Upptaka símtala í þjónustuveri og þjónustusímtölum
Hvernig á að taka upp símtöl fyrir þjónustuver og þjónustuver?
Jafnvel þó að stafræn verkfæri séu að þróast sem aldrei fyrr, og verða sífellt skilvirkari þegar þau eru notuð jafnvel í flóknustu verkefni, á mörgum sviðum skilar fólk enn betra starfi. Tökum til dæmis spjallbotna og mannlega þjónustuver. Mannleg þjónusta við viðskiptavini er persónulegri og venjulega einnig áhrifaríkari en stafræn spjallbot. Einnig er þjónusta við viðskiptavini afkastameiri og hagnýtari en sjálfvirk þjónustuver, mannlegir rekstraraðilar eru betur færir um að túlka sérstakar þarfir viðskiptavina, þeir geta hlustað á sérstök vandamál þeirra og svarað í samræmi við það, jafnvel bætt við smá mannlegri samúð.
Það eru margar ástæður fyrir því að símtöl viðskiptavina eru hljóðrituð. Í fyrsta lagi er eftirlit með gæðum þjónustunnar. En þessar upptökur geta líka verið mikil hjálp á æfingum. Þeir gætu einnig hjálpað til við að þróa vöruna og auka sölu. Í ofanálag, ef um málsókn er að ræða, getur upptakan verið sönnunargagn. Sterk upptaka, af góðum hljóðgæðum, er hægt að nota sem sterk, óhrekjanleg sönnunargögn í hvaða dómsmáli sem er. Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir stórar stofnanir sem eiga við marga viðskiptavini og eru oft í flóknum málaferlum, til dæmis tryggingafélög eða stór fyrirtæki með flókin efnahagslíkön.
Talandi um málsókn, kemur kannski spurningin í huga þínum um lögmæti slíkra upptöku? Svarið við þessari spurningu er svolítið flókið. Það eru bandarísk ríki sem biðja um samþykki eins aðila til að taka upp símtal. En þetta er ekki raunin í öllum ríkjum. Til dæmis, í Kaliforníu þarftu að báðir aðilar samþykki upptöku samtalsins. Svo, í lagalegum tilgangi, er mikilvægt ekki aðeins í hvaða ríki stuðningsmiðstöðin er staðsett, heldur einnig hvaðan viðskiptavinurinn hringir. Yfirleitt er best að tilkynna þeim sem hringir um að samtalið verði tekið upp og biðja um samþykki. Þannig ertu á öruggu hliðinni. Það er alltaf betra að gæta sín í málum eins og þessum, því með því að veita viðskiptavinum upplýsingar áður en þú heldur áfram, ertu að verja þig fyrir hugsanlegum lagalegum fylgikvillum sem gætu komið upp af því að veita ekki samþykki og nægjanlegt magn upplýsinga til viðskiptavina þinna. Viðskiptavinirnir kunna líka að meta beinskeytta og faglega framkomu þína.
Hvaða símtalsupptökuhugbúnað ættir þú að nota?
Það er nóg af vali þegar kemur að upptökuhugbúnaði fyrir símtöl. Skoðaðu eiginleikana sem hver hugbúnaður færir á borðið og taktu síðan ákvörðun eftir þörfum þínum. Taktu tillit til hversu stór fyrirtæki þitt er og hvaða vélbúnað þú hefur til umráða. Góður hugbúnaður ætti líka að vera auðveldur í notkun, án þess að þurfa of mikla þjálfun.
1. TalkDesk símtalsupptaka
TalkDesk er mjög háþróaður hugbúnaður sem er mjög sérhannaður með skýjabundnu kerfi sem hægt er að sameina með mörgum öðrum kerfum (til dæmis Microsoft Teams). Það er frábært val fyrir stuðningsmiðstöðvar sem hafa tilhneigingu til að hafa mörg símtöl. TalkDesk miðar að því að hjálpa fyrirtækinu þínu að verða hraðari og afkastameiri. Það hefur marga áhugaverða eiginleika eins og samstilltar raddupptökur eða auðvelt í notkun viðmót. Það er einn einfaldasti og leiðandi vettvangurinn þegar kemur að upptöku símtala og er nokkuð vinsæll í heildina.
Einn af helstu kostum þessa hugbúnaðar er að hann gerir heildarmynd af samskiptum viðskiptavina. Með því að nota háþróaða eiginleika þess geturðu safnað ýmsum innsýnum og viðhaldið samræmi. Hægt er að bera kennsl á mikilvæg umbætur með því að nota upptöku símtala á inn- og útleið.
Annar frábær kostur er spilun á radd- og skjáupptökum saman. Þetta getur hjálpað þér að fá samhengið sem þú þarft til að fá stærri mynd af samskiptum viðskiptavina og ganga úr skugga um að það uppfylli reglurnar, og það veitir einnig nákvæma endurgjöf sem hægt er að nota til að bæta frammistöðu umboðsmanna þinna.
2. Cube ACR
Ef þú átt Android síma gæti Cube ACR verið rétti hluturinn fyrir þig. Þetta app virkar einnig í öppum eins og Skype, Zoom eða WhatsApp. Það er frábært val ef þú vilt taka upp viðskiptasímtöl. Greiddi valkosturinn býður upp á auka eiginleika sem veita þér aðgang að mismunandi hljóðsniðum eins og MP4 eða skýjaafritum. Cube ACR hefur marga gagnlega valkosti, til dæmis er hægt að nota það til að taka sjálfkrafa upp hvert símtal, frá því augnabliki sem það byrjar. Það er líka hægt að setja það upp til að taka upp valda tengiliði sjálfkrafa og þú getur búið til lista yfir fólk sem þú vilt að sé skráð sjálfkrafa. Á sama hátt geturðu búið til útilokunarlista yfir fólk sem verður ekki skráð sjálfkrafa. Það er líka möguleiki að taka upp handvirkt með því að ýta á upptökuhnappinn meðan á samtalinu stendur til að taka aðeins upp þann hluta samtalsins sem á við þig. Annar frábær eiginleiki er spilun í forritinu, þökk sé innbyggða skráarkönnuðinum, sem þú getur notað til að stjórna öllum upptökum þínum, spila þær í stöðvun, eyða eða flytja þær út í ýmsar aðrar þjónustur eða önnur tæki.
3. RingCentral
Ef þig vantar hugbúnað fyrir stóra símaver er RingCentral frábær lausn. Það er hægt að tengja það við borðsíma, snjallsíma og VoIP palla. Auðvelt er að hlaða niður upptökunum, skoða og deila. Besti eiginleiki þessa hugbúnaðar er auðveldur í notkun þegar kemur að því að tengja svo marga notendur á miðlægum vettvang, það er mjög leiðandi og einfalt. Hugbúnaðurinn er auðvelt að nota af teymum af hvaða stærð sem er, allt frá litlum skrifstofuhópum til stórra fyrirtækja.
Það getur hjálpað þér að skipuleggja öruggan, alþjóðlegan vettvang sem er vel samþættur og hægt er að tengja við PBX þjónustu í meira en 40 löndum um allan heim. RingCentral hefur einnig trausta gagnavernd á öllum stigum, með öryggisdulkóðun sem hægt er að nota á alla fundi þína eða hvers kyns samtal, svo þú getur verið viss um að mikilvægar viðskiptaupplýsingar þínar verða ekki fyrir óæskilegri athygli.
4. Aircall
Annar hugbúnaður sem er góður kostur fyrir stóra símaver er Aircall. Það framleiðir hljóð með miklum gæðum. Það hefur eiginleika til að hafa umsjón með símtölum og jafnvel tala við umboðsmenn þína meðan á símtölum stendur án þess að viðskiptavinir geri sér grein fyrir því. Það er samhæft við Salesforces og Zendesk.
Hægt er að setja upp hugbúnaðinn fljótt, án vélbúnaðar. Það er byggt á símaveri í skýi og þú getur hafið hvers kyns samtal frá hvaða stað sem er í heiminum, þú þarft bara að hafa góða nettengingu. Allar upplýsingar eru geymdar í skýinu, þannig að Aircall er auðveldlega hægt að tengja við önnur kerfi eins og CRM eða Helpdesk og ýmis önnur nauðsynleg öpp sem eru mikilvæg fyrir fyrirtæki þitt. Annar frábær eiginleiki er möguleikinn á að afla teymismælinga og einstakra frammistöðugagna í rauntíma, og þú getur notað það til að innleiða endurbætur á stöðinni. Þetta getur stuðlað að framleiðni, þú getur samstundis búið til ný teymi, númer, verkflæði eða hvað sem fyrirtækið þitt krefst.
Uppskriftir af upptökum símtölum
Þegar þú ert búinn að taka upp símtölin gætirðu líka viljað gera uppskrift. Þetta mun gera það auðveldara að skoða, rannsaka og skima samtal milli umboðsmanns og viðskiptavinar. Það er miklu praktískara að vinna í skjal en á hljóðskrá. Þegar þú ert með skriflegt afrit af tilteknu samtali geturðu auðveldlega fundið hvaða tiltekna smáatriði samtalsins sem er viðeigandi fyrir umræðuna.
Ef þú ákveður að starfsmenn þínir eigi að skrifa uppskriftir sjálfir ættir þú að vita að þetta er mjög tímafrekt ferli. Einnig er umritun kunnátta sem venjulega er þjálfuð til að lokaniðurstaðan verði eins nákvæm og rétt og hægt er, án aðgerða og galla. Þess vegna gæti verið best að ráða faglegan umritunarþjónustuaðila til að gera uppskriftirnar fyrir þig. Fagmenntaðir umritarar geta unnið verkið af meiri nákvæmni og nákvæmni, allt sem þú munt spara mikinn tíma og taugar fyrir alla hlutaðeigandi.
Gglot er frábær kostur ef þú ert að leita að útvistunarmöguleikum. Verðin okkar eru sanngjörn, við erum hröð og þar sem við vinnum með þjálfuðum faglegum umritara, bjóðum við nákvæmni og góð gæði. Þú getur verið viss um að uppskriftin þín verður meðhöndluð af þjálfuðum fagmönnum með margra ára og ára reynslu í umritunarbransanum, og sama hversu flókið verkefnið er, þá verður lokaniðurstaðan nákvæm og auðlesin uppskrift sem mun gera líf þitt auðveldara.
Niðurstaða
Ef þú starfar á sviði þjónustu við viðskiptavini mælum við eindregið með því að þú hljóðritar símtölin þín. Hvaða hugbúnaður þú notar fer eftir fyrirtæki þínu. Eftir að þú hefur ákveðið upptökutæki þitt ættir þú líka að íhuga að skrifa hljóðskrárnar þínar út. Þannig verður auðveldara að takast á við það mikla magn af efni sem þú ert líklegri til að framleiða. Skjöl eru leitarhæfari og auðveldara að fylgjast með þeim en upptökur. Prófaðu Gglot sem umritunarveitu þinn og horfðu á fyrirtækið þitt verða skilvirkara.