Telefono skambučių įrašymas klientų aptarnavimo ir aptarnavimo skambučiuose

Kaip įrašyti klientų aptarnavimo ir klientų aptarnavimo skambučius ?

Nors skaitmeninės priemonės tobulėja kaip niekad anksčiau ir tampa vis efektyvesnės, kai naudojamos net sudėtingiausioms užduotims, daugelyje sričių žmonės vis tiek atlieka geriau. Paimkite, pavyzdžiui, pokalbių robotus ir klientų aptarnavimą. Žmonių klientų aptarnavimas yra asmeniškesnis ir paprastai efektyvesnis nei skaitmeniniai pokalbių robotai. Taip pat klientų aptarnavimas telefonu yra produktyvesnis ir praktiškesnis nei automatizuotas klientų aptarnavimas, žmogiškieji operatoriai geriau geba interpretuoti konkrečius klientų poreikius, gali išklausyti konkrečias jų problemas ir atitinkamai atsakyti, gal net pridėti šiek tiek žmogiškos empatijos.

Yra daug priežasčių, kodėl klientų skambučiai įrašomi garsu. Visų pirma, prižiūrima paslaugų kokybė. Tačiau tie įrašai taip pat gali būti labai naudingi treniruočių metu. Jie taip pat gali padėti plėtoti produktą ir padidinti pardavimus. Be to, jei kalbama apie ieškinį, įrašas gali būti naudojamas kaip įrodymas. Tvirtas geros garso kokybės įrašas gali būti naudojamas kaip tvirtas, nepaneigiamas įrodymas bet kuriame teismo procese. Tai ypač svarbu didelėms organizacijoms, kurios dirba su daug klientų ir dažnai dalyvauja sudėtinguose teisminiuose procesuose, pavyzdžiui, draudimo bendrovėms ar didelėms verslo korporacijoms, turinčioms sudėtingus ekonominius modelius.

Kalbant apie ieškinius, gal jūsų galvoje kyla klausimas apie tokių įrašų teisėtumą? Atsakymas į šį klausimą yra šiek tiek sudėtingas. Kai kuriose JAV valstijose prašoma tik vienos šalies sutikimo įrašyti telefono skambutį. Tačiau taip yra ne visose valstybėse. Pavyzdžiui, Kalifornijoje reikia, kad abi šalys sutiktų įrašyti pokalbį. Taigi teisiniais tikslais svarbu ne tik kurioje valstybėje yra pagalbos centras, bet ir iš kur skambina klientas. Paprastai geriausia informuoti skambinantįjį, kad pokalbis bus įrašomas, ir paprašyti sutikimo. Taip būsite saugioje pusėje. Visada geriau apsisaugoti tokiais atvejais, kaip šie, nes prieš tęsdami pateikdami informaciją klientui apsisaugosite nuo galimų teisinių komplikacijų, kurios gali kilti nesuteikus savo klientams sutikimo ir tinkamo informacijos kiekio. Klientai taip pat gali įvertinti jūsų tiesų ir profesionalų elgesį.

Kokią skambučių įrašymo programinę įrangą turėtumėte naudoti?

Yra daug pasirinkimų, kai kalbama apie skambučių įrašymo programinę įrangą. Peržiūrėkite kiekvienos programinės įrangos teikiamas funkcijas ir priimkite sprendimą, atsižvelgdami į savo poreikius. Atsižvelkite į tai, kokia didelė jūsų organizacija ir kokia aparatinė įranga turite savo žinioje. Gera programinė įranga taip pat turėtų būti lengvai naudojama, nereikalaujant per daug mokymo.

1. TalkDesk skambučių įrašymas

„TalkDesk“ yra labai sudėtinga, lengvai pritaikoma programinė įranga su debesų sistema, kurią galima derinti su daugeliu kitų platformų (pvz., „Microsoft Teams“). Tai puikus pasirinkimas pagalbos centrams, kurie paprastai turi daug skambučių. „TalkDesk“ siekia padėti jūsų verslui tapti greitesniu ir produktyvesniu. Jame yra daug įdomių funkcijų, tokių kaip sinchronizuoti balso įrašai arba paprastos naudoti sąsajos. Tai viena iš paprasčiausių ir intuityviausių platformų, kai kalbama apie skambučių įrašymą, ir apskritai gana populiari.

Vienas iš pagrindinių šios programinės įrangos pranašumų yra tai, kad ji leidžia susidaryti išsamų klientų sąveikos vaizdą. Naudodami išplėstines funkcijas galite gauti įvairių įžvalgų ir išlaikyti atitiktį. Esmines tobulinimo sritis galima nustatyti naudojant gaunamų ir išeinančių skambučių įrašymą.

Kitas puikus pasirinkimas yra balso ir ekrano įrašų atkūrimas kartu. Tai gali padėti jums gauti reikiamą kontekstą, kad susidarytumėte didesnį klientų sąveikos vaizdą ir įsitikintumėte, kad jis atitinka normas, taip pat pateikia išsamų atsiliepimą, kurį galima panaudoti siekiant pagerinti jūsų agentų veiklą.

2. Kubas ACR

Jei turite „Android“ telefoną, „Cube ACR“ gali būti jums tinkamas dalykas. Ši programa taip pat veikia tokiose programose kaip Skype, Zoom ar WhatsApp. Tai puikus pasirinkimas, jei norite įrašyti verslo skambučius. Mokama parinktis siūlo papildomų funkcijų, kurios suteikia prieigą prie įvairių garso formatų, pvz., MP4 arba debesies atsarginių kopijų. Cube ACR turi daug naudingų parinkčių, pavyzdžiui, jis gali būti naudojamas automatiškai įrašyti kiekvieną skambutį nuo jo pradžios. Jis taip pat gali būti nustatytas automatiškai įrašyti pasirinktus kontaktus, taip pat galite sukurti sąrašą žmonių, kuriuos norite įrašyti automatiškai. Taip pat galite sukurti žmonių, kurie nebus automatiškai įrašyti, išskyrimo sąrašą. Taip pat yra galimybė įrašyti rankiniu būdu, pokalbio metu paspaudus įrašymo mygtuką, kad įrašytumėte tik jums aktualią pokalbio dalį. Dar viena puiki savybė – atkūrimas programėlėje dėl integruotos failų naršyklės, kurią naudodami galite tvarkyti visus savo įrašus, leisti juos sustotyje, ištrinti arba eksportuoti į įvairias kitas paslaugas ar skirtingus įrenginius.

3. ŽiedasCentrinis

Jei jums reikia programinės įrangos dideliam skambučių centrui, „RingCentral“ yra puikus sprendimas. Jį galima prijungti prie stalinių telefonų, išmaniųjų telefonų ir VoIP platformų. Įrašus galima lengvai atsisiųsti, patikrinti ir bendrinti. Geriausia šios programinės įrangos savybė yra paprastas naudojimas, kai reikia prijungti tiek daug vartotojų centrinėje platformoje, ji yra labai intuityvi ir paprasta. Programine įranga gali lengvai naudotis bet kokio dydžio komandos – nuo mažų biuro grupių iki didelių įmonių organizacijų.
Tai gali padėti jums organizuoti saugią, pasaulinę platformą, kuri yra gerai integruota ir gali būti sujungta su PBX paslaugomis daugiau nei 40 pasaulio šalių. „RingCentral“ taip pat turi patikimą duomenų apsaugą visais lygmenimis su saugumo šifravimu, kuris gali būti taikomas visiems jūsų susitikimams ar bet kokiems pokalbiams, todėl galite būti tikri, kad jūsų svarbi verslo informacija nebus veikiama nepageidaujamo dėmesio.

4. Oro skambutis

Kita programinė įranga, kuri yra geras pasirinkimas dideliam skambučių centrui, yra „Aircall“. Jis sukuria puikios kokybės garso įrašus. Jame yra funkcijų, leidžiančių prižiūrėti skambučius ir net kalbėtis su agentais pokalbių metu, klientams to nesuvokiant. Jis suderinamas su „Salesforces“ ir „Zendesk“.

Programinę įrangą galima nustatyti greitai, visiškai be techninės įrangos. Jis pagrįstas debesų skambučių centro modeliu, ir jūs galite pradėti bet kokį pokalbį iš bet kurios pasaulio vietos, tereikia turėti gerą interneto ryšį. Visa informacija saugoma debesyje, todėl „Aircall“ galima lengvai susieti su kitomis sistemomis, tokiomis kaip CRM arba Helpdesk, ir įvairiomis kitomis būtinomis programėlėmis, kurios yra svarbios jūsų verslui. Kita puiki savybė yra galimybė realiuoju laiku gauti komandos metriką ir individualius veiklos duomenis, kuriuos galite naudoti norėdami patobulinti stotelę. Tai gali padidinti produktyvumą, galite akimirksniu sukurti naujas komandas, skaičius, darbo eigas ar bet ką, ko reikia jūsų verslui.

Įrašytų skambučių transkripcijos

Kai baigsite įrašyti skambučius, galbūt norėsite atlikti transkripciją. Tai palengvins agento ir kliento pokalbio išnagrinėjimą, tyrimą ir peržiūrą. Daug praktiškiau dirbti su dokumentu nei su garso failu. Kai turite rašytinį konkretaus pokalbio stenogramą, galite lengviau rasti bet kurią konkrečią diskusijai svarbią pokalbio detalę.

Jei nuspręsite, kad jūsų darbuotojai turėtų patys rašyti nuorašus, turėtumėte žinoti, kad tai labai daug laiko reikalaujantis procesas. Taip pat transkribavimas yra įgūdis, kuris dažniausiai lavinamas siekiant, kad galutinis rezultatas būtų kuo tikslesnis ir teisingesnis, be praleidimų ir klaidų. Štai kodėl geriausia būtų pasamdyti profesionalų transkripcijos paslaugų teikėją, kuris atliktų transkripcijas už jus. Profesionalūs transkribuotojai gali atlikti darbą tiksliau ir tiksliau, bet sutaupysite daug laiko ir nervų visoms dalyvaujančioms šalims.

Gglot yra puikus pasirinkimas, jei ieškote užsakomųjų paslaugų galimybių. Mūsų kainos yra sąžiningos, esame greiti ir kadangi dirbame su apmokytais profesionaliais transkribuotojais, siūlome tikslumą ir gerą kokybę. Galite būti tikri, kad jūsų transkripciją tvarkys apmokyti profesionalai, turintys ilgametę patirtį transkripcijos versle, ir, nepaisant užduoties sudėtingumo, galutinis rezultatas bus tiksli ir lengvai skaitoma transkripcija, kuri pavers jūsų gyvenimą. lengviau.

Išvada

Jei dirbate klientų aptarnavimo telefonu srityje, primygtinai rekomenduojame įrašyti savo skambučius. Kokią programinę įrangą naudosite, priklauso nuo jūsų verslo. Kai nuspręsite dėl įrašymo įrankio, taip pat turėtumėte apsvarstyti galimybę įrašyti garso failus. Taip bus lengviau susidoroti su dideliu kiekiu turinio, kurį greičiausiai sukursite. Dokumentuose lengviau ieškoti ir juos lengviau sekti nei įrašus. Išbandykite Gglot kaip savo transkripcijos teikėją ir stebėkite, kaip jūsų verslas tampa efektyvesnis.