গ্রাহক সহায়তা এবং পরিষেবা কলগুলিতে ফোন কল রেকর্ডিং

কাস্টমার সাপোর্ট এবং কাস্টমার সার্ভিসের জন্য ফোন কল কিভাবে রেকর্ড করবেন?

যদিও ডিজিটাল টুলগুলি আগের মতো বিকশিত হচ্ছে, এবং এমনকি সবচেয়ে জটিল কাজে প্রয়োগ করার সময় আরও বেশি দক্ষ হয়ে উঠছে, অনেক ডোমেনে লোকেরা এখনও আরও ভাল কাজ করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি চ্যাটবট এবং মানব গ্রাহক সহায়তা নিন। মানব গ্রাহক সমর্থন আরও ব্যক্তিগত এবং সাধারণত ডিজিটাল চ্যাটবটগুলির তুলনায় আরও কার্যকর। এছাড়াও, ফোন গ্রাহক সহায়তা স্বয়ংক্রিয় গ্রাহক সহায়তার চেয়ে আরও বেশি উত্পাদনশীল এবং আরও ব্যবহারিক, মানব অপারেটররা গ্রাহকদের নির্দিষ্ট চাহিদাগুলিকে আরও ভালভাবে ব্যাখ্যা করতে সক্ষম, তারা তাদের নির্দিষ্ট সমস্যাগুলি শুনতে এবং সেই অনুযায়ী উত্তর দিতে পারে, এমনকি কিছুটা মানবিক সহানুভূতিও যোগ করতে পারে।

গ্রাহক কল অডিও রেকর্ড করা হচ্ছে কেন অনেক কারণ আছে. সবার আগে সেবার মান তদারকি করা হচ্ছে। কিন্তু সেই রেকর্ডিংগুলি প্রশিক্ষণের সময় একটি বড় সাহায্য হতে পারে। তারা পণ্য বিকাশ এবং বিক্রয় বাড়াতে সাহায্য করতে পারে। তার উপরে, যদি এটি একটি মামলা আসে, রেকর্ডিং প্রমাণ হিসাবে পরিবেশন করতে পারে. একটি কঠিন রেকর্ডিং, ভাল অডিও মানের যেকোন আদালতের কার্যক্রমে একটি শক্তিশালী, অকাট্য প্রমাণ হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি বিশেষত বড় সংস্থাগুলির জন্য গুরুত্বপূর্ণ যেগুলি প্রচুর ক্লায়েন্টের সাথে লেনদেন করে এবং প্রায়শই জটিল আইনি প্রক্রিয়ায় জড়িত থাকে, উদাহরণস্বরূপ বীমা কোম্পানি বা জটিল অর্থনৈতিক মডেল সহ বড় ব্যবসায়িক কর্পোরেশন।

মামলা সম্পর্কে কথা বলা, হয়তো আপনার মনে এই ধরনের রেকর্ডিং বৈধতা সম্পর্কে প্রশ্ন পপ? এই প্রশ্নের উত্তর একটু জটিল। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে একটি ফোন কল রেকর্ড করার জন্য শুধুমাত্র এক পক্ষের সম্মতির অনুরোধ করা হয়েছে। কিন্তু সব রাজ্যে এমনটা হয় না। উদাহরণস্বরূপ, ক্যালিফোর্নিয়ায় আপনার কথোপকথনের রেকর্ডিংয়ের জন্য উভয় পক্ষের সম্মতি প্রয়োজন। সুতরাং, আইনি উদ্দেশ্যে এটি শুধুমাত্র কোন রাজ্যে সহায়তা কেন্দ্র অবস্থিত তা নয়, গ্রাহক কোথা থেকে কল করছেন তাও গুরুত্বপূর্ণ। সাধারনত, কথোপকথন রেকর্ড করা হবে তা কলারকে জানানো এবং সম্মতি চাওয়া ভাল। এইভাবে আপনি নিরাপদ দিকে থাকবেন। এই ধরনের ক্ষেত্রে এটি নিরাপদে চালানো সবসময়ই ভাল, কারণ এগিয়ে যাওয়ার আগে গ্রাহককে তথ্য প্রদান করে, আপনি আপনার গ্রাহকদের সম্মতি এবং পর্যাপ্ত পরিমাণ তথ্য প্রদান না করার ফলে উদ্ভূত যেকোনো সম্ভাব্য আইনি জটিলতা থেকে নিজেকে রক্ষা করছেন। গ্রাহকরা আপনার সরল এবং পেশাদার আচরণের প্রশংসা করতে পারে।

আপনি কোন কল রেকর্ডিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা উচিত?

এটি কল রেকর্ডিং সফ্টওয়্যার আসে যখন পছন্দ প্রচুর আছে. প্রতিটি সফ্টওয়্যার টেবিলে নিয়ে আসা বৈশিষ্ট্যগুলি দেখুন এবং তারপর আপনার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে সিদ্ধান্ত নিন। আপনার প্রতিষ্ঠান কত বড় এবং আপনার হাতে কোন হার্ডওয়্যার আছে তা বিবেচনা করুন। একটি ভাল সফ্টওয়্যার খুব বেশি প্রশিক্ষণের প্রয়োজন ছাড়াই ব্যবহার করা সহজ হওয়া উচিত।

1. টকডেস্ক কল রেকর্ডিং

টকডেস্ক একটি ক্লাউড-ভিত্তিক সিস্টেম সহ একটি অত্যন্ত পরিশীলিত, অত্যন্ত কাস্টমাইজযোগ্য সফ্টওয়্যার যা অন্যান্য অনেক প্ল্যাটফর্মের সাথে মিলিত হতে পারে (উদাহরণস্বরূপ Microsoft টিম)। এটি সমর্থন কেন্দ্রগুলির জন্য একটি দুর্দান্ত পছন্দ যেখানে অনেকগুলি কল থাকে৷ TalkDesk এর লক্ষ্য আপনার ব্যবসাকে দ্রুত এবং আরও বেশি উৎপাদনশীল হতে সাহায্য করা। এটিতে অনেক আকর্ষণীয় বৈশিষ্ট্য রয়েছে যেমন সিঙ্ক্রোনাইজড ভয়েস রেকর্ডিং বা ইন্টারফেস ব্যবহার করা সহজ। কল রেকর্ডিংয়ের ক্ষেত্রে এটি সবচেয়ে সহজ এবং স্বজ্ঞাত প্ল্যাটফর্মগুলির মধ্যে একটি, এবং সামগ্রিকভাবে বেশ জনপ্রিয়।

এই সফ্টওয়্যারের প্রধান সুবিধাগুলির মধ্যে একটি হল এটি গ্রাহকের মিথস্ক্রিয়াগুলির একটি সম্পূর্ণ চিত্র সক্ষম করে। এর উন্নত বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহারের মাধ্যমে, আপনি বিভিন্ন অন্তর্দৃষ্টি সংগ্রহ করতে এবং সম্মতি বজায় রাখতে পারেন। ইনবাউন্ড এবং আউটবাউন্ড কল রেকর্ডিং ব্যবহার করে উন্নতির গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্রগুলি চিহ্নিত করা যেতে পারে।

আরেকটি দুর্দান্ত বিকল্প হল ভয়েস এবং স্ক্রিন রেকর্ডিং একসাথে প্লেব্যাক। এটি আপনাকে গ্রাহকের মিথস্ক্রিয়াগুলির বৃহত্তর চিত্র পেতে আপনার প্রয়োজনীয় প্রসঙ্গ পেতে এবং এটি নিয়মগুলি মেনে চলে তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করতে পারে এবং এটি বিশদ প্রতিক্রিয়াও প্রদান করে যা আপনার এজেন্টদের কর্মক্ষমতা উন্নত করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

2. কিউব এসিআর

আপনি যদি একটি অ্যান্ড্রয়েড ফোন পেয়ে থাকেন তবে কিউব এসিআর আপনার জন্য সঠিক জিনিস হতে পারে। এই অ্যাপটি স্কাইপ, জুম বা হোয়াটসঅ্যাপের মতো অ্যাপেও কাজ করে। আপনি যদি ব্যবসায়িক কল রেকর্ড করতে চান তবে এটি একটি দুর্দান্ত পছন্দ। প্রদত্ত বিকল্পটি অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে যা আপনাকে MP4 বা ক্লাউড ব্যাকআপের মতো বিভিন্ন অডিও ফর্ম্যাটে অ্যাক্সেস দেয়। কিউব এসিআর-এর অনেকগুলি দরকারী বিকল্প রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ এটি প্রতিটি কল শুরু হওয়ার মুহুর্ত থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ড করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্বাচিত পরিচিতি রেকর্ড করার জন্যও সেট আপ করা যেতে পারে এবং আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ড করতে চান এমন ব্যক্তিদের একটি তালিকা তৈরি করতে পারেন। একইভাবে, আপনি এমন ব্যক্তিদের একটি বর্জন তালিকা তৈরি করতে পারেন যারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ড করা হবে না। আপনার সাথে প্রাসঙ্গিক কথোপকথনের শুধুমাত্র অংশ রেকর্ড করতে কথোপকথনের সময় রেকর্ড বোতামে ট্যাপ করে ম্যানুয়ালি রেকর্ড করার একটি বিকল্পও রয়েছে। আরেকটি দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য হল ইন-অ্যাপ প্লেব্যাক, অন্তর্নির্মিত ফাইল এক্সপ্লোরারকে ধন্যবাদ, যা আপনি আপনার সমস্ত রেকর্ডিং পরিচালনা করতে, স্টপে প্লে করতে, মুছে ফেলতে বা বিভিন্ন অন্যান্য পরিষেবা বা বিভিন্ন ডিভাইসে রপ্তানি করতে ব্যবহার করতে পারেন।

3. রিংসেন্ট্রাল

আপনার যদি একটি বড় কল সেন্টারের জন্য একটি সফ্টওয়্যার প্রয়োজন হয়, RingCentral একটি দুর্দান্ত সমাধান। এটি ডেস্ক ফোন, স্মার্টফোন এবং ভিওআইপি প্ল্যাটফর্মের সাথে সংযুক্ত হতে পারে। রেকর্ডিংগুলি সহজেই ডাউনলোড, চেক এবং শেয়ার করা যায়। এই সফ্টওয়্যারটির সর্বোত্তম বৈশিষ্ট্য হল কেন্দ্রীয় প্ল্যাটফর্মে এতগুলি ব্যবহারকারীকে সংযুক্ত করার ক্ষেত্রে ব্যবহারের সহজতা, এটি খুব স্বজ্ঞাত এবং সহজ। সফ্টওয়্যারটি ছোট অফিস গ্রুপ থেকে শুরু করে বড় কর্পোরেট প্রতিষ্ঠান পর্যন্ত যেকোনো আকারের দল দ্বারা সহজেই ব্যবহার করা যেতে পারে।
এটি আপনাকে একটি নিরাপদ, গ্লোবাল প্ল্যাটফর্ম সংগঠিত করতে সাহায্য করতে পারে যা ভালভাবে সংহত এবং বিশ্বব্যাপী 40 টিরও বেশি দেশে PBX পরিষেবাগুলির সাথে সংযুক্ত হতে পারে। RingCentral-এ প্রতিটি স্তরে শক্ত ডেটা সুরক্ষা রয়েছে, নিরাপত্তা এনক্রিপশন সহ যা আপনার সমস্ত মিটিং বা যেকোনো ধরনের কথোপকথনে প্রয়োগ করা যেতে পারে, তাই আপনি নিশ্চিত থাকতে পারেন যে আপনার গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক তথ্য অবাঞ্ছিত মনোযোগের কাছে উন্মুক্ত হবে না।

4. এয়ারকল

আরেকটি সফ্টওয়্যার যা একটি বড় কল সেন্টারের জন্য একটি ভাল পছন্দ হল এয়ারকল। এটি দুর্দান্ত মানের সাথে অডিও তৈরি করে। এতে কল তত্ত্বাবধান করার এবং এমনকি গ্রাহকরা বুঝতে না পেরে কল চলাকালীন আপনার এজেন্টদের সাথে কথা বলার বৈশিষ্ট্য রয়েছে। এটি Salesforces এবং Zendesk এর সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ।

সফটওয়্যারটি হার্ডওয়্যার ছাড়াই দ্রুত সেট আপ করা যায়। এটি একটি ক্লাউড কল সেন্টার মডেলের উপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয়েছে, এবং আপনি বিশ্বের যেকোনো স্থান থেকে যেকোনো ধরনের কথোপকথন শুরু করতে পারেন, আপনার শুধুমাত্র একটি ভালো ইন্টারনেট সংযোগ থাকতে হবে। সমস্ত তথ্য ক্লাউডে সংরক্ষিত থাকে, তাই এয়ারকল সহজে অন্যান্য সিস্টেম যেমন CRM বা হেল্পডেস্ক এবং আপনার ব্যবসার জন্য গুরুত্বপূর্ণ অন্যান্য প্রয়োজনীয় অ্যাপের সাথে সংযুক্ত হতে পারে। আরেকটি দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য হ'ল রিয়েল টাইমে টিম মেট্রিক্স এবং পৃথক কর্মক্ষমতা ডেটা অর্জনের বিকল্প, এবং আপনি স্টপে উন্নতিগুলি প্রয়োগ করতে এটি ব্যবহার করতে পারেন। এটি উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করতে পারে, আপনি অবিলম্বে নতুন দল, সংখ্যা, কর্মপ্রবাহ, বা আপনার ব্যবসার প্রয়োজন যা কিছু তৈরি করতে পারেন৷

রেকর্ড করা কলের প্রতিলিপি

আপনি কল রেকর্ডিং সম্পন্ন হলে, আপনি একটি প্রতিলিপি করতে চাইতে পারেন. এটি এজেন্ট এবং গ্রাহকের মধ্যে কথোপকথন পরীক্ষা, অধ্যয়ন এবং স্ক্রিন করা সহজ করে তুলবে। একটি অডিও ফাইলের চেয়ে একটি নথিতে কাজ করা অনেক বেশি ব্যবহারিক। যখন আপনার কাছে একটি নির্দিষ্ট কথোপকথনের একটি লিখিত প্রতিলিপি থাকে, তখন আপনি আলোচনার সাথে প্রাসঙ্গিক কথোপকথনের যে কোনও বিশেষ বিশদটি আরও সহজেই খুঁজে পেতে পারেন।

আপনি যদি সিদ্ধান্ত নেন যে আপনার কর্মীদের নিজেরাই ট্রান্সক্রিপশন লিখতে হবে, আপনার জানা উচিত যে এটি একটি খুব সময়সাপেক্ষ প্রক্রিয়া। এছাড়াও, ট্রান্সক্রিপিং হল এমন একটি দক্ষতা যা সাধারণত প্রশিক্ষিত হয় যাতে শেষ ফলাফল যতটা সম্ভব নির্ভুল এবং সঠিক হতে পারে, বাদ এবং ত্রুটি ছাড়াই। এই কারণেই আপনার জন্য ট্রান্সক্রিপশন করার জন্য একজন পেশাদার ট্রান্সক্রিপশন পরিষেবা প্রদানকারীকে নিয়োগ করা ভাল হতে পারে। পেশাদার প্রতিলিপিকারীরা আরও নির্ভুলতা এবং নির্ভুলতার সাথে কাজটি করতে পারে, যে কোনও আপনি জড়িত সমস্ত পক্ষের জন্য অনেক সময় এবং স্নায়ু বাঁচাতে পারবেন।

আপনি আউটসোর্সিং বিকল্প খুঁজছেন Gglot একটি মহান পছন্দ. আমাদের দাম ন্যায্য, আমরা দ্রুত এবং যেহেতু আমরা প্রশিক্ষিত পেশাদার ট্রান্সক্রাইবারদের সাথে কাজ করি, আমরা সঠিকতা এবং ভাল মানের অফার করি। আপনি নিশ্চিন্ত থাকতে পারেন যে আপনার ট্রান্সক্রিপশনটি ট্রান্সক্রিপশন ব্যবসায় বছরের পর বছর এবং বছরের অভিজ্ঞতার সাথে প্রশিক্ষিত পেশাদারদের দ্বারা পরিচালিত হবে এবং কাজের জটিলতা যাই হোক না কেন, শেষ ফলাফলটি হবে একটি সঠিক এবং সহজে ট্রান্সক্রিপশন যা আপনার জীবনকে সুন্দর করে তুলবে। সহজ.

উপসংহার

আপনি যদি ফোন গ্রাহক সহায়তার ক্ষেত্রে কাজ করেন, আমরা দৃঢ়ভাবে পরামর্শ দিচ্ছি যে আপনি আপনার কলগুলি রেকর্ড করুন৷ আপনি কোন সফটওয়্যার ব্যবহার করবেন, তা আপনার ব্যবসার উপর নির্ভর করে। আপনি আপনার রেকর্ডিং টুল সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নেওয়ার পরে আপনার অডিও ফাইলগুলি লিখতেও বিবেচনা করা উচিত। এইভাবে আপনি যে পরিমাণ সামগ্রী তৈরি করতে পারেন তার সাথে মোকাবিলা করা সহজ হবে। নথিগুলি রেকর্ডিংয়ের চেয়ে বেশি অনুসন্ধানযোগ্য এবং অনুসরণ করা সহজ৷ আপনার ট্রান্সক্রিপশন প্রদানকারী হিসাবে Gglot ব্যবহার করে দেখুন এবং আপনার ব্যবসাকে আরও দক্ষ হতে দেখুন।