மெய்நிகர் குழுக்களின் கூட்டங்களை எவ்வாறு பயனுள்ளதாக்குவது?

சிறந்த மெய்நிகர் சந்திப்புகளுக்கான உதவிக்குறிப்புகள்

எந்தவொரு தீவிரமான நிறுவனத்தின் சரியான செயல்பாட்டிற்கும் கூட்டங்கள் மிகவும் முக்கியம். அவை முக்கியமானவை, ஏனென்றால் ஒவ்வொரு குழு உறுப்பினரும் நிறுவனத்தில் என்ன நடக்கிறது மற்றும் நிறுவனத்தின் வளர்ச்சி உத்திகள் எந்த திசையில் செல்கின்றன என்பதைப் பற்றிய புதுப்பித்த நிலையில் இருப்பதை அவை சாத்தியமாக்குகின்றன. அதற்கு மேல், கூட்டங்கள் குழுக்கள் ஒன்றுகூடி தங்கள் உறவுகளை நேராக்க அல்லது பணியாளர்கள் நிறுவனத்தில் தனியாக இல்லை என்பதையும், அவர்கள் தங்கள் சக ஊழியர்களுடன் இணைந்து செயல்பட வேண்டும் என்பதையும் நினைவூட்டுவதற்கான ஒரு வாய்ப்பாகும்.

தொற்றுநோய் காரணமாக, பல வணிகங்கள் தங்கள் ஊழியர்கள் தற்போதைக்கு வீட்டிலிருந்து வேலை செய்ய வேண்டும் என்று முடிவு செய்துள்ளன. அதுவும் முன்பு நடத்தப்பட்ட மாதிரி கூட்டங்களை நடத்துவது கிட்டத்தட்ட சாத்தியமற்றதாகிவிட்டது. எனவே, இந்த புதிய சூழ்நிலைக்கு குறிப்பிடத்தக்க சரிசெய்தல் தேவைப்படுகிறது. மீண்டும், நாங்கள் தொழில்நுட்பத்தை நம்பியுள்ளோம். தனிப்பட்ட தொடர்பு விரும்பத்தகாததாக இருக்கும் காலங்களில் தகவல்தொடர்புகளை எளிதாக்குவதற்கு பல கருவிகள் உள்ளன மற்றும் உருவாக்கப்படுகின்றன. உண்மையில், தொலைதூர சந்திப்புகள் எங்களின் புதிய இயல்பானதாகி வருகிறது. ஒரு காலத்தில் வெவ்வேறு நாடுகளில் அல்லது வெவ்வேறு கண்டங்களில் பணிபுரியும் சக ஊழியர்களுக்கான வழக்கத்திற்கு மாறான கூட்டங்களுக்கு மட்டுமே ஒதுக்கப்பட்டிருந்தவை, இப்போது ஹாலில் ஜான் மற்றும் ஜிம்முடன் சந்திப்பை நடத்துவதற்கான ஒரே வழியாக மாறிவிட்டது. ஆனால் அத்தகைய தகவல்தொடர்பு வழிமுறைகள் இன்னும் தடைகளை எதிர்கொள்கின்றன. சில சிக்கல்களைக் கருத்தில் கொண்டு, அவற்றைச் சமாளிப்பதற்கான சில வழிகளைப் பரிந்துரைக்க முயற்சிப்போம்.

தொலைதூர சந்திப்புகளின் தடைகள்

1. காலஅளவின் வேறுபாடு

தொலைதூர மெய்நிகர் சந்திப்பை ஒருங்கிணைப்பது என்பது பல நேர மண்டலங்களை சமாளிப்பதைக் குறிக்கும். நியூயார்க்கில் இருந்து வரும் சக ஊழியர் காலை காபியை பருகிக்கொண்டிருக்கும் போதே, பெய்ஜிங்கில் உள்ள சக பணியாளர், சந்திப்புக்கு முன்பு இரவு உணவை சாப்பிட்டுவிட்டு, கூட்டம் முடிந்தவுடன், அவர் சௌகரியமான பைஜாமாவுக்கான உடையை மாற்றிக்கொள்வார்.

2. தொழில்நுட்ப சிக்கல்கள்

போதுமான இணைப்பு இல்லாததால் சந்திப்பு தடைபடுவது அடிக்கடி நிகழ்கிறது, மேலும் இது வெவ்வேறு சிக்கல்களை உருவாக்கலாம், உதாரணமாக நன்கு அறியப்பட்ட குறைந்த ஆடியோ/வீடியோ தரம் அல்லது மிகவும் பிடிக்காத மற்றும் மிகவும் வியத்தகு உறைந்த திரை விளைவு. மேலும், எரிச்சலூட்டும் பின்னணி இரைச்சல்களால் உரையாடல்கள் தடைபடலாம். மற்றொரு தொழில்நுட்ப சிக்கல் என்னவென்றால், மென்பொருளில் உள்ள சிக்கல்களால் மக்கள் உள்நுழைவதிலும் சந்திப்புகளை அணுகுவதிலும் சிக்கல் இருப்பதால் நிறைய சந்திப்புகள் தாமதமாகி நேரத்தை வீணடிக்கிறது.

3. இயல்பான உரையாடல்கள் மற்றும் சிறு பேச்சு

ஒவ்வொரு நேருக்கு நேர் சந்திப்பின் தொடக்கத்திலும், மக்கள் பனியை உடைத்து மேலும் வசதியாக இருக்க, சிறிய பேச்சில் ஈடுபடுவார்கள். ஆன்லைன் சந்திப்புகளில் இது சற்று தந்திரமானது, ஏனெனில் தொடர்பு உண்மையில் இயற்கையானது அல்ல, மேலும் மக்கள் ஒரே நேரத்தில் பேசும்போது (இது பெரும்பாலும் நேருக்கு நேர் தொடர்பு நிகழ்கிறது), சங்கடமான சத்தம் உருவாகிறது மற்றும் உரையாடல் அடிக்கடி புரிந்துகொள்ள முடியாததாகிறது. அதனால்தான் மெய்நிகர் சந்திப்புகளில் உள்ளவர்கள் ஒருவருக்கொருவர் குறுக்கிடாமல் இருக்க முயற்சி செய்கிறார்கள், அவர்கள் நேரடியாக தலைப்புக்குச் செல்கிறார்கள். இதன் விளைவு என்னவென்றால், தொலைநிலை சந்திப்புகள் எப்போதும் மற்ற பங்கேற்பாளர்களிடமிருந்து அதிக உள்ளீடு இல்லாத விளக்கக்காட்சியாக இருக்கும், குறிப்பாக கேள்விகள் எதுவும் கேட்கப்படாவிட்டால்.

மெய்நிகர் சந்திப்புகளை எவ்வாறு மேம்படுத்துவது

பணிச்சூழலில் எதிர்பாராத மாற்றங்கள் அனைவருக்கும் அதிகமாக இருக்கலாம். சில விஷயங்களைச் சரிசெய்வதன் மூலம், மேலாளர்கள் மற்றும் குழுக்கள் சில தடைகளை எவ்வாறு சமாளிப்பது என்பதைத் தெரிந்துகொள்ளலாம் மற்றும் ஆன்லைன் சந்திப்புகள் மிகவும் பயனுள்ளதாகவும், பயனுள்ளதாகவும் பயனுள்ளதாகவும் மாறும். இந்த கட்டத்தில், உங்கள் தொலைதூர சந்திப்பு எவ்வாறு வெற்றிகரமாக அமையலாம் என்பதற்கான சில உதவிக்குறிப்புகளை வழங்க முயற்சிப்போம்.

1. வீடியோ கான்ஃபரன்ஸ் கருவியைத் தேர்வு செய்யவும்

முதல் புள்ளி ஒரு நல்ல தொழில்நுட்ப அமைப்பை தேர்வு செய்ய வேண்டும். ஆன்லைன் சந்திப்பை சீராக நடத்தும் தொழில்நுட்பம் ஏராளமாக உள்ளது. நீங்கள் அதை பாரம்பரியமாக வைத்திருக்க விரும்பினால், ஸ்கைப் அல்லது கூகுள் ஹேங்கவுட்ஸைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். மறுபுறம், ஜூம் மிகவும் நவீனமானது மற்றும் தற்போது மிகவும் பிரபலமான மாநாட்டு தளமாகும். GotoMeeting குறிப்பாக வணிகத்திற்காக உருவாக்கப்பட்டது மற்றும் அதன் சலுகைகளைக் கொண்டுள்ளது. குறிப்பிட வேண்டிய மற்ற கருவிகள்: Join.me, UberConference மற்றும் Slack. இந்த தகவல்தொடர்பு கருவிகள் அனைத்தும் தொலைதூர சந்திப்புகளுக்கு சிறந்தவை. உங்கள் நிறுவனத்திற்கு எது சிறந்தது என்பதை நீங்கள் பார்க்க வேண்டும். ஒரு முக்கிய அம்சம் என்னவென்றால், நீங்கள் ஒரு தளத்தைத் தேர்ந்தெடுத்துவிட்டால், அதை அடிக்கடி மாற்றாமல் இருக்க முயற்சி செய்ய வேண்டும், ஏனெனில் அது உங்கள் சக ஊழியர்களை தேவையில்லாமல் குழப்பிவிடும்.

2. கூட்டத்திற்கு சிறந்த நேரம்

ஒரு சந்திப்பைத் திட்டமிடுவது கடினமாகத் தெரியவில்லை, ஆனால் அது நிச்சயமாக இருக்கலாம். கார்ப்பரேட் அமைப்பில், உங்கள் அழைப்பிதழ் பட்டியலில் உள்ள பல்வேறு உள் பகிரப்பட்ட கிளவுட் அடிப்படையிலான கருவிகளுடன் கிடைக்கும் தன்மையை நீங்கள் ஒப்பிடலாம். என்ன விஷயங்களை கருத்தில் கொள்ள வேண்டும்? உள்ளூர் விடுமுறைகள், உணவு நேரங்கள் மற்றும் பிற சாத்தியமான பிராந்திய காரணிகள் உங்கள் சந்திப்பில் மோதக்கூடும், குறிப்பாக உங்கள் சக ஊழியர்கள் உலகின் மறுபுறத்தில் வசிக்கும் போது. முடிந்தால், கூட்டங்களை முன்கூட்டியே திட்டமிடுவது எப்போதும் நல்லது, ஏனென்றால் அனைவருக்கும் அதிக அறிவிப்பு இருந்தால், சக ஊழியர்களுக்கு மோதல்கள் ஏற்படுவதற்கான வாய்ப்புகள் குறைவு.

3. நிகழ்ச்சி நிரலை அமைக்கவும்

முதலில், கூட்டம் எவ்வளவு காலம் நீடிக்கும் என்பதை நீங்கள் நினைவில் கொள்ள வேண்டும். கூட்டத்தின் கட்டமைப்பை அமைக்க இது உங்களுக்கு உதவும். எங்கள் ஆலோசனை: ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலை எழுதுங்கள்! கூட்டத்தை கட்டமைக்கவும், விவாதிக்க வேண்டிய முக்கிய விஷயங்களைப் பற்றி சிந்தித்து அவற்றை ஒட்டிக்கொள்ளவும், பங்கேற்கும் குழு உறுப்பினர்களின் பெயர்கள் மற்றும் அவர்களின் பொறுப்புகளை எழுதுங்கள். மேலும், ஒவ்வொருவரும் நிகழ்ச்சி நிரலில் ஒட்டிக்கொண்டிருப்பதையும், அனைத்து முக்கியப் புள்ளிகள் விவாதிக்கப்படுவதையும் உறுதிசெய்ய, ஒரு ஊழியர் கூட்டத்திற்கு ஒரு வகையான மத்தியஸ்தராகப் பொறுப்பேற்றிருப்பது நல்ல நடைமுறையாகும்.

கூட்டத்திற்கு முன் அனைத்து பங்கேற்பாளர்களுக்கும் நிகழ்ச்சி நிரலை அனுப்புவது ஒரு நல்ல நடைமுறை. அதன் மூலம் அனைவரும் அதற்கேற்ப தயாராகலாம்.

4. பின்னணி இரைச்சலைச் சமாளிக்கவும்

தகாத ரிங் ஃபோன்கள், உரத்த ட்ராஃபிக் சத்தம் அல்லது அதிக உற்சாகத்தில் இருக்கும் குடும்ப நாய் போன்றவற்றை நீங்கள் கேட்கக்கூடிய கூட்டங்களில் நாங்கள் அனைவரும் பங்கேற்றுள்ளோம். பின்னணியில் கவனத்தை சிதறடிக்கும் சத்தம் இருந்தால், ஒவ்வொரு சக ஊழியரும் தங்கள் வரிகளை முடக்குவதை அறிந்திருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். இருப்பினும், சகாக்கள் குறுஞ்செய்திகள் மூலம் தொடர்ந்து பங்கேற்க வேண்டும் மற்றும் அவர்களின் வீடியோ ஊட்டத்தை தொடர்ந்து இயக்க வேண்டும்.

5. ஒவ்வொரு குழு உறுப்பினரைப் பற்றியும் நினைவில் கொள்ளுங்கள்

எல்லா சகாக்களும் தகவல்தொடர்பு மற்றும் வெளிச்செல்லும் திறன் கொண்டவர்கள் அல்ல. சிலர் தங்கள் கருத்தை குறிப்பாகக் கேட்காவிட்டால் எதையும் சொல்ல மாட்டார்கள். அந்த சக ஊழியர்களிடம் மீட்டிங்கில் சேர்க்க மதிப்புமிக்க எதுவும் இல்லை என்று அர்த்தம் இல்லை. Au contraire! உரையாடலை வழிநடத்துவதும், அனைவருக்கும் பேசுவதற்கான வாய்ப்பை உறுதி செய்வதும், அமைதியாக பங்கேற்பவர்களிடம் குறிப்பிட்ட கேள்விகளைக் கேட்பதும் மத்தியஸ்தரின் பணியாகும். அந்த வழியில் அனைவரும் சந்திப்பில் ஈடுபடுவார்கள் மற்றும் அனைத்து சக ஊழியர்களும் தங்கள் உள்ளீட்டை வழங்க வாய்ப்புள்ளது. அனைவரும் பங்கேற்க ஊக்குவிக்கப்பட்டால், மெய்நிகர் சந்திப்பு மிகவும் ஆக்கப்பூர்வமாகவும் பயனுள்ளதாகவும் இருக்க அதிக வாய்ப்பு உள்ளது.

6. தற்செயலான மாற்றம் ஒரு பிளஸ் ஆகும்

வீட்டிலிருந்து வேலை செய்யும் போது, சக ஊழியர்களுடன் பழகுவதற்கான வாய்ப்புகள் குறைவு. நேரம் பொருத்தமானதாக இருந்தால், மெய்நிகர் சூழலில் கூட சிறிய பேச்சு வரவேற்கத்தக்கது. சக பணியாளர்கள் அரட்டை அடிக்க, தொலைதூர சந்திப்பில் சிறிது நேரம் ஒதுக்குவது ஒரு நல்ல அணுகுமுறை. கூட்டங்களில் கொஞ்சம் வேடிக்கையைச் சேர்ப்பதன் மூலமும், சக ஊழியர்கள் தங்கள் குழு உறுப்பினர்களுடன் பிணைப்பை ஏற்படுத்துவதன் மூலமும், உங்கள் நாள் இதுவரை எப்படி இருந்தது என்று வெறுமனே கேட்பதன் மூலம் இருக்கலாம். கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்கள் மிகவும் எளிதாகவும், நிதானமாகவும், வசதியாகவும் உணருவார்கள். இந்த வழியில் அவர்களின் இருப்பு மெய்நிகர் இடத்தில் உணரப்படும். ஒரு குழுவின் உறுப்பினராக இணைக்கப்பட்டுள்ள உணர்வின் முக்கியத்துவத்தை ஒருபோதும் குறைத்து மதிப்பிடாதீர்கள்.

7. மதிப்பீட்டைக் கேளுங்கள்

மெய்நிகர் குழு சந்திப்புகள் இனி விதிவிலக்கல்ல என்பதால், எது நன்றாக வேலை செய்கிறது மற்றும் எது இல்லை என்பதைப் பார்ப்பது முக்கியம். யாரும் தங்கள் நேரத்தை வீணடிக்க விரும்பவில்லை அல்லது அவர்கள் கேட்கவில்லை என்ற எண்ணத்தை கொண்டிருக்க மாட்டார்கள். ஆன்லைன் சந்திப்புகள் பயனுள்ளதாகவும் பயனுள்ளதாகவும் இருக்கும் என்ற எண்ணத்தின் விரக்தியையும் நிராகரிப்பையும் உருவாக்குகிறது. எனவே, சந்திப்பைப் பற்றிய கருத்தைத் தெரிவிக்க பங்கேற்பாளரிடம் ஏன் கேட்கக்கூடாது?

சிறந்த சூழ்நிலையில் கூட, மக்கள் தங்கள் எண்ணங்கள் மற்றும் உணர்வுகளைப் பற்றித் திறக்கச் சொல்வது கடினம். உங்கள் சகாக்கள் கருத்துக்கணிப்புக்கு பதிலளிக்க மிகவும் திறந்தவர்களாக இருக்கலாம், குறிப்பாக அந்த வாக்கெடுப்பு அநாமதேயமாக இருந்தால், அந்த விஷயத்தில் அவர்கள் மிகவும் நேர்மையாக இருப்பது எளிதாக இருக்கும். கொடுக்கப்பட்ட பின்னூட்டத்தில் செயல்படுவது மற்றும் குறைந்தபட்சம் நல்லவை என்று பெயரிடப்படாத புள்ளிகளை மேம்படுத்த முயற்சிப்பது முக்கியம். தொலைதூர சந்திப்புகளை ஒழுங்கமைப்பது எளிதானது அல்ல, மேலும் ஆக்கபூர்வமான விமர்சனங்கள் எதிர்காலத்திற்கு பெரும் உதவியாக இருக்கும்.

8. மீட்டிங்கைப் பதிவுசெய்து படியெடுக்கவும்

உங்கள் மெய்நிகர் சந்திப்பை பதிவு செய்வது பற்றி எப்போதாவது யோசித்திருக்கிறீர்களா? இது ஒரு பரவலான நடைமுறையாகிவிட்டது, காரணம் இல்லாமல் இல்லை. கூட்டத்தைத் தவறவிட்ட ஊழியர்களுக்குப் பிறகு அதைக் கேட்கவும், புதுப்பித்த நிலையில் இருக்கவும் இது உதவுகிறது. வெற்றிகரமான மெய்நிகர் குழுக்கள் பெரும்பாலும் பதிவுகளை டிரான்ஸ்கிரிப்ட் செய்ய டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் சேவைகளை நியமிக்கின்றன. டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் ஊழியர்களின் மதிப்புமிக்க நேரத்தை மிச்சப்படுத்துகிறது, ஏனென்றால் என்ன நடக்கிறது என்பதைக் கண்டறிய அவர்கள் முழு பதிவுசெய்யப்பட்ட கூட்டத்தையும் கேட்க வேண்டியதில்லை. அவர்கள் செய்ய வேண்டியதெல்லாம், டிரான்ஸ்கிரிப்ட்களைப் பார்த்து, முக்கிய பகுதிகளை கவனமாகப் படிப்பதன் மூலம் அவர்கள் நேரத்தை மிச்சப்படுத்தலாம் மற்றும் இன்னும் என்ன நடக்கிறது என்பதை அறியலாம். நீங்கள் ஒரு நல்ல டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் சேவை வழங்குநரைத் தேடுகிறீர்களானால், Gglot க்கு திரும்பவும். உங்கள் விர்ச்சுவல் மீட்டிங்கை மேம்படுத்த நாங்கள் உங்களுக்கு உதவ முடியும், இதனால் பங்கேற்பாளர்கள் அனைவருக்கும் இது அதிக தாக்கத்தை ஏற்படுத்தும்.

நேருக்கு நேர் சந்திப்புகள் சரியானவை அல்ல, மேலும் அவை சில வீழ்ச்சிகளைக் கொண்டுள்ளன, மேலும் ஆன்லைன் சந்திப்புகள் அவற்றில் பெரும்பாலானவற்றைப் பகிர்ந்து கொள்கின்றன. அதற்கு மேல் அவர்கள் தங்களுடைய தனிப்பட்ட பிரச்சனைகளுடன் வருகிறார்கள். அனைவரின் நேரத்தையும் வீணடிக்கும் பயனற்ற சந்திப்புகளுக்கு நீங்கள் தீர்வு காண வேண்டியதில்லை, ஆனால் உங்கள் சகாக்களுடன் தகவல், உற்பத்தி, ஆக்கப்பூர்வமான மற்றும் தொடர்பில் இருக்க மெய்நிகர் சந்திப்புகளைப் பயன்படுத்தலாம். மேலே பட்டியலிடப்பட்டுள்ள சில ஆலோசனைகளை முயற்சிக்கவும்: சரியான கருவியைத் தேர்வுசெய்யவும், சந்திப்புக்கு நல்ல நேரத்தை அமைக்கவும், நிகழ்ச்சி நிரலை எழுதவும், பின்னணி இரைச்சல்களைச் சமாளிக்கவும், அனைவரையும் ஈடுபாட்டுடன் வைத்திருக்கவும், சாதாரண உரையாடலை ஊக்குவிக்கவும், கருத்து கேட்கவும் மற்றும் கடைசியாக ஆனால் குறைந்தபட்சம், சந்திப்பைப் பதிவு செய்யவும் மற்றும் அதை படியெடுக்கவும். உங்கள் குழுவிற்கு விதிவிலக்கான மெய்நிகர் சந்திப்பு சூழலை உருவாக்குவீர்கள் என்று நம்புகிறோம்!