Как да направим виртуалните екипни срещи ефективни?

Съвети за по-добри виртуални срещи

Срещите са много важни за правилното функциониране на всяка сериозна компания. Те са важни, защото дават възможност на всеки член на екипа да бъде в течение какво се случва в компанията и в каква посока са насочени стратегиите за развитие на компанията. Освен това срещите са и възможност за екипите да се съберат и да оправят отношенията си или просто да напомнят на служителите, че не са сами в компанията и че трябва да работят заедно с колегите си.

Заради пандемията много фирми решиха служителите им да работят от вкъщи за момента. Това също означава, че е станало почти невъзможно да се провеждат срещи по начина, по който са се провеждали преди. Следователно тази нова ситуация изисква значителна корекция. Отново разчитаме на технологиите. Има и се разработват много инструменти, за да се улесни комуникацията във времена, когато личната комуникация е станала нежелана. И наистина, дистанционните срещи се превръщат в нашата нова норма. Това, което някога беше запазено само за нетрадиционни срещи за колеги, работещи в различни страни или дори на различни континенти, сега се превърна в единствения начин за провеждане на среща с Джон и Джим от другата страна на залата. Но подобни средства за комуникация все още срещат пречки. Ще разгледаме някои от проблемите и ще се опитаме да предложим някои възможни начини за преодоляването им.

Пречки при дистанционни срещи

1. Времева разлика

Координирането на виртуална среща на дълги разстояния може да означава справяне с множество часови зони. Докато колегата от Ню Йорк все още отпива сутрешното си кафе, колегата от Пекин току-що е вечерял преди срещата и веднага щом срещата приключи, вероятно ще смени костюма си с удобна пижама.

2. Технически проблеми

Често се случва срещата да бъде прекъсната поради неадекватна връзка и това може да създаде различни проблеми, например добре познатото ниско качество на аудио/видео или много нехаресвания и по-драматичен ефект на замръзнал екран. Освен това разговорите могат да бъдат прекъснати от досадни фонови шумове. Друг технически проблем е, че много срещи се забавят и времето се губи, защото хората имат проблеми с влизането и достъпа до срещите поради проблеми със софтуера.

3. Естествени разговори и леки разговори

В началото на всяка среща лице в лице хората са склонни да се включат в лек разговор, просто за да разчупят леда и да се чувстват по-удобно. При онлайн срещи това е малко трудно, тъй като комуникацията не е наистина естествена и когато хората говорят едновременно (което често се случва при комуникация лице в лице), се генерира неудобен шум и разговорът много често става неразличим. Ето защо хората във виртуални срещи се опитват да не се прекъсват и преминават направо към темата. Последствието е, че отдалечените срещи винаги са по-скоро презентация с не толкова принос от други участници, особено ако не се задават въпроси.

Как да подобрим виртуалните срещи

Неочакваните промени в работната среда могат да бъдат твърде много за всеки. Като просто коригират няколко неща, мениджърите и екипите могат да се адаптират и да научат как да преодолеят някои от пречките и онлайн срещите могат да станат по-ефективни, продуктивни и полезни. На този етап ще се опитаме да ви дадем няколко съвета как вашата дистанционна среща може да се окаже успешна.

1. Изберете инструмент за видеоконференция

Първата точка е да изберете добра техническа настройка. Има изобилие от технологии, които правят онлайн срещата гладка. Ако искате да го запазите по-традиционен, изберете Skype или Google Hangouts. От друга страна, Zoom е по-модерна и изключително популярна в днешно време конферентна платформа. GotoMeeting е създаден специално за бизнеса и има своите предимства. Други инструменти, които си струва да се споменат, са: Join.me, UberConference и Slack. Всички тези инструменти за комуникация са повече от добри за отдалечени срещи. Ще трябва да видите какво работи най-добре за вашата компания. Важно нещо, което трябва да подчертаете е, че след като сте избрали платформа, трябва да се опитате да се придържате към нея и да не я променяте често, защото това ще обърква излишно вашите колеги.

2. Най-доброто време за срещата

Не изглежда трудно да насрочите среща, но със сигурност може да бъде. В корпоративна обстановка можете да сравните наличността във вашия списък с покани с различни вътрешни споделени инструменти, базирани на облак. Какви неща трябва да се вземат предвид? Местни празници, часове за хранене и други потенциални регионални фактори, които могат да се сблъскат с вашата среща, особено ако вашите колеги живеят от другата страна на земното кълбо. Когато е възможно, винаги е добра идея да планирате срещи много по-рано, защото колкото повече известия имат всички, по-малко вероятно е колегите да имат сблъсъци.

3. Определете дневния ред

На първо място, трябва да имате предвид колко дълго ще продължи срещата. Това ще ви помогне да определите структурата на срещата. Нашият съвет е: напишете дневен ред! Структурирайте срещата, помислете за основните точки, които трябва да бъдат обхванати и се придържайте към тях, запишете имената на участващите членове на екипа и техните отговорности. Освен това е добра практика един служител да отговаря за срещата като нещо като посредник, за да се увери, че всички се придържат към дневния ред и че всички ключови точки са обсъдени.

Добра практика е да изпратите дневния ред на всички участници преди срещата. Така всеки може да се подготви съответно.

4. Справете се с фоновия шум

Всички сме участвали в срещи, на които можете да чуете неуместно звънене на телефона, силен шум от трафика или семейното куче, което е било прекалено развълнувано. Уверете се, че всеки колега знае, че трябва да заглуши репликите си, ако на заден план има разсейващ шум. Независимо от това, колегите трябва да продължат да участват чрез текстови съобщения и да поддържат видео емисиите си.

5. Помнете за всеки член на екипа

Не всички колеги са комуникативни и общителни. Някои хора просто никога няма да кажат нищо, ако не бъдат изрично попитани за мнението им. Това не означава, че тези колеги нямат какво ценно да добавят към срещата. Напротив! Работата на медиатора също е да ръководи разговора и да гарантира, че всеки има възможност да говори и да задава конкретни въпроси дори на мълчаливите участници. По този начин всички ще бъдат ангажирани в срещата и всички колеги ще имат възможност да дадат своя принос. Ако всички бъдат насърчавани да участват, има по-голям шанс виртуалната среща да бъде по-креативна и продуктивна.

6. Небрежното преобразуване е плюс

Когато работим от вкъщи, имаме по-малко възможности да догоним колегите. Ако времето е подходящо, малките разговори са повече от добре дошли дори във виртуалната среда. Добър подход би бил да запазите известно време предварително за отдалечена среща, за да позволите на колегите да си поговорят. Като добавите малко забавление към срещите и дадете възможност на колегите да се свържат с членовете на екипа си, може би като просто попитате Как беше денят ви досега? участниците в срещата ще се чувстват по-спокойни, спокойни и удобни. Така присъствието им ще се усеща във виртуалното пространство. Никога не подценявайте важността да се чувствате свързани като член на екип.

7. Поискайте оценка

Тъй като виртуалните екипни срещи вече не са изключение, важно е да се види кое работи добре и кое не. Никой не иска да си губи времето или да има чувството, че не е чут. Това създава разочарование и отхвърляне на идеята, че онлайн срещите могат да бъдат ефективни и полезни. Така че, защо не помолите участника да ви даде обратна връзка за срещата?

Дори при най-добрите обстоятелства може да бъде трудно да помолите хората да разкажат своите мисли и чувства. Може би вашите колеги ще бъдат по-отворени да отговорят на анкета, особено ако тази анкета е анонимна, може да им е по-лесно да бъдат по-искрени в този случай. От решаващо значение е да действате въз основа на предоставената обратна връзка и поне да се опитате да подобрите точките, които не са определени като добри. Дистанционните срещи не са лесни за организиране и градивната критика може да бъде от голяма полза за бъдещите.

8. Запишете и преписвайте срещата

Мислили ли сте някога да запишете вашата виртуална среща? Това се превърна в масова практика и не без причина. Помага на служителите, които са пропуснали срещата, тъй като имат възможност да я слушат след това и да бъдат в течение. Успешните виртуални екипи също често наемат услуги за транскрипция, за да транскрибират записите. Транскрипцията спестява ценно време на служителите, тъй като не е нужно да слушат цялата записана среща, за да разберат какво се случва. Всичко, което трябва да направят, е да погледнат преписите и да прочетат внимателно ключовите части, за да спестят време и да знаят какво се случва. Ако търсите добър доставчик на услуги за транскрипция, обърнете се към Gglot. Можем да ви помогнем да подобрите вашата виртуална среща, така че да има по-голямо въздействие върху всички участници.

Срещите лице в лице не са перфектни и имат някои недостатъци, а онлайн срещите споделят повечето от тях. На всичкото отгоре те идват със собствените си уникални проблеми. Не е нужно да се задоволявате с непродуктивни срещи, които губят времето на всички, но можете да използвате виртуални срещи, за да останете информирани, продуктивни, креативни и свързани с колегите си. Опитайте някои от съветите, изброени по-горе: изберете правилния инструмент, задайте подходящо време за срещата, запишете дневния ред, справете се с фоновите шумове, ангажирайте всички, насърчавайте непринуден разговор, поискайте обратна връзка и не на последно място, запишете срещата и го преписвайте. Надяваме се, че ще създадете изключителна виртуална среда за срещи за вашия екип!