การบันทึกการโทรในฝ่ายสนับสนุนลูกค้าและสายบริการ

จะ บันทึกการโทร เพื่อการสนับสนุนลูกค้าและการบริการลูกค้าได้อย่างไร

แม้ว่าเครื่องมือดิจิทัลจะมีการพัฒนาอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน และมีประสิทธิภาพมากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อนำไปใช้กับงานที่ซับซ้อนที่สุด ในหลายโดเมน ผู้คนยังคงทำงานได้ดีขึ้น ยกตัวอย่างแชทบอทและการสนับสนุนลูกค้าที่เป็นมนุษย์ การสนับสนุนลูกค้าที่เป็นมนุษย์นั้นมีความเป็นส่วนตัวมากกว่าและมักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าแชทบอทดิจิทัลด้วย นอกจากนี้ การสนับสนุนลูกค้าทางโทรศัพท์ยังมีประสิทธิผลมากกว่าและใช้งานได้จริงมากกว่าการสนับสนุนลูกค้าแบบอัตโนมัติ ผู้ปฏิบัติงานที่เป็นมนุษย์สามารถตีความความต้องการเฉพาะของลูกค้าได้ดีกว่า พวกเขาสามารถรับฟังปัญหาเฉพาะของตนและตอบตามนั้น และอาจเพิ่มความเห็นอกเห็นใจของมนุษย์ด้วยซ้ำ

มีเหตุผลหลายประการที่ทำให้การโทรของลูกค้าถูกบันทึกเสียง ประการแรกคือการควบคุมคุณภาพของการบริการ แต่การบันทึกเหล่านั้นสามารถช่วยได้มากในระหว่างการฝึกซ้อม นอกจากนี้ยังอาจช่วยพัฒนาผลิตภัณฑ์และเพิ่มยอดขายอีกด้วย ยิ่งไปกว่านั้น หากเป็นคดีความ บันทึกดังกล่าวสามารถใช้เป็นหลักฐานได้ การบันทึกที่ชัดเจนและมีคุณภาพเสียงที่ดีสามารถใช้เป็นหลักฐานที่ชัดเจนและหักล้างไม่ได้ในการพิจารณาคดีของศาล นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องติดต่อกับลูกค้าจำนวนมาก และมักจะเกี่ยวข้องกับการดำเนินคดีทางกฎหมายที่ซับซ้อน เช่น บริษัทประกันภัยหรือองค์กรธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีรูปแบบทางเศรษฐกิจที่ซับซ้อน

เมื่อพูดถึงคดีความบางทีคุณอาจมีคำถามเกี่ยวกับความถูกต้องตามกฎหมายของการบันทึกดังกล่าวในใจของคุณ? คำตอบสำหรับคำถามนี้ค่อนข้างซับซ้อน มีรัฐของสหรัฐอเมริกาที่ขอความยินยอมจากฝ่ายเดียวเท่านั้นในการบันทึกการสนทนาทางโทรศัพท์ แต่นี่ไม่ใช่กรณีในทุกรัฐ ตัวอย่างเช่น ในแคลิฟอร์เนีย คุณต้องทั้งสองฝ่ายยินยอมให้มีการบันทึกการสนทนา ดังนั้น เพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย สิ่งสำคัญไม่เพียงแต่ในรัฐที่ศูนย์สนับสนุนตั้งอยู่ แต่ยังรวมถึงสถานที่ที่ลูกค้าโทรมาด้วย โดยทั่วไป ทางที่ดีที่สุดคือแจ้งให้ผู้โทรทราบว่าการสนทนาจะถูกบันทึกและขอความยินยอม ด้วยวิธีนี้คุณจะปลอดภัย จะดีกว่าเสมอที่จะเล่นอย่างปลอดภัยในกรณีเช่นนี้ เนื่องจากการให้ข้อมูลแก่ลูกค้าก่อนดำเนินการต่อ คุณกำลังป้องกันตัวเองจากภาวะแทรกซ้อนทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่ให้ความยินยอมและให้ข้อมูลในปริมาณที่เพียงพอแก่ลูกค้าของคุณ ลูกค้าอาจชื่นชมกับพฤติกรรมที่ตรงไปตรงมาและเป็นมืออาชีพของคุณ

คุณควรใช้ซอฟต์แวร์บันทึกการโทรใด

มีทางเลือกมากมายเมื่อพูดถึงซอฟต์แวร์บันทึกการโทร ตรวจสอบคุณสมบัติที่แต่ละซอฟต์แวร์นำมาไว้บนโต๊ะ จากนั้นจึงตัดสินใจตามความต้องการของคุณ พิจารณาว่าองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่เพียงใด และคุณมีฮาร์ดแวร์ใดบ้าง ซอฟต์แวร์ที่ดีควรใช้งานง่ายโดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมมากเกินไป

1. บันทึกการโทรของ TalkDesk

TalkDesk เป็นซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนและปรับแต่งได้สูงพร้อมระบบคลาวด์ ซึ่งสามารถใช้ร่วมกับแพลตฟอร์มอื่นๆ ได้มากมาย (เช่น Microsoft Teams) เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับศูนย์สนับสนุนซึ่งมีการโทรติดต่อหลายครั้ง TalkDesk มุ่งหวังที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณเร็วขึ้นและมีประสิทธิผลมากขึ้น มันมีคุณสมบัติที่น่าสนใจมากมาย เช่น การบันทึกเสียงแบบซิงโครไนซ์หรืออินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย มันเป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มที่เรียบง่ายและใช้งานง่ายที่สุดเมื่อพูดถึงการบันทึกการโทร และค่อนข้างได้รับความนิยมโดยรวม

ประโยชน์หลักประการหนึ่งของซอฟต์แวร์นี้คือช่วยให้เห็นภาพการโต้ตอบกับลูกค้าได้ครบถ้วน ด้วยการใช้คุณสมบัติขั้นสูง คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่หลากหลายและรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ ประเด็นสำคัญของการปรับปรุงสามารถระบุได้โดยใช้การบันทึกการโทรเข้าและออก

อีกทางเลือกหนึ่งที่ยอดเยี่ยมคือการเล่นการบันทึกเสียงและการบันทึกเสียงหน้าจอร่วมกัน วิธีนี้สามารถช่วยให้คุณเข้าใจบริบทที่ต้องการเพื่อให้เห็นภาพการโต้ตอบกับลูกค้าในภาพรวม และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามบรรทัดฐาน และยังให้ข้อเสนอแนะโดยละเอียดซึ่งสามารถใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของตัวแทนของคุณได้

2. คิวบ์ ACR

หากคุณมีโทรศัพท์ Android Cube ACR อาจเป็นสิ่งที่ใช่สำหรับคุณ แอพนี้ยังใช้งานได้กับแอพอย่าง Skype, Zoom หรือ WhatsApp อีกด้วย เป็นตัวเลือกที่ดีหากคุณต้องการบันทึกการโทรทางธุรกิจ ตัวเลือกแบบชำระเงินนำเสนอฟีเจอร์พิเศษที่ให้คุณเข้าถึงรูปแบบเสียงที่แตกต่างกัน เช่น MP4 หรือการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ Cube ACR มีตัวเลือกที่มีประโยชน์มากมาย เช่น สามารถใช้เพื่อบันทึกทุกการโทรโดยอัตโนมัติตั้งแต่วินาทีที่เริ่มต้น นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่าให้บันทึกรายชื่อที่เลือกโดยอัตโนมัติ และคุณสามารถสร้างรายชื่อบุคคลที่คุณต้องการบันทึกโดยอัตโนมัติได้ ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถสร้างรายการยกเว้นของบุคคลที่จะไม่ถูกบันทึกโดยอัตโนมัติได้ นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการบันทึกด้วยตนเอง โดยการแตะปุ่มบันทึกระหว่างการสนทนาเพื่อบันทึกเฉพาะส่วนของการสนทนาที่เกี่ยวข้องกับคุณ คุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมอีกอย่างหนึ่งคือการเล่นในแอป ต้องขอบคุณตัวสำรวจไฟล์ในตัว ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อจัดการการบันทึกทั้งหมดของคุณ เล่นได้ทันที ลบหรือส่งออกไปยังบริการอื่น ๆ หรืออุปกรณ์อื่น ๆ

3.ริงเซ็นทรัล

หากคุณต้องการซอฟต์แวร์สำหรับศูนย์บริการทางโทรศัพท์ขนาดใหญ่ RingCentral คือโซลูชั่นที่ยอดเยี่ยม สามารถเชื่อมต่อกับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ สมาร์ทโฟน และแพลตฟอร์ม VoIP สามารถดาวน์โหลด ตรวจสอบ และแชร์การบันทึกได้อย่างง่ายดาย คุณสมบัติที่ดีที่สุดของซอฟต์แวร์นี้คือความสะดวกในการใช้งานเมื่อต้องเชื่อมต่อกับผู้ใช้จำนวนมากบนแพลตฟอร์มกลาง มันใช้งานง่ายและเรียบง่ายมาก ซอฟต์แวร์นี้สามารถใช้งานได้อย่างง่ายดายโดยทีมงานทุกขนาด ตั้งแต่กลุ่มสำนักงานขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่
สามารถช่วยคุณจัดระเบียบแพลตฟอร์มระดับโลกที่ปลอดภัยซึ่งบูรณาการอย่างดีและสามารถเชื่อมต่อกับบริการ PBX ในกว่า 40 ประเทศทั่วโลก RingCentral ยังมีการปกป้องข้อมูลที่แข็งแกร่งในทุกระดับ ด้วยการเข้ารหัสความปลอดภัยที่สามารถนำไปใช้กับการประชุมทั้งหมดของคุณหรือการสนทนาทุกประเภท ดังนั้นคุณจึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญของคุณจะไม่ถูกเปิดเผยต่อความสนใจที่ไม่ต้องการ

4. แอร์คอล

ซอฟต์แวร์อื่นที่เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับศูนย์บริการข้อมูลรายใหญ่คือ Aircall มันผลิตไฟล์เสียงที่มีคุณภาพดีเยี่ยม มันมีคุณสมบัติในการดูแลการโทรและแม้แต่พูดคุยกับตัวแทนของคุณระหว่างการโทรโดยที่ลูกค้าไม่รู้ตัว มันเข้ากันได้กับ Salesforces และ Zendesk

ซอฟต์แวร์สามารถตั้งค่าได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์เลย ขึ้นอยู่กับโมเดลคอลเซ็นเตอร์บนคลาวด์ และคุณสามารถเริ่มการสนทนาทุกประเภทได้จากทุกที่ในโลก คุณเพียงแค่ต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ดี ข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ในคลาวด์ ดังนั้น Aircall จึงสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ เช่น CRM หรือ Helpdesk และแอปที่จำเป็นอื่นๆ ที่มีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณได้อย่างง่ายดาย คุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งคือตัวเลือกในการรับการวัดของทีมและข้อมูลประสิทธิภาพส่วนบุคคลแบบเรียลไทม์ และคุณสามารถใช้ตัวเลือกนั้นเพื่อดำเนินการปรับปรุงได้ทันที สิ่งนี้สามารถส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงาน คุณสามารถสร้างทีม หมายเลข ขั้นตอนการทำงาน หรืออะไรก็ตามที่ธุรกิจของคุณต้องการได้ทันที

การถอดเสียงบันทึกการโทร

เมื่อคุณบันทึกการโทรเสร็จแล้ว คุณอาจต้องการทำการถอดเสียงด้วย ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบ ศึกษา และคัดกรองการสนทนาระหว่างตัวแทนและลูกค้า การทำงานกับเอกสารมีประโยชน์มากกว่าการทำงานกับไฟล์เสียงมาก เมื่อคุณมีสำเนาบทสนทนาที่เป็นลายลักษณ์อักษร คุณสามารถค้นหารายละเอียดของการสนทนาที่เกี่ยวข้องกับการสนทนาได้ง่ายขึ้น

หากคุณตัดสินใจว่าพนักงานของคุณควรเขียนถอดเสียงด้วยตนเอง คุณควรรู้ว่านี่เป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานมาก นอกจากนี้ การถอดความยังเป็นทักษะที่มักจะได้รับการฝึกฝนเพื่อให้ผลลัพธ์สุดท้ายมีความแม่นยำและถูกต้องที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยไม่มีการละเว้นหรือข้อบกพร่อง นี่คือสาเหตุว่าทำไมการจ้างผู้ให้บริการถอดเสียงมืออาชีพมาถอดเสียงให้คุณจึงอาจเป็นการดีที่สุด นักถอดเสียงมืออาชีพสามารถทำงานได้อย่างแม่นยำและแม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและความกังวลให้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้มาก

Gglot เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับคุณกำลังมองหาตัวเลือกการเอาท์ซอร์ส ราคาของเรายุติธรรม รวดเร็ว และเนื่องจากเราทำงานร่วมกับผู้ถอดเสียงมืออาชีพที่ผ่านการฝึกอบรม เราจึงนำเสนอความถูกต้องแม่นยำและมีคุณภาพดี คุณสามารถวางใจได้ว่าการถอดเสียงของคุณจะได้รับการจัดการโดยผู้เชี่ยวชาญที่ผ่านการฝึกอบรมซึ่งมีประสบการณ์หลายปีในธุรกิจถอดเสียง และไม่ว่างานจะซับซ้อนเพียงใด ผลลัพธ์ที่ได้คือการถอดเสียงที่แม่นยำและอ่านง่ายที่จะทำให้ชีวิตของคุณดีขึ้น ง่ายขึ้น.

บทสรุป

หากคุณดำเนินงานในด้านการสนับสนุนลูกค้าทางโทรศัพท์ เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณบันทึกการโทรของคุณ คุณจะใช้ซอฟต์แวร์ใดขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ หลังจากที่คุณตัดสินใจเลือกเครื่องมือบันทึกแล้ว คุณควรพิจารณาเขียนไฟล์เสียงของคุณด้วย ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถรับมือกับเนื้อหาจำนวนมากที่คุณมีแนวโน้มที่จะผลิตได้ง่ายขึ้น เอกสารสามารถค้นหาได้ง่ายกว่าและติดตามได้ง่ายกว่าการบันทึก ลองใช้ Gglot เป็นผู้ให้บริการถอดเสียงและดูธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น