Kepiye Cara Nggawe Rapat Tim Virtual Efektif?

Tip kanggo rapat virtual sing luwih apik

Rapat penting banget kanggo fungsine perusahaan sing serius. Iki penting amarga saben anggota tim bisa ngerti apa sing kedadeyan ing perusahaan lan arah strategi pangembangan perusahaan. Kajaba iku, rapat-rapat uga minangka kesempatan kanggo tim kanggo ngumpulake lan mbenerake hubungane, utawa mung ngelingake karyawan yen dheweke ora mung ana ing perusahaan lan kudu kerja bareng karo kanca kerja.

Amarga pandemi, akeh bisnis sing mutusake manawa karyawan kudu kerja ing omah. Iki uga tegese meh ora bisa nindakake rapat kaya sing ditindakake sadurunge. Mulane, kahanan anyar iki mbutuhake pangaturan sing signifikan. Sepisan maneh, kita ngandelake teknologi. Akeh alat sing wis lan dikembangake kanggo nggampangake komunikasi nalika komunikasi pribadi dadi ora dikarepake. Lan pancen, rapat jarak jauh dadi normal anyar. Apa sing biyen mung kanggo rapat-rapat sing ora konvensional kanggo rekan kerja sing kerja ing macem-macem negara utawa malah ing bawana sing beda-beda, saiki dadi siji-sijine cara kanggo rapat karo John lan Jim ing aula. Nanging sarana komunikasi sing kaya mengkono isih ngadhepi alangan. Kita bakal nliti sawetara masalah lan nyoba menehi saran sawetara cara kanggo ngatasi.

Rintangan rapat remot

1. Bedane wektu

Ngoordinasi rapat virtual jarak adoh bisa uga bisa ngatasi macem-macem zona wektu. Nalika kolega saka New York isih nyruput kopi esuk, rekan kerja ing Beijing wis nedha bengi sadurunge rapat lan yen rapat rampung, dheweke bakal ngganti setelan kanggo piyama sing nyaman.

2. Masalah teknis

Asring kedadeyan yen rapat diganggu amarga sambungan ora nyukupi, lan iki bisa nggawe masalah sing beda-beda, umpamane kualitas audio / video sing kurang kondhang utawa efek layar beku sing ora disenengi lan luwih dramatis. Uga, obrolan bisa diganggu dening gangguan latar mburi. Masalah teknis liyane yaiku akeh rapat telat lan wektu boroske amarga wong duwe masalah mlebu lan ngakses rapat amarga ana masalah karo piranti lunak.

3. Obrolan alami lan obrolan cilik

Ing wiwitan saben patemon adhep-adhepan, wong-wong cenderung ngobrol-ngobrol cilik, mung kanggo ngilangi es lan dadi luwih nyaman. Ing rapat-rapat online, iki rada angel, amarga komunikasi kasebut ora alami lan nalika wong ngobrol bebarengan (sing asring kedadeyan nalika komunikasi adhep-adhepan), gangguan sing ora nyenengake lan obrolan asring dadi ora bisa dingerteni. Pramila wong ing rapat virtual nyoba ora ngganggu saben liyane lan langsung menyang topik kasebut. Konsekuensi kasebut yaiku rapat-rapat jarak jauh luwih cenderung dadi presentasi kanthi ora akeh input saka peserta liyane, utamane yen ora ana pitakonan.

Carane nambah rapat virtual

Owah-owahan sing ora dikarepake ing lingkungan kerja bisa uga akeh banget kanggo kabeh wong. Kanthi mung nyetel sawetara perkara, manajer lan tim bisa adaptasi lan sinau carane ngatasi sawetara alangan lan rapat online bisa dadi luwih efektif, produktif lan migunani. Ing wektu iki, kita bakal nyoba menehi sawetara tips babagan carane rapat jarak jauh bisa dadi sukses.

1. Pilih alat konferensi video

Titik pisanan yaiku milih persiyapan teknis sing apik. Ana akeh teknologi sing nggawe rapat online lancar. Yen sampeyan pengin tetep luwih tradisional, pilih Skype utawa Google Hangouts. Ing sisih liya, Zoom minangka platform konferensi sing luwih modern lan populer banget saiki. GotoMeeting dibangun khusus kanggo bisnis lan duwe tunjangan. Alat liyane sing kudu disebutake yaiku: Join.me, UberConference lan Slack. Kabeh alat komunikasi iki luwih apik kanggo rapat jarak jauh. Sampeyan kudu ndeleng apa sing paling apik kanggo perusahaan sampeyan. Sing penting kanggo disorot yaiku yen sampeyan wis milih platform, sampeyan kudu nyoba tetep lan ora asring ngganti, amarga bakal mbingungake kanca-kanca sing ora perlu.

2. Wektu paling apik kanggo rapat

Ora angel nggawe jadwal rapat, nanging mesthi bisa. Ing setelan perusahaan, sampeyan bisa mbandhingake kasedhiyan ing dhaptar undhangan karo macem-macem alat basis awan sing dienggo bareng internal. Apa wae sing kudu digatekake? Preian lokal, wektu mangan, lan faktor regional potensial liyane sing bisa tabrakan karo rapat sampeyan utamane yen kolega sampeyan manggon ing sisih liya ndonya. Yen bisa, mesthine kudu nggawe jadwal rapat luwih dhisik, amarga luwih akeh kabar saben wong, kemungkinan rekan kerja bakal tabrakan.

3. Nyetel agenda

Kaping pisanan, sampeyan kudu ngelingi suwene rapat kasebut. Iki bakal mbantu sampeyan nyetel struktur rapat. Saran kita: nulis agenda! Susun rapat kasebut, pikirake poin-poin utama sing kudu dibahas lan tetep, tulisake jeneng anggota tim sing melu lan tanggung jawabe. Kajaba iku, minangka praktik sing apik yen salah sawijining karyawan dadi tanggung jawab rapat kasebut minangka mediator, kanggo mesthekake yen kabeh wong tetep ing agenda lan kabeh poin penting dibahas.

Praktek sing apik yaiku ngirim agenda menyang kabeh peserta sadurunge rapat. Mangkono saben wong bisa nyiyapake kanthi cocog.

4. Nyegat gangguan latar mburi

Kita kabeh melu rapat ing ngendi sampeyan bisa krungu telpon dering sing ora cocog, gangguan lalu lintas sing banter utawa asu kulawarga sing bungah banget. Priksa manawa saben kolega ngerti kanggo nggawe bisu garis yen ana gangguan ing latar mburi. Nanging, kolega kudu terus melu pesen teks lan tetep feed video.

5. Elingi saben anggota tim

Ora kabeh kolega sing komunikatif lan metu. Sawetara wong ora bakal ngomong apa-apa yen ora dijaluk mratelakake panemume. Iki ora ateges kolega kasebut ora duwe apa-apa sing penting kanggo ditambahake ing rapat kasebut. Apa kontraire! Tugas saka mediator uga kanggo nuntun obrolan lan mesthekake yen saben wong duwe kesempatan kanggo ngomong lan takon malah peserta bisu pitakonan tartamtu. Mangkono kabeh wong bakal melu rapat kasebut lan kabeh kolega duwe kesempatan kanggo menehi masukan. Yen kabeh wong dianjurake kanggo melu, ana kemungkinan luwih gedhe yen rapat virtual bakal luwih kreatif lan produktif.

6. Konversi sembrono iku plus

Nalika kerja saka omah, kita duwe luwih sithik kesempatan kanggo ngetutake rekan kerja. Yen wektune pas, omongan cilik luwih disenengi sanajan ing lingkungan virtual. Pendekatan sing apik yaiku nyawisake sawetara wektu sadurunge rapat jarak jauh supaya kanca kerja ngobrol. Kanthi nambahake rasa seneng-seneng ing rapat-rapat lan nggawe kanca-kanca bisa sesambungan karo anggota tim, bisa uga mung takon Kepiye dina sampeyan nganti saiki? peserta patemon bakal aran luwih nyaman, anteng lan nyaman. Kanthi cara iki, kehadirane bakal dirasakake ing ruang virtual. Aja ngremehake pentinge rasa nyambung minangka anggota tim.

7. Njaluk evaluasi

Amarga rapat-rapat tim virtual dudu pangecualian maneh, penting kanggo ndeleng apa sing apik lan apa sing ora. Ora ana sing pengin mbuwang wektu utawa duwe perasaan yen dheweke ora dirungokake. Sing nggawe frustasi lan nolak gagasan yen rapat online bisa efektif lan mbiyantu. Dadi, kenapa ora njaluk peserta menehi umpan balik babagan rapat kasebut?

Malah ing kahanan sing paling apik, njaluk wong mbukak babagan pikirane lan perasaane bisa dadi angel. Mungkin kolega sampeyan bakal luwih mbukak kanggo mangsuli jajak pendapat, utamane yen jajak pendapat kasebut anonim, bisa uga luwih gampang kanggo dheweke luwih ikhlas ing kasus kasebut. Penting kanggo tumindak miturut umpan balik sing diwenehake lan paling ora nyoba nambah poin sing ora dilabeli apik. Rapat sing adoh ora gampang diatur lan kritik sing mbangun bisa dadi bantuan gedhe kanggo masa depan.

8. Rekam lan transkripsi rapat kasebut

Apa sampeyan wis mikir babagan ngrekam rapat virtual sampeyan? Iki wis dadi laku nyebar lan ora tanpa alesan. Iku mbantu karyawan sing ora kejawab rapat amarga padha duwe kamungkinan kanggo ngrungokake sakwise lan tetep up-to-date. Tim virtual sing sukses uga asring nyewa layanan transkripsi kanggo transkripsi rekaman kasebut. Transkripsi ngirit wektu karyawan, amarga ora kudu ngrungokake kabeh rapat sing direkam kanggo ngerteni apa sing kedadeyan. Kabeh sing kudu ditindakake yaiku ndeleng transkrip lan maca bagean kunci kanthi ati-ati supaya bisa ngirit wektu lan isih ngerti apa sing kedadeyan. Yen sampeyan nggoleki panyedhiya layanan transkripsi sing apik, bukak Gglot. Kita bisa mbantu sampeyan nambah rapat virtual, supaya bakal duwe pengaruh sing luwih gedhe kanggo kabeh peserta.

Rapat adhep-adhepan ora sampurna lan ana sawetara kacilakan, lan rapat online paling akeh. Ing ndhuwur iku padha teka karo masalah unik dhewe. Sampeyan ora kudu ngrampungake rapat-rapat sing ora produktif sing mbuwang wektu kabeh wong, nanging sampeyan bisa nggunakake rapat virtual supaya tetep ngerti, produktif, kreatif lan nyambung karo kolega. Coba sawetara saran sing kadhaptar ing ndhuwur: pilih alat sing tepat, atur wektu sing apik kanggo rapat, tulisake agenda, ngatasi gangguan latar mburi, supaya kabeh wong melu, nyengkuyung obrolan santai, njaluk saran lan paling ora, rekam rapat kasebut. lan njaluk ditranskripsi. Muga-muga sampeyan bakal nggawe lingkungan rapat virtual sing luar biasa kanggo tim sampeyan!