Kā padarīt virtuālo komandu sanāksmes efektīvas?

Padomi labākām virtuālajām sanāksmēm

Sanāksmes ir ļoti svarīgas jebkura nopietna uzņēmuma pareizai darbībai. Tie ir svarīgi, jo ļauj ikvienam komandas loceklim būt lietas kursā par notiekošo uzņēmumā un kādā virzienā virzās uzņēmuma attīstības stratēģijas. Turklāt sanāksmes ir arī iespēja komandām apkopot un sakārtot attiecības vai vienkārši atgādināt darbiniekiem, ka viņi nav vieni uzņēmumā un viņiem ir jādarbojas kopā ar saviem kolēģiem.

Pandēmijas dēļ daudzi uzņēmumi ir nolēmuši, ka viņu darbiniekiem pagaidām jāstrādā no mājām. Tas arī nozīmē, ka ir kļuvis gandrīz neiespējami vadīt sanāksmes tā, kā tās tika vadītas iepriekš. Tāpēc šī jaunā situācija prasa ievērojamas korekcijas. Atkal mēs paļaujamies uz tehnoloģijām. Ir un tiek izstrādāti daudzi rīki, kas palīdz atvieglot saziņu laikā, kad personiskā saziņa ir kļuvusi nevēlama. Un patiešām attālinātās tikšanās kļūst par mūsu jauno normālu. Tas, kas kādreiz bija paredzēts tikai netradicionālām sanāksmēm kolēģiem, kuri strādā dažādās valstīs vai pat dažādos kontinentos, tagad ir kļuvis par vienīgo veidu, kā vadīt tikšanos ar Džonu un Džimu pāri zālei. Taču šādi saziņas līdzekļi joprojām saskaras ar šķēršļiem. Mēs izskatīsim dažas problēmas un mēģināsim ieteikt dažus iespējamos veidus, kā tās pārvarēt.

Šķēršļi attālinātām sanāksmēm

1. Laika atšķirība

Koordinējot tālsatiksmes virtuālo sapulci, tas var nozīmēt vairāku laika joslu pārvarēšanu. Kamēr kolēģis no Ņujorkas vēl malko rīta kafiju, Pekinas kolēģis tikko paēdis vakariņas pirms tikšanās un, tiklīdz tikšanās būs beigusies, iespējams, nomainīs uzvalku pret ērtu pidžamu.

2. Tehniskas problēmas

Bieži gadās, ka tikšanās tiek pārtraukta neatbilstoša savienojuma dēļ, un tas var radīt dažādas problēmas, piemēram, labi zināmo zemo audio/video kvalitāti vai daudz nepatikušo un dramatiskāku sastinguma ekrāna efektu. Sarunas var traucēt arī kaitinoši fona trokšņi. Vēl viena tehniska problēma ir tā, ka daudzas sapulces tiek aizkavētas un laiks tiek tērēts, jo cilvēkiem ir problēmas ar pieteikšanos un piekļuvi sapulcēm programmatūras problēmu dēļ.

3. Dabiskas sarunas un nelielas sarunas

Katras klātienes tikšanās sākumā cilvēki mēdz sarunāties, lai tikai salauztu ledu un justos ērtāk. Tiešsaistes sapulcēs tas ir nedaudz sarežģīti, jo komunikācija nav īsti dabiska un, kad cilvēki runā vienlaicīgi (kas bieži notiek saskarsmē aci pret aci), rodas neērts troksnis un saruna ļoti bieži kļūst nesaskatāma. Tāpēc cilvēki virtuālajās tikšanās reizēs cenšas viens otru netraucēt un uzreiz ķeras pie tēmas. Sekas ir tādas, ka attālinātās sanāksmes vienmēr ir vairāk prezentācijas, kurās nav tik daudz citu dalībnieku ieguldījumu, it īpaši, ja netiek uzdoti jautājumi.

Kā uzlabot virtuālās tikšanās

Negaidītās izmaiņas darba vidē var būt par daudz ikvienam. Vienkārši pielāgojot dažas lietas, vadītāji un komandas var pielāgoties un uzzināt, kā pārvarēt dažus šķēršļus, un tiešsaistes sapulces var kļūt efektīvākas, produktīvākas un noderīgākas. Šobrīd mēs centīsimies sniegt dažus padomus par to, kā attālinātā sapulce var izrādīties veiksmīga.

1. Izvēlieties videokonferences rīku

Pirmais punkts ir izvēlēties labu tehnisko uzstādījumu. Ir daudz tehnoloģiju, kas nodrošina nevainojamu tiešsaistes sapulces norisi. Ja vēlaties to saglabāt tradicionālāku, izvēlieties Skype vai Google Hangouts. No otras puses, Zoom ir modernāka un mūsdienās ārkārtīgi populāra konferenču platforma. GotoMeeting tika īpaši izstrādāts biznesam, un tam ir savas priekšrocības. Citi rīki, ko vērts pieminēt, ir: Join.me, UberConference un Slack. Visi šie saziņas rīki ir vairāk nekā piemēroti attālinātām sapulcēm. Jums būs jāredz, kas vislabāk atbilst jūsu uzņēmumam. Svarīga lieta, kas jāuzsver, ir tāda, ka pēc platformas izvēles jācenšas pie tās pieturēties un to bieži nemaināt, jo tas lieki mulsinās kolēģus.

2. Labākais laiks sanāksmei

Šķiet, ka nav grūti ieplānot tikšanos, bet tas noteikti var būt. Korporatīvajā vidē varat salīdzināt pieejamību savā ielūgumu sarakstā ar dažādiem iekšējiem koplietotiem mākoņa rīkiem. Kādas lietas būtu jāņem vērā? Vietējās brīvdienas, ēdienreizes un citi iespējamie reģionālie faktori, kas var būt pretrunā ar jūsu sapulci, it īpaši, ja jūsu kolēģi dzīvo otrā pasaules malā. Ja iespējams, vienmēr ir ieteicams tikšanās ieplānot daudz iepriekš, jo, jo visi būs pamanāmāki, ir mazāka iespēja, ka kolēģiem būs sadursmes.

3. Nosakiet darba kārtību

Pirmkārt, jums ir jāpatur prātā, cik ilgi tikšanās ilgs. Tas palīdzēs jums noteikt sapulces struktūru. Mūsu padoms ir: uzrakstiet darba kārtību! Strukturējiet sanāksmi, pārdomājiet galvenos punktus, kas jāaptver, un pieturieties pie tiem, pierakstiet iesaistīto komandas locekļu vārdus un viņu pienākumus. Tāpat ir laba prakse, ka viens darbinieks ir atbildīgs par sapulci kā sava veida starpnieks, lai pārliecinātos, ka visi ievēro darba kārtību un visi galvenie punkti tiek apspriesti.

Laba prakse ir nosūtīt darba kārtību visiem dalībniekiem pirms sanāksmes. Tādā veidā katrs var atbilstoši sagatavoties.

4. Novērsiet fona troksni

Mēs visi esam piedalījušies sanāksmēs, kurās varēja dzirdēt nepiemērotus tālruņu zvanus, skaļus satiksmes trokšņus vai ģimenes suni, kurš bija pārāk satraukts. Pārliecinieties, ka katrs kolēģis prot izslēgt savas līnijas, ja fonā ir traucējošs troksnis. Tomēr kolēģiem jāturpina piedalīties īsziņās un jāturpina sava video plūsma.

5. Atcerieties par katru komandas dalībnieku

Ne visi kolēģi ir komunikabli un izlaidīgi. Daži cilvēki vienkārši nekad neko neteiks, ja viņiem īpaši neprasīs viņu viedokli. Tas nenozīmē, ka šiem kolēģiem nav nekā vērtīga, ko pievienot sapulcei. Au contraire! Mediatora uzdevums ir arī vadīt sarunu un nodrošināt, lai ikvienam būtu iespēja runāt un uzdot konkrētus jautājumus pat klusējošiem dalībniekiem. Tādā veidā visi būs iesaistīti sanāksmē un visiem kolēģiem būs iespēja dot savu ieguldījumu. Ja visi tiek mudināti piedalīties, pastāv lielāka iespēja, ka virtuālā tikšanās būs radošāka un produktīvāka.

6. Ikdienas pārveide ir plus

Strādājot no mājām, mums ir mazāk iespēju sazināties ar kolēģiem. Ja laiks ir piemērots, nelielas sarunas ir vairāk nekā apsveicamas pat virtuālajā vidē. Laba pieeja būtu iepriekš rezervēt laiku attālai sapulcei, lai ļautu kolēģiem tērzēt. Pievienojot sapulcēm nedaudz jautrības un dodot iespēju kolēģiem izveidot saikni ar saviem komandas locekļiem, iespējams, vienkārši pajautājot , kā pagāja līdz šim? sanāksmes dalībnieki jutīsies brīvāk, relaksētāk un komfortablāk. Tādējādi viņu klātbūtne būs jūtama virtuālajā telpā. Nekad nenovērtējiet par zemu, cik svarīgi ir justies savienotam kā komandas loceklim.

7. Lūdziet novērtējumu

Tā kā virtuālās komandas sanāksmes vairs nav izņēmums, ir svarīgi redzēt, kas darbojas labi un kas ne. Neviens nevēlas tērēt savu laiku vai justies, ka viņu nedzird. Tas rada neapmierinātību un noraidīšanu pret domu, ka tiešsaistes tikšanās var būt efektīvas un noderīgas. Tātad, kāpēc gan nepalūgt dalībniekam sniegt jums atsauksmes par sapulci?

Pat vislabākajos apstākļos var būt grūti lūgt cilvēkiem atklāt savas domas un jūtas. Varbūt jūsu kolēģi būs atvērtāki, lai atbildētu uz aptauju, it īpaši, ja šī aptauja ir anonīma, viņiem varētu būt vieglāk būt sirsnīgākiem. Ir ļoti svarīgi rīkoties saskaņā ar sniegtajām atsauksmēm un vismaz mēģināt uzlabot tos punktus, kas netika atzīmēti kā labi. Attālās sapulces nav viegli organizēt, un konstruktīva kritika varētu būt ļoti noderīga turpmākajām sanāksmēm.

8. Ierakstiet un atšifrējiet tikšanos

Vai esat kādreiz domājis par savas virtuālās tikšanās ierakstīšanu? Tā ir kļuvusi par plaši izplatītu praksi un ne bez iemesla. Tas palīdz darbiniekiem, kuri nokavējuši sapulci, jo viņiem ir iespēja to noklausīties pēc tam un būt lietas kursā. Veiksmīgas virtuālās komandas arī bieži nolīgst transkripcijas pakalpojumus, lai pārrakstītu ierakstus. Transkripcija ietaupa darbinieku dārgo laiku, jo viņiem nav jānoklausās visa ierakstītā sapulce, lai uzzinātu, kas notiek. Viņiem atliek tikai apskatīt stenogrammas un rūpīgi izlasīt galvenās daļas, lai viņi varētu ietaupīt laiku un joprojām zināt, kas notiek. Ja meklējat labu transkripcijas pakalpojumu sniedzēju, sazinieties ar Gglot. Mēs varam jums palīdzēt uzlabot jūsu virtuālo tikšanos, lai tai būtu lielāka ietekme uz visiem dalībniekiem.

Aci pret aci tikšanās nav ideāla, un tajās ir daži trūkumi, un tiešsaistes sapulcēs lielākā daļa no tām ir kopīgas. Turklāt viņiem ir savas unikālas problēmas. Jums nav jāsamierinās ar neproduktīvām sanāksmēm, kas tērē visu laiku, taču varat izmantot virtuālās sapulces, lai būtu informēts, produktīvs, radošs un sazinātos ar saviem kolēģiem. Izmēģiniet kādu no iepriekš minētajiem padomiem: izvēlieties pareizo rīku, nosakiet sapulcei piemērotu laiku, pierakstiet darba kārtību, novēršiet fona trokšņus, ļaujiet visiem iesaistīties, veiciniet ikdienišķas sarunas, lūdziet atsauksmes un visbeidzot, bet ne mazāk svarīgi, ierakstiet sapulci. un pārrakstīt to. Mēs ceram, ka radīsiet savai komandai unikālu virtuālo tikšanās vidi!