إلى وكلائك أثناء المكالمات دون أن يدرك العملاء. وهو متوافق مع Salesforces و Zendesk.
يمكن إعداد البرنامج بسرعة ، بدون أجهزة على الإطلاق. يعتمد على نموذج مركز الاتصال السحابي ، ويمكنك بدء أي نوع من المحادثة من أي مكان في العالم ، عليك فقط أن يكون لديك اتصال جيد بالإنترنت. يتم تخزين جميع المعلومات في السحابة ، لذلك يمكن توصيل Aircall بسهولة بأنظمة أخرى مثل CRM أو مكتب المساعدة والعديد من التطبيقات الأساسية الأخرى المهمة لعملك. ميزة أخرى رائعة هي خيار الحصول على مقاييس الفريق وبيانات الأداء الفردي في الوقت الفعلي ، ويمكنك استخدام ذلك لتنفيذ التحسينات في المحطة. هذا يمكن أن يعزز الإنتاجية ، يمكنك على الفور إنشاء فرق أو أرقام أو مهام سير عمل جديدة أو أي شيء يتطلبه عملك.
نسخ المكالمات المسجلة
عند الانتهاء من تسجيل المكالمات ، قد ترغب أيضًا في إجراء نسخ. هذا سيجعل من السهل فحص ودراسة وفحص المحادثة بين الوكيل والعميل. يعد العمل على مستند أكثر عملية من العمل على ملف صوتي. عندما يكون لديك نص مكتوب لمحادثة معينة ، يمكنك بسهولة العثور على أي تفاصيل معينة للمحادثة ذات صلة بالمناقشة.
إذا قررت أن موظفيك يجب أن يكتبوا نسخًا مكتوبة بأنفسهم ، فيجب أن تعلم أن هذه عملية تستغرق وقتًا طويلاً. أيضًا ، يعد النسخ مهارة يتم تدريبها عادةً من أجل أن تكون النتيجة النهائية دقيقة وصحيحة قدر الإمكان ، دون إغفال وأخطاء. هذا هو السبب في أنه قد يكون من الأفضل الاستعانة بمزود خدمة نسخ احترافي للقيام بعمليات النسخ نيابة عنك. يستطيع الناسخون المحترفون القيام بالمهمة بدقة ودقة أكبر ، أي ستوفر الكثير من الوقت والأعصاب لجميع الأطراف المعنية.
Gglot هو خيار رائع هو أنك تبحث عن خيارات الاستعانة بمصادر خارجية. أسعارنا عادلة ، نحن سريعون ، وبما أننا نعمل مع مترجمين محترفين مدربين ، فإننا نقدم الدقة والجودة الجيدة. يمكنك أن تطمئن إلى أنه سيتم التعامل مع النسخ الخاصة بك من قبل محترفين مدربين لديهم سنوات وسنوات من الخبرة في أعمال النسخ ، وبغض النظر عن تعقيد المهمة ، فإن النتيجة النهائية ستكون نسخًا دقيقة وسهلة القراءة تجعل حياتك أسهل.
خاتمة
إذا كنت تعمل في مجال دعم العملاء عبر الهاتف ، فنحن نقترح بشدة أن تقوم بتسجيل مكالماتك. يعتمد البرنامج الذي ستستخدمه على عملك. بعد أن تقرر أداة التسجيل الخاصة بك ، يجب أن تفكر أيضًا في كتابة ملفاتك الصوتية. بهذه الطريقة سيكون من الأسهل التعامل مع الكمية الكبيرة من المحتوى التي من المحتمل أن تنتجها. المستندات أكثر قابلية للبحث وأسهل في المتابعة من التسجيلات. جرب Gglot كمزود النسخ الخاص بك وراقب عملك يصبح أكثر كفاءة.