ग्राहक सहायता और सेवा कॉल में फोन कॉल रिकॉर्डिंग

ग्राहक सहायता और ग्राहक सेवा के लिए फ़ोन कॉल कैसे रिकॉर्ड करें ?

भले ही डिजिटल उपकरण पहले की तरह विकसित हो रहे हैं, और सबसे जटिल कार्य के लिए लागू होने पर अधिक से अधिक कुशल होते जा रहे हैं, फिर भी कई डोमेन में लोग बेहतर काम करते हैं। उदाहरण के लिए, एक चैटबॉट और मानव ग्राहक सहायता लें। मानव ग्राहक सहायता अधिक व्यक्तिगत होती है और आमतौर पर डिजिटल चैटबॉट की तुलना में अधिक प्रभावी होती है। इसके अलावा, फोन ग्राहक सहायता स्वचालित ग्राहक सहायता की तुलना में अधिक उत्पादक और अधिक व्यावहारिक है, मानव ऑपरेटर ग्राहकों की विशिष्ट आवश्यकताओं की व्याख्या करने में बेहतर हैं, वे अपनी विशिष्ट समस्याओं को सुन सकते हैं और तदनुसार उत्तर दे सकते हैं, शायद थोड़ी मानवीय सहानुभूति भी जोड़ सकते हैं।

ग्राहक कॉलों को ऑडियो रिकॉर्ड किए जाने के कई कारण हैं। सबसे पहले, सेवा की गुणवत्ता की निगरानी की जा रही है। लेकिन ट्रेनिंग सेशन के दौरान वे रिकॉर्डिंग भी एक बड़ी मदद हो सकती हैं। वे उत्पाद को विकसित करने और बिक्री बढ़ाने में भी मदद कर सकते हैं। उसके ऊपर, अगर मुकदमे की बात आती है, तो रिकॉर्डिंग सबूत के रूप में काम कर सकती है। किसी भी अदालती कार्यवाही में एक मजबूत, अकाट्य साक्ष्य के रूप में अच्छी ऑडियो गुणवत्ता की एक ठोस रिकॉर्डिंग का उपयोग किया जा सकता है। यह बड़े संगठनों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो बहुत सारे ग्राहकों से निपटते हैं, और अक्सर जटिल कानूनी कार्यवाही में शामिल होते हैं, उदाहरण के लिए बीमा कंपनियां या जटिल आर्थिक मॉडल वाले बड़े व्यावसायिक निगम।

मुकदमों की बात करें तो शायद आपके दिमाग में ऐसी रिकॉर्डिंग की वैधता के बारे में सवाल आता होगा? इस प्रश्न का उत्तर थोड़ा जटिल है। ऐसे अमेरिकी राज्य हैं जो फोन कॉल रिकॉर्ड करने के लिए केवल एक-पक्ष की सहमति का अनुरोध करते हैं। लेकिन सभी राज्यों में ऐसा नहीं है। उदाहरण के लिए, कैलिफ़ोर्निया में आपको बातचीत की रिकॉर्डिंग के लिए दोनों पक्षों की सहमति की आवश्यकता है। इसलिए, कानूनी उद्देश्यों के लिए यह न केवल किस राज्य में सहायता केंद्र स्थित है, बल्कि यह भी महत्वपूर्ण है कि ग्राहक कहां से कॉल कर रहा है। आम तौर पर, कॉल करने वाले को यह सूचित करना सबसे अच्छा होता है कि बातचीत रिकॉर्ड होने वाली है और सहमति मांगने के लिए। इस तरह आप सुरक्षित पक्ष में रहेंगे। ऐसे मामलों में इसे सुरक्षित रखना हमेशा बेहतर होता है, क्योंकि आगे बढ़ने से पहले ग्राहक को जानकारी प्रदान करके, आप किसी भी संभावित कानूनी जटिलताओं से खुद को बचा रहे हैं जो आपके ग्राहकों को सहमति और पर्याप्त मात्रा में जानकारी प्रदान नहीं करने से उत्पन्न हो सकती हैं। ग्राहक आपके सीधे और पेशेवर व्यवहार की सराहना भी कर सकते हैं।

आपको किस कॉल रिकॉर्डिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करना चाहिए?

जब कॉल रिकॉर्डिंग सॉफ्टवेयर की बात आती है तो बहुत सारे विकल्प होते हैं। उन सुविधाओं की जाँच करें जो प्रत्येक सॉफ़्टवेयर तालिका में लाता है और फिर अपनी आवश्यकताओं के आधार पर निर्णय लें। इस बात का ध्यान रखें कि आपका संगठन कितना बड़ा है और आपके पास कौन सा हार्डवेयर है। बहुत अधिक प्रशिक्षण की आवश्यकता के बिना एक अच्छा सॉफ्टवेयर भी उपयोग में आसान होना चाहिए।

1. टॉकडेस्क कॉल रिकॉर्डिंग

टॉकडेस्क क्लाउड-आधारित प्रणाली के साथ एक बहुत ही परिष्कृत, उच्च अनुकूलन योग्य सॉफ़्टवेयर है जिसे कई अन्य प्लेटफ़ॉर्म (उदाहरण के लिए Microsoft टीम) के साथ जोड़ा जा सकता है। यह उन सहायता केंद्रों के लिए एक बढ़िया विकल्प है जिनमें कई कॉल होते हैं। टॉकडेस्क का लक्ष्य आपके व्यवसाय को तेज और अधिक उत्पादक बनने में मदद करना है। इसमें कई दिलचस्प विशेषताएं हैं जैसे सिंक्रनाइज़ वॉयस रिकॉर्डिंग या उपयोग में आसान इंटरफेस। जब कॉल रिकॉर्डिंग की बात आती है तो यह सबसे सरल और सहज प्लेटफॉर्म में से एक है, और कुल मिलाकर काफी लोकप्रिय है।

इस सॉफ़्टवेयर के मुख्य लाभों में से एक यह है कि यह ग्राहक इंटरैक्शन की पूरी तस्वीर को सक्षम बनाता है। इसकी उन्नत सुविधाओं के उपयोग के माध्यम से, आप विभिन्न अंतर्दृष्टि एकत्र कर सकते हैं और अनुपालन बनाए रख सकते हैं। इनबाउंड और आउटबाउंड कॉल रिकॉर्डिंग का उपयोग करके सुधार के महत्वपूर्ण क्षेत्रों की पहचान की जा सकती है।

एक और बढ़िया विकल्प वॉयस और स्क्रीन रिकॉर्डिंग का एक साथ प्लेबैक करना है। यह आपको ग्राहक के इंटरैक्शन की बड़ी तस्वीर प्राप्त करने के लिए आवश्यक संदर्भ प्राप्त करने में मदद कर सकता है और यह सुनिश्चित कर सकता है कि यह मानदंडों का अनुपालन करता है, और यह विस्तृत प्रतिक्रिया भी प्रदान करता है जिसका उपयोग आपके एजेंटों के प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए किया जा सकता है।

2. घन एसीआर

अगर आपके पास एंड्रॉइड फोन है, तो क्यूब एसीआर आपके लिए सही चीज हो सकती है। यह ऐप स्काइप, जूम या व्हाट्सएप जैसे ऐप पर भी काम करता है। यदि आप व्यावसायिक कॉल रिकॉर्ड करना चाहते हैं तो यह एक बढ़िया विकल्प है। सशुल्क विकल्प अतिरिक्त सुविधाएँ प्रदान करता है जो आपको MP4 या क्लाउड बैकअप जैसे विभिन्न ऑडियो प्रारूपों तक पहुँच प्रदान करता है। क्यूब एसीआर में कई उपयोगी विकल्प हैं, उदाहरण के लिए इसका उपयोग प्रत्येक कॉल को स्वचालित रूप से रिकॉर्ड करने के लिए किया जा सकता है, जिस क्षण से यह शुरू होता है। इसे चयनित संपर्कों को स्वचालित रूप से रिकॉर्ड करने के लिए भी सेट किया जा सकता है और आप उन लोगों की सूची बना सकते हैं जिन्हें आप स्वचालित रूप से रिकॉर्ड करना चाहते हैं। इसी तरह, आप उन लोगों की बहिष्करण सूची बना सकते हैं, जिन्हें स्वचालित रूप से रिकॉर्ड नहीं किया जाएगा। बातचीत के केवल उस हिस्से को रिकॉर्ड करने के लिए जो आपके लिए प्रासंगिक है, बातचीत के दौरान रिकॉर्ड बटन को टैप करके मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड करने का विकल्प भी है। एक और बड़ी विशेषता इन-ऐप प्लेबैक है, बिल्ट-इन फ़ाइल एक्सप्लोरर के लिए धन्यवाद, जिसका उपयोग आप अपनी सभी रिकॉर्डिंग को प्रबंधित करने के लिए कर सकते हैं, उन्हें स्टॉप पर चला सकते हैं, उन्हें हटा सकते हैं या उन्हें विभिन्न अन्य सेवाओं या विभिन्न उपकरणों में निर्यात कर सकते हैं।

3. रिंगसेंट्रल

यदि आपको किसी बड़े कॉल सेंटर के लिए सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है, तो रिंगसेंट्रल एक बढ़िया समाधान है। इसे डेस्क फोन, स्मार्टफोन और वीओआईपी प्लेटफॉर्म से जोड़ा जा सकता है। रिकॉर्डिंग को आसानी से डाउनलोड, चेक और साझा किया जा सकता है। इस सॉफ्टवेयर की सबसे अच्छी विशेषता उपयोग में आसानी है जब केंद्रीय मंच पर इतने सारे उपयोगकर्ताओं को जोड़ने की बात आती है, यह बहुत सहज और सरल है। सॉफ्टवेयर का उपयोग छोटे कार्यालय समूहों से लेकर बड़े कॉर्पोरेट संगठनों तक किसी भी आकार की टीमों द्वारा आसानी से किया जा सकता है।
यह आपको एक सुरक्षित, वैश्विक मंच को व्यवस्थित करने में मदद कर सकता है जो अच्छी तरह से एकीकृत है और दुनिया भर के 40 से अधिक देशों में पीबीएक्स सेवाओं से जुड़ा हो सकता है। रिंगसेंट्रल के पास हर स्तर पर ठोस डेटा सुरक्षा है, सुरक्षा एन्क्रिप्शन के साथ जो आपकी सभी बैठकों या किसी भी तरह की बातचीत पर लागू किया जा सकता है, ताकि आप निश्चिंत हो सकें कि आपकी महत्वपूर्ण व्यावसायिक जानकारी अवांछित ध्यान में नहीं आएगी।

4. एयरकॉल

एक अन्य सॉफ्टवेयर जो एक बड़े कॉल सेंटर के लिए एक अच्छा विकल्प है, वह है एयरकॉल। यह बेहतरीन क्वालिटी के ऑडियो तैयार करता है। इसमें कॉल की निगरानी करने और यहां तक कि कॉल के दौरान अपने एजेंटों से बात करने की सुविधा है, बिना कॉस्ट्यूमर्स को बताए। यह Salesforce और Zendesk के साथ संगत है।

सॉफ्टवेयर को बिना हार्डवेयर के जल्दी से सेट किया जा सकता है। यह क्लाउड कॉल सेंटर मॉडल पर आधारित है, और आप दुनिया के किसी भी स्थान से किसी भी तरह की बातचीत शुरू कर सकते हैं, बस आपके पास एक अच्छा इंटरनेट कनेक्शन होना चाहिए। सारी जानकारी क्लाउड में स्टोर हो जाती है, इसलिए एयरकॉल को सीआरएम या हेल्पडेस्क जैसी अन्य प्रणालियों और आपके व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण कई अन्य आवश्यक ऐप के साथ आसानी से जोड़ा जा सकता है। एक और बढ़िया विशेषता टीम मेट्रिक्स और वास्तविक समय में व्यक्तिगत प्रदर्शन डेटा हासिल करने का विकल्प है, और आप स्टॉप पर सुधारों को लागू करने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं। यह उत्पादकता को बढ़ावा दे सकता है, आप तुरंत नई टीम बना सकते हैं, संख्याएं, कार्यप्रवाह, या जो भी आपके व्यवसाय की आवश्यकता है।

रिकॉर्ड की गई कॉलों का ट्रांसक्रिप्शन

जब आप कॉल रिकॉर्ड कर रहे हों, तो आप एक ट्रांसक्रिप्शन भी बनाना चाह सकते हैं। इससे एजेंट और ग्राहक के बीच बातचीत की जांच, अध्ययन और स्क्रीनिंग करना आसान हो जाएगा। किसी ऑडियो फ़ाइल की तुलना में दस्तावेज़ पर काम करना कहीं अधिक व्यावहारिक है। जब आपके पास किसी विशेष बातचीत का लिखित ट्रांसक्रिप्ट होता है, तो आप उस बातचीत के किसी विशेष विवरण को आसानी से ढूंढ सकते हैं जो चर्चा के लिए प्रासंगिक हो।

यदि आप तय करते हैं कि आपके कर्मचारियों को स्वयं प्रतिलेखन लिखना चाहिए, तो आपको पता होना चाहिए कि यह एक बहुत समय लेने वाली प्रक्रिया है। साथ ही, लिप्यंतरण एक ऐसा कौशल है जिसे आमतौर पर प्रशिक्षित किया जाता है ताकि अंतिम परिणाम बिना किसी चूक और दोष के यथासंभव सटीक और सही हो सके। यही कारण है कि आपके लिए ट्रांसक्रिप्शन करने के लिए एक पेशेवर ट्रांसक्रिप्शन सेवा प्रदाता को किराए पर लेना सबसे अच्छा हो सकता है। पेशेवर ट्रांसक्राइबर अधिक सटीकता और सटीकता के साथ काम कर सकते हैं, कोई भी आप इसमें शामिल सभी पक्षों के लिए बहुत समय और तंत्रिका बचाएंगे।

यदि आप आउटसोर्सिंग विकल्पों की तलाश कर रहे हैं तो Gglot एक बढ़िया विकल्प है। हमारी कीमतें उचित हैं, हम तेज़ हैं और चूँकि हम प्रशिक्षित पेशेवर ट्रांसक्राइबरों के साथ काम करते हैं, इसलिए हम सटीकता और अच्छी गुणवत्ता प्रदान करते हैं। आप निश्चिंत हो सकते हैं कि आपका ट्रांसक्रिप्शन प्रशिक्षित पेशेवरों द्वारा संभाला जाएगा, जिनके पास ट्रांसक्रिप्शन व्यवसाय में वर्षों का अनुभव है, और कार्य की जटिलता चाहे जो भी हो, अंतिम परिणाम एक सटीक और पढ़ने में आसान ट्रांसक्रिप्शन होगा जो आपके जीवन को आसान बना देगा।

निष्कर्ष

यदि आप फ़ोन ग्राहक सहायता के क्षेत्र में काम कर रहे हैं, तो हम दृढ़ता से सुझाव देते हैं कि आप अपनी कॉल रिकॉर्ड करें। आप कौन सा सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करेंगे, यह आपके व्यवसाय पर निर्भर करता है। अपने रिकॉर्डिंग टूल पर निर्णय लेने के बाद आपको अपनी ऑडियो फ़ाइलों को लिखने पर भी विचार करना चाहिए। इस तरह से आपके द्वारा तैयार की जाने वाली बड़ी मात्रा में सामग्री को संभालना आसान हो जाएगा। रिकॉर्डिंग की तुलना में दस्तावेज़ अधिक खोजे जा सकने वाले और अनुसरण करने में आसान होते हैं। अपने ट्रांसक्रिप्शन प्रदाता के रूप में Gglot को आज़माएँ और देखें कि आपका व्यवसाय अधिक कुशल कैसे बनता है।