ગ્રાહક સપોર્ટ અને સેવા કૉલ્સમાં ફોન કૉલ રેકોર્ડિંગ

ગ્રાહક આધાર અને ગ્રાહક સેવા માટે ફોન કોલ્સ કેવી રીતે રેકોર્ડ કરવા ?

ભલે ડિજિટલ ટૂલ્સ પહેલા ક્યારેય નહોતા જેવા વિકસિત થઈ રહ્યાં છે, અને જ્યારે સૌથી જટિલ કાર્ય પર પણ લાગુ કરવામાં આવે ત્યારે વધુ અને વધુ કાર્યક્ષમ બની રહ્યાં છે, ઘણા ડોમેન્સમાં લોકો હજી પણ વધુ સારું કામ કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, ચેટબોટ્સ અને માનવ ગ્રાહક સપોર્ટ લો. માનવ ગ્રાહક સપોર્ટ વધુ વ્યક્તિગત છે અને સામાન્ય રીતે ડિજિટલ ચેટબોટ્સ કરતાં પણ વધુ અસરકારક છે. ઉપરાંત, ફોન ગ્રાહક સપોર્ટ સ્વયંસંચાલિત ગ્રાહક સપોર્ટ કરતાં વધુ ઉત્પાદક અને વધુ વ્યવહારુ છે, માનવ ઓપરેટરો ગ્રાહકોની ચોક્કસ જરૂરિયાતોનું વધુ સારી રીતે અર્થઘટન કરવામાં સક્ષમ છે, તેઓ તેમની ચોક્કસ સમસ્યાઓ સાંભળી શકે છે અને તે મુજબ જવાબ આપી શકે છે, કદાચ થોડીક માનવીય સહાનુભૂતિ પણ ઉમેરી શકે છે.

ગ્રાહકોના કોલ ઓડિયો રેકોર્ડ થવાના ઘણા કારણો છે. સૌ પ્રથમ, સેવાની ગુણવત્તાની દેખરેખ રાખવામાં આવી રહી છે. પરંતુ તે રેકોર્ડિંગ્સ પણ તાલીમ સત્રો દરમિયાન મોટી મદદ કરી શકે છે. તેઓ ઉત્પાદન વિકસાવવા અને વેચાણ વધારવામાં પણ મદદ કરી શકે છે. તેના ઉપર, જો તે મુકદ્દમાની વાત આવે છે, તો રેકોર્ડિંગ પુરાવા તરીકે સેવા આપી શકે છે. સારી ઓડિયો ગુણવત્તાની નક્કર રેકોર્ડિંગનો ઉપયોગ કોઈપણ અદાલતી કાર્યવાહીમાં મજબૂત, અકાટ્ય પુરાવા તરીકે થઈ શકે છે. આ ખાસ કરીને મોટી સંસ્થાઓ માટે મહત્વપૂર્ણ છે જે ઘણા ગ્રાહકો સાથે વ્યવહાર કરે છે, અને ઘણીવાર જટિલ કાનૂની કાર્યવાહીમાં સામેલ હોય છે, ઉદાહરણ તરીકે વીમા કંપનીઓ અથવા જટિલ આર્થિક મોડલ ધરાવતી મોટી બિઝનેસ કોર્પોરેશનો.

મુકદ્દમા વિશે વાત કરતા, કદાચ તમારા મગજમાં આવા રેકોર્ડિંગ્સની કાયદેસરતા વિશે પ્રશ્ન ઊભો થાય? આ પ્રશ્નનો જવાબ થોડો જટિલ છે. એવા યુએસ રાજ્યો છે જે ફોન કૉલ રેકોર્ડ કરવા માટે માત્ર એક પક્ષની સંમતિની વિનંતી કરે છે. પરંતુ તમામ રાજ્યોમાં આવું નથી. ઉદાહરણ તરીકે, કેલિફોર્નિયામાં તમારે વાતચીતના રેકોર્ડિંગ માટે બંને પક્ષોની સંમતિની જરૂર છે. તેથી, કાયદેસરના હેતુઓ માટે એ મહત્વનું છે કે આધાર કેન્દ્ર કયા રાજ્યમાં સ્થિત છે એટલું જ નહીં, પણ ગ્રાહક ક્યાંથી કૉલ કરી રહ્યો છે તે પણ મહત્વપૂર્ણ છે. સામાન્ય રીતે, કૉલરને જાણ કરવી શ્રેષ્ઠ છે કે વાતચીત રેકોર્ડ કરવામાં આવશે અને સંમતિ માટે પૂછો. આ રીતે તમે સલામત બાજુ પર રહેશો. આવા કિસ્સાઓમાં તેને સુરક્ષિત રીતે ચલાવવું હંમેશા વધુ સારું છે, કારણ કે આગળ વધતા પહેલા ગ્રાહકને માહિતી આપીને, તમે તમારી જાતને કોઈપણ સંભવિત કાનૂની ગૂંચવણોથી બચાવી રહ્યા છો જે તમારા ગ્રાહકોને સંમતિ અને પર્યાપ્ત માત્રામાં માહિતી પ્રદાન ન કરવાથી ઊભી થઈ શકે છે. ગ્રાહકો પણ તમારા સીધા અને વ્યાવસાયિક વર્તનની પ્રશંસા કરી શકે છે.

તમારે કયા કોલ રેકોર્ડિંગ સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ?

કૉલ રેકોર્ડિંગ સૉફ્ટવેરની વાત આવે ત્યારે પુષ્કળ પસંદગી છે. દરેક સૉફ્ટવેર ટેબલ પર લાવે છે તે સુવિધાઓ તપાસો અને પછી તમારી જરૂરિયાતોને આધારે નિર્ણય લો. તમારી સંસ્થા કેટલી મોટી છે અને તમારી પાસે કયું હાર્ડવેર છે તે ધ્યાનમાં લો. એક સારું સોફ્ટવેર પણ વધુ તાલીમની જરૂર વગર ઉપયોગમાં સરળ હોવું જોઈએ.

1. TalkDesk કૉલ રેકોર્ડિંગ

ટૉકડેસ્ક એ ક્લાઉડ-આધારિત સિસ્ટમ સાથેનું ખૂબ જ અત્યાધુનિક, અત્યંત કસ્ટમાઇઝ કરી શકાય તેવું સૉફ્ટવેર છે જેને અન્ય ઘણા પ્લેટફોર્મ્સ (ઉદાહરણ તરીકે માઇક્રોસોફ્ટ ટીમ્સ) સાથે જોડી શકાય છે. તે સપોર્ટ સેન્ટરો માટે એક શ્રેષ્ઠ પસંદગી છે કે જેઓ ઘણા કૉલ્સ કરે છે. TalkDesk નો ઉદ્દેશ્ય તમારા વ્યવસાયને ઝડપી અને વધુ ઉત્પાદક બનવામાં મદદ કરવાનો છે. તેમાં સિંક્રનાઇઝ્ડ વૉઇસ રેકોર્ડિંગ અથવા ઉપયોગમાં સરળ ઇન્ટરફેસ જેવી ઘણી રસપ્રદ સુવિધાઓ છે. કૉલ રેકોર્ડિંગની વાત આવે ત્યારે તે સૌથી સરળ અને સાહજિક પ્લેટફોર્મ પૈકીનું એક છે અને એકંદરે ખૂબ જ લોકપ્રિય છે.

આ સોફ્ટવેરનો એક મુખ્ય ફાયદો એ છે કે તે ગ્રાહકની ક્રિયાપ્રતિક્રિયાઓની સંપૂર્ણ ચિત્રને સક્ષમ કરે છે. તેની અદ્યતન સુવિધાઓના ઉપયોગ દ્વારા, તમે વિવિધ આંતરદૃષ્ટિ એકત્રિત કરી શકો છો અને અનુપાલન જાળવી શકો છો. ઈનબાઉન્ડ અને આઉટબાઉન્ડ કોલ રેકોર્ડિંગનો ઉપયોગ કરીને સુધારણાના નિર્ણાયક ક્ષેત્રોને ઓળખી શકાય છે.

અન્ય શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ એ વૉઇસ અને સ્ક્રીન રેકોર્ડિંગ્સનું પ્લેબેક છે. આ તમને ગ્રાહકની ક્રિયાપ્રતિક્રિયાઓનું મોટું ચિત્ર મેળવવા માટે જરૂરી સંદર્ભ મેળવવામાં મદદ કરી શકે છે અને ખાતરી કરો કે તે ધોરણોનું પાલન કરે છે, અને તે વિગતવાર પ્રતિસાદ પણ પ્રદાન કરે છે જેનો ઉપયોગ તમારા એજન્ટોના પ્રદર્શનને સુધારવા માટે થઈ શકે છે.

2. ક્યુબ ACR

જો તમારી પાસે એન્ડ્રોઇડ ફોન છે, તો Cube ACR તમારા માટે યોગ્ય વસ્તુ હોઈ શકે છે. આ એપ Skype, Zoom અથવા WhatsApp જેવી એપ પર પણ કામ કરે છે. જો તમે બિઝનેસ કોલ્સ રેકોર્ડ કરવા માંગતા હોવ તો તે એક સરસ પસંદગી છે. પેઇડ વિકલ્પ વધારાની સુવિધાઓ પ્રદાન કરે છે જે તમને MP4 અથવા ક્લાઉડ બેકઅપ જેવા વિવિધ ઓડિયો ફોર્મેટની ઍક્સેસ આપે છે. ક્યુબ ACR પાસે ઘણા ઉપયોગી વિકલ્પો છે, ઉદાહરણ તરીકે તેનો ઉપયોગ શરૂ થાય ત્યારથી દરેક કૉલને આપમેળે રેકોર્ડ કરવા માટે થઈ શકે છે. તે પસંદ કરેલા સંપર્કોને આપમેળે રેકોર્ડ કરવા માટે પણ સેટ કરી શકાય છે અને તમે આપમેળે રેકોર્ડ થવા માંગતા હો તે લોકોની સૂચિ બનાવી શકો છો. એ જ રીતે, તમે એવા લોકોની બાકાત સૂચિ બનાવી શકો છો કે જેઓ આપમેળે રેકોર્ડ કરવામાં આવશે નહીં. મેન્યુઅલી રેકોર્ડ કરવાનો વિકલ્પ પણ છે, વાતચીત દરમિયાન રેકોર્ડ બટનને ટેપ કરીને ફક્ત તમારા માટે સંબંધિત વાતચીતનો ભાગ જ રેકોર્ડ કરી શકાય છે. અન્ય એક મહાન સુવિધા એ ઇન-એપ પ્લેબેક છે, બિલ્ટ-ઇન ફાઇલ એક્સપ્લોરરને આભારી છે, જેનો ઉપયોગ તમે તમારા તમામ રેકોર્ડિંગ્સને મેનેજ કરવા, તેને સ્ટોપ પર ચલાવવા, અન્ય સેવાઓ અથવા વિવિધ ઉપકરણો પર કાઢી નાખવા અથવા નિકાસ કરવા માટે કરી શકો છો.

3. રીંગસેન્ટ્રલ

જો તમને મોટા કોલ સેન્ટર માટે સોફ્ટવેરની જરૂર હોય, તો RingCentral એ એક સરસ ઉપાય છે. તેને ડેસ્ક ફોન, સ્માર્ટફોન અને VoIP પ્લેટફોર્મ સાથે કનેક્ટ કરી શકાય છે. રેકોર્ડિંગ્સ સરળતાથી ડાઉનલોડ, ચેક અને શેર કરી શકાય છે. આ સૉફ્ટવેરની શ્રેષ્ઠ વિશેષતા એ ઉપયોગમાં સરળતા છે જ્યારે તે કેન્દ્રિય પ્લેટફોર્મ પર ઘણા બધા વપરાશકર્તાઓને કનેક્ટ કરવાની વાત આવે છે, તે ખૂબ જ સાહજિક અને સરળ છે. સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કોઈપણ કદની ટીમો દ્વારા સરળતાથી કરી શકાય છે, નાના ઓફિસ જૂથોથી લઈને મોટા કોર્પોરેટ સંસ્થાઓ સુધી.
તે તમને સુરક્ષિત, વૈશ્વિક પ્લેટફોર્મ ગોઠવવામાં મદદ કરી શકે છે જે સારી રીતે સંકલિત છે અને વિશ્વભરના 40 થી વધુ દેશોમાં PBX સેવાઓ સાથે કનેક્ટ થઈ શકે છે. RingCentral દરેક સ્તરે નક્કર ડેટા સુરક્ષા પણ ધરાવે છે, સુરક્ષા એન્ક્રિપ્શન્સ સાથે કે જે તમારી બધી મીટિંગ્સ અથવા કોઈપણ પ્રકારની વાતચીત પર લાગુ થઈ શકે છે, જેથી તમે ખાતરીપૂર્વક આરામ કરી શકો કે તમારી મહત્વપૂર્ણ વ્યવસાય માહિતીને અનિચ્છનીય ધ્યાન આપવામાં આવશે નહીં.

4. એરકોલ

અન્ય સોફ્ટવેર કે જે મોટા કોલ સેન્ટર માટે સારી પસંદગી છે તે એરકોલ છે. તે ઉત્તમ ગુણવત્તા સાથે ઓડિયો ઉત્પન્ન કરે છે. તેમાં કૉલ્સની દેખરેખ રાખવાની અને કૉલ દરમિયાન તમારા એજન્ટો સાથે વાત કરવાની સુવિધાઓ પણ છે, જેમાં ગ્રાહકોને ખ્યાલ ન આવે. તે Salesforces અને Zendesk સાથે સુસંગત છે.

સૉફ્ટવેરને હાર્ડવેર વિના, ઝડપથી સેટ કરી શકાય છે. તે ક્લાઉડ કોલ સેન્ટર મોડલ પર આધારિત છે, અને તમે વિશ્વના કોઈપણ સ્થાનેથી કોઈપણ પ્રકારની વાતચીત શરૂ કરી શકો છો, તમારી પાસે માત્ર સારું ઇન્ટરનેટ કનેક્શન હોવું જરૂરી છે. બધી માહિતી ક્લાઉડમાં સંગ્રહિત છે, તેથી એરકૉલને અન્ય સિસ્ટમો જેમ કે CRM અથવા હેલ્પડેસ્ક અને તમારા વ્યવસાય માટે મહત્વપૂર્ણ અન્ય આવશ્યક એપ્લિકેશનો સાથે સરળતાથી કનેક્ટ કરી શકાય છે. અન્ય એક મહાન સુવિધા એ રીઅલ ટાઇમમાં ટીમ મેટ્રિક્સ અને વ્યક્તિગત પ્રદર્શન ડેટા મેળવવાનો વિકલ્પ છે, અને તમે તેનો ઉપયોગ સ્ટોપ પર સુધારાઓને અમલમાં કરવા માટે કરી શકો છો. આ ઉત્પાદકતાને ઉત્તેજન આપી શકે છે, તમે તરત જ નવી ટીમો, સંખ્યાઓ, વર્કફ્લો અથવા તમારા વ્યવસાયને જે જરૂરી હોય તે બનાવી શકો છો.

રેકોર્ડ કરેલા કોલ્સનું ટ્રાન્સક્રિપ્શન

જ્યારે તમે કૉલ્સ રેકોર્ડિંગ પૂર્ણ કરી લો, ત્યારે તમે ટ્રાન્સક્રિપ્શન પણ કરવા માગી શકો છો. આ એજન્ટ અને ગ્રાહક વચ્ચેની વાતચીતનું પરીક્ષણ, અભ્યાસ અને સ્ક્રીનીંગ કરવાનું સરળ બનાવશે. ઑડિઓ ફાઇલ કરતાં દસ્તાવેજ પર કામ કરવું વધુ વ્યવહારુ છે. જ્યારે તમારી પાસે કોઈ ચોક્કસ વાર્તાલાપની લેખિત ટ્રાન્સક્રિપ્ટ હોય, ત્યારે તમે વાતચીતની કોઈપણ વિશિષ્ટ વિગત વધુ સરળતાથી શોધી શકો છો જે ચર્ચા સાથે સંબંધિત હોય.

જો તમે નક્કી કરો કે તમારા કર્મચારીઓએ જાતે ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન લખવું જોઈએ, તો તમારે જાણવું જોઈએ કે આ ખૂબ જ સમય માંગી લેતી પ્રક્રિયા છે. ઉપરાંત, ટ્રાંસક્રાઈબિંગ એ એક કૌશલ્ય છે જે સામાન્ય રીતે અંતિમ પરિણામ શક્ય તેટલું સચોટ અને સચોટ હોઈ શકે તે માટે તાલીમ આપવામાં આવે છે, ભૂલો અને ભૂલો વિના. આથી જ તમારા માટે ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન કરવા માટે વ્યાવસાયિક ટ્રાન્સક્રિપ્શન સેવા પ્રદાતાની નિમણૂક કરવી શ્રેષ્ઠ હોઈ શકે છે. પ્રોફેશનલ ટ્રાંસ્ક્રાઇબર્સ વધુ ચોકસાઈ અને સચોટતા સાથે કામ કરી શકે છે, કોઈપણ તમે સામેલ તમામ પક્ષકારો માટે ઘણો સમય અને ચેતા બચાવશો.

તમે આઉટસોર્સિંગ વિકલ્પો શોધી રહ્યાં છો તે માટે Gglot એ એક શ્રેષ્ઠ પસંદગી છે. અમારી કિંમતો વાજબી છે, અમે ઝડપી છીએ અને અમે પ્રશિક્ષિત વ્યાવસાયિક ટ્રાન્સક્રિબર્સ સાથે કામ કરીએ છીએ, અમે ચોકસાઈ અને સારી ગુણવત્તા પ્રદાન કરીએ છીએ. તમે નિશ્ચિંત રહી શકો છો કે તમારા ટ્રાંસ્ક્રિપ્શનને ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન વ્યવસાયમાં વર્ષો અને વર્ષોનો અનુભવ ધરાવતા પ્રશિક્ષિત વ્યાવસાયિકો દ્વારા નિયંત્રિત કરવામાં આવશે, અને કાર્યની જટિલતાને કોઈ વાંધો નથી, અંતિમ પરિણામ એક સચોટ અને વાંચવામાં સરળ ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન હશે જે તમારું જીવન બનાવશે. સરળ.

નિષ્કર્ષ

જો તમે ફોન ગ્રાહક સપોર્ટના ક્ષેત્રમાં કાર્યરત છો, તો અમે ભારપૂર્વક સૂચન કરીએ છીએ કે તમે તમારા કૉલ્સ રેકોર્ડ કરો. તમે કયા સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરશો, તે તમારા વ્યવસાય પર આધારિત છે. તમે તમારા રેકોર્ડિંગ ટૂલ પર નિર્ણય લો તે પછી તમારે તમારી ઑડિઓ ફાઇલો લખવાનું પણ વિચારવું જોઈએ. આ રીતે તમે જે મોટા પ્રમાણમાં સામગ્રી ઉત્પન્ન કરી શકો છો તેનો સામનો કરવાનું સરળ બનશે. દસ્તાવેજો રેકોર્ડિંગ કરતાં વધુ શોધવા યોગ્ય અને અનુસરવા માટે સરળ છે. તમારા ટ્રાન્સક્રિપ્શન પ્રદાતા તરીકે Gglot ને અજમાવી જુઓ અને તમારા વ્યવસાયને વધુ કાર્યક્ષમ બનતા જુઓ.