Com fer efectives les reunions dels equips virtuals?

Consells per a millors reunions virtuals

Les reunions són molt importants per al bon funcionament de qualsevol empresa seriosa. Són importants perquè fan possible que tots els membres de l'equip estiguin al dia del que passa a l'empresa i de quina direcció van les estratègies de desenvolupament de l'empresa. A més, les reunions també són una oportunitat perquè els equips puguin reunir i endreçar les seves relacions, o simplement per recordar als empleats que no estan sols a l'empresa i que han de funcionar juntament amb els seus companys de feina.

A causa de la pandèmia, moltes empreses han decidit que els seus empleats haurien de treballar des de casa de moment. Això també significa que s'ha tornat gairebé impossible dur a terme les reunions com es feien abans. Per tant, aquesta nova situació requereix un ajust important. Un cop més, confiem en la tecnologia. S'han desenvolupat i s'estan desenvolupant moltes eines per ajudar a facilitar la comunicació en moments en què la comunicació en persona s'ha tornat indesitjable. I, de fet, les reunions a distància s'estan convertint en la nostra nova normalitat. El que abans estava reservat només per a reunions no convencionals per a companys de feina que treballaven en diferents països o fins i tot en diferents continents, ara s'ha convertit en l'única manera de dur a terme una reunió amb John i Jim a l'altra banda del passadís. Però aquests mitjans de comunicació encara es troben amb obstacles. Analitzarem alguns dels problemes i intentarem suggerir algunes maneres possibles de superar-los.

Obstacles de les reunions a distància

1. Diferència horaria

Coordinar una reunió virtual de llarga distància podria significar fer front a diverses zones horàries. Mentre el company de Nova York encara beu el cafè del matí, el company de feina de Pequín acaba de sopar abans de la reunió i, tan bon punt acabi la reunió, probablement es canviarà el vestit per un pijama còmode.

2. Problemes tècnics

Sovint passa que les reunions s'interrompen a causa d'una connexió inadequada, i això pot crear diferents problemes, per exemple, la coneguda baixa qualitat d'àudio/vídeo o l'efecte de pantalla congelada, molt desagradable i més dramàtic. A més, les converses es poden interrompre per molestos sorolls de fons. Un altre problema tècnic és que moltes reunions es retarden i es perd temps perquè la gent té problemes per iniciar sessió i accedir a les reunions a causa de problemes amb el programari.

3. Converses naturals i xerrades

Al començament de cada reunió cara a cara, la gent tendeix a participar en una conversa, només per trencar el gel i sentir-se més còmode. A les reunions en línia això és una mica complicat, ja que la comunicació no és realment natural i quan la gent parla simultàniament (cosa que passa sovint en la comunicació cara a cara), es genera un soroll incòmode i la conversa sovint es fa indiscernible. És per això que les persones de les reunions virtuals intenten no interrompre's entre elles i passen directament al tema. La conseqüència és que les reunions a distància sempre solen ser més una presentació amb poca aportació d'altres participants, sobretot si no es fan preguntes.

Com millorar les reunions virtuals

Els canvis inesperats en l'entorn laboral poden ser massa per a tothom. Simplement ajustant algunes coses, els directius i els equips es poden adaptar i aprendre a superar alguns dels obstacles i les reunions en línia poden ser més efectives, productives i útils. En aquest punt, intentarem donar-vos alguns consells sobre com la vostra reunió remota pot ser un èxit.

1. Trieu una eina de videoconferència

El primer punt és triar una bona configuració tècnica. Hi ha una gran quantitat de tecnologia que fa que la reunió en línia funcioni sense problemes. Si voleu mantenir-lo més tradicional, trieu Skype o Google Hangouts. D'altra banda, Zoom és una plataforma de conferències més moderna i molt popular avui dia. GotoMeeting es va crear específicament per a empreses i té els seus avantatges. Altres eines que cal esmentar són: Join.me, UberConference i Slack. Totes aquestes eines de comunicació són més que correctes per a reunions a distància. Haureu de veure què funciona millor per a la vostra empresa. Una cosa important a destacar és que un cop hagis escollit una plataforma has d'intentar cenyir-te a ella i no canviar-la sovint, perquè confondrà els teus companys innecessàriament.

2. Millor hora per a la reunió

No sembla difícil programar una reunió, però segur que ho pot ser. En un entorn corporatiu, podeu comparar la disponibilitat de la vostra llista d'invitacions amb diferents eines internes compartides basades en núvol. Quines coses s'han de tenir en compte? Festius locals, hores dels àpats i altres factors regionals potencials que podrien xocar amb la vostra reunió, especialment si els vostres companys viuen a l'altre costat del món. Quan és possible, sempre és una bona idea programar reunions amb molta antelació, perquè com més avís tingui tothom, és menys probable que els companys tinguin col·lisions.

3. Estableix l'agenda

En primer lloc, cal tenir en compte quant de temps durarà la reunió. Això us ajudarà a establir l'estructura de la reunió. El nostre consell és: escriu una agenda! Estructurar la reunió, pensar en els punts principals que cal tractar i cenyir-s'hi, anotar els noms dels membres de l'equip participants i les seves responsabilitats. A més, és una bona pràctica que un empleat estigui a càrrec de la reunió com una mena de mediador, per assegurar-se que tothom s'adhereix a l'ordre del dia i que es discuteixin tots els punts clau.

Una bona pràctica és enviar l'ordre del dia a tots els participants abans de la reunió. D'aquesta manera tothom es pot preparar en conseqüència.

4. Fer front al soroll de fons

Tots hem participat en reunions on es podia escoltar telèfons de timbre inadequats, sorolls forts del trànsit o el gos de la família que estava massa emocionat. Assegureu-vos que tots els companys sàpiguen silenciar les seves línies si hi ha sorolls que distreuen al fons. No obstant això, els companys haurien de continuar participant als missatges de text i mantenir el seu canal de vídeo en funcionament.

5. Recordeu de cada membre de l'equip

No tots els companys són comunicatius i extrovertits. Algunes persones no diran mai res si no se'ls demana específicament la seva opinió. Això no vol dir que aquests companys no tinguin res valuós a afegir a la reunió. Al contrari! La feina del mediador també és guiar la conversa i assegurar-se que tothom tingui l'oportunitat de parlar i de fer preguntes específiques fins i tot als participants silenciosos. D'aquesta manera tothom participarà en la reunió i tots els companys tindran la possibilitat de donar la seva aportació. Si tothom s'anima a participar, hi ha més possibilitats que la reunió virtual sigui més creativa i productiva.

6. La conversió casual és un avantatge

Quan treballem des de casa, tenim menys oportunitats de posar-nos al dia amb els companys. Si el temps és adequat, les xerrades són més que benvingudes fins i tot en l'entorn virtual. Un bon enfocament seria reservar una mica de temps abans d'una reunió remota per deixar que els companys de feina xerren. Afegint una mica de diversió a les reunions i fent possible que els companys es vinculen amb els membres del seu equip, potser simplement preguntant -vos Com ha estat el vostre dia fins ara? els participants de la reunió se sentiran més a gust, relaxats i còmodes. D'aquesta manera es notarà la seva presència a l'espai virtual. No subestimi mai la importància de sentir-se connectat com a membre d'un equip.

7. Demanar avaluació

Com que les reunions virtuals d'equip ja no són una excepció, és important veure què funciona bé i què no. Ningú vol perdre el temps ni tenir la sensació que no l'escolten. Això crea frustració i rebuig a la idea que les reunions en línia poden ser efectives i útils. Aleshores, per què no demaneu al participant que us doni comentaris sobre la reunió?

Fins i tot en les millors circumstàncies, demanar a la gent que s'obri sobre els seus pensaments i sentiments pot ser difícil. Potser els vostres companys estaran més oberts a respondre una enquesta, sobretot si aquesta enquesta és anònima, potser els serà més fàcil ser més sincers en aquest cas. És crucial actuar en funció dels comentaris donats i, almenys, intentar millorar els punts que no s'han etiquetat com a bons. Les reunions a distància no són fàcils d'organitzar i la crítica constructiva podria ser de gran ajuda per a les futures.

8. Gravar i transcriure la reunió

Alguna vegada has pensat en gravar la teva reunió virtual? Això s'ha convertit en una pràctica molt estesa i no sense motiu. Ajuda els empleats que s'han perdut la reunió, ja que tenen la possibilitat d'escoltar-la després i mantenir-se al dia. Els equips virtuals d'èxit també solen contractar serveis de transcripció per transcriure les gravacions. La transcripció estalvia un temps valuós dels empleats, perquè no han d'escoltar tota la reunió gravada per esbrinar què està passant. Tot el que han de fer és donar un cop d'ull a les transcripcions i llegir les parts clau amb atenció perquè puguin estalviar temps i encara saber què està passant. Si busqueu un bon proveïdor de serveis de transcripció, dirigiu-vos a Gglot. Podem ajudar-te a millorar la teva reunió virtual, perquè tingui un major impacte en tots els participants.

Les reunions cara a cara no són perfectes i tenen alguns inconvenients, i les reunions en línia en comparteixen la majoria. A més, venen amb els seus problemes únics. No us heu de conformar amb reunions improductives que fan perdre el temps de tothom, però podeu utilitzar reunions virtuals per mantenir-vos informat, productiu, creatiu i connectat amb els vostres companys. Proveu alguns dels consells esmentats anteriorment: trieu l'eina adequada, fixeu un bon moment per a la reunió, anoteu l'ordre del dia, afronteu els sorolls de fons, mantingueu tots compromesos, fomenteu la conversa informal, demaneu comentaris i, finalment, però no menys important, enregistreu la reunió. i fer-ho transcriure. Esperem que creeu un entorn de reunió virtual excepcional per al vostre equip!