ምናባዊ የቡድን ስብሰባዎችን እንዴት ውጤታማ ማድረግ ይቻላል?
ለተሻሉ ምናባዊ ስብሰባዎች ጠቃሚ ምክሮች
ስብሰባዎች ለማንኛውም ከባድ ኩባንያ ትክክለኛ አሠራር በጣም አስፈላጊ ናቸው. አስፈላጊ ናቸው ምክንያቱም እያንዳንዱ የቡድን አባል በኩባንያው ውስጥ ምን እየተካሄደ እንዳለ እና የኩባንያው የልማት ስትራቴጂዎች ወደየትኛው አቅጣጫ እየሄዱ እንደሆነ ወቅታዊ መረጃ እንዲያገኝ ያስችላሉ። በዚያ ላይ ስብሰባዎች ቡድኖች እንዲሰበሰቡ እና ግንኙነታቸውን እንዲያስተካክሉ ወይም ሰራተኞቻቸውን በኩባንያው ውስጥ ብቻቸውን እንዳልሆኑ እና ከሥራ ባልደረቦቻቸው ጋር አብረው እንዲሰሩ ለማስታወስ እድል ነው.
በወረርሽኙ ምክንያት ብዙ የንግድ ድርጅቶች ሰራተኞቻቸው ከቤታቸው ሆነው ለጊዜው እንዲሰሩ ወስነዋል። ይህ ማለት ደግሞ ስብሰባዎችን ከዚህ በፊት በሚመሩበት መንገድ መምራት ፈጽሞ የማይቻል ነገር ሆኗል ማለት ነው። ስለዚህ, ይህ አዲስ ሁኔታ ከፍተኛ ማስተካከያ ያስፈልገዋል. አሁንም በቴክኖሎጂ እየተደገፍን ነው። በአካል መገናኘት የማይፈለግ በሆነበት ጊዜ ብዙ መሣሪያዎች አሏቸው እና እየተዘጋጁ ናቸው ግንኙነትን ለማመቻቸት። እና በእርግጥ፣ የርቀት ስብሰባዎች አዲሱ መደበኛ እየሆኑ ነው። በአንድ ወቅት በተለያዩ አገሮች ውስጥ ለሚሠሩ የሥራ ባልደረቦች ወይም በተለያዩ አህጉራት ውስጥ ለሚሠሩ የሥራ ባልደረባዎች መደበኛ ባልሆኑ ስብሰባዎች ብቻ የተያዘው አሁን ከጆን እና ጂም ጋር በአዳራሹ ውስጥ ስብሰባ ለማድረግ ብቸኛው መንገድ ሆኗል። ግን እንደዚህ ዓይነት የመገናኛ ዘዴዎች አሁንም እንቅፋት ያጋጥማቸዋል. አንዳንድ ችግሮችን እንመለከታለን እና እነሱን ለማሸነፍ አንዳንድ ሊሆኑ የሚችሉ መንገዶችን ለመጠቆም እንሞክራለን.
የርቀት ስብሰባዎች እንቅፋት
- የጊዜ ልዩነት
የረጅም ርቀት ምናባዊ ስብሰባን ማስተባበር ከበርካታ የሰዓት ሰቆች ጋር መቋቋም ማለት ሊሆን ይችላል. ከኒውዮርክ የመጣው የስራ ባልደረባው የጠዋት ቡናውን እየጠጣ እያለ በቤጂንግ የሚገኘው የስራ ባልደረባው ከስብሰባው በፊት እራት በልቷል እና ስብሰባው እንደተጠናቀቀ ልብሱን ለቆንጆ ፒጃማ ይለውጠዋል።
2. ቴክኒካዊ ችግሮች
በቂ ግንኙነት ባለመኖሩ ስብሰባው የሚቋረጠው ብዙ ጊዜ ይከሰታል፣ ይህ ደግሞ የተለያዩ ችግሮችን ሊፈጥር ይችላል፣ ለምሳሌ የታወቀው ዝቅተኛ የድምጽ/ቪዲዮ ጥራት ወይም በጣም ያልተወደደው እና የበለጠ አስደናቂ የቀዘቀዘ የስክሪን ውጤት። እንዲሁም፣ በሚያበሳጩ የጀርባ ድምፆች ንግግሮች ሊስተጓጉሉ ይችላሉ። ሌላው ቴክኒካል ችግር ብዙ ስብሰባዎች የሚዘገዩ እና ጊዜ የሚባክኑት በሶፍትዌሩ ችግር ምክንያት ሰዎች ወደ ስብሰባ ለመግባት እና የመግባት ችግር ስላጋጠማቸው ነው።
3. ተፈጥሯዊ ውይይቶች እና ትንሽ ንግግር
በእያንዳንዱ የፊት ለፊት ስብሰባ መጀመሪያ ላይ ሰዎች በረዶን ለመስበር እና የበለጠ ምቾት ለማግኘት ብቻ በትናንሽ ንግግር ውስጥ ይሳተፋሉ። በኦንላይን ስብሰባዎች ውስጥ ይህ ትንሽ አስቸጋሪ ነው ፣ ምክንያቱም ግንኙነቱ በእውነቱ ተፈጥሮአዊ ስላልሆነ እና ሰዎች በተመሳሳይ ጊዜ ሲነጋገሩ (ብዙውን ጊዜ ፊት ለፊት ግንኙነት ይከሰታል) ፣ የማይመች ድምጽ ይፈጠራል እና ውይይቱ ብዙውን ጊዜ የማይታወቅ ይሆናል። ለዚህም ነው በምናባዊ ስብሰባዎች ውስጥ ያሉ ሰዎች አንዳቸው ሌላውን ላለማቋረጥ የሚሞክሩት እና በቀጥታ ወደ ርዕሱ ይሄዳሉ። ውጤቱም የርቀት ስብሰባዎች ሁልጊዜ ከሌሎች ተሳታፊዎች ብዙም ግብአት ሳይኖራቸው በተለይም ምንም አይነት ጥያቄዎች ካልተጠየቁ የዝግጅት አቀራረብ የመሆን አዝማሚያ አላቸው።
ምናባዊ ስብሰባዎችን እንዴት ማሻሻል እንደሚቻል
በሥራ አካባቢ ውስጥ ያሉ ያልተጠበቁ ለውጦች ለሁሉም ሰው በጣም ብዙ ሊሆኑ ይችላሉ. በቀላሉ ጥቂት ነገሮችን በማስተካከል፣ አስተዳዳሪዎች እና ቡድኖች መላመድ እና አንዳንድ መሰናክሎችን እንዴት ማሸነፍ እንደሚችሉ ይማራሉ እና የመስመር ላይ ስብሰባዎች የበለጠ ውጤታማ፣ ውጤታማ እና ጠቃሚ ሊሆኑ ይችላሉ። በዚህ ጊዜ፣ የርቀት ስብሰባዎ እንዴት ወደ ስኬት እንደሚመጣ አንዳንድ ጠቃሚ ምክሮችን ልንሰጥዎ እንሞክራለን።
- የቪዲዮ ኮንፈረንስ መሳሪያ ይምረጡ
የመጀመሪያው ነጥብ ጥሩ ቴክኒካዊ አቀማመጥ መምረጥ ነው. የመስመር ላይ ስብሰባ በተቃና ሁኔታ እንዲካሄድ የሚያደርግ ብዙ ቴክኖሎጂ አለ። የበለጠ ባህላዊ ማቆየት ከፈለጉ Skype ወይም Google Hangoutsን ይምረጡ። በሌላ በኩል፣ አጉላ ይበልጥ ዘመናዊ እና በአሁኑ ጊዜ እጅግ በጣም ተወዳጅ የኮንፈረንስ መድረክ ነው። GotoMeeting በተለይ ለንግድ ተብሎ የተሰራ እና ጥቅሞቹ አሉት። ሌሎች መጠቀስ የሚገባቸው መሳሪያዎች፡ Join.me፣ UberConference እና Slack ናቸው። እነዚህ ሁሉ የመገናኛ መሳሪያዎች ለርቀት ስብሰባዎች ከጥሩ በላይ ናቸው። ለድርጅትዎ የሚበጀውን ማየት ያስፈልግዎታል። ማድመቂያው አስፈላጊ ነገር መድረክን ከመረጡ በኋላ እሱን ለመጣበቅ እና ብዙ ጊዜ ላለመቀየር መሞከር አለብዎት ፣ ምክንያቱም ባልደረቦችዎን ሳያስፈልግ ግራ ያጋባል።
2. ለስብሰባው ምርጥ ጊዜ
ስብሰባ መርሐግብር ማስያዝ ከባድ አይመስልም፣ ግን በእርግጥ ሊሆን ይችላል። በኮርፖሬት መቼት ውስጥ በግብዣ ዝርዝርዎ ላይ ያለውን ተገኝነት ከተለያዩ ደመና ላይ ከተመሰረቱ መሳሪያዎች ጋር ማወዳደር ይችላሉ። ምን ነገሮች ግምት ውስጥ መግባት አለባቸው? የአካባቢ በዓላት፣ የምግብ ጊዜ እና ሌሎች ሊሆኑ የሚችሉ ክልላዊ ሁኔታዎች ከስብሰባዎ ጋር ሊጋጩ የሚችሉ በተለይም የስራ ባልደረቦችዎ በአለም ማዶ የሚኖሩ ከሆነ። በሚቻልበት ጊዜ፣ ስብሰባዎችን አስቀድመው መርሐግብር ማውጣቱ ጥሩ ሐሳብ ነው፣ ምክንያቱም ሁሉም ሰው ባገኘ ቁጥር፣ ባልደረቦች የመጋጨት ዕድላቸው አነስተኛ ነው።
3. አጀንዳውን ያዘጋጁ
በመጀመሪያ ደረጃ ስብሰባው ለምን ያህል ጊዜ እንደሚቆይ ግምት ውስጥ ማስገባት አለብዎት. ይህ የስብሰባውን መዋቅር ለማዘጋጀት ይረዳዎታል. የኛ ምክር፡ አጀንዳ ይፃፉ! ስብሰባውን ያዋቅሩ, መሸፈን ያለባቸውን ዋና ዋና ነጥቦች አስቡ እና በእነሱ ላይ ተጣብቀው, የተሳተፉ የቡድን አባላትን ስም እና ኃላፊነታቸውን ይፃፉ. እንዲሁም አንድ ሰራተኛ እንደ ሸምጋይ አይነት ስብሰባውን መምራት ጥሩ ልምድ ነው, ሁሉም ሰው በአጀንዳው ላይ ተጣብቆ እንዲቆይ እና ሁሉም ቁልፍ ነጥቦች እንዲወያዩበት ማድረግ.
ጥሩ ልምምድ ከስብሰባው በፊት አጀንዳውን ለሁሉም ተሳታፊዎች መላክ ነው. በዚህ መንገድ ሁሉም ሰው በትክክል ማዘጋጀት ይችላል.
4. የበስተጀርባ ድምጽን ይቆጣጠሩ
ተገቢ ያልሆኑ የስልክ ጥሪዎች፣ ከፍተኛ የትራፊክ ጫጫታ ወይም የቤተሰብ ውሻ በሚሰሙበት ስብሰባዎች ላይ ሁላችንም ተሳትፈናል። ከበስተጀርባ የሚረብሽ ድምጽ ካለ እያንዳንዱ ባልደረባ መስመሮቻቸውን ለማጥፋት እንደሚያውቅ እርግጠኛ ይሁኑ። ቢሆንም፣ ባልደረቦቹ የጽሑፍ መልእክቶችን በመመልከት መሳተፍ እና የቪዲዮ ምግባቸው እንዲቀጥል መቀጠል አለባቸው።
5. ስለ እያንዳንዱ የቡድን አባል አስታውስ
ሁሉም ባልደረቦች ተግባቢ እና ተግባቢ አይደሉም። አንዳንድ ሰዎች ለሐሳባቸው የተለየ ጥያቄ ካልተጠየቁ ምንም ነገር አይናገሩም። ያ ማለት እነዚህ ባልደረቦች በስብሰባው ላይ የሚጨምሩት ምንም ጠቃሚ ነገር የላቸውም ማለት አይደለም። ኦው ተቃርኖ! የአስታራቂው ተግባር ውይይቱን መምራት እና ሁሉም ሰው የመናገር እድል እንዲኖረው እና ዝም ያሉትን ተሳታፊዎች እንኳን ልዩ ጥያቄዎችን መጠየቅ ነው። በዚህ መንገድ ሁሉም ሰው በስብሰባው ላይ ይሳተፋል እና ሁሉም ባልደረቦች የራሳቸውን አስተያየት የመስጠት እድል አላቸው. ሁሉም ሰው እንዲሳተፍ ከተበረታታ፣ ምናባዊ ስብሰባው የበለጠ ፈጠራ እና ውጤታማ የመሆን እድሉ ሰፊ ነው።
6. ተራ መቀየር ተጨማሪ ነው።
ከቤት ስንሰራ፣ ከስራ ባልደረቦቻችን ጋር ለመገናኘት እድሎች አነሱን። ጊዜው ተስማሚ ከሆነ, ትንሽ ንግግር በምናባዊ አከባቢ ውስጥ እንኳን እንኳን ደህና መጡ. ጥሩ አቀራረብ የስራ ባልደረቦች እንዲወያዩ ለማድረግ ከሩቅ ስብሰባ በፊት የተወሰነ ጊዜ መመደብ ነው። በስብሰባዎች ላይ ትንሽ ደስታን በመጨመር እና ባልደረቦቻቸው ከቡድናቸው አባላት ጋር እንዲተሳሰሩ በማድረግ፣ ምናልባት እርስዎ እስካሁን ድረስ ያለዎት ቀን እንዴት ነበር? የስብሰባ ተሳታፊዎች የበለጠ ምቾት፣ መዝናናት እና ምቾት ይሰማቸዋል። በዚህ መንገድ የእነሱ መገኘት በምናባዊው ቦታ ላይ ይሰማል. እንደ ቡድን አባል የመገናኘትን ስሜት አስፈላጊነት በጭራሽ አቅልለህ አትመልከት።
7. ግምገማ ይጠይቁ
የቨርቹዋል ቡድን ስብሰባዎች ለየት ያሉ ስላልሆኑ፣ ጥሩ የሚሰራውን እና የማይሰራውን ማየት አስፈላጊ ነው። ማንም ሰው ጊዜውን ማባከን አይፈልግም ወይም አልተሰማም የሚል ስሜት ሊኖረው አይችልም. ያ የመስመር ላይ ስብሰባዎች ውጤታማ እና አጋዥ ሊሆኑ ይችላሉ የሚለውን ሃሳብ ብስጭት እና አለመቀበልን ይፈጥራል። ስለዚህ ለምን ተሳታፊው ስለ ስብሰባው አስተያየት እንዲሰጥህ አትጠይቀውም?
በጣም ጥሩ በሆኑ ሁኔታዎች ውስጥ እንኳን, ሰዎች ስለ ሀሳባቸው እና ስሜታቸው እንዲገልጹ መጠየቅ አስቸጋሪ ሊሆን ይችላል. ምናልባት ባልደረቦችዎ የሕዝብ አስተያየትን ለመስጠት የበለጠ ክፍት ይሆኑ ይሆናል፣ በተለይ ያ የሕዝብ አስተያየት የማይታወቅ ከሆነ፣ በዚያ ጉዳይ ላይ የበለጠ ቅን መሆን ቀላል ይሆንላቸው ይሆናል። በተሰጠው አስተያየት ላይ እርምጃ መውሰድ እና ቢያንስ ጥሩ ተብለው ያልተሰየሙትን ነጥቦች ለማሻሻል መሞከር ወሳኝ ነው። የርቀት ስብሰባዎች ለመደራጀት ቀላል አይደሉም እና ገንቢ ትችት ለወደፊቱ ትልቅ እገዛ ሊሆን ይችላል።
8. ስብሰባውን ይቅዱ እና ይገለበጡ
ምናባዊ ስብሰባህን ስለመቅረጽ አስበህ ታውቃለህ? ይህ የተለመደና ያለምክንያት አይደለም። ስብሰባው ያመለጡ ሰራተኞችን በኋላ ለማዳመጥ እና ወቅታዊ መረጃዎችን ለማግኘት እድሉ ስላላቸው ይረዳል። የተሳካላቸው ምናባዊ ቡድኖች ቅጂዎችን ለመገልበጥ ብዙ ጊዜ የመገልበጥ አገልግሎቶችን ይቀጥራሉ። የጽሑፍ ግልባጭ የሰራተኞቹን ጠቃሚ ጊዜ ይቆጥባል ፣ ምክንያቱም ምን እየተካሄደ እንዳለ ለማወቅ የተቀዳውን ስብሰባ ማዳመጥ አያስፈልጋቸውም። የሚያስፈልጋቸው ነገር ግልባጮችን መመልከት እና ጊዜን ለመቆጠብ እና አሁንም ምን እየተካሄደ እንዳለ ለማወቅ እንዲችሉ ቁልፍ የሆኑትን ክፍሎች በጥንቃቄ ማንበብ ብቻ ነው. ጥሩ የጽሑፍ ግልባጭ አገልግሎት አቅራቢ እየፈለጉ ከሆነ ወደ Gglot ያዙሩ። በሁሉም ተሳታፊዎች ላይ የበለጠ ተጽእኖ እንዲያሳድር ምናባዊ ስብሰባዎን እንዲያሳድጉ ልንረዳዎ እንችላለን።
ፊት ለፊት የሚደረጉ ስብሰባዎች ፍፁም አይደሉም እና አንዳንድ ውድቀቶች አሏቸው፣ እና የመስመር ላይ ስብሰባዎች አብዛኛዎቹን ይጋራሉ። በዛ ላይ ከራሳቸው ልዩ ችግሮች ጋር ይመጣሉ. የሁሉንም ሰው ጊዜ በሚያባክኑ ውጤታማ ባልሆኑ ስብሰባዎች ላይ መፍታት የለብዎትም፣ ነገር ግን በመረጃ የተደገፈ፣ ውጤታማ፣ ፈጠራ ያለው እና ከስራ ባልደረቦችዎ ጋር ለመገናኘት ምናባዊ ስብሰባዎችን መጠቀም ይችላሉ። ከላይ ከተዘረዘሩት ምክሮች ውስጥ ጥቂቶቹን ይሞክሩ-ትክክለኛውን መሳሪያ ይምረጡ, ለስብሰባ ጥሩ ጊዜ ያዘጋጁ, አጀንዳውን ይፃፉ, የጀርባ ድምፆችን ይፍቱ, ሁሉንም ሰው ያሳትፉ, ተራ ውይይትን ያበረታቱ, አስተያየት ይጠይቁ እና በመጨረሻም ግን ስብሰባውን ይቅዱ. እና እንዲገለበጥ ያድርጉ። ለቡድንዎ ልዩ የሆነ ምናባዊ የስብሰባ አካባቢ እንደሚፈጥሩ ተስፋ እናደርጋለን!