چگونه جلسات تیم های مجازی را موثر کنیم؟

نکاتی برای جلسات مجازی بهتر

جلسات برای عملکرد مناسب هر شرکت جدی بسیار مهم است. آنها مهم هستند زیرا این امکان را برای هر یک از اعضای تیم فراهم می کنند تا در مورد آنچه در شرکت می گذرد و استراتژی های توسعه شرکت به چه سمتی می روند، به روز باشند. علاوه بر این، جلسات همچنین فرصتی برای تیم ها برای جمع آوری و اصلاح روابطشان است، یا به سادگی به کارکنان یادآوری می کنند که در شرکت تنها نیستند و باید با همکاران خود کار کنند.

با توجه به همه‌گیری، بسیاری از کسب‌وکارها تصمیم گرفته‌اند که کارکنانشان فعلاً از خانه کار کنند. این همچنین به این معنی است که برگزاری جلسات به روشی که قبلا برگزار می شد تقریباً غیرممکن شده است. بنابراین، این وضعیت جدید نیاز به تعدیل قابل توجهی دارد. بار دیگر، ما به تکنولوژی تکیه می کنیم. ابزارهای زیادی برای کمک به تسهیل ارتباط در مواقعی که ارتباط حضوری نامطلوب شده است، توسعه یافته و در حال توسعه هستند. و در واقع، جلسات از راه دور در حال تبدیل شدن به عادی جدید ما هستند. چیزی که زمانی فقط برای جلسات غیر متعارف برای همکاران شاغل در کشورهای مختلف یا حتی در قاره های مختلف در نظر گرفته شده بود، اکنون تنها راه برای برگزاری جلسه با جان و جیم در سراسر سالن شده است. اما چنین وسایل ارتباطی همچنان با موانعی روبرو هستند. ما برخی از مشکلات را بررسی می کنیم و سعی می کنیم راه های ممکن برای غلبه بر آنها را پیشنهاد کنیم.

موانع جلسات از راه دور

1. تفاوت زمانی

هماهنگی یک جلسه مجازی از راه دور می تواند به معنای کنار آمدن با چندین منطقه زمانی باشد. در حالی که همکار نیویورکی هنوز در حال نوشیدن قهوه صبحگاهی خود است، همکار در پکن به تازگی شام را قبل از جلسه خورده است و به محض اتمام جلسه، احتمالاً کت و شلوار خود را با لباس خواب راحت عوض می کند.

2. مشکلات فنی

اغلب اتفاق می‌افتد که جلسه به دلیل اتصال ناکافی قطع می‌شود، و این می‌تواند مشکلات مختلفی ایجاد کند، به عنوان مثال کیفیت پایین صدا/تصویر شناخته‌شده یا جلوه‌ای که بسیار ناپسندتر و چشمگیرتر است. همچنین، مکالمات ممکن است با صداهای مزاحم پس زمینه مختل شوند. یکی دیگر از مشکلات فنی این است که بسیاری از جلسات به تأخیر می افتد و زمان هدر می رود زیرا افراد در ورود و دسترسی به جلسات به دلیل مشکلات نرم افزاری با مشکل مواجه می شوند.

3. گفتگوهای طبیعی و صحبت های کوچک

در ابتدای هر ملاقات حضوری، افراد تمایل دارند که به گفتگوهای کوچک بپردازند، فقط برای شکستن یخ و راحتی بیشتر. در جلسات آنلاین این کمی مشکل است، زیرا ارتباط واقعاً طبیعی نیست و وقتی افراد به طور همزمان صحبت می‌کنند (که اغلب در ارتباط چهره به چهره اتفاق می‌افتد)، صدای ناخوشایندی ایجاد می‌شود و مکالمه اغلب غیرقابل تشخیص می‌شود. به همین دلیل است که افراد در جلسات مجازی سعی می کنند حرف یکدیگر را قطع نکنند و مستقیم به سراغ موضوع می روند. نتیجه این است که جلسات از راه دور همیشه بیشتر یک ارائه با ورودی نه چندان زیاد از سایر شرکت کنندگان است، به خصوص اگر هیچ سؤالی پرسیده نشود.

نحوه بهبود جلسات مجازی

تغییرات غیرمنتظره در محیط کار ممکن است برای همه زیاد باشد. با تنظیم ساده چند چیز، مدیران و تیم ها می توانند سازگار شوند و یاد بگیرند که چگونه بر برخی از موانع غلبه کنند و جلسات آنلاین می توانند مؤثرتر، سازنده تر و مفیدتر شوند. در این مرحله، ما سعی خواهیم کرد نکاتی را در مورد چگونگی موفقیت جلسه از راه دور به شما ارائه دهیم.

1. ابزار کنفرانس ویدئویی را انتخاب کنید

اولین نکته انتخاب یک چیدمان فنی خوب است. فناوری های فراوانی وجود دارد که باعث می شود جلسه آنلاین به راحتی برگزار شود. اگر می خواهید آن را سنتی تر نگه دارید، Skype یا Google Hangouts را انتخاب کنید. از سوی دیگر، زوم یک پلت فرم کنفرانس مدرن تر و امروزه بسیار محبوب است. GotoMeeting به طور خاص برای تجارت ساخته شده است و مزایای خود را دارد. سایر ابزارهای شایان ذکر عبارتند از: Join.me، UberConference و Slack. همه این ابزارهای ارتباطی برای جلسات از راه دور بسیار خوب هستند. شما باید ببینید چه چیزی برای شرکت شما بهتر عمل می کند. نکته مهمی که باید برجسته شود این است که وقتی پلتفرمی را انتخاب کردید، باید سعی کنید به آن پایبند باشید و اغلب آن را تغییر ندهید، زیرا باعث سردرگمی غیر ضروری همکاران شما می شود.

2. بهترین زمان برای جلسه

به نظر نمی رسد تعیین یک جلسه سخت باشد، اما مطمئناً می تواند باشد. در یک تنظیمات شرکتی، می‌توانید در دسترس بودن در فهرست دعوت‌های خود را با ابزارهای مختلف داخلی مبتنی بر ابر مشترک مقایسه کنید. چه مواردی را باید در نظر گرفت؟ تعطیلات محلی، زمان صرف غذا و سایر عوامل بالقوه منطقه ای که ممکن است با جلسه شما تداخل داشته باشند، به خصوص اگر همکاران شما در آن سوی کره زمین زندگی کنند. در صورت امکان، همیشه ایده خوبی است که جلسات را خیلی زودتر برنامه ریزی کنید، زیرا هرچه توجه همه بیشتر باشد، احتمال برخورد همکاران کمتر می شود.

3. دستور کار را تنظیم کنید

اول از همه، باید در نظر داشته باشید که جلسه چقدر طول خواهد کشید. این به شما کمک می کند تا ساختار جلسه را تنظیم کنید. توصیه ما این است: یک دستور کار بنویسید! جلسه را ساختار دهید، به نکات اصلی که باید پوشش داده شود فکر کنید و به آنها پایبند باشید، نام اعضای تیم شرکت کننده و مسئولیت های آنها را یادداشت کنید. همچنین، این یک تمرین خوب است که یک کارمند مسئول جلسه به عنوان نوعی میانجی باشد تا مطمئن شود که همه به دستور کار پایبند هستند و همه نکات کلیدی مورد بحث قرار گرفته است.

یک روش خوب این است که دستور جلسه قبل از جلسه برای همه شرکت کنندگان ارسال شود. به این ترتیب همه می توانند بر اساس آن آماده شوند.

4. مقابله با سر و صدا پس زمینه

همه ما در جلساتی شرکت کرده‌ایم که می‌توانستید زنگ تلفن‌های نامناسب، صداهای بلند ترافیک یا سگ خانواده را بشنوید که بیش از حد هیجان‌زده بود. مطمئن شوید که هر همکار می‌داند در صورت وجود صدای مزاحم در پس‌زمینه، خطوط خود را بی‌صدا کند. با این وجود، همکاران باید از طریق پیام‌های متنی شرکت کنند و فید ویدیویی خود را در حال اجرا نگه دارند.

5. هر یک از اعضای تیم را به خاطر بسپارید

همه همکاران ارتباط برقرار و برون‌گرا نیستند. برخی افراد اگر به طور خاص نظرشان را نپرسند، هرگز چیزی نمی گویند. این بدان معنا نیست که آن همکاران چیز ارزشمندی برای اضافه کردن به جلسه ندارند. او برعکس! وظیفه میانجی نیز هدایت مکالمه و اطمینان از این است که همه فرصتی برای صحبت کردن دارند و حتی از شرکت کنندگان ساکت نیز سؤالات خاصی بپرسند. به این ترتیب همه درگیر جلسه خواهند شد و همه همکاران این امکان را دارند که نظرات خود را ارائه دهند. اگر همه تشویق به شرکت شوند، احتمال بیشتری وجود دارد که جلسه مجازی خلاقانه تر و سازنده تر باشد.

6. تبدیل اتفاقی یک امتیاز مثبت است

هنگامی که از خانه کار می کنیم، فرصت کمتری برای رسیدن به همتای همکاران داریم. اگر زمان مناسب باشد، صحبت های کوچک حتی در محیط مجازی نیز بسیار مورد استقبال قرار می گیرد. یک روش خوب این است که قبل از یک جلسه از راه دور کمی وقت بگذارید تا اجازه دهید همکاران چت کنند. با اضافه کردن کمی سرگرمی به جلسات و ایجاد امکان ارتباط برای همکاران با اعضای تیم خود، شاید با این سوال که روز شما تا کنون چگونه بوده است؟ شرکت کنندگان در جلسه احساس راحتی، آرامش و راحتی بیشتری خواهند کرد. به این ترتیب حضور آنها در فضای مجازی محسوس خواهد بود. هرگز اهمیت احساس ارتباط به عنوان عضوی از یک تیم را دست کم نگیرید.

7. درخواست ارزیابی کنید

از آنجایی که جلسات تیم مجازی دیگر یک استثنا نیستند، مهم است که ببینید چه چیزی خوب است و چه چیزی خوب نیست. هیچ کس نمی خواهد وقت خود را تلف کند یا این احساس را داشته باشد که شنیده نمی شود. این باعث ناامیدی و رد این ایده می شود که جلسات آنلاین می توانند مؤثر و مفید باشند. بنابراین، چرا از شرکت کننده نخواهید که در مورد جلسه به شما بازخورد بدهد؟

حتی در بهترین شرایط، درخواست از مردم برای باز کردن افکار و احساساتشان ممکن است دشوار باشد. شاید همکاران شما برای پاسخ دادن به یک نظرسنجی بازتر باشند، به خصوص اگر آن نظرسنجی ناشناس باشد، ممکن است در این مورد برای آنها صادقانه تر باشد. بسیار مهم است که بر اساس بازخورد داده شده عمل کنید و حداقل سعی کنید نکاتی را که به عنوان خوب برچسب گذاری نشده اند بهبود بخشید. سازماندهی جلسات از راه دور آسان نیست و انتقاد سازنده می تواند کمک بزرگی برای افراد آینده باشد.

8. جلسه را ضبط و رونویسی کنید

آیا تا به حال به ضبط جلسه مجازی خود فکر کرده اید؟ این به یک رویه رایج و بدون دلیل تبدیل شده است. این به کارمندانی که جلسه را از دست داده اند کمک می کند زیرا این امکان را دارند که بعداً به آن گوش دهند و به روز بمانند. تیم های مجازی موفق اغلب خدمات رونویسی را برای رونویسی ضبط شده استخدام می کنند. رونویسی باعث صرفه جویی در وقت با ارزش کارمندان می شود، زیرا آنها مجبور نیستند به کل جلسه ضبط شده گوش دهند تا بفهمند چه خبر است. تنها کاری که آنها باید انجام دهند این است که به رونوشت ها نگاهی بیندازند و قسمت های کلیدی را با دقت بخوانند تا بتوانند در زمان صرفه جویی کنند و همچنان بدانند که چه خبر است. اگر به دنبال ارائه دهنده خدمات رونویسی خوب هستید، به Gglot مراجعه کنید. ما می توانیم به شما کمک کنیم تا جلسه مجازی خود را تقویت کنید تا تأثیر بیشتری بر همه شرکت کنندگان داشته باشد.

جلسات حضوری کامل نیستند و دارای افت هایی هستند و جلسات آنلاین اکثر آنها را به اشتراک می گذارند. علاوه بر این، آنها با مشکلات منحصر به فرد خود می آیند. مجبور نیستید به جلسات غیرمولد که وقت همه را تلف می کند بسنده کنید، اما می توانید از جلسات مجازی برای آگاه بودن، سازنده بودن، خلاقیت و ارتباط با همکاران خود استفاده کنید. برخی از توصیه های ذکر شده در بالا را امتحان کنید: ابزار مناسب را انتخاب کنید، زمان مناسبی را برای جلسه تعیین کنید، دستور کار را یادداشت کنید، با صداهای پس زمینه مقابله کنید، همه را درگیر نگه دارید، گفتگوهای معمولی را تشویق کنید، بازخورد بخواهید و در آخر، جلسه را ضبط کنید. و آن را رونویسی کنید. امیدواریم که یک محیط ملاقات مجازی استثنایی برای تیم خود ایجاد کنید!