Tālruņa zvanu ierakstīšana klientu atbalsta un pakalpojumu zvanos

Kā ierakstīt tālruņa zvanus klientu atbalstam un klientu apkalpošanai?

Lai gan digitālie rīki attīstās kā nekad agrāk un kļūst arvien efektīvāki, ja tos izmanto pat vissarežģītākajiem uzdevumiem, daudzās jomās cilvēki joprojām veic labāku darbu. Ņemiet, piemēram, tērzēšanas robotus un cilvēku klientu atbalstu. Cilvēku atbalsts klientiem ir personiskāks un parasti arī efektīvāks nekā digitālie tērzēšanas roboti. Tāpat arī klientu atbalsts pa telefonu ir produktīvāks un praktiskāks par automatizēto klientu atbalstu, cilvēku operatori spēj labāk interpretēt klientu konkrētās vajadzības, var uzklausīt viņu specifiskās problēmas un attiecīgi atbildēt, varbūt pat pievienot mazliet cilvēcisku empātiju.

Ir daudz iemeslu, kāpēc klientu zvani tiek ierakstīti audio. Pirmkārt, tiek uzraudzīta pakalpojuma kvalitāte. Taču šie ieraksti var būt arī liels palīgs treniņu laikā. Viņi varētu arī palīdzēt izstrādāt produktu un palielināt pārdošanas apjomu. Turklāt, ja runa ir par tiesas prāvu, ieraksts var kalpot kā pierādījums. Stingru ierakstu ar labu audio kvalitāti var izmantot kā spēcīgu, neapgāžamu pierādījumu jebkurā tiesas procesā. Tas ir īpaši svarīgi lielām organizācijām, kas nodarbojas ar daudziem klientiem un bieži ir iesaistītas sarežģītās tiesvedībās, piemēram, apdrošināšanas sabiedrībām vai lielām biznesa korporācijām ar sarežģītiem ekonomikas modeļiem.

Runājot par tiesas prāvām, varbūt tavā prātā iešaujas jautājums par šādu ierakstu likumību? Atbilde uz šo jautājumu ir nedaudz sarežģīta. Ir ASV štati, kas pieprasa tikai vienas puses piekrišanu, lai ierakstītu tālruņa zvanu. Bet tas tā nav visās valstīs. Piemēram, Kalifornijā jums ir jādod abām pusēm piekrišana sarunas ierakstīšanai. Tātad juridiskos nolūkos svarīgi ir ne tikai tas, kurā valstī atrodas atbalsta centrs, bet arī tas, no kurienes klients zvana. Parasti vislabāk ir informēt zvanītāju, ka saruna tiks ierakstīta, un lūgt piekrišanu. Tādā veidā jūs būsiet drošībā. Tādos gadījumos vienmēr ir labāk rīkoties droši, jo, sniedzot klientam informāciju pirms turpināt, jūs pasargājat sevi no jebkādiem iespējamiem juridiskiem sarežģījumiem, kas varētu rasties, nesniedzot klientiem piekrišanu un atbilstošu informācijas apjomu. Klienti arī varētu novērtēt jūsu tiešo un profesionālo izturēšanos.

Kādu zvanu ierakstīšanas programmatūru vajadzētu izmantot?

Ir daudz izvēles, kad runa ir par zvanu ierakstīšanas programmatūru. Iepazīstieties ar katras programmatūras piedāvātajām funkcijām un pēc tam pieņemiet lēmumu atkarībā no jūsu vajadzībām. Ņemiet vērā, cik liela ir jūsu organizācija un kāda aparatūra ir jūsu rīcībā. Labai programmatūrai jābūt arī viegli lietojamai, neprasot pārāk daudz apmācības.

1. TalkDesk zvanu ierakstīšana

TalkDesk ir ļoti sarežģīta, ļoti pielāgojama programmatūra ar mākoņsistēmu, ko var apvienot ar daudzām citām platformām (piemēram, Microsoft Teams). Tā ir lieliska izvēle atbalsta centriem, kuriem parasti ir daudz zvanu. TalkDesk mērķis ir palīdzēt jūsu uzņēmumam kļūt ātrākam un produktīvākam. Tam ir daudz interesantu funkciju, piemēram, sinhronizēti balss ieraksti vai ērti lietojamas saskarnes. Tā ir viena no vienkāršākajām un intuitīvākajām platformām, kad runa ir par zvanu ierakstīšanu, un kopumā tā ir diezgan populāra.

Viena no šīs programmatūras galvenajām priekšrocībām ir tā, ka tā sniedz pilnīgu priekšstatu par klientu mijiedarbību. Izmantojot tās uzlabotās funkcijas, varat iegūt dažādus ieskatus un uzturēt atbilstību. Izšķirīgās uzlabošanas jomas var noteikt, izmantojot ienākošo un izejošo zvanu ierakstīšanu.

Vēl viena lieliska iespēja ir vienlaikus atskaņot balss un ekrāna ierakstus. Tas var palīdzēt iegūt kontekstu, kas jums nepieciešams, lai iegūtu plašāku priekšstatu par klientu mijiedarbību un pārliecinātos, ka tā atbilst normām, kā arī sniedz detalizētu atgriezenisko saiti, ko var izmantot, lai uzlabotu jūsu aģentu veiktspēju.

2. Kubs ACR

Ja jums ir Android tālrunis, Cube ACR varētu būt jums piemērotākais. Šī lietotne darbojas arī tādās lietotnēs kā Skype, Zoom vai WhatsApp. Tā ir lieliska izvēle, ja vēlaties ierakstīt biznesa zvanus. Maksas opcija piedāvā papildu funkcijas, kas nodrošina piekļuvi dažādiem audio formātiem, piemēram, MP4 vai mākoņa dublējumkopijām. Cube ACR ir daudz noderīgu iespēju, piemēram, to var izmantot, lai automātiski ierakstītu katru zvanu no brīža, kad tas sākas. To var arī iestatīt, lai automātiski ierakstītu atlasītos kontaktus, un jūs varat izveidot to personu sarakstu, kuras vēlaties ierakstīt automātiski. Tāpat varat izveidot izslēgšanas sarakstu ar personām, kuras netiks ierakstītas automātiski. Ir arī iespēja ierakstīt manuāli, sarunas laikā pieskaroties ierakstīšanas pogai, lai ierakstītu tikai jums aktuālo sarunas daļu. Vēl viena lieliska funkcija ir atskaņošana lietotnē, pateicoties iebūvētajam failu pārlūkam, kuru varat izmantot, lai pārvaldītu visus savus ierakstus, atskaņotu tos pieturā, dzēstu vai eksportētu uz dažādiem citiem pakalpojumiem vai dažādām ierīcēm.

3. RingCentral

Ja jums ir nepieciešama programmatūra lielam zvanu centram, RingCentral ir lielisks risinājums. To var savienot ar galda tālruņiem, viedtālruņiem un VoIP platformām. Ierakstus var viegli lejupielādēt, pārbaudīt un kopīgot. Šīs programmatūras labākā iezīme ir lietošanas vienkāršība, ja runa ir par tik daudzu lietotāju savienošanu centrālajā platformā, tā ir ļoti intuitīva un vienkārša. Programmatūru var viegli izmantot jebkura lieluma komandas, sākot no mazām biroju grupām līdz lielām korporatīvajām organizācijām.
Tas var palīdzēt jums izveidot drošu, globālu platformu, kas ir labi integrēta un var tikt savienota ar PBX pakalpojumiem vairāk nekā 40 valstīs visā pasaulē. RingCentral nodrošina arī stabilu datu aizsardzību visos līmeņos ar drošības šifrēšanu, ko var izmantot visām jūsu sanāksmēm vai jebkāda veida sarunām, lai jūs varētu būt drošs, ka jūsu svarīgā biznesa informācija netiks pakļauta nevēlamai uzmanībai.

4. Aviozvans

Vēl viena programmatūra, kas ir laba izvēle lielam zvanu centram, ir Aircall. Tas rada izcilas kvalitātes audio. Tam ir funkcijas, lai uzraudzītu zvanus un pat runātu ar aģentiem zvanu laikā, klientiem to neapzinoties. Tas ir saderīgs ar Salesforces un Zendesk.

Programmatūru var iestatīt ātri, bez aparatūras. Tas ir balstīts uz mākoņa zvanu centra modeli, un jūs varat sākt jebkāda veida sarunu no jebkuras vietas pasaulē, jums tikai ir jābūt labam interneta savienojumam. Visa informācija tiek glabāta mākonī, tāpēc Aircall var viegli savienot ar citām sistēmām, piemēram, CRM vai palīdzības dienestu, un dažādām citām būtiskām lietotnēm, kas ir svarīgas jūsu uzņēmumam. Vēl viena lieliska funkcija ir iespēja iegūt komandas rādītājus un individuālos veiktspējas datus reāllaikā, un jūs varat to izmantot, lai ieviestu uzlabojumus pieturā. Tas var veicināt produktivitāti, jūs varat uzreiz izveidot jaunas komandas, numurus, darbplūsmas vai visu, kas nepieciešams jūsu uzņēmumam.

Ierakstīto zvanu transkripcijas

Kad esat pabeidzis zvanu ierakstīšanu, iespējams, vēlēsities arī veikt transkripciju. Tas atvieglos aģenta un klienta sarunas pārbaudi, izpēti un pārbaudīšanu. Daudz praktiskāk ir strādāt ar dokumentu, nevis ar audio failu. Ja jums ir rakstisks konkrētas sarunas atšifrējums, varat vieglāk atrast jebkuru konkrētu sarunas detaļu, kas attiecas uz diskusiju.

Ja nolemjat, ka jūsu darbiniekiem transkripcijas jāraksta pašiem, jums jāzina, ka tas ir ļoti laikietilpīgs process. Tāpat pārrakstīšana ir prasme, kas parasti tiek trenēta, lai gala rezultāts būtu pēc iespējas precīzāks un pareizāks, bez izlaidumiem un kļūdām. Tāpēc vislabāk būtu nolīgt profesionālu transkripcijas pakalpojumu sniedzēju, lai tas veiktu transkripcijas jūsu vietā. Profesionāli atšifrētāji var paveikt darbu ar lielāku precizitāti un precizitāti, jebkurā gadījumā jūs ietaupīsiet daudz laika un nervu visām iesaistītajām pusēm.

Gglot ir lieliska izvēle, ja meklējat ārpakalpojumu iespējas. Mūsu cenas ir godīgas, mēs esam ātri un, tā kā mēs strādājam ar apmācītiem profesionāliem pārrakstītājiem, mēs piedāvājam precizitāti un labu kvalitāti. Varat būt drošs, ka jūsu transkripciju veiks apmācīti profesionāļi ar daudzu gadu pieredzi transkripcijas biznesā, un neatkarīgi no uzdevuma sarežģītības gala rezultāts būs precīza un viegli lasāma transkripcija, kas padarīs jūsu dzīvi. vieglāk.

Secinājums

Ja strādājat klientu atbalsta pa tālruni jomā, ļoti iesakām ierakstīt zvanus. Tas, kuru programmatūru izmantosit, ir atkarīgs no jūsu uzņēmuma. Kad esat izlēmis par ierakstīšanas rīku, jums vajadzētu arī apsvērt iespēju ierakstīt audio failus. Tādā veidā būs vieglāk tikt galā ar lielo satura apjomu, ko, visticamāk, radīsit. Dokumenti ir vieglāk meklējami un vieglāk izsekojami nekā ieraksti. Izmēģiniet Gglot kā savu transkripcijas nodrošinātāju un skatieties, kā jūsu bizness kļūst efektīvāks.