Kaip padaryti, kad virtualių komandų susitikimai būtų veiksmingi?

Patarimai geresniems virtualiems susitikimams

Susitikimai yra labai svarbūs tinkamam bet kurios rimtos įmonės darbui. Jie svarbūs, nes leidžia kiekvienam komandos nariui žinoti, kas vyksta įmonėje ir kokia kryptimi krypsta įmonės plėtros strategijos. Be to, susitikimai taip pat yra galimybė komandoms susiburti ir ištiesinti santykius arba tiesiog priminti darbuotojams, kad jie įmonėje nėra vieni ir kad jie turi veikti kartu su savo bendradarbiais.

Dėl pandemijos daugelis įmonių nusprendė, kad jų darbuotojai kol kas turėtų dirbti iš namų. Tai taip pat reiškia, kad tapo beveik neįmanoma surengti posėdžių taip, kaip jie buvo vedami anksčiau. Todėl ši nauja situacija reikalauja iš esmės koreguoti. Dar kartą pasikliaujame technologijomis. Yra ir yra kuriama daug įrankių, padedančių palengvinti bendravimą tais laikais, kai asmeninis bendravimas tampa nepageidautinas. Ir iš tiesų, nuotoliniai susitikimai tampa mūsų nauju įprastiniu dalyku. Tai, kas kažkada buvo skirta tik netradiciniams susitikimams su kolegomis, dirbančiais skirtingose šalyse ar net skirtinguose žemynuose, dabar tapo vieninteliu būdu surengti susitikimą su Johnu ir Jim kitoje salėje. Tačiau tokios komunikacijos priemonės vis dar susiduria su kliūtimis. Išnagrinėsime kai kurias problemas ir pabandysime pasiūlyti keletą galimų būdų jas įveikti.

Nuotolinių susitikimų kliūtys

1. Laiko skirtumas

Tolimojo virtualaus susitikimo koordinavimas gali reikšti susidorojimą su keliomis laiko juostomis. Kol kolega iš Niujorko vis dar gurkšnoja rytinę kavą, Pekino bendradarbis prieš susitikimą ką tik pavakarieniavo ir, kai tik susitiks, tikriausiai pakeis kostiumą į patogią pižamą.

2. Techninės problemos

Dažnai atsitinka, kad susitikimas nutrūksta dėl netinkamo ryšio ir tai gali sukelti įvairių problemų, pavyzdžiui, gerai žinomą žemą garso/vaizdo kokybę arba labai nemėgstamą ir dramatiškesnį užšaldyto ekrano efektą. Be to, pokalbius gali sutrikdyti erzinantis foninis triukšmas. Kita techninė problema yra ta, kad daugelis susitikimų vėluoja ir švaistomas laikas, nes žmonėms kyla problemų prisijungiant ir pasiekiant susitikimus dėl programinės įrangos problemų.

3. Natūralūs pokalbiai ir smulkmenos

Kiekvieno susitikimo akis į akį pradžioje žmonės linkę į nedidelį pokalbį, kad tik pralaužtų ledus ir pasijustų patogiau. Internetiniuose susitikimuose tai yra šiek tiek keblu, nes bendravimas tikrai nėra natūralus, o kai žmonės kalbasi vienu metu (kas dažnai nutinka bendraujant akis į akį), kyla nemalonus triukšmas ir pokalbis labai dažnai tampa nepastebimas. Todėl virtualiuose susitikimuose žmonės stengiasi vienas kito netrukdyti ir eina tiesiai prie temos. To pasekmė yra ta, kad nuotoliniai susitikimai visada yra labiau pristatymas, į kurį ne tiek daug prisideda kiti dalyviai, ypač jei neužduodama jokių klausimų.

Kaip patobulinti virtualius susitikimus

Netikėtų pokyčių darbo aplinkoje gali būti per daug visiems. Tiesiog pakoregavus kelis dalykus, vadovai ir komandos gali prisitaikyti ir išmokti įveikti kai kurias kliūtis, o internetiniai susitikimai gali tapti efektyvesni, produktyvesni ir naudingesni. Šiuo metu pabandysime duoti keletą patarimų, kaip nuotolinis susitikimas gali būti sėkmingas.

1. Pasirinkite vaizdo konferencijos įrankį

Pirmiausia reikia pasirinkti gerą techninę sąranką. Yra daugybė technologijų, dėl kurių internetinis susitikimas vyksta sklandžiai. Jei norite, kad jis būtų tradiciškesnis, rinkitės „Skype“ arba „Google Hangouts“. Kita vertus, Zoom yra modernesnė ir šiais laikais itin populiari konferencijų platforma. „GotoMeeting“ buvo sukurtas specialiai verslui ir turi savo privalumų. Kiti įrankiai, kuriuos verta paminėti, yra: Join.me, UberConference ir Slack. Visos šios komunikacijos priemonės puikiai tinka nuotoliniams susitikimams. Turėsite pamatyti, kas geriausiai tinka jūsų įmonei. Svarbu pabrėžti, kad pasirinkę platformą stenkitės jos laikytis ir dažnai nekeisti, nes tai be reikalo suklaidins jūsų kolegas.

2. Geriausias laikas susitikimui

Atrodo, kad suplanuoti susitikimą nėra sunku, bet tikrai gali būti. Įmonės nustatymuose galite palyginti pasiekiamumą kvietimų sąraše su skirtingais vidiniais bendrai naudojamais debesies įrankiais. Į kokius dalykus reikėtų atsižvelgti? Vietos šventės, maitinimo laikas ir kiti galimi regioniniai veiksniai, kurie gali susidurti su jūsų susitikimu, ypač jei jūsų kolegos gyvena kitoje pasaulio pusėje. Kai įmanoma, visada patartina susitikimus planuoti gerokai iš anksto, nes kuo labiau visi bus pastebėti, tuo mažesnė tikimybė, kad kolegos susidurs.

3. Nustatykite darbotvarkę

Visų pirma, reikia turėti omenyje, kiek laiko truks susitikimas. Tai padės nustatyti susitikimo struktūrą. Mūsų patarimas: parašykite darbotvarkę! Susisteminkite susitikimą, pagalvokite apie pagrindinius dalykus, kuriuos reikia aptarti ir jų laikykitės, užsirašykite dalyvaujančių komandos narių vardus ir pareigas. Taip pat gera praktika, kai vienas darbuotojas yra atsakingas už susirinkimą kaip tam tikras tarpininkas, siekiant užtikrinti, kad visi laikytųsi darbotvarkės ir būtų aptarti visi pagrindiniai klausimai.

Gera praktika yra išsiųsti darbotvarkę visiems dalyviams prieš susitikimą. Taip kiekvienas gali atitinkamai pasiruošti.

4. Išspręskite foninį triukšmą

Visi dalyvavome susitikimuose, kuriuose girdėjote netinkamus skambučius, garsų eismo triukšmą ar per daug susijaudinusį šeimos šunį. Įsitikinkite, kad kiekvienas kolega žino, kaip nutildyti savo eilutes, jei fone pasigirsta blaškantis triukšmas. Nepaisant to, kolegos turėtų ir toliau dalyvauti tekstiniuose pranešimuose ir palaikyti vaizdo įrašų tiekimą.

5. Prisiminkite apie kiekvieną komandos narį

Ne visi kolegos yra komunikabilūs ir bendraujantys. Kai kurie žmonės tiesiog niekada nieko nesakys, jei nebus konkrečiai paklausta jų nuomonės. Tai nereiškia, kad tie kolegos neturi ką vertingo pridėti prie susitikimo. Au contraire! Tarpininko darbas taip pat yra vadovauti pokalbiui ir užtikrinti, kad kiekvienas turėtų galimybę kalbėti ir net tylintiems dalyviams užduoti konkrečius klausimus. Taip visi bus įtraukti į susitikimą, o visi kolegos turės galimybę pareikšti savo nuomonę. Jei visi bus skatinami dalyvauti, yra didesnė tikimybė, kad virtualus susitikimas bus kūrybiškesnis ir produktyvesnis.

6. Atsitiktinis atsivertimas yra pliusas

Dirbdami namuose turime mažiau galimybių pasivyti kolegas. Jei laikas tinkamas, pokalbiai yra daugiau nei sveikintini net virtualioje aplinkoje. Geras būdas būtų skirti šiek tiek laiko nuotoliniam susitikimui, kad bendradarbiai galėtų kalbėtis. Suteikdami šiek tiek linksmybių susitikimams ir sudarydami galimybę kolegoms užmegzti ryšius su savo komandos nariais, galbūt tiesiog paklausdami Kaip praėjo jūsų diena iki šiol? susitikimo dalyviai jausis lengviau, atsipalaidavę ir patogiau. Taip jų buvimas bus jaučiamas virtualioje erdvėje. Niekada nenuvertinkite, kaip svarbu jausti ryšį kaip komandos nariui.

7. Paprašykite įvertinimo

Kadangi virtualūs komandos susitikimai nebėra išimtis, svarbu pamatyti, kas veikia gerai, o kas ne. Niekas nenori gaišti savo laiko ar jaustis, kad nėra išgirstas. Tai sukelia nusivylimą ir atmetimą, kad internetiniai susitikimai gali būti veiksmingi ir naudingi. Taigi, kodėl gi nepaprašius dalyvio pateikti atsiliepimą apie susitikimą?

Net ir geriausiomis aplinkybėmis gali būti sunku paprašyti žmonių atvirauti apie savo mintis ir jausmus. Galbūt jūsų kolegos bus atviresni atsakyti į apklausą, ypač jei ta apklausa anoniminė, jiems tokiu atveju gali būti lengviau būti nuoširdesniems. Labai svarbu veikti pagal pateiktą atsiliepimą ir bent jau pabandyti pagerinti tuos taškus, kurie nebuvo pažymėti kaip gerai. Nuotolinius susitikimus nėra lengva organizuoti, o konstruktyvi kritika gali būti labai naudinga būsimiems susitikimams.

8. Įrašykite ir perrašykite susitikimą

Ar kada nors galvojote apie savo virtualaus susitikimo įrašymą? Tai tapo plačiai paplitusi praktika ir ne be priežasties. Tai padeda darbuotojams, kurie praleido susitikimą, nes jie turi galimybę po to jo išklausyti ir gauti naujausią informaciją. Sėkmingos virtualios komandos taip pat dažnai samdo transkripcijos paslaugas įrašams perrašyti. Transkripcija sutaupo brangų darbuotojų laiką, nes jiems nereikia klausytis viso įrašyto susitikimo, kad sužinotų, kas vyksta. Jiems tereikia pažvelgti į stenogramas ir atidžiai perskaityti pagrindines dalis, kad sutaupytų laiko ir žinotų, kas vyksta. Jei ieškote gero transkripcijos paslaugų teikėjo, kreipkitės į Gglot. Galime padėti jums pagerinti jūsų virtualų susitikimą, kad jis turėtų didesnį poveikį visiems dalyviams.

Akis į akį susitikimai nėra tobuli ir jie turi tam tikrų nesėkmių, o internetiniai susitikimai dalijasi dauguma jų. Be to, jie turi savo unikalių problemų. Nereikia tenkintis neproduktyviais susitikimais, kurie eikvoja visų laiką, bet galite naudoti virtualius susitikimus, kad būtumėte informuoti, produktyvūs, kūrybingi ir palaikyti ryšį su kolegomis. Išbandykite kelis aukščiau išvardintus patarimus: pasirinkite tinkamą įrankį, nustatykite tinkamą susitikimo laiką, užsirašykite darbotvarkę, pašalinkite foninį triukšmą, įtraukite visus, skatinkite atsitiktinį pokalbį, paprašykite atsiliepimų ir galiausiai, bet ne mažiau svarbu, įrašykite susitikimą. ir perrašyti. Tikimės, kad sukursite išskirtinę virtualių susitikimų aplinką savo komandai!