如何使虛擬團隊會議有效？
更好的虛擬會議的提示
會議對於任何嚴肅的公司的正常運作非常重要。它們之所以重要，是因為它們使每個團隊成員都可以了解公司的最新動態以及公司發展戰略的前進方向。最重要的是，會議還為團隊提供了一個機會來收集和理順他們的關係，或者只是提醒員工他們在公司中並不孤單，他們需要與同事一起工作。
由於大流行，許多企業決定暫時讓員工在家中工作。這也意味著幾乎不可能像以前那樣召開會議。因此，這種新情況需要進行重大調整。再一次，我們依靠技術。當面對面交流變得不受歡迎時，已經並且正在開發許多工具來幫助促進交流。實際上，遠程會議正在成為我們的新常態。曾經只保留給在不同國家甚至在不同大陸工作的同事進行非常規會議的方式，如今已成為在大廳與John和Jim進行會議的唯一方式。但是，這種交流方式仍然面臨障礙。我們將研究一些問題，並嘗試提出一些可能的方法來解決它們。
遠程會議的障礙
- 時間差異
協調長途虛擬會議可能意味著應對多個時區。當紐約的同事仍在喝咖啡時，北京的同事在會議開始前才吃晚飯，會議一旦結束，他可能會換上舒適的睡衣。
2.技術問題
通常會由於連接不充分而中斷會議，這會產生不同的問題，例如眾所周知的音頻/視頻質量低下或令人不快且更具戲劇性的凍結屏幕效果。此外，惱人的背景噪音可能會打斷對話。另一個技術問題是，由於軟件問題，人們在登錄和訪問會議時遇到問題，因此延遲了許多會議並浪費了時間。
3.自然對話和閒聊
在每次面對面會議開始時，人們傾向於閒聊，只是為了打破僵局，讓自己更舒適。在在線會議中，這有點棘手，因為交流並不是真正自然的，並且當人們同時講話時（這通常在面對面交流中發生），會產生不舒服的聲音，並且談話常常變得難以區分。這就是為什麼虛擬會議中的人們盡量不要互相打擾，而直接進入主題。結果是，遠程會議總是更多地是演示，而其他參與者的輸入卻很少，特別是如果沒有問題的話。
如何改善虛擬會議
工作環境中意想不到的變化可能對每個人都太大。通過簡單地調整一些內容，經理和團隊可以適應並學習如何克服一些障礙，並且在線會議可以變得更加有效，富有成效和有用。在這一點上，我們將嘗試為您提供一些提示，說明如何成功實現遠程會議。
- 選擇視頻會議工具
首先要選擇一個好的技術設置。那裡有大量的技術可以使在線會議順利進行。如果您想使其更傳統，請選擇Skype或Google Hangouts。另一方面，Zoom是一個更現代且如今非常流行的會議平台。 GotoMeeting專為業務而設計，並具有一定的優勢。其他值得一提的工具是：Join.me，UberConference和Slack。對於遠程會議，所有這些通信工具都綽綽有餘。您將需要查看最適合您公司的方法。需要重點強調的一點是，一旦選擇了平台，就應該堅持使用該平台，不要經常對其進行更改，因為這會使您的同事不必要地困惑。
2.會議的最佳時間
安排會議似乎並不難，但是可以。在公司環境中，您可以將邀請列表中的可用性與其他內部基於雲的共享工具進行比較。應該考慮哪些事情？當地的節假日，進餐時間和其他可能與您的會議相衝突的區域性因素，特別是如果您的同事住在地球的另一端。如果可能的話，最好提前安排會議，因為每個人都擁有更多的通知，同事之間發生衝突的可能性就較小。
3.設定議程
首先，您需要記住會議將持續多長時間。這將幫助您設置會議的結構。我們的建議是：寫一個議程！安排會議的結構，考慮需要掩蓋的要點並堅持下去，寫下與會團隊成員的姓名及其職責。同樣，一個好的做法是由一名員工作為調解人來主持會議，以確保每個人都遵守議程並討論所有關鍵點。
一個好的做法是在會議之前將議程發送給所有參與者。這樣，每個人都可以進行相應的準備。
4.解決背景噪音
我們都參加了會議，在這裡您可以聽到不適當的響鈴電話，嘈雜的交通噪音或過於興奮的家犬。如果背景中有乾擾的聲音，請確保每個同事都知道將其線路靜音。但是，同事應該繼續參加視頻短信交流，並保持他們的視頻供稿運行。
5.記住每個團隊成員
並非所有同事都善於交流和外向。如果沒有特別徵求他們的意見，有些人將永遠不會說任何話。這並不意味著這些同事沒有任何有價值的東西可以添加到會議中。互惠生！調解員的工作還在於指導對話，並確保每個人都有發言的機會，甚至可以向沉默的參與者提出具體問題。這樣，每個人都將參加會議，所有同事都可以發表自己的意見。如果鼓勵每個人都參加，那麼虛擬會議將更有可能更具創造性和生產力。
6.休閒轉換優先
在家工作時，與同事相處的機會很少。如果時間合適，那麼即使在虛擬環境中，閒聊也仍然很受歡迎。一個好的方法是在遠程會議前預留一些時間，讓同事聊天。通過給會議增加一點樂趣並使同事有可能與團隊成員保持聯繫，也許只需問一下您今天過得怎麼樣？與會人員將更加放鬆，放鬆和舒適。這樣，它們的存在將在虛擬空間中被感覺到。永遠不要低估作為團隊成員感到聯繫的重要性。
7.要求評估
由於虛擬團隊會議不再是一個例外，因此重要的是要知道什麼有效，什麼無效。沒有人願意浪費他們的時間或感到自己沒有被聽到。這使人們對在線會議可能是有效和有益的想法感到沮喪和拒絕。因此，為什麼不要求參與者向您提供有關會議的反饋呢？
即使在最好的情況下，要求人們公開自己的想法和感受也可能很困難。也許您的同事會更願意回答民意調查，特別是如果該民意調查是匿名的，那麼在這種情況下讓他們變得更真誠可能會更容易。根據給定的反饋採取行動，並至少嘗試改善未標記為良好的要點，這一點至關重要。遠程會議不容易組織，建設性的批評可能對將來的會議有很大幫助。
8.記錄並抄錄會議
您是否考慮過錄製虛擬會議？這已經成為一種普遍的做法，並非沒有原因。它可以幫助錯過會議的員工，因為他們可以事後收聽會議並保持最新狀態。成功的虛擬團隊還經常僱用轉錄服務來轉錄錄音。轉錄可以節省員工的寶貴時間，因為他們不必聆聽整個記錄的會議來了解發生了什麼情況。他們需要做的只是看成績單，仔細閱讀關鍵部分，這樣他們可以節省時間，而且仍然知道發生了什麼。如果您正在尋找好的轉錄服務提供商，請轉到Gglot。我們可以幫助您增強虛擬會議，從而對所有參與者產生更大的影響。
面對面的會議並不是完美的，並且有一些失敗的地方，而在線會議則佔了大多數。最重要的是，它們還具有自己獨特的問題。您不必為浪費所有人時間的非生產性會議做好準備，但是您可以使用虛擬會議來保持知情，富有成效，富有創造力並與同事保持聯繫。嘗試上面列出的一些建議：選擇正確的工具，安排會議的好時機，寫下議程，解決背景噪音，保持大家的參與，鼓勵隨意的交談，徵求反饋，最後但並非最不重要的是，記錄會議並將其轉錄。我們希望您將為您的團隊創建一個出色的虛擬會議環境！