Müşteri Desteği ve Servis Çağrılarında Telefon Görüşmesi Kaydı
Müşteri Desteği ve Müşteri Hizmetleri İçin Telefon Görüşmeleri Nasıl Kaydedilir ?
Dijital araçlar daha önce hiç olmadığı kadar gelişiyor ve en karmaşık göreve uygulandığında daha verimli hale gelse de, birçok alanda insanlar hala daha iyi bir iş çıkarıyor. Örneğin bir chatbot ve insan müşteri desteğini ele alalım. İnsan müşteri desteği daha kişiseldir ve genellikle dijital sohbet robotlarından daha etkilidir. Ayrıca, telefonla müşteri desteği, otomatik müşteri desteğinden daha üretken ve daha pratiktir, insan operatörler müşterilerin özel ihtiyaçlarını daha iyi yorumlayabilir, belirli sorunlarını dinleyebilir ve buna göre cevap verebilir, hatta biraz insan empati kurabilir.
Müşteri aramalarının sesli olarak kaydedilmesinin birçok nedeni vardır. Öncelikle hizmetin kalitesi denetleniyor. Ancak bu kayıtlar, eğitim seansları sırasında da büyük bir yardımcı olabilir. Ayrıca ürünü geliştirmeye ve satışları artırmaya da yardımcı olabilirler. Üstelik, bir dava söz konusu olursa, kayıt delil görevi görebilir. İyi ses kalitesine sahip sağlam bir kayıt, herhangi bir mahkeme işleminde güçlü ve reddedilemez bir kanıt olarak kullanılabilir. Bu, özellikle çok sayıda müşteriyle ilgilenen ve genellikle karmaşık yasal işlemlere dahil olan büyük kuruluşlar için önemlidir, örneğin sigorta şirketleri veya karmaşık ekonomik modellere sahip büyük ticari şirketler.
Davalardan bahsetmişken, belki de aklınızda bu tür kayıtların yasallığı hakkında bir soru ortaya çıkıyor? Bu sorunun cevabı biraz karmaşık. Bir telefon görüşmesini kaydetmek için yalnızca tek tarafın onayını talep eden ABD Eyaletleri vardır. Ancak bu tüm Eyaletler için geçerli değildir. Örneğin, Kaliforniya'da her iki tarafın da görüşmenin kaydedilmesine izin vermesi gerekir. Bu nedenle, yasal amaçlar için yalnızca destek merkezinin hangi eyalette olduğu değil, aynı zamanda müşterinin nereden aradığı da önemlidir. Genel olarak, arayan kişiye konuşmanın kaydedileceğini bildirmek ve izin istemek en iyisidir. Bu şekilde güvenli tarafta olacaksınız. Bu gibi durumlarda güvenli oynamak her zaman daha iyidir, çünkü devam etmeden önce müşteriye bilgi vererek, müşterilerinize rıza göstermemenizden ve yeterli miktarda bilgi vermemenizden doğabilecek olası yasal zorluklardan kendinizi korumuş olursunuz. Müşteriler ayrıca açık sözlü ve profesyonel tavrınızı takdir edebilirler.
Hangi çağrı kayıt yazılımını kullanmalısınız?
Kayıt yazılımını aramak söz konusu olduğunda çok sayıda seçenek var. Her yazılımın masaya getirdiği özellikleri inceleyin ve ardından ihtiyaçlarınıza göre bir karar verin. Kuruluşunuzun ne kadar büyük olduğunu ve elinizde hangi donanıma sahip olduğunuzu hesaba katın. İyi bir yazılım, çok fazla eğitim gerektirmeden kullanımı da kolay olmalıdır.
1. TalkDesk Çağrı Kaydı
TalkDesk, diğer birçok platformla (örneğin Microsoft Teams) birleştirilebilen, bulut tabanlı bir sisteme sahip çok gelişmiş, oldukça özelleştirilebilir bir yazılımdır. Birçok çağrı alma eğiliminde olan destek merkezleri için mükemmel bir seçimdir. TalkDesk, işletmenizin daha hızlı ve daha üretken olmasına yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Senkronize ses kayıtları veya kullanımı kolay arayüzler gibi birçok ilginç özelliğe sahiptir. Arama kaydı söz konusu olduğunda en basit ve sezgisel platformlardan biridir ve genel olarak oldukça popülerdir.
Bu yazılımın temel faydalarından biri, müşteri etkileşimlerinin tam bir resmini sağlamasıdır. Gelişmiş özelliklerinin kullanımı sayesinde çeşitli içgörüler toplayabilir ve uyumluluğu sürdürebilirsiniz. Gelen ve giden arama kaydı kullanılarak önemli iyileştirme alanları belirlenebilir.
Diğer bir harika seçenek de ses ve ekran kayıtlarının birlikte oynatılmasıdır. Bu, müşteri etkileşimlerinin daha büyük resmini elde etmek ve normlara uyduğundan emin olmak için ihtiyaç duyduğunuz bağlamı elde etmenize yardımcı olabilir ve ayrıca temsilcilerinizin performansını iyileştirmek için kullanılabilecek ayrıntılı geri bildirimler sağlar.
2. Küp ACR
Bir android telefonunuz varsa, Cube ACR sizin için doğru şey olabilir. Bu uygulama aynı zamanda Skype, Zoom veya WhatsApp gibi uygulamalarda da çalışır. İş görüşmelerini kaydetmek istiyorsanız harika bir seçimdir. Ücretli seçenek, MP4 veya bulut yedeklemeleri gibi farklı ses formatlarına erişmenizi sağlayan ekstra özellikler sunar. Cube ACR'nin birçok kullanışlı seçeneği vardır, örneğin, başladığı andan itibaren her aramayı otomatik olarak kaydetmek için kullanılabilir. Ayrıca seçilen kişileri otomatik olarak kaydedecek şekilde ayarlanabilir ve otomatik olarak kaydedilmesini istediğiniz kişilerin bir listesini oluşturabilirsiniz. Benzer şekilde, otomatik olarak kaydedilmeyecek kişilerin bir dışlama listesi oluşturabilirsiniz. Ayrıca, görüşmenin yalnızca sizinle ilgili kısmını kaydetmek için konuşma sırasında kayıt düğmesine dokunarak manuel olarak kaydetme seçeneği de vardır. Diğer bir harika özellik, tüm kayıtlarınızı yönetmek, durdurma sırasında çalmak, silmek veya çeşitli diğer hizmetlere veya farklı cihazlara aktarmak için kullanabileceğiniz yerleşik dosya gezgini sayesinde Uygulama İçi oynatmadır.
3. RingCentral
Büyük bir çağrı merkezi için bir yazılıma ihtiyacınız varsa, RingCentral harika bir çözümdür. Masaüstü telefonlara, akıllı telefonlara ve VoIP platformlarına bağlanabilir. Kayıtlar kolayca indirilebilir, kontrol edilebilir ve paylaşılabilir. Bu yazılımın en iyi özelliği, çok sayıda kullanıcıyı merkezi platformda bağlamak söz konusu olduğunda kullanım kolaylığıdır, çok sezgisel ve basittir. Yazılım, küçük ofis gruplarından büyük kurumsal organizasyonlara kadar her büyüklükteki ekip tarafından rahatlıkla kullanılabilir.
İyi entegre edilmiş ve dünya çapında 40'tan fazla ülkede PBX hizmetlerine bağlanabilen güvenli, küresel bir platform düzenlemenize yardımcı olabilir. RingCentral ayrıca, tüm toplantılarınıza veya her türlü konuşmanıza uygulanabilen güvenlik şifrelemeleri ile her düzeyde sağlam veri korumasına sahiptir, böylece önemli iş bilgilerinizin istenmeyen ilgilere maruz kalmayacağından emin olabilirsiniz.
4. Aircall
Büyük bir çağrı merkezi için iyi bir seçim olan bir diğer yazılım da Aircall. Mükemmel kalitede ses üretir. Müşterilerin farkına varmadan aramaları denetleme ve hatta aramalar sırasında temsilcilerinizle konuşma özellikleri vardır. Salesforces ve Zendesk ile uyumludur.
Yazılım, donanım olmadan hızlı bir şekilde kurulabilir. Bulut çağrı merkezi modeline dayalıdır ve dünyanın herhangi bir yerinden her türlü konuşmaya başlayabilirsiniz, sadece iyi bir internet bağlantınızın olması gerekir. Tüm bilgiler bulutta saklanır, böylece Aircall CRM veya Yardım Masası gibi diğer sistemlere ve işletmeniz için önemli olan diğer çeşitli temel uygulamalara kolayca bağlanabilir. Diğer bir harika özellik, ekip ölçümlerini ve bireysel performans verilerini gerçek zamanlı olarak elde etme seçeneğidir ve bunu durdurma anında iyileştirmeler uygulamak için kullanabilirsiniz. Bu, üretkenliği artırabilir, anında yeni ekipler, numaralar, iş akışları veya işinizin gerektirdiği her şeyi oluşturabilirsiniz.
Kaydedilen aramaların deşifreleri
Aramaları kaydetmeyi bitirdiğinizde, bir deşifre yapmak isteyebilirsiniz. Bu, temsilci ve müşteri arasındaki konuşmayı incelemeyi, incelemeyi ve taramayı kolaylaştıracaktır. Bir belge üzerinde çalışmak, bir ses dosyası üzerinde çalışmak çok daha pratiktir. Belirli bir konuşmanın yazılı bir metnine sahip olduğunuzda, konuşmanın tartışmayla ilgili herhangi bir detayını daha kolay bulabilirsiniz.
Çalışanlarınızın deşifre yazmaları gerektiğine karar verirseniz, bunun çok zaman alan bir süreç olduğunu bilmelisiniz. Ayrıca, yazıya dönüştürme, genellikle nihai sonucun ihmal ve hatalar olmaksızın mümkün olduğunca doğru ve doğru olması için eğitilen bir beceridir. Bu nedenle, transkripsiyonları sizin için yapması için profesyonel bir transkripsiyon servis sağlayıcısı tutmak en iyisi olabilir. Profesyonel transkripsiyoncular işi daha hassas ve doğru bir şekilde yapabilir, herhangi biri dahil olan tüm taraflar için çok fazla zaman ve sinir tasarrufu sağlar.
Gglot , dış kaynak seçenekleri arıyorsanız harika bir seçimdir. Fiyatlarımız uygun, hızlıyız ve eğitimli profesyonel transkripsiyoncularla çalıştığımız için doğruluk ve kaliteli sunuyoruz. Transkripsiyonunuzun, transkripsiyon işinde yılların ve yılların tecrübesine sahip eğitimli profesyoneller tarafından ele alınacağından emin olabilirsiniz ve görevin karmaşıklığı ne olursa olsun, nihai sonucun, hayatınızı yapacak doğru ve okunması kolay bir transkripsiyon olacağından emin olabilirsiniz. Daha kolay.
Çözüm
Telefon müşteri desteği alanında faaliyet gösteriyorsanız, aramalarınızı kaydetmenizi önemle tavsiye ederiz. Hangi yazılımı kullanacağınız işinize bağlıdır. Kayıt aracınıza karar verdikten sonra, ses dosyalarınızı da yazmayı düşünmelisiniz. Bu şekilde, üretme olasılığınız yüksek miktarda içerikle başa çıkmak daha kolay olacaktır. Belgeler, kayıtlardan daha aranabilir ve takip edilmesi daha kolaydır. Transkripsiyon sağlayıcınız olarak Gglot'u deneyin ve işinizin daha verimli hale gelmesini izleyin.