Снимање телефонски повици во повиците за поддршка на корисници и услуги

Како да снимате телефонски повици за поддршка за корисници и услуги за клиенти?

И покрај тоа што дигиталните алатки се развиваат како никогаш досега, и стануваат се поефикасни кога се применуваат дури и за најкомплексните задачи, во многу домени луѓето сè уште работат подобра работа. Земете, на пример, чат-ботови и човечка поддршка за корисници. Човечката поддршка за корисници е полична и обично исто така поефикасна од дигиталните чет-ботови. Исто така, телефонската поддршка за корисници е попродуктивна и попрактична од автоматизираната корисничка поддршка, човечките оператори се подобро способни да ги интерпретираат специфичните потреби на клиентите, можат да ги слушаат нивните специфични проблеми и соодветно да одговорат, можеби дури и да додадат малку човечка емпатија.

Постојат многу причини зошто повиците на клиентите се аудио снимаат. Најпрво се надгледува квалитетот на услугата. Но, тие снимки можат да бидат и голема помош за време на тренинзите. Тие исто така може да помогнат да се развие производот и да се зголеми продажбата. Згора на тоа, ако се работи за тужба, снимката може да послужи како доказ. Солидна снимка, со добар аудио квалитет може да се користи како силен, непобитен доказ во секоја судска постапка. Ова е особено важно за големите организации кои се занимаваат со многу клиенти и често се вклучени во комплицирани правни постапки, на пример осигурителни компании или големи деловни корпорации со комплицирани економски модели.

Зборувајќи за тужби, можеби во вашиот ум се појавува прашањето за законитоста на таквите снимки? Одговорот на ова прашање е малку сложен. Има американски држави кои бараат согласност само од една страна за снимање телефонски повик. Но, тоа не е случај во сите држави. На пример, во Калифорнија треба двете страни да се согласат на снимањето на разговорот. Значи, за правни цели не е важно само во која држава се наоѓа центарот за поддршка, туку и од каде се јавува клиентот. Општо земено, најдобро е да го информирате повикувачот дека разговорот ќе се снима и да побарате согласност. На овој начин ќе бидете на безбедна страна. Секогаш е подобро да се игра безбедно во случаи како овие, бидејќи со давање информации на клиентот пред да продолжите, се заштитувате себеси од можни правни компликации што може да произлезат од недавањето согласност и соодветна количина на информации за вашите клиенти. Клиентите, исто така, може да го ценат вашето директно и професионално однесување.

Каков софтвер за снимање повици треба да користите?

Има многу избор кога станува збор за софтвер за снимање повици. Проверете ги карактеристиките што секој софтвер ги носи на маса и потоа донесете одлука во зависност од вашите потреби. Имајте предвид колку е голема вашата организација и каков хардвер имате на располагање. Добриот софтвер исто така треба да биде лесен за употреба, без да бара премногу обука.

1. Снимање повици од TalkDesk

TalkDesk е многу софистициран, високо приспособлив софтвер со систем базиран на облак кој може да се комбинира со многу други платформи (на пример Microsoft Teams). Тоа е одличен избор за центрите за поддршка кои имаат тенденција да имаат многу повици. TalkDesk има за цел да му помогне на вашиот бизнис да стане побрз и попродуктивен. Има многу интересни функции како синхронизирани гласовни снимки или лесни за употреба интерфејси. Таа е една од наједноставните и најинтуитивните платформи кога станува збор за снимање на повици и е прилично популарна во целина.

Една од главните придобивки на овој софтвер е тоа што овозможува целосна слика за интеракциите со клиентите. Преку употребата на неговите напредни функции, можете да соберете различни сознанија и да одржувате усогласеност. Клучните области на подобрување може да се идентификуваат со користење на снимање на влезни и излезни повици.

Друга одлична опција е репродукција на глас и снимки од екранот заедно. Ова може да ви помогне да го добиете контекстот што ви треба за да добиете поголема слика за интеракциите со клиентите и да бидете сигурни дека таа е во согласност со нормите, а исто така обезбедува детални повратни информации што може да се користат за подобрување на перформансите на вашите агенти.

2. Коцка ACR

Ако имате телефон со Android, Cube ACR можеби е вистинската работа за вас. Оваа апликација функционира и на апликации како Skype, Zoom или WhatsApp. Тоа е одличен избор доколку сакате да снимате деловни повици. Платената опција нуди дополнителни функции кои ви овозможуваат пристап до различни аудио формати како MP4 или бекап во облак. Cube ACR има многу корисни опции, на пример може да се користи за автоматско снимање на секој повик, од моментот кога ќе започне. Исто така, може да се постави за да ги снима избраните контакти автоматски и може да креирате листа на луѓе што сакате да се снимаат автоматски. Слично на тоа, можете да креирате листа за исклучување на луѓе кои нема да се снимаат автоматски. Има и опција за рачно снимање, со допирање на копчето за снимање за време на разговорот за да се сними само делот од разговорот што е релевантен за вас. Друга одлична карактеристика е репродукцијата во апликација, благодарение на вградениот истражувач на датотеки, кој можете да го користите за да управувате со сите ваши снимки, да ги репродуцирате на стоп, да ги бришете или извезете на разни други услуги или различни уреди.

3. RingCentral

Ако ви треба софтвер за голем центар за повици, RingCentral е одлично решение. Може да се поврзе со биро телефони, паметни телефони и VoIP платформи. Снимките лесно може да се преземат, проверуваат и споделат. Најдобрата карактеристика на овој софтвер е леснотијата на користење кога станува збор за поврзување на толку многу корисници на централната платформа, тој е многу интуитивен и едноставен. Софтверот може лесно да се користи од тимови од која било големина, од мали канцелариски групи до големи корпоративни организации.
Може да ви помогне да организирате безбедна, глобална платформа која е добро интегрирана и може да се поврзе со PBX услуги во повеќе од 40 земји во светот. RingCentral, исто така, има солидна заштита на податоците на секое ниво, со безбедносни шифрирања што може да се применат на сите ваши состаноци или каков било вид разговор, така што можете да бидете сигурни дека вашите важни деловни информации нема да бидат изложени на несакано внимание.

4. Авионски повик

Друг софтвер кој е добар избор за голем центар за повици е Aircall. Таа произведува аудио со одличен квалитет. Има функции за надгледување на повиците, па дури и за разговор со вашите агенти за време на повиците без клиентите да сфатат. Компатибилен е со Salesforces и Zendesk.

Софтверот може да се постави брзо, без воопшто хардвер. Се заснова на модел на облак центар за повици и можете да започнете секаков вид разговор од која било локација во светот, само треба да имате добра интернет конекција. Сите информации се складираат во облакот, така што Aircall може лесно да се поврзе со други системи како CRM или Helpdesk и разни други основни апликации кои се важни за вашиот бизнис. Друга одлична карактеристика е опцијата за стекнување тимска метрика и индивидуални податоци за перформансите во реално време, а тоа можете да го искористите за да имплементирате подобрувања на стоп. Ова може да ја поттикне продуктивноста, можете веднаш да креирате нови тимови, бројки, работни текови или што и да бара вашиот бизнис.

Транскрипции на снимени повици

Кога ќе завршите со снимање на повиците, можеби ќе сакате да направите и транскрипција. Ова ќе го олесни испитувањето, проучувањето и прегледувањето на разговорот помеѓу агентот и купувачот. Многу попрактично е да се работи на документ отколку на аудио датотека. Кога имате пишан транскрипт од одреден разговор, можете полесно да најдете некој посебен детал од разговорот што е релевантен за дискусијата.

Ако одлучите вашите вработени сами да пишуваат транскрипции, треба да знаете дека ова е процес кој одзема многу време. Исто така, препишувањето е вештина која вообичаено се тренира со цел крајниот резултат да биде што попрецизен и точен, без пропусти и грешки. Ова е причината зошто можеби е најдобро да ангажирате професионален давател на услуги за транскрипција за да ги направи транскрипциите за вас. Професионалните препишувачи можат да ја завршат работата со поголема прецизност и прецизност, во секој случај ќе заштедите многу време и нерви за сите вклучени страни.

Gglot е одличен избор ако барате опции за аутсорсинг. Нашите цени се фер, брзи сме и бидејќи работиме со обучени професионални препишувачи, нудиме точност и добар квалитет. Можете да бидете сигурни дека со вашата транскрипција ќе работат обучени професионалци со долгогодишно искуство во бизнисот со транскрипција, и без разлика на сложеноста на задачата, крајниот резултат ќе биде точна и лесна за читање транскрипција што ќе ви го разубави животот полесно.

Заклучок

Ако работите на полето на телефонска поддршка за корисници, силно предлагаме да ги снимате вашите повици. Кој софтвер ќе го користите, зависи од вашиот бизнис. Откако ќе одлучите за вашата алатка за снимање, треба да размислите и за пишување на вашите аудио датотеки. На овој начин ќе биде полесно да се справите со големата количина на содржина што најверојатно ќе ја произведувате. Документите се попребарувани и полесни за следење отколку снимките. Испробајте го Gglot како ваш давател на транскрипција и гледајте дека вашиот бизнис станува поефикасен.