如何使虚拟团队会议有效？
更好的虚拟会议的提示
会议对于任何严肃的公司的正常运作非常重要。它们之所以重要，是因为它们使每个团队成员都能及时了解公司的最新动态以及公司发展战略的前进方向。最重要的是，会议还为团队提供了一个机会来收集和理顺他们的关系，或者只是提醒员工他们在公司中并不孤单，他们需要与同事一起工作。
由于大流行，许多企业决定暂时让员工在家中工作。这也意味着几乎不可能像以前那样召开会议。因此，这种新情况需要进行重大调整。再一次，我们依靠技术。当面对面交流变得不受欢迎时，已经并且正在开发许多工具来帮助促进交流。实际上，远程会议正在成为我们的新常态。曾经只保留给在不同国家甚至在不同大陆工作的同事进行非常规会议的方式，如今已成为在大厅与John和Jim进行会议的唯一方式。但是，这种交流方式仍然面临障碍。我们将研究一些问题，并尝试提出一些可能的方法来解决它们。
远程会议的障碍
- 时间差异
协调长途虚拟会议可能意味着应对多个时区。当纽约的同事仍在喝咖啡时，北京的同事在会议开始前才吃晚饭，会议一旦结束，他可能会换上舒适的睡衣。
2.技术问题
通常会由于连接不充分而中断会议，这会产生不同的问题，例如众所周知的音频/视频质量低下或令人不快且更具戏剧性的冻结屏幕效果。此外，恼人的背景噪音可能会打断对话。另一个技术问题是，由于软件问题，人们在登录和访问会议时遇到问题，因此延迟了许多会议并浪费了时间。
3.自然对话和闲聊
在每次面对面会议开始时，人们倾向于闲聊，只是为了打破僵局，让自己更舒适。在在线会议中，这有点棘手，因为交流并不是真正自然的，并且当人们同时讲话时（这通常在面对面交流中发生），会产生不舒服的声音，并且谈话常常变得难以区分。这就是为什么虚拟会议中的人们尽量不要互相打扰，而直接进入主题。结果是，远程会议总是更多地是演示，而其他参与者的输入却很少，特别是如果没有问题的话。
如何改善虚拟会议
工作环境中意想不到的变化可能对每个人都太大。通过简单地调整一些内容，经理和团队可以适应并学习如何克服一些障碍，并且在线会议可以变得更加有效，富有成效和有用。在这一点上，我们将尝试为您提供一些提示，说明如何成功实现远程会议。
- 选择视频会议工具
首先要选择一个好的技术设置。那里有大量的技术可以使在线会议顺利进行。如果您想使其更传统，请选择Skype或Google Hangouts。另一方面，Zoom是一个更现代且如今非常流行的会议平台。 GotoMeeting专为业务而设计，并具有一定的优势。其他值得一提的工具是：Join.me，UberConference和Slack。对于远程会议，所有这些通信工具都绰绰有余。您将需要查看最适合您公司的方法。需要重点强调的一点是，一旦选择了平台，就应该坚持使用该平台，不要经常对其进行更改，因为这会使您的同事不必要地困惑。
2. 最佳会议时间 strong>
安排会议似乎并不难，但是可以。在公司环境中，您可以将邀请列表中的可用性与其他内部基于云的共享工具进行比较。应该考虑哪些事情？当地的节假日，进餐时间和其他可能与您的会议相冲突的区域性因素，特别是如果您的同事住在地球的另一端。如果可能的话，最好提前安排会议，因为每个人都拥有更多的通知，同事之间发生冲突的可能性就较小。
3.设定议程
首先，您需要记住会议将持续多长时间。这将帮助您设置会议的结构。我们的建议是：写一个议程！安排会议的结构，考虑需要掩盖的要点并坚持下去，写下与会团队成员的姓名及其职责。同样，一个好的做法是由一名员工作为调解人来主持会议，以确保每个人都遵守议程并讨论所有关键点。
一个好的做法是在会议之前将议程发送给所有参与者。这样，每个人都可以进行相应的准备。
4.解决背景噪音
我们都参加了会议，在这里您可以听到不适当的响铃电话，嘈杂的交通噪音或过于兴奋的家犬。如果背景中有干扰的声音，请确保每个同事都知道将其线路静音。但是，同事应该继续参加视频短信交流，并保持他们的视频供稿运行。
5.记住每个团队成员
并非所有同事都善于交流和外向。如果没有特别征求他们的意见，有些人将永远不会说任何话。这并不意味着这些同事没有任何有价值的东西可以添加到会议中。互惠生！调解员的工作还在于指导对话，并确保每个人都有发言的机会，甚至可以向沉默的参与者提出具体问题。这样，每个人都将参加会议，所有同事都可以发表自己的意见。如果鼓励每个人都参加，那么虚拟会议将更有可能更具创造性和生产力。
6.休闲转换优先
在家工作时，与同事相处的机会很少。如果时间合适，那么即使在虚拟环境中，闲聊也仍然很受欢迎。一个好的方法是在远程会议前预留一些时间，让同事聊天。通过为会议增加一些乐趣并使同事有可能与团队成员保持联系，只需简单地询问您今天过得如何？ em>会议参与者会感到更加轻松，放松和自在。这样，它们的存在将在虚拟空间中被感觉到。永远不要低估作为团队成员感到联系的重要性。
7.要求评估
由于虚拟团队会议不再是一个例外，因此重要的是要知道什么有效，什么无效。没有人愿意浪费他们的时间或感到自己没有被听到。这使人们对在线会议可能是有效和有益的想法感到沮丧和拒绝。因此，为什么不要求参与者向您提供有关会议的反馈呢？
即使在最好的情况下，要求人们公开自己的想法和感受也可能很困难。也许您的同事会更愿意回答民意调查，特别是如果该民意调查是匿名的，那么在这种情况下让他们变得更真诚可能会更容易。根据给定的反馈采取行动，并至少尝试改善未标记为良好的要点，这一点至关重要。远程会议不容易组织，建设性的批评可能对将来的会议有很大帮助。
8.记录并抄录会议
您是否考虑过录制虚拟会议？这已成为一种普遍做法，而且并非毫无道理。它可以帮助错过会议的员工，因为他们可以在会后收听会议内容并了解最新情况。成功的虚拟团队还经常聘请转录服务来转录录音。转录节省了员工的宝贵时间，因为他们不必收听整个录制的会议即可了解正在发生的事情。他们需要做的就是查看记录并仔细阅读关键部分，这样他们就可以节省时间，同时仍然知道正在发生的事情。如果您正在寻找优秀的转录服务提供商，请转向 Gglot。我们可以帮助您增强虚拟会议的效果，使其对所有参与者产生更大的影响。
面对面的会议并不是完美的，并且有一些失败的地方，而在线会议则占了大多数。最重要的是，它们还具有自己独特的问题。您不必为浪费所有人时间的非生产性会议做好准备，但是您可以使用虚拟会议来保持知情，富有成效，富有创造力并与同事保持联系。尝试上面列出的一些建议：选择正确的工具，安排会议的好时机，写下议程，解决背景噪音，保持大家的参与，鼓励随意的交谈，征求反馈，最后但并非最不重要的是，记录会议并将其转录。我们希望您将为您的团队创建一个出色的虚拟会议环境！