Telefonikõnede salvestamine klienditoes ja teeninduskõnedes
Kuidas salvestada telefonikõnesid klienditoe ja klienditeeninduse jaoks?
Kuigi digitaalsed tööriistad arenevad nagu ei kunagi varem ja muutuvad ka kõige keerukamate ülesannete täitmisel üha tõhusamaks, teevad inimesed paljudes valdkondades siiski paremini tööd. Võtame näiteks vestlusrobotid ja inimklienditoe. Inimklienditugi on personaalsem ja tavaliselt ka tõhusam kui digitaalsed vestlusrobotid. Samuti on telefoni klienditugi produktiivsem ja praktilisem kui automatiseeritud klienditugi, inimoperaatorid oskavad paremini tõlgendada klientide konkreetseid vajadusi, oskavad kuulata nende konkreetseid probleeme ja vastata vastavalt, võib-olla isegi veidi inimlikku empaatiat lisada.
Põhjuseid, miks klientide kõnesid helisalvestatakse, on palju. Esiteks jälgitakse teenuse kvaliteeti. Kuid need salvestised võivad olla suureks abiks ka treeningute ajal. Samuti võivad nad aidata toodet arendada ja müüki suurendada. Peale selle, kui tegemist on kohtuasjaga, võib salvestist kasutada tõendina. Tugevat ja hea helikvaliteediga salvestist saab kasutada tugeva ja ümberlükkamatu tõendina igas kohtumenetluses. See on eriti oluline suurte organisatsioonide jaoks, kes tegelevad paljude klientidega ja on sageli seotud keeruliste kohtumenetlustega, näiteks kindlustusseltsid või keerukate majandusmudelitega suurettevõtted.
Rääkides kohtuasjadest, võib-olla hüppab teie peas küsimus selliste salvestiste seaduslikkuse kohta? Vastus sellele küsimusele on veidi keeruline. Mõned USA osariigid nõuavad telefonikõne salvestamiseks ainult ühe osapoole nõusolekut. Kuid see pole kõigis riikides nii. Näiteks Californias peavad mõlemad osapooled andma nõusoleku vestluse salvestamiseks. Seega on juriidilistel eesmärkidel oluline mitte ainult see, millises osariigis tugikeskus asub, vaid ka see, kust klient helistab. Üldiselt on kõige parem teavitada helistajat, et vestlus salvestatakse, ja küsida tema nõusolekut. Nii olete turvalisel poolel. Sellistel juhtudel on alati parem tegutseda, sest andes kliendile teavet enne jätkamist, kaitsete end võimalike juriidiliste tüsistuste eest, mis võivad tekkida klientidele nõusoleku ja piisava teabe puudumise tõttu. Samuti võivad kliendid hinnata teie otsekohest ja professionaalset käitumist.
Millist kõnede salvestamise tarkvara peaksite kasutama?
Kõnede salvestamise tarkvara osas on palju valikut. Tutvuge iga tarkvara pakutavate funktsioonidega ja tehke seejärel oma vajadustest lähtuv otsus. Võtke arvesse, kui suur on teie organisatsioon ja milline riistvara teie käsutuses on. Hea tarkvara peaks olema ka hõlpsasti kasutatav, ilma liigse koolituseta.
1. TalkDeski kõnede salvestamine
TalkDesk on väga keerukas, hästi kohandatav pilvepõhise süsteemiga tarkvara, mida saab kombineerida paljude teiste platvormidega (nt Microsoft Teams). See on suurepärane valik tugikeskustele, kus on palju kõnesid. TalkDeski eesmärk on aidata teie ettevõttel muutuda kiiremaks ja tootlikumaks. Sellel on palju huvitavaid funktsioone, nagu sünkroonitud helisalvestused või hõlpsasti kasutatavad liidesed. See on kõnede salvestamisel üks lihtsamaid ja intuitiivsemaid platvorme ning üldiselt üsna populaarne.
Selle tarkvara üks peamisi eeliseid on see, et see võimaldab saada täielikku pilti klientide suhtlusest. Selle täiustatud funktsioonide abil saate koguda erinevaid teadmisi ja säilitada vastavust. Olulised parendusvaldkonnad saab tuvastada sissetulevate ja väljaminevate kõnede salvestamise abil.
Teine suurepärane võimalus on hääle- ja ekraanisalvestiste koos taasesitus. See võib aidata teil saada vajaliku konteksti, et saada klientidega suhtlemisest suuremat pilti ja veenduda, et see vastab normidele, ning see annab ka üksikasjalikku tagasisidet, mida saab kasutada oma agentide toimivuse parandamiseks.
2. Kuubik ACR
Kui teil on Android-telefon, võib Cube ACR olla teie jaoks õige asi. See rakendus töötab ka sellistes rakendustes nagu Skype, Zoom või WhatsApp. See on suurepärane valik, kui soovite salvestada ärikõnesid. Tasuline valik pakub lisafunktsioone, mis annavad teile juurdepääsu erinevatele helivormingutele, nagu MP4 või pilvevarukoopiad. Cube ACR-il on palju kasulikke võimalusi, näiteks saab seda kasutada iga kõne automaatseks salvestamiseks alates selle algusest. Seda saab seadistada ka valitud kontaktide automaatseks salvestamiseks ja saate luua loendi inimestest, keda soovite automaatselt salvestada. Samamoodi saate luua välistamisloendi inimestest, keda automaatselt ei salvestata. Samuti on võimalus käsitsi salvestada, puudutades vestluse ajal salvestamisnuppu, et salvestada ainult see osa vestlusest, mis on teie jaoks oluline. Veel üks suurepärane funktsioon on rakendusesisene taasesitus tänu sisseehitatud failiuurijale, mida saate kasutada kõigi oma salvestiste haldamiseks, peatuses esitamiseks, kustutamiseks või mitmetesse muudesse teenustesse või seadmetesse eksportimiseks.
3. RingCentral
Kui vajate tarkvara suure kõnekeskuse jaoks, on RingCentral suurepärane lahendus. Seda saab ühendada lauatelefonide, nutitelefonide ja VoIP-platvormidega. Salvestisi saab hõlpsasti alla laadida, kontrollida ja jagada. Selle tarkvara parimaks omaduseks on kasutuslihtsus, mis puudutab nii paljude kasutajate ühendamist keskplatvormil, see on väga intuitiivne ja lihtne. Tarkvara saavad hõlpsasti kasutada igas suuruses meeskonnad, alates väikestest kontorirühmadest kuni suurte ettevõtete organisatsioonideni.
See aitab teil korraldada turvalist globaalset platvormi, mis on hästi integreeritud ja mida saab ühendada PBX-teenustega enam kui 40 riigis üle maailma. RingCentralil on ka kindel andmekaitse igal tasandil, turvakrüptimisega, mida saab rakendada kõikidele teie koosolekutele või mis tahes vestlustele, nii et võite olla kindel, et teie oluline äriteave ei satu soovimatu tähelepanu alla.
4. Lennukõne
Teine tarkvara, mis on hea valik suure kõnekeskuse jaoks, on Aircall. See toodab suurepärase kvaliteediga heli. Sellel on funktsioonid kõnede jälgimiseks ja kõnede ajal isegi agentidega rääkimiseks, ilma et kliendid sellest aru saaksid. See ühildub Salesforcesi ja Zendeskiga.
Tarkvara saab seadistada kiiresti, ilma riistvarata. See põhineb pilve kõnekeskuse mudelil ja saate alustada mis tahes vestlust kõikjal maailmas, teil peab olema vaid hea Interneti-ühendus. Kogu teave salvestatakse pilve, nii et Aircalli saab hõlpsasti ühendada teiste süsteemidega, nagu CRM või Helpdesk, ja mitmete muude oluliste rakendustega, mis on teie ettevõtte jaoks olulised. Veel üks suurepärane funktsioon on võimalus saada reaalajas meeskonnamõõdikuid ja individuaalseid jõudlusandmeid ning saate seda kasutada peatuse täiustamiseks. See võib suurendada tootlikkust, saate koheselt luua uusi meeskondi, numbreid, töövooge või mida iganes teie ettevõte nõuab.
Salvestatud kõnede transkriptsioonid
Kui olete kõnede salvestamise lõpetanud, võiksite teha ka transkriptsiooni. See muudab agendi ja kliendi vahelise vestluse uurimise, uurimise ja sõelumise lihtsamaks. Palju praktilisem on töötada dokumendiga kui helifailiga. Kui teil on konkreetse vestluse kirjalik ärakiri, saate hõlpsamini leida vestluse konkreetseid detaile, mis on arutelu jaoks olulised.
Kui otsustate, et teie töötajad peaksid ise transkriptsioonid kirjutama, peaksite teadma, et see on väga aeganõudev protsess. Samuti on transkribeerimine oskus, mida tavaliselt treenitakse selleks, et lõpptulemus oleks võimalikult täpne ja korrektne, ilma tegematajätmiste ja vigadeta. Seetõttu võib olla kõige parem palgata professionaalne transkriptsiooniteenuse pakkuja, kes teeb teie eest transkriptsioonid. Professionaalsed transkribeerijad saavad seda tööd teha täpsemini ja täpsemini, mis tahes säästab palju aega ja närve kõikidele asjaosalistele.
Gglot on suurepärane valik, kui otsite allhankevõimalusi. Meie hinnad on õiglased, oleme kiired ja kuna töötame koolitatud professionaalsete transkribeerijatega, pakume täpsust ja head kvaliteeti. Võite olla kindel, et teie transkriptsiooniga tegelevad koolitatud spetsialistid, kellel on transkriptsioonivaldkonnas aastatepikkune kogemus, ning olenemata ülesande keerukusest on lõpptulemuseks täpne ja hõlpsasti loetav transkriptsioon, mis muudab teie elu paremaks. lihtsam.
Järeldus
Kui tegutsete telefoni klienditoe valdkonnas, soovitame tungivalt oma kõned salvestada. Millist tarkvara te kasutate, sõltub teie ettevõttest. Pärast salvestustööriista valimist peaksite kaaluma ka helifailide väljakirjutamist. Nii on lihtsam toime tulla suure hulga sisuga, mida tõenäoliselt toodate. Dokumendid on paremini otsitavad ja hõlpsamini jälgitavad kui salvestised. Proovige Gglotit oma transkriptsiooniteenuse pakkujana ja vaadake, kuidas teie ettevõte muutub tõhusamaks.