Giunsa paghimo nga epektibo ang mga miting sa virtual nga team?
Mga tip para sa mas maayong virtual nga mga miting
Ang mga miting hinungdanon kaayo alang sa husto nga paglihok sa bisan unsang seryoso nga kompanya. Importante kini tungod kay gihimo nila nga posible alang sa matag miyembro sa team nga ma-up-to-date kung unsa ang nahitabo sa kompanya ug kung unsa ang direksyon sa mga estratehiya sa pagpalambo sa kompanya. Labaw pa niana, ang mga miting usa usab ka oportunidad alang sa mga grupo nga magtapok ug matul-id ang ilang mga relasyon, o pahinumdoman lang ang mga empleyado nga wala sila nag-inusara sa kompanya ug kinahanglan nila nga molihok kauban ang ilang mga kauban sa trabaho.
Tungod sa pandemya, daghang mga negosyo ang nakahukom nga ang ilang mga empleyado kinahanglan magtrabaho gikan sa balay sa pagkakaron. Nagpasabot usab kana nga halos imposible na ang pagdumala sa mga miting sama sa ilang pagdumala kaniadto. Busa, kini nga bag-ong kahimtang nanginahanglan hinungdanon nga pagbag-o. Sa makausa pa, kita nagsalig sa teknolohiya. Daghang mga himan ang adunay ug gipalambo aron makatabang nga mapadali ang komunikasyon sa mga panahon nga ang personal nga komunikasyon nahimong dili gusto. Ug sa tinuud, ang layo nga mga miting nahimo’g bag-ong normal. Ang kaniadto gitagana lamang alang sa dili kinaandan nga mga miting alang sa mga kauban sa trabaho nga nagtrabaho sa lainlaing mga nasud o bisan sa lainlaing mga kontinente nahimo na karon ang bugtong paagi aron madumala ang usa ka miting kauban si John ug Jim tabok sa hawanan. Apan ang maong paagi sa komunikasyon nag-atubang gihapon ug mga babag. Atong tan-awon ang pipila sa mga problema ug mosulay sa pagsugyot sa pipila ka posible nga mga paagi sa pagbuntog niini.
Mga babag sa layo nga mga miting
- Kalainan sa panahon
Ang pag-coordinate sa usa ka layo nga virtual nga miting mahimong magpasabut sa pagsagubang sa daghang mga time zone. Samtang ang kauban gikan sa New York naghigop pa sa iyang kape sa buntag, ang kauban sa trabaho sa Beijing mikaon na lang sa panihapon sa wala pa ang miting ug pagkahuman sa miting, lagmit mag-ilis siya sa iyang sinina alang sa komportable nga pajama.
2. Mga problema sa teknikal
Kanunay nga mahitabo nga ang miting mabalda tungod sa dili igo nga koneksyon, ug kini makamugna og lain-laing mga problema, pananglitan ang iladong ubos nga kalidad sa audio/video o ang daghan nga dili ganahan ug mas dramatikong frozen nga epekto sa screen. Usab, ang mga panag-istoryahanay mahimong mabalda sa makahahadlok nga mga kasaba sa background. Ang laing teknikal nga problema mao nga daghang mga miting ang nalangan ug ang oras nausik tungod kay ang mga tawo adunay mga problema sa pag-log in ug pag-access sa mga miting tungod sa mga problema sa software.
3. Natural nga panag-istoryahanay ug gamay nga pakigpulong
Sa sinugdanan sa matag panagkita nga nawong-sa-nawong, ang mga tawo lagmit nga moapil sa ginagmay nga pakigpulong, aron lang maputol ang yelo ug mas komportable. Sa online nga mga miting medyo malisud kini, tungod kay ang komunikasyon dili gyud natural ug kung ang mga tawo magdungan sa pagsulti (nga sagad mahitabo sa nawong sa nawong nga komunikasyon), dili komportable nga kasaba ug ang panag-istoryahanay kanunay nga dili mahibal-an. Mao nga ang mga tawo sa virtual nga mga miting naningkamot nga dili makabalda sa usag usa ug diretso sila sa hilisgutan. Ang sangputanan mao nga ang layo nga mga miting kanunay nga labi ka usa ka presentasyon nga wala’y daghang input gikan sa ubang mga partisipante, labi na kung wala’y pangutana nga gipangutana.
Giunsa pagpalambo ang virtual nga mga miting
Ang wala damha nga mga pagbag-o sa palibot sa pagtrabaho mahimong sobra ra alang sa tanan. Pinaagi sa yano nga pag-adjust sa pipila ka mga butang, ang mga managers ug mga team mahimong mopahiangay ug makakat-on kung giunsa ang pagbuntog sa pipila nga mga babag ug ang mga online nga miting mahimong labi ka epektibo, produktibo ug mapuslanon. Niini nga punto, sulayan namon nga hatagan ka pipila ka mga tip kung giunsa ang imong hilit nga miting mahimong malampuson.
- Pagpili og himan sa komperensya sa video
Ang unang punto mao ang pagpili sa usa ka maayo nga teknikal nga setup. Adunay daghang teknolohiya nga naghimo sa online nga miting nga hapsay. Kung gusto nimo nga ipadayon kini nga mas tradisyonal pilia ang Skype o Google Hangouts. Sa laing bahin, ang Zoom usa ka labi ka moderno ug labi ka sikat nga plataporma sa komperensya karon. Ang GotoMeeting espesipikong gitukod alang sa negosyo ug adunay mga kaayohan niini. Ang ubang mga himan nga angay hisgutan mao ang: Join.me, UberConference ug Slack. Ang tanan niini nga mga himan sa komunikasyon labaw pa sa maayo alang sa hilit nga mga miting. Kinahanglan nimong tan-awon kung unsa ang labing maayo alang sa imong kompanya. Usa ka hinungdanon nga butang nga ipasiugda mao nga kung nakapili ka usa ka plataporma kinahanglan nimo nga sulayan nga sundon kini ug dili kini usbon kanunay, tungod kay kini makalibog sa imong mga kauban nga wala kinahanglana.
2. Pinakamaayo nga oras para sa miting
Morag dili lisod ang pag-eskedyul ug miting, pero seguradong mahimo kini. Sa usa ka kahimtang sa korporasyon mahimo nimong itandi ang pagkaanaa sa imong lista sa imbitasyon nga adunay lainlain nga internal nga gipaambit nga mga himan nga nakabase sa panganod. Unsang mga butanga ang angay tagdon? Lokal nga mga holiday, oras sa pagpangaon, ug uban pang potensyal nga rehiyonal nga mga hinungdan nga mahimong makabangga sa imong miting labi na kung ang imong mga kauban nagpuyo sa pikas bahin sa kalibutan. Kung mahimo, kanunay nga maayong ideya ang pag-iskedyul sa mga miting nga abante, tungod kay kung labi nga namatikdan sa tanan, gamay ra ang posibilidad nga adunay mga pagbangga ang mga kauban.
3. Ibutang ang agenda
Una sa tanan, kinahanglan nimong hunahunaon kung unsa kadugay ang miting. Makatabang kini kanimo sa pagpahimutang sa istruktura sa miting. Ang among tambag mao: pagsulat og agenda! Istruktura ang miting, hunahunaa ang mga nag-unang punto nga kinahanglan nga hisgutan ug ipadayon kini, isulat ang mga ngalan sa mga miapil nga miyembro sa team ug ang ilang mga responsibilidad. Usab, usa ka maayong praktis nga ang usa ka empleyado mao ang nagdumala sa miting isip usa ka matang sa tigpataliwala, aron masiguro nga ang tanan magpabilin sa agenda ug nga ang tanan nga mahinungdanong mga punto gihisgutan.
Ang usa ka maayong praktis mao ang pagpadala sa agenda sa tanan nga mga partisipante sa dili pa ang miting. Nianang paagiha ang tanan makaandam sumala niana.
4. Atubangon ang kasaba sa background
Kitang tanan miapil sa mga miting diin makadungog ka og dili angay nga mga ring phone, kusog nga mga kasaba sa trapiko o ang iro sa pamilya nga sobra ka excited. Siguruha nga ang matag kauban sa trabaho nahibal-an nga mute sa ilang mga linya kung adunay makabalda nga kasaba sa background. Bisan pa, ang mga kauban kinahanglan nga magpadayon sa pag-apil sa mga text message ug ipadayon ang ilang video feed.
5. Hinumdomi ang matag sakop sa grupo
Dili tanan nga mga kauban komunikasyon ug outgoing. Ang ubang mga tawo dili gyud mosulti bisan unsa kung wala sila espesipikong pangayoon sa ilang opinyon. Wala kana magpasabot nga kadtong mga kauban walay bisan unsa nga bililhon nga idugang sa miting. Aw kontraire! Ang trabaho sa tigpataliwala mao usab ang paggiya sa panag-istoryahanay ug pagsiguro nga ang tanan adunay higayon sa pagsulti ug pagpangutana bisan sa hilom nga mga partisipante sa piho nga mga pangutana. Nianang paagiha ang tanan maapil sa miting ug ang tanan nga mga kauban adunay posibilidad nga maghatag sa ilang input. Kung ang tanan gidasig sa pag-apil, adunay mas dako nga higayon nga ang virtual nga miting mahimong labi ka mamugnaon ug mabungahon.
6. Ang kaswal nga pagkakabig usa ka dugang
Kung nagtrabaho gikan sa balay, kami adunay gamay nga mga oportunidad nga makaapas sa mga kauban. Kung ang oras angay, ang gamay nga pakigpulong labi pa nga giabiabi bisan sa virtual nga palibot. Ang usa ka maayo nga paagi mao ang pagreserba ug oras sa usa ka hilit nga miting aron tugutan ang mga kauban sa trabaho nga mag-chat. Pinaagi sa pagdugang og gamay nga kalingawan sa mga miting ug paghimo nga posible alang sa mga kauban nga makig-bonding sa ilang mga miyembro sa team, tingali pinaagi lang sa pagpangutana Kumusta ang imong adlaw hangtod karon? Ang mga partisipante sa miting mobati nga mas kasayon, relaks ug komportable. Niining paagiha mabati ang ilang presensya sa virtual nga wanang. Ayaw ibaliwala ang kamahinungdanon sa pagbati nga konektado isip usa ka miyembro sa usa ka team.
7. Pangayo og ebalwasyon
Tungod kay ang mga miting sa virtual nga grupo dili na eksepsiyon, hinungdanon nga makita kung unsa ang maayo ug kung unsa ang dili. Walay usa nga gusto nga mag-usik sa ilang oras o mobati nga wala sila gidungog. Naghimo kana og kapakyasan ug pagsalikway sa ideya nga ang mga miting sa online mahimong epektibo ug makatabang. Busa, nganong dili mangutana sa partisipante sa paghatag kaninyo og feedback mahitungod sa miting?
Bisan sa labing kaayo nga mga kahimtang, ang paghangyo sa mga tawo nga ipahayag ang ilang mga hunahuna ug pagbati mahimong lisud. Basin mas bukas ang imong mga kauban sa pagtubag sa usa ka poll, ilabi na kung ang maong poll wala mailhi, mahimong mas sayon alang kanila nga mahimong mas sinsero sa maong kaso. Hinungdanon nga molihok sa gihatag nga feedback ug labing menos pagsulay sa pagpauswag sa mga punto nga wala gimarkahan nga maayo. Ang layo nga mga miting dili sayon sa pag-organisar ug ang mapuslanon nga pagsaway mahimong makatabang sa umaabot.
8. Irekord ug i-transcribe ang miting
Nakahunahuna ka na ba bahin sa pagrekord sa imong virtual nga miting? Kini nahimong kaylap nga praktis ug dili walay rason. Nakatabang kini sa mga empleyado nga wala makatambong sa miting tungod kay sila adunay posibilidad nga maminaw niini pagkahuman ug magpabilin nga up-to-date. Ang malampuson nga mga virtual nga team kanunay usab nga nagsuhol sa mga serbisyo sa transkripsyon aron ma-transcribe ang mga pagrekord. Ang transkripsyon makadaginot ug bililhong oras sa mga empleyado, tungod kay dili nila kinahanglan nga maminaw sa tibuok narekord nga miting aron mahibal-an kung unsa ang nahitabo. Ang kinahanglan lang nilang buhaton mao ang pagtan-aw sa mga transcript ug basaha pag-ayo ang yawe nga mga bahin aron makadaginot sila sa oras ug mahibal-an pa kung unsa ang nahitabo. Kung nangita ka usa ka maayong tighatag sa serbisyo sa transkripsyon, pag-adto sa Gglot. Makatabang kami kanimo sa pagpauswag sa imong virtual nga miting, aron kini adunay mas dako nga epekto sa tanan nga mga partisipante.
Dili perpekto ang mga panagkita sa nawong ug nawong ug aduna silay mga kapakyasan, ug ang mga miting sa online nagpaambit sa kadaghanan niini. Labaw pa niana moabut sila uban ang ilang kaugalingon nga talagsaon nga mga problema. Dili nimo kinahanglan nga maghusay alang sa dili produktibo nga mga miting nga nag-usik sa oras sa tanan, apan mahimo nimong gamiton ang virtual nga mga miting aron magpabilin nga nahibal-an, produktibo, mamugnaon ug konektado sa imong mga kauban. Sulayi ang pipila sa mga tambag nga nalista sa ibabaw: pagpili sa husto nga himan, pagtakda og maayong panahon alang sa miting, isulat ang agenda, atubangon ang mga kasaba sa background, ipadayon ang tanan nga moapil, awhaga ang kaswal nga panag-istoryahanay, pangayo og feedback ug katapusan apan dili labing gamay, irekord ang miting ug ipa-transcribe kini. Naglaum kami nga maghimo ka usa ka talagsaon nga palibot sa virtual nga miting alang sa imong team!