Jak zefektivnit schůzky virtuálních týmů?
Tipy pro lepší virtuální schůzky
Setkání jsou velmi důležitá pro správné fungování jakékoli seriózní společnosti. Jsou důležité, protože umožňují každému členovi týmu být aktuální o tom, co se ve společnosti děje a jakým směrem se ubírají rozvojové strategie společnosti. Kromě toho jsou schůzky také příležitostí pro týmy shromáždit a narovnat jejich vztahy nebo jednoduše připomenout zaměstnancům, že ve společnosti nejsou sami a že musí fungovat společně se svými spolupracovníky.
Kvůli pandemii se mnoho podniků rozhodlo, že jejich zaměstnanci by měli prozatím pracovat z domova. To také znamená, že je téměř nemožné vést schůze tak, jak se konaly dříve. Tato nová situace proto vyžaduje významnou úpravu. Opět se spoléháme na technologii. Mnoho nástrojů má a vyvíjí se, aby pomohlo usnadnit komunikaci v dobách, kdy se osobní komunikace stala nežádoucí. Vzdálené schůzky se skutečně stávají naším novým normálem. To, co bylo kdysi vyhrazeno pouze pro nekonvenční setkání pro spolupracovníky pracující v různých zemích nebo dokonce na různých kontinentech, se nyní stalo jediným způsobem, jak uspořádat setkání s Johnem a Jimem přes halu. Ale takové komunikační prostředky stále čelí překážkám. Podíváme se na některé problémy a pokusíme se navrhnout možné způsoby, jak je překonat.
Překážky vzdálených schůzek
- Časový rozdíl
Koordinace virtuální schůzky na dlouhé vzdálenosti by mohla znamenat zvládnutí několika časových pásem. Zatímco kolega z New Yorku stále usrkává svou ranní kávu, spolupracovník v Pekingu právě před večeří jedl večeři a jakmile bude schůzka hotová, pravděpodobně si oblek vymění za pohodlné pyžamo.
2. Technické problémy
Často se stává, že schůzka je přerušena kvůli nedostatečnému připojení, což může způsobit různé problémy, například známou nízkou kvalitu zvuku / videa nebo mnohem méně oblíbený a dramatičtější efekt zamrzlé obrazovky. Konverzace také mohou být rušeny nepříjemnými zvuky pozadí. Dalším technickým problémem je, že mnoho schůzek je zpožděno a čas je zbytečný, protože lidé mají problémy s přihlášením a přístupem ke schůzkám kvůli problémům se softwarem.
3. Přirozené konverzace a malé rozhovory
Na začátku každého osobního setkání mají lidé tendenci zapojit se do malých rozhovorů, jen aby prolomili ledy a byli pohodlnější. Na online schůzkách je to trochu složité, protože komunikace není opravdu přirozená a když lidé mluví současně (což se často děje tváří v tvář komunikaci), generuje se nepříjemný hluk a konverzace se velmi často stává neviditelnou. Proto se lidé na virtuálních schůzkách snaží nepřerušovat se navzájem a jdou přímo k tématu. Důsledkem je, že schůzky na dálku mají vždy tendenci být spíše prezentací, na kterou se příliš neúčastní ostatní účastníci, zejména pokud nejsou kladeny žádné otázky.
Jak vylepšit virtuální schůzky
Neočekávané změny v pracovním prostředí mohou být pro každého příliš. Pouhou úpravou několika věcí se mohou manažeři a týmy přizpůsobit a naučit se překonávat některé překážky a online schůzky mohou být efektivnější, produktivnější a užitečnější. V tomto okamžiku se pokusíme dát vám několik tipů, jak může být vaše vzdálená schůzka úspěšná.
- Vyberte nástroj videokonference
Prvním bodem je zvolit dobré technické nastavení. Existuje spousta technologií, díky nimž online schůzka probíhá hladce. Pokud to chcete zachovat tradičněji, vyberte Skype nebo Google Hangouts. Na druhou stranu je Zoom modernější a dnes velmi populární konferenční platforma. GotoMeeting byl speciálně vytvořen pro podnikání a má své výhody. Mezi další nástroje, které stojí za zmínku, patří: Join.me, UberConference a Slack. Všechny tyto komunikační nástroje jsou pro vzdálené schůzky více než dobré. Budete muset zjistit, co je pro vaši společnost nejlepší. Důležité je zdůraznit, že jakmile si vyberete platformu, měli byste se jí snažit držet a neměnit ji často, protože by zbytečně zmátla vaše kolegy.
2. Nejlepší čas na schůzku
Zdá se, že není těžké naplánovat schůzku, ale určitě to tak může být. V podnikovém prostředí můžete porovnat dostupnost napříč seznamem pozvánek s různými interními sdílenými cloudovými nástroji. Jaké věci je třeba vzít v úvahu? Místní svátky, čas na jídlo a další potenciální regionální faktory, které by mohly narazit na vaši schůzku, zvláště pokud vaši kolegové žijí na druhé straně zeměkoule. Je-li to možné, je vždy dobré naplánovat schůzky s dostatečným předstihem, protože čím více si toho každý všimne, je méně pravděpodobné, že kolegové budou mít kolize.
3. Nastavte agendu
Nejprve musíte mít na paměti, jak dlouho setkání bude trvat. To vám pomůže nastavit strukturu schůzky. Naše rada zní: napsat agendu! Uspořádejte schůzku, přemýšlejte o hlavních bodech, které je třeba pokrýt, a držte se jich, zapište si jména zúčastněných členů týmu a jejich odpovědnosti. Je také dobrým zvykem, že jeden zaměstnanec má schůzi na starosti jako jakýsi prostředník, aby se ujistil, že všichni dodržují program a že jsou projednány všechny klíčové body.
Dobrým postupem je zaslat program všem účastníkům před schůzkou. Tímto způsobem se může každý podle toho připravit.
4. Řešit hluk pozadí
Všichni jsme se zúčastnili schůzek, na kterých jste slyšeli nevhodné vyzváněcí telefony, hlasité dopravní zvuky nebo nadměrně vzrušený rodinný pes. Zajistěte, aby každý kolega věděl, že ztlumí své linky, pokud v pozadí působí rušivý hluk. Kolegové by se nicméně měli i nadále účastnit různých textových zpráv a udržovat jejich videozáznam v provozu.
5. Pamatujte na každého člena týmu
Ne všichni kolegové jsou komunikativní a komunikativní. Někteří lidé prostě nikdy nic neřeknou, pokud nejsou výslovně požádáni o jejich názor. To neznamená, že tito kolegové nemají k jednání nic cenného, co by mohli přidat. Au contraire! Úkolem mediátora je také vést konverzaci a zajistit, aby měl každý šanci promluvit, a klást i tichým účastníkům konkrétní otázky. Tímto způsobem budou všichni zapojeni do schůzky a všichni kolegové mají možnost vyjádřit svůj názor. Pokud bude každý vyzván k účasti, existuje větší šance, že virtuální setkání bude kreativnější a produktivnější.
6. Příležitostná konverze je plus
Při práci z domova máme méně příležitostí dohnat kolegy. Pokud je vhodný čas, je small talk více než vítán i ve virtuálním prostředí. Dobrým přístupem by bylo vyhradit si nějaký čas předem na vzdálenou schůzku a nechat spolupracovníky chatovat. Přidáním trochu zábavy do schůzek a umožněním kolegům spojit se se svými členy týmu, možná jednoduše tím, že se zeptáte, jaký byl váš den? účastníci setkání se budou cítit více v pohodě, uvolněně a pohodlně. Tímto způsobem bude jejich přítomnost pociťována ve virtuálním prostoru. Nikdy nepodceňujte důležitost pocitu spojení jako člena týmu.
7. Požádejte o hodnocení
Vzhledem k tomu, že schůzky virtuálních týmů již nejsou výjimkou, je důležité zjistit, co funguje dobře a co ne. Nikdo nechce ztrácet čas nebo mít pocit, že ho nikdo neslyší. To vytváří frustraci a odmítání myšlenky, že online schůzky mohou být účinné a užitečné. Proč tedy nepožádat účastníka, aby vám ohledně schůzky poskytl zpětnou vazbu?
I za nejlepších okolností může být obtížné požádat lidi, aby otevřeli své myšlenky a pocity. Možná budou vaši kolegové otevřenější odpovědět na hlasování, zvláště pokud je tento průzkum anonymní, v takovém případě by pro ně mohlo být snazší být upřímnější. Je zásadní jednat podle dané zpětné vazby a alespoň se pokusit vylepšit body, které nebyly označeny jako dobré. Vzdálené schůzky se neorganizují snadno a konstruktivní kritika by mohla velkým přínosem pro ty budoucí.
8. Zaznamenejte a přepište schůzku
Už jste někdy přemýšleli o nahrávání své virtuální schůzky? Toto se stalo běžnou praxí, a to bez důvodu. Pomáhá zaměstnancům, kteří schůzku zmeškali, protože mají možnost si ji poté poslechnout a mít aktuální informace. Úspěšné virtuální týmy také často najímají přepisové služby k přepisu nahrávek. Přepis šetří drahocenný čas zaměstnanců, protože nemusí poslouchat celou zaznamenanou schůzku, aby zjistili, o co jde. Jediné, co musí udělat, je podívat se na přepisy a pečlivě si přečíst klíčové části, aby ušetřili čas a stále věděli, o co jde. Pokud hledáte dobrého poskytovatele služeb transkripce, obraťte se na Gglot. Můžeme vám pomoci vylepšit vaši virtuální schůzku tak, aby měla větší dopad na všechny účastníky.
Tváří v tvář nejsou dokonalá a mají určité pády a většinu z nich sdílejí online schůzky. Navíc přicházejí s vlastními jedinečnými problémy. Nemusíte se spokojit s neproduktivními schůzkami, které ztrácí čas všech, ale můžete využít virtuální schůzky, abyste byli informovaní, produktivní, kreativní a ve spojení se svými kolegy. Vyzkoušejte některé z výše uvedených rad: vyberte ten správný nástroj, stanovte si vhodný čas na schůzku, zapište si program, řešte zvuky pozadí, zapojte všechny, povzbuďte neformální konverzaci, požádejte o zpětnou vazbu a v neposlední řadě zaznamenejte schůzku a nechte si to přepsat. Doufáme, že pro svůj tým vytvoříte výjimečné prostředí virtuálních schůzek!