ضبط تماس تلفنی در تماس های پشتیبانی و خدمات مشتری

چگونه تماس های تلفنی را برای پشتیبانی مشتری و خدمات مشتری ضبط کنیم ؟

با وجود اینکه ابزارهای دیجیتال مانند قبل در حال تکامل هستند، و زمانی که حتی برای پیچیده ترین کارها به کار می روند، کارآمدتر و کارآمدتر می شوند، در بسیاری از حوزه ها، افراد هنوز کارشان را بهتر انجام می دهند. به عنوان مثال یک چت بات و پشتیبانی مشتری انسانی را در نظر بگیرید. پشتیبانی مشتری انسانی شخصی تر و معمولاً مؤثرتر از چت ربات های دیجیتال است. همچنین، پشتیبانی مشتری تلفنی سازنده‌تر و کاربردی‌تر از پشتیبانی خودکار مشتری است، اپراتورهای انسانی بهتر می‌توانند نیازهای خاص مشتریان را تفسیر کنند، می‌توانند مشکلات خاص آنها را بشنوند و بر اساس آن پاسخ دهند، شاید حتی کمی همدلی انسانی را افزایش دهند.

دلایل زیادی وجود دارد که چرا تماس های مشتری ضبط می شود. اول از همه، کیفیت خدمات تحت نظارت است. اما این ضبط‌ها می‌توانند کمک بزرگی در طول جلسات آموزشی نیز باشند. آنها همچنین ممکن است به توسعه محصول و افزایش فروش کمک کنند. علاوه بر آن، اگر به دعوای قضایی برسد، ضبط می تواند به عنوان مدرک باشد. یک ضبط محکم و با کیفیت صوتی خوب می تواند به عنوان یک مدرک قوی و غیرقابل انکار در هر دادرسی مورد استفاده قرار گیرد. این امر به ویژه برای سازمان‌های بزرگی که با مشتریان زیادی سروکار دارند و اغلب درگیر رسیدگی‌های حقوقی پیچیده هستند، برای مثال شرکت‌های بیمه یا شرکت‌های تجاری بزرگ با مدل‌های اقتصادی پیچیده، مهم است.

در مورد پرونده های قضایی، شاید در ذهن شما این سوال ایجاد شود که قانونی بودن چنین ضبط هایی وجود دارد؟ پاسخ به این سوال کمی پیچیده است. ایالت های ایالات متحده وجود دارند که فقط از یک طرف برای ضبط تماس تلفنی درخواست می کنند. اما در همه ایالت ها اینطور نیست. به عنوان مثال، در کالیفرنیا شما نیاز دارید که هر دو طرف با ضبط مکالمه موافقت کنند. بنابراین، برای اهداف قانونی نه تنها مهم است که مرکز پشتیبانی در کدام ایالت قرار دارد، بلکه مهم است که مشتری از کجا تماس می‌گیرد. به طور کلی، بهتر است به تماس گیرنده اطلاع دهید که مکالمه قرار است ضبط شود و از او رضایت بگیرید. به این ترتیب شما در قسمت امن خواهید بود. همیشه بهتر است در چنین مواردی ایمن باشید، زیرا با ارائه اطلاعات به مشتری قبل از اقدام، خود را در برابر هرگونه عوارض قانونی احتمالی که ممکن است ناشی از عدم ارائه رضایت و اطلاعات کافی به مشتریان باشد، مصون می‌دارید. مشتریان همچنین ممکن است از رفتار مستقیم و حرفه ای شما قدردانی کنند.

از چه نرم افزار ضبط تماس باید استفاده کرد؟

در مورد نرم افزار ضبط تماس، انتخاب های زیادی وجود دارد. ویژگی های هر نرم افزار را بررسی کنید و سپس بسته به نیاز خود تصمیم بگیرید. در نظر بگیرید که سازمان شما چقدر بزرگ است و چه سخت افزاری در اختیار دارید. استفاده از یک نرم افزار خوب نیز باید آسان باشد، بدون نیاز به آموزش زیاد.

1. ضبط تماس TalkDesk

TalkDesk یک نرم افزار بسیار پیچیده و بسیار قابل تنظیم با یک سیستم مبتنی بر ابر است که می تواند با بسیاری از پلتفرم های دیگر (به عنوان مثال تیم های مایکروسافت) ترکیب شود. این یک انتخاب عالی برای مراکز پشتیبانی است که تمایل به تماس های زیادی دارند. TalkDesk قصد دارد به کسب و کار شما کمک کند تا سریعتر و سازنده تر شود. دارای بسیاری از ویژگی های جالب مانند ضبط صدای همگام شده یا رابط های آسان برای استفاده است. این یکی از ساده ترین و شهودی ترین پلتفرم ها برای ضبط تماس است و در کل بسیار محبوب است.

یکی از مزیت های اصلی این نرم افزار این است که تصویری کامل از تعاملات مشتری را ممکن می سازد. با استفاده از ویژگی های پیشرفته آن، می توانید بینش های مختلفی را جمع آوری کنید و مطابقت را حفظ کنید. با استفاده از ضبط تماس های ورودی و خروجی می توان زمینه های حیاتی بهبود را شناسایی کرد.

یکی دیگر از گزینه های عالی پخش صدا و ضبط صفحه نمایش با هم است. این می تواند به شما کمک کند تا زمینه مورد نیاز برای دریافت تصویر بزرگتر از تعاملات مشتری و اطمینان از مطابقت آن با هنجارها را بدست آورید و همچنین بازخورد دقیقی را ارائه می دهد که می تواند برای بهبود عملکرد نمایندگان شما مورد استفاده قرار گیرد.

2. مکعب ACR

اگر تلفن اندرویدی دارید، Cube ACR ممکن است برای شما مناسب باشد. این برنامه در برنامه هایی مانند اسکایپ، زوم یا واتس اپ نیز کار می کند. اگر می خواهید تماس های کاری را ضبط کنید، انتخاب خوبی است. گزینه پولی ویژگی های اضافی را ارائه می دهد که به شما امکان دسترسی به فرمت های صوتی مختلف مانند پشتیبان گیری MP4 یا ابری را می دهد. Cube ACR گزینه های مفید زیادی دارد، به عنوان مثال می توان از آن برای ضبط خودکار هر تماس، از لحظه شروع آن استفاده کرد. همچنین می توان آن را طوری تنظیم کرد که مخاطبین انتخاب شده را به صورت خودکار ضبط کند و می توانید لیستی از افرادی که می خواهید به طور خودکار ضبط شوند ایجاد کنید. به طور مشابه، می‌توانید فهرستی از حذف افرادی که به‌طور خودکار ضبط نمی‌شوند ایجاد کنید. همچنین گزینه ای برای ضبط دستی وجود دارد که با زدن دکمه ضبط در حین مکالمه، تنها بخشی از مکالمه که مربوط به شماست ضبط می شود. یکی دیگر از ویژگی‌های عالی، پخش درون برنامه‌ای است که به لطف کاوشگر فایل داخلی است که می‌توانید از آن برای مدیریت تمام ضبط‌های خود، پخش آن‌ها در حالت توقف، حذف یا صادر کردن آن‌ها به سرویس‌های مختلف دیگر یا دستگاه‌های مختلف استفاده کنید.

3. RingCentral

اگر به یک نرم افزار برای یک مرکز تماس بزرگ نیاز دارید، RingCentral یک راه حل عالی است. می توان آن را به تلفن های رومیزی، تلفن های هوشمند و سیستم عامل های VoIP متصل کرد. ضبط ها را می توان به راحتی دانلود، بررسی و به اشتراک گذاشت. بهترین ویژگی این نرم افزار سهولت استفاده در هنگام اتصال تعداد زیادی کاربر بر روی پلت فرم مرکزی است که بسیار بصری و ساده است. این نرم افزار را می توان به راحتی توسط تیم هایی با هر اندازه ای، از گروه های اداری کوچک گرفته تا سازمان های بزرگ، استفاده کرد.
این می تواند به شما کمک کند تا یک پلت فرم ایمن و جهانی را سازماندهی کنید که به خوبی یکپارچه شده است و می تواند با خدمات PBX در بیش از 40 کشور در سراسر جهان متصل شود. RingCentral همچنین دارای حفاظت کامل از داده ها در هر سطح است، با رمزگذاری های امنیتی که می تواند در تمام جلسات یا هر نوع مکالمه شما اعمال شود، بنابراین می توانید مطمئن باشید که اطلاعات مهم تجاری شما در معرض توجه ناخواسته قرار نخواهد گرفت.

4. تماس هوایی

نرم افزار دیگری که برای یک مرکز تماس بزرگ انتخاب خوبی است، Aircall است. صداهایی با کیفیت عالی تولید می کند. دارای ویژگی هایی برای نظارت بر تماس ها و حتی صحبت با نمایندگان خود در طول تماس بدون اینکه مشتریان متوجه شوند. این با Salesforces و Zendesk سازگار است.

نرم افزار را می توان به سرعت و بدون سخت افزار راه اندازی کرد. این مبتنی بر مدل مرکز تماس ابری است و شما می توانید هر نوع مکالمه ای را از هر مکانی در جهان شروع کنید، فقط باید یک اتصال اینترنتی خوب داشته باشید. تمام اطلاعات در فضای ابری ذخیره می‌شود، بنابراین Aircall می‌تواند به راحتی با سیستم‌های دیگر مانند CRM یا Helpdesk و سایر برنامه‌های ضروری دیگر که برای کسب و کار شما مهم هستند متصل شود. یکی دیگر از ویژگی‌های عالی، گزینه به دست آوردن معیارهای تیمی و داده‌های عملکرد فردی در زمان واقعی است، و می‌توانید از آن برای اجرای بهبودها در توقف استفاده کنید. این می تواند بهره وری را تقویت کند، شما می توانید فورا تیم های جدید، اعداد، گردش کار یا هر آنچه که کسب و کار شما نیاز دارد ایجاد کنید.

رونویسی تماس های ضبط شده

هنگامی که ضبط تماس ها تمام شد، ممکن است بخواهید یک رونویسی نیز انجام دهید. این کار بررسی، مطالعه و بررسی مکالمه بین نماینده و مشتری را آسان تر می کند. کار بر روی یک سند بسیار کاربردی تر از یک فایل صوتی است. وقتی یک متن مکالمه خاص دارید، می‌توانید هر جزئیات خاصی از مکالمه را که به بحث مرتبط است، راحت‌تر پیدا کنید.

اگر تصمیم دارید که کارمندان شما خودشان رونویسی بنویسند، باید بدانید که این یک فرآیند بسیار وقت گیر است. همچنین رونویسی مهارتی است که معمولاً آموزش داده می شود تا نتیجه نهایی تا حد امکان دقیق و صحیح و بدون نقص و ایراد باشد. به همین دلیل است که بهتر است یک ارائه دهنده خدمات رونویسی حرفه ای استخدام کنید تا رونویسی ها را برای شما انجام دهد. رونویسی‌های حرفه‌ای می‌توانند کار را با دقت و دقت بیشتری انجام دهند، در هر صورت شما در زمان و اعصاب زیادی برای همه طرف‌های درگیر صرفه‌جویی خواهید کرد.

Gglot یک انتخاب عالی است زیرا شما به دنبال گزینه های برون سپاری هستید. قیمت های ما منصفانه است، ما سریع هستیم و از آنجایی که ما با رونویسان حرفه ای آموزش دیده کار می کنیم، دقت و کیفیت خوبی ارائه می دهیم. می توانید مطمئن باشید که رونویسی شما توسط متخصصان آموزش دیده با سال ها و سال ها تجربه در تجارت رونویسی انجام می شود و مهم نیست که کار پیچیده باشد، نتیجه نهایی یک رونوشت دقیق و آسان برای خواندن خواهد بود که زندگی شما را رقم خواهد زد. آسان تر.

نتیجه

اگر در زمینه پشتیبانی از مشتریان تلفنی فعالیت می کنید، اکیداً پیشنهاد می کنیم تماس های خود را ضبط کنید. اینکه از کدام نرم افزار استفاده خواهید کرد، به کسب و کار شما بستگی دارد. پس از تصمیم گیری در مورد ابزار ضبط خود، باید فایل های صوتی خود را نیز بنویسید. به این ترتیب مقابله با حجم زیادی از محتوایی که احتمالاً تولید می کنید آسان تر خواهد بود. اسناد در مقایسه با موارد ضبط شده قابل جستجو و پیگیری آسان تر هستند. Gglot را به‌عنوان ارائه‌دهنده رونویسی خود امتحان کنید و شاهد کارآمدتر شدن کسب‌وکارتان باشید.