Виртуал багуудын уулзалтыг хэрхэн үр дүнтэй болгох вэ?
Виртуал уулзалтыг сайжруулах зөвлөмжүүд
Аливаа ноцтой компанийн зөв үйл ажиллагаанд уулзалтууд маш чухал байдаг. Эдгээр нь багийн гишүүн бүрд компанид болж буй үйл явдлууд болон компанийн хөгжлийн стратеги ямар чиглэлд чиглэж байгаа талаар мэдээлэл авах боломжийг олгодог учраас чухал юм. Үүнээс гадна, уулзалтууд нь багууд цугларч, харилцаагаа засах, эсвэл ажилчдад компанид ганцаараа биш, хамт ажиллагсадтайгаа хамтран ажиллах хэрэгтэй гэдгийг сануулах боломж юм.
Царт тахлын улмаас олон бизнес эрхлэгчид ажилчдаа гэрээсээ ажиллах ёстой гэж шийджээ. Энэ нь өмнөх шигээ хурал хийх боломжгүй болсон гэсэн үг. Тиймээс энэ шинэ нөхцөл байдалд ихээхэн зохицуулалт хийх шаардлагатай байна. Дахин хэлэхэд бид технологид найдаж байна. Хувийн харилцаа холбоо нь хүсээгүй болсон үед харилцаа холбоог хөнгөвчлөхөд туслах олон хэрэгсэл бий болсон бөгөөд боловсруулагдаж байна. Үнэхээр алслагдсан уулзалтууд бидний шинэ хэвийн үзэгдэл болж байна. Нэгэн цагт өөр өөр улс оронд эсвэл бүр өөр өөр тивд ажилладаг хамт ажиллагсдад зориулсан уламжлалт бус уулзалтад зориулагдсан зүйл нь одоо Жон, Жим нартай танхимын цаанаас уулзалт хийх цорын ганц арга зам болжээ. Гэхдээ ийм харилцааны хэрэгсэл саад бэрхшээлтэй тулгарсаар байна. Бид зарим бэрхшээлийг судалж, тэдгээрийг даван туулах арга замыг санал болгохыг хичээх болно.
Алсын уулзалтын саад бэрхшээл
- Цагийн зөрүү
Холын зайн виртуал уулзалтыг зохицуулах нь олон цагийн бүсийг даван туулах гэсэн үг юм. Нью-Йоркийн хамт ажилладаг хүн өглөөний кофегоо ууж байх хооронд Бээжин дэх хамтран ажиллагч нь уулзалтын өмнө оройн хоолоо идчихсэн байсан бөгөөд хурал дуусмагц костюмаа эвтэйхэн унтлагын хувцасаар солих байх.
2. Техникийн асуудлууд
Тохиромжгүй холболтоос болж хурал тасалдсан нь олонтаа тохиолддог бөгөөд энэ нь янз бүрийн асуудал үүсгэдэг, жишээлбэл, сайн мэддэг аудио/видео чанар муу эсвэл дэлгэцийн хөлдсөн эффект гэх мэт. Түүнчлэн, яриа нь ядаргаатай арын чимээ шуугианаас болж тасалддаг. Бас нэг техникийн асуудал бол программ хангамжийн асуудлаас үүдэн хүмүүс нэвтэрч орох, хуралдаа ороход асуудалтай тул олон хурал хойшилж, цаг алдаж байна.
3. Байгалийн яриа, жижиг яриа
Нүүр нүүр тулсан уулзалт болгоны эхэнд хүмүүс зүгээр л эвтэйхэн тухтай байхын тулд жижиг яриа өрнүүлэх хандлагатай байдаг. Онлайн уулзалтын хувьд энэ нь жаахан төвөгтэй байдаг, учир нь харилцаа холбоо нь үнэхээр байгалийн биш бөгөөд хүмүүс нэгэн зэрэг ярилцах үед (нүүр тулсан харилцаанд ихэвчлэн тохиолддог) эвгүй чимээ шуугиан гарч, яриа нь ихэвчлэн үл ойлгогдох болно. Тийм ч учраас виртуал уулзалтанд байгаа хүмүүс бие биенээ тасалдуулахгүй байхыг хичээдэг бөгөөд тэд шууд сэдэв рүүгээ ордог. Үүний үр дагавар нь алсын зайн уулзалтууд үргэлж бусад оролцогчдын оролцоогүй, ялангуяа асуулт асуухгүй бол илүү илтгэл байх хандлагатай байдаг.
Виртуал уулзалтыг хэрхэн сайжруулах вэ
Ажлын орчин дахь гэнэтийн өөрчлөлтүүд нь хүн бүрт хэтэрхий их байж болно. Хэдхэн зүйлийг тохируулснаар менежерүүд болон багууд дасан зохицож, зарим саад бэрхшээлийг хэрхэн даван туулах талаар суралцаж, онлайн уулзалтууд илүү үр дүнтэй, үр дүнтэй, ашигтай болж чадна. Энэ үед бид танд алсын уулзалт хэрхэн амжилттай болж болох талаар хэдэн зөвлөгөө өгөхийг хичээх болно.
- Видео хурлын хэрэгслийг сонгоно уу
Эхний цэг бол сайн техникийн тохиргоог сонгох явдал юм. Онлайн уулзалтыг саадгүй явуулах маш олон технологи бий. Хэрэв та үүнийг илүү уламжлалт байлгахыг хүсвэл Skype эсвэл Google Hangouts-г сонго. Нөгөө талаар Zoom бол илүү орчин үеийн, өнөө үед маш алдартай хурлын платформ юм. GotoMeeting нь бизнест зориулж тусгайлан бүтээгдсэн бөгөөд давуу талтай. Бусад хэрэгслүүдийг дурдах нь зүйтэй: Join.me, UberConference болон Slack. Эдгээр бүх харилцааны хэрэгслүүд нь алсын зайнаас уулзалт хийхэд тохиромжтой. Танай компанид юу хамгийн сайн тохирохыг харах хэрэгтэй болно. Онцлох нэг чухал зүйл бол та платформоо сонгосон бол түүнийгээ дагаж мөрдөж, байнга өөрчлөхгүй байхыг хичээгээрэй, учир нь энэ нь хамт ажиллагсдаа шаардлагагүй төөрөгдүүлэх болно.
2. Уулзалтын хамгийн тохиромжтой цаг
Уулзах хуваарь гаргах нь тийм ч хэцүү биш юм шиг санагддаг, гэхдээ энэ нь гарцаагүй болно. Байгууллагын тохиргоонд та урилгын жагсаалтын хүртээмжийг өөр өөр дотоод хуваалцсан үүлд суурилсан хэрэгслүүдтэй харьцуулах боломжтой. Юуг анхаарах ёстой вэ? Орон нутгийн амралт, хоолны цаг болон бусад боломжит бүс нутгийн хүчин зүйлүүд, ялангуяа танай хамт олон дэлхийн нөгөө талд амьдардаг бол таны уулзалтанд сөргөөр нөлөөлж болзошгүй. Боломжтой бол уулзалтаа аль болох эрт товлох нь зүйтэй, учир нь хүн бүр мэдэгдэх тусам хамт ажиллагсад нь мөргөлдөх магадлал багатай байдаг.
3. Хэлэлцэх асуудлыг тодорхойл
Юуны өмнө та уулзалт хэр удаан үргэлжлэхийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Энэ нь хурлын бүтцийг тогтооход тусална. Бидний зөвлөгөө бол хөтөлбөрөө бичээрэй! Уулзалтыг зохион байгуулж, анхаарах ёстой гол асуудлуудыг бодож, тэдгээрийг баримталж, оролцогч багийн гишүүдийн нэрс, тэдний үүрэг хариуцлагыг бичнэ үү. Мөн нэг ажилтан зуучлагчийн хувиар хурлыг хариуцаж, хэлэлцэх асуудлын дарааллыг дагаж мөрдөж, бүх гол асуудлуудыг хэлэлцдэг байх нь сайн туршлага юм.
Хурал болохоос өмнө хэлэлцэх асуудлыг бүх оролцогчдод илгээх нь сайн туршлага юм. Ингэснээр хүн бүр зохих ёсоор бэлтгэж чадна.
4. Арын шуугиантай тэмцэх
Зохисгүй дуугарах утас, замын хөдөлгөөний чанга дуу чимээ эсвэл хэт их догдолж байсан гэр бүлийн нохойг сонсох боломжтой уулзалтуудад бид бүгд оролцсон. Хамтран ажиллагсад бүр цаанаа анхаарал сарниулах чимээ гарч байвал шугамаа хаахаа мэддэг эсэхийг шалгаарай. Гэсэн хэдий ч хамт олон мессеж илгээх, видео бичлэгээ үргэлжлүүлэн ажиллуулах хэрэгтэй.
5. Багийн гишүүн бүрийн тухай санаарай
Бүх хамт олон нийтэч, нийтэч байдаггүй. Зарим хүмүүс санал бодлыг нь тусгайлан асуугаагүй бол хэзээ ч юу ч хэлэхгүй. Энэ нь тэдгээр хамт олонд хурал дээр нэмэх үнэ цэнэтэй зүйл байхгүй гэсэн үг биш юм. Эсрэгээрээ! Эвлэрүүлэн зуучлагчийн үүрэг бол харилцан яриаг удирдан чиглүүлэх, хүн бүр ярих, чимээгүй оролцогчид хүртэл тодорхой асуулт асуух боломжийг хангах явдал юм. Ингэснээр хүн бүр хуралд оролцож, бүх хамт олон санал бодлоо илэрхийлэх боломжтой болно. Хэрэв хүн бүр оролцохыг дэмжвэл виртуал уулзалт илүү бүтээлч, үр дүнтэй болох магадлал өндөр байна.
6. Энгийн хөрвөх нь давуу тал болно
Гэрээсээ ажиллах үед бид хамт ажиллагсадтайгаа уулзах боломж бага байдаг. Хэрэв цаг нь тохиромжтой бол виртуал орчинд ч гэсэн жижиг яриа өрнүүлэх нь илүү таатай байдаг. Хамтран ажиллагсаддаа чатлах боломж олгохын тулд алсын зайнаас уулзалт хийхээс өмнө хэсэг хугацаа нөөцлөх нь сайн арга юм. Уулзалтанд бага зэрэг хөгжилтэй байдлыг нэмж, хамт ажиллагсаддаа багийн гишүүдтэйгээ холбоо тогтоох боломжтой болгосноор, магадгүй зүгээр л "Өдөр ямархуу байсан бэ?" гэж асууж болох юм. уулзалтад оролцогчид илүү тайван, тайвширч, тохь тухтай байх болно. Ингэснээр тэдний оршихуй виртуал орон зайд мэдрэгдэх болно. Багийн гишүүний хувьд холбоотой байхын ач холбогдлыг хэзээ ч дутуу үнэлж болохгүй.
7. Үнэлгээ өгөхийг хүс
Виртуал багийн уулзалтууд нь үл хамаарах зүйл биш тул юу нь сайн, юу нь болохгүй байгааг харах нь чухал юм. Хэн ч цаг хугацаагаа дэмий үрэхийг хүсдэггүй, эсвэл сонсогдохгүй байгаа мэт сэтгэгдэл төрүүлэхийг хүсдэггүй. Энэ нь онлайн уулзалтууд үр дүнтэй, тустай байх болно гэсэн санааг үгүйсгэж, бухимдлыг төрүүлдэг. Тэгэхээр яагаад оролцогчдоос уулзалтын талаар санал хүсэлтээ өгөхийг хүсч болохгүй гэж?
Хамгийн сайн нөхцөлд ч гэсэн хүмүүсээс өөрсдийн бодол санаа, мэдрэмжийнхээ талаар нээхийг хүсэх нь хэцүү байж болно. Магадгүй танай хамт олон санал асуулгад хариулахад илүү нээлттэй байх болно, ялангуяа санал асуулга нь нэрээ нууцалсан бол энэ тохиолдолд илүү чин сэтгэлээсээ хандах нь тэдэнд илүү хялбар байх болно. Өгөгдсөн санал хүсэлтийн дагуу ажиллаж, сайн гэж тэмдэглэгдээгүй оноогоо сайжруулахыг хичээх нь маш чухал юм. Алсын уулзалтыг зохион байгуулахад тийм ч хялбар биш бөгөөд бүтээлч шүүмжлэл нь ирээдүйн уулзалтуудад ихээхэн тус болно.
8. Уулзалтыг тэмдэглэж, хуулбарлах
Та виртуал уулзалтаа бичих талаар бодож байсан уу? Энэ нь өргөн тархсан практик болсон бөгөөд шалтгаангүй биш юм. Энэ нь уулзалтыг хоцорсон ажилчдад тусалдаг, учир нь тэд хурлын дараа сонсож, цаг тухайд нь мэдээлэлтэй байх боломжтой. Амжилттай виртуаль багууд мөн бичлэгийг хуулбарлахын тулд транскрипцийн үйлчилгээг хөлсөлж авдаг. Транскрипци нь ажилчдын үнэ цэнэтэй цагийг хэмнэдэг, учир нь тэд юу болж байгааг мэдэхийн тулд бүх бичлэгийг сонсох шаардлагагүй. Тэдний хийх ёстой зүйл бол хуулбарыг харж, гол хэсгүүдийг анхааралтай уншихад цаг хугацаа хэмнэж, юу болж байгааг мэдэх боломжтой болно. Хэрэв та сайн транскрипцийн үйлчилгээ үзүүлэгч хайж байгаа бол Gglot руу хандаарай. Бид танд виртуал уулзалтаа сайжруулахад туслах болно, ингэснээр бүх оролцогчдод илүү их нөлөө үзүүлэх болно.
Нүүр тулсан уулзалтууд нь төгс биш бөгөөд зарим сул талуудтай байдаг бөгөөд онлайн уулзалтууд ихэнхийг нь хуваалцдаг. Дээрээс нь тэд өөрсдийн гэсэн өвөрмөц асуудлуудтай ирдэг. Та хүн бүрийн цагийг дэмий үрдэг үр дүнгүй уулзалтуудыг хийх шаардлагагүй, харин та мэдээлэлтэй, үр бүтээлтэй, бүтээлч, хамтран ажиллагсадтайгаа холбоотой байхын тулд виртуал уулзалтуудыг ашиглаж болно. Дээр дурдсан зарим зөвлөгөөг туршаад үзээрэй: зөв хэрэгсэл сонгох, уулзалтын цагийг зөв тогтоох, хэлэлцэх асуудлаа бичих, арын чимээ шуугианыг арилгах, хүн бүрийг идэвхтэй байлгах, энгийн яриа өрнүүлэх, санал хүсэлт асуух, хамгийн сүүлд гэхдээ хамгийн багадаа уулзалтыг тэмдэглэ. мөн үүнийг хуулбарлана. Танай багийн хувьд ер бусын виртуал уулзалтын орчинг бүрдүүлнэ гэдэгт найдаж байна!