Telefonhívások rögzítése az ügyfélszolgálati és szervizhívásokban

Hogyan lehet rögzíteni az ügyfélszolgálat és az ügyfélszolgálat telefonhívásait ?

Annak ellenére, hogy a digitális eszközök úgy fejlődnek, mint még soha, és a legösszetettebb feladatokra is egyre hatékonyabbá válnak, sok területen az emberek még mindig jobb munkát végeznek. Vegyünk például egy chatbotot és emberi ügyfélszolgálatot. Az emberi ügyfélszolgálat személyesebb és általában hatékonyabb, mint a digitális chatbotok. Ezenkívül a telefonos ügyfélszolgálat termelékenyebb és praktikusabb, mint az automatizált ügyfélszolgálat, az emberi operátorok jobban képesek értelmezni az ügyfelek sajátos igényeit, meghallgathatják konkrét problémáikat, és ennek megfelelően válaszolhatnak, esetleg még egy kis emberi empátiát is adnak hozzá.

Számos oka van annak, hogy az ügyfélhívásokat hangrögzítésnek vetik alá. Először is a szolgáltatás minőségét ellenőrzik. De ezek a felvételek nagy segítséget jelenthetnek az edzések során is. Segíthetnek a termék fejlesztésében és az eladások növelésében is. Ráadásul, ha perről van szó, a felvétel bizonyítékul szolgálhat. A szilárd, jó hangminőségű felvétel erős, megcáfolhatatlan bizonyítékként használható fel bármely bírósági eljárás során. Ez különösen fontos a nagy szervezetek számára, amelyek sok ügyféllel foglalkoznak, és gyakran bonyolult jogi eljárásokban vesznek részt, például biztosító társaságok vagy bonyolult gazdasági modellekkel rendelkező nagyvállalatok.

Ha a perekről beszélünk, akkor talán a fejében felmerül a kérdés az ilyen felvételek törvényességével kapcsolatban? A válasz erre a kérdésre kissé összetett. Vannak olyan amerikai államok, amelyek csak egy fél hozzájárulását kérik egy telefonhívás rögzítéséhez. De ez nem minden államban érvényes. Például Kaliforniában mindkét félnek bele kell egyeznie a beszélgetés rögzítésébe. Tehát jogi szempontból nem csak az a fontos, hogy melyik államban található a támogató központ, hanem az is, hogy honnan hívja az ügyfél. Általában a legjobb, ha tájékoztatjuk a hívót arról, hogy a beszélgetést rögzíteni fogjuk, és hozzájárulást kérünk. Így biztonságban leszel. Az ilyen esetekben mindig jobb, ha biztonságosan játszik, mert azáltal, hogy az ügyfelek számára tájékoztatást nyújt a folytatás előtt, megvédi magát minden lehetséges jogi bonyodalomtól, amelyek abból adódhatnak, hogy nem adnak bele beleegyezést és megfelelő mennyiségű információt az ügyfeleknek. Az ügyfelek értékelhetik az Ön egyértelmű és professzionális viselkedését is.

Milyen hívásrögzítő szoftvert használjon?

Rengeteg választási lehetőség van a hívásrögzítő szoftverek terén. Nézze meg az egyes szoftverek által az asztalra kínált szolgáltatásokat, majd döntsön az Ön igényeitől függően. Vegye figyelembe, hogy mekkora a szervezete és milyen hardver áll rendelkezésére. A jó szoftvernek könnyen használhatónak kell lennie, anélkül, hogy túl sok oktatást igényelne.

1. TalkDesk hívásrögzítés

A TalkDesk egy nagyon kifinomult, jól testreszabható szoftver, felhőalapú rendszerrel, amely számos más platformmal (például a Microsoft Teams) kombinálható. Nagyszerű választás azoknak a támogató központoknak, amelyek általában sok hívást kezdeményeznek. A TalkDesk célja, hogy segítse vállalkozását abban, hogy gyorsabbá és produktívabbá váljon. Számos érdekes funkcióval rendelkezik, mint például a szinkronizált hangfelvételek vagy a könnyen használható interfészek. Ez az egyik legegyszerűbb és leg intuitívabb platform a hívásrögzítés terén, és összességében meglehetősen népszerű.

A szoftver egyik fő előnye, hogy teljes képet nyújt a vásárlói interakciókról. Fejlett funkcióinak használatával különféle betekintést nyerhet és fenntarthatja a megfelelőséget. A fejlesztés alapvető területei bejövő és kimenő hívásrögzítéssel azonosíthatók.

Egy másik nagyszerű lehetőség a hang- és képernyőfelvételek együttes lejátszása. Ez segíthet abban, hogy megkapja a szükséges kontextust, hogy nagyobb képet kapjon az ügyfelek interakcióiról, és megbizonyosodjon arról, hogy megfelel-e a normáknak, és részletes visszajelzéseket is nyújt, amelyek felhasználhatók ügynökei teljesítményének javítására.

2. Cube ACR

Ha van androidos telefonja, akkor a Cube ACR lehet a megfelelő az Ön számára. Ez az alkalmazás olyan alkalmazásokban is működik, mint a Skype, a Zoom vagy a WhatsApp. Nagyszerű választás, ha üzleti hívásokat szeretne rögzíteni. A fizetett opció extra szolgáltatásokat kínál, amelyek hozzáférést biztosítanak a különböző hangformátumokhoz, például MP4 vagy felhőbeli biztonsági mentésekhez. A Cube ACR számos hasznos lehetőséggel rendelkezik, például minden hívás automatikus rögzítésére használható, annak kezdetétől fogva. Beállítható a kiválasztott névjegyek automatikus rögzítésére is, és létrehozhat egy listát azokról, akiket automatikusan szeretne rögzíteni. Hasonlóképpen létrehozhat egy olyan kizárási listát, akiket nem rögzít automatikusan. Lehetőség van manuális rögzítésre is, ha a beszélgetés közben megérinti a rögzítés gombot, hogy a beszélgetésnek csak az Ön számára releváns részét rögzítse. Egy másik nagyszerű tulajdonság az alkalmazáson belüli lejátszás, a beépített fájlkezelőnek köszönhetően, amellyel kezelheti az összes felvételét, lejátszhatja őket megállás közben, törölheti vagy exportálhatja más egyéb szolgáltatásokra vagy más eszközökre.

3. RingCentral

Ha szoftverre van szüksége egy nagy call centerhez, a RingCentral nagyszerű megoldás. Csatlakoztatható asztali telefonokhoz, okostelefonokhoz és VoIP platformokhoz. A felvételek egyszerűen letölthetők, ellenőrizhetők és megoszthatók. A szoftver legjobb tulajdonsága az egyszerű használat, amikor ennyi felhasználó csatlakozik a központi platformhoz, nagyon intuitív és egyszerű. A szoftvert bármilyen méretű csapatok könnyen használhatják, a kis irodai csoportoktól a nagyvállalati szervezetekig.
Segíthet egy biztonságos, globális, jól integrált platform megszervezésében, amely világszerte több mint 40 országban összekapcsolható az alközpont szolgáltatásokkal. A RingCentral minden szinten szilárd adatvédelemmel rendelkezik, biztonsági titkosításokkal, amelyek minden találkozón vagy bármilyen beszélgetésen alkalmazhatók, így biztos lehet benne, hogy fontos üzleti adatait nem fogja kitenni a nem kívánt figyelem.

4. Aircall

Egy másik szoftver, amely jó választás egy nagy call center számára, az Aircall. Kiváló minőségű audiót készít. Olyan funkciókkal rendelkezik, amelyek felügyelik a hívásokat, és még az ügynökökkel is beszélgethetnek hívások közben anélkül, hogy a vásárlók észrevennék. Kompatibilis a Salesforces és a Zendesk szolgáltatásokkal.

A szoftver gyorsan, hardver nélkül beállítható. Felhőalapú call center modellen alapszik, és bármiféle beszélgetést megkezdhet a világ bármely pontjáról, csak jó internetkapcsolattal kell rendelkeznie. Az összes információt a felhő tárolja, így az Aircall könnyen csatlakoztatható más rendszerekhez, például a CRM-hez vagy a Helpdeskhez, és számos más, az Ön vállalkozásához fontos alkalmazáshoz. Egy másik nagyszerű lehetőség a csapatmutatók és az egyéni teljesítményadatok valós idejű megszerzése, amelyet felhasználhat fejlesztések végrehajtására a megállón. Ez elősegítheti a termelékenységet, azonnal létrehozhat új csapatokat, számokat, munkafolyamatokat vagy bármit, amire vállalkozása igényt tart.

A rögzített hívások átírása

Ha végzett a hívások rögzítésével, érdemes átírást készítenie. Ez megkönnyíti az ügynök és a vásárló közötti beszélgetés vizsgálatát, tanulmányozását és átvilágítását. Sokkal praktikusabb dokumentumon dolgozni, mint hangfájlon. Ha van egy írásos átirata egy adott beszélgetésről, könnyebben megtalálhatja a beszélgetés bármely olyan részletét, amely a vita szempontjából releváns.

Ha úgy dönt, hogy alkalmazottai maguk írják az átiratokat, tudnia kell, hogy ez nagyon időigényes folyamat. Az átírás olyan készség, amelyet általában azért képeznek ki, hogy a végeredmény a lehető legpontosabb és helyesebb legyen, kihagyások és hibák nélkül. Ezért lehet a legjobb, ha professzionális átírási szolgáltatót veszünk fel az átírások elvégzésére. A professzionális átírók nagyobb pontossággal és pontossággal tudják elvégezni a munkát, bármi sok időt és ideget spórolhat meg az összes érintett fél számára.

A Gglot nagyszerű választás, ha kiszervezési lehetőségeket keres. Áraink korrektek, gyorsak vagyunk, és mivel képzett professzionális átírókkal dolgozunk, pontosságot és jó minőséget kínálunk. Biztos lehet benne, hogy az átírást képzett szakemberek végzik majd, akik sok éves tapasztalattal rendelkeznek az átírási üzletágban, és a feladat összetettségétől függetlenül a végeredmény egy pontos és könnyen olvasható átírás lesz, amely feldobja az életét. könnyebb.

Következtetés

Ha Ön a telefonos ügyfélszolgálat területén tevékenykedik, erősen javasoljuk, hogy hívásait rögzítse. Az Ön vállalkozásától függ, hogy melyik szoftvert használja. Miután kiválasztotta a rögzítőeszközt, fontolja meg a hangfájlok kiírását is. Így könnyebben megbirkózik a valószínűleg előállított nagy mennyiségű tartalommal. A dokumentumok jobban kereshetők és könnyebben követhetők, mint a felvételek. Próbálja ki a Gglotot átírási szolgáltatóként, és figyelje meg, hogyan válik hatékonyabbá vállalkozása.