Kiel Efikigi Virtualajn Teamajn Renkontiĝojn?

Konsiloj por pli bonaj virtualaj renkontiĝoj

Renkontiĝoj estas tre gravaj por la ĝusta funkciado de iu serioza kompanio. Ili estas gravaj ĉar ili ebligas al ĉiu teamano esti ĝisdatigita pri tio, kio okazas en la kompanio kaj kian direkton iras la disvolvaj strategioj de la kompanio. Krom tio, renkontiĝoj ankaŭ estas ŝanco por teamoj kolekti kaj rektigi siajn rilatojn, aŭ simple memorigi dungitojn, ke ili ne estas solaj en la kompanio kaj ke ili devas funkcii kune kun siaj kunlaborantoj.

Pro la pandemio, multaj entreprenoj decidis, ke iliaj dungitoj devas labori de hejmo por la momento. Tio ankaŭ signifas, ke fariĝis preskaŭ neeble fari kunvenojn kiel ili antaŭe estis faritaj. Tial ĉi tiu nova situacio postulas gravan ĝustigon. Denove ni fidas je teknologio. Multaj iloj havas kaj estas evoluigitaj por helpi faciligi komunikadon en tempoj kiam enpersona komunikado fariĝis nedezirinda. Kaj efektive, foraj renkontiĝoj fariĝas nia nova normalo. Kio iam estis rezervita nur por netradiciaj renkontiĝoj por kunlaborantoj laborantaj en malsamaj landoj aŭ eĉ sur malsamaj kontinentoj, nun fariĝis la nura maniero fari renkontiĝon kun Johano kaj Jim trans la halo. Sed tiaj komunikiloj ankoraŭ renkontas obstaklojn. Ni rigardos kelkajn el la problemoj kaj provos sugesti kelkajn eblajn manierojn venki ilin.

Obstakloj de foraj renkontiĝoj

1. Tempodiferenco

Kunordigi longdistancan virtualan renkontiĝon povus signifi trakti plurajn horzonojn. Dum la kolego el Novjorko ankoraŭ trinkas sian matenan kafon, la kunlaboranto en Pekino ĵus vespermanĝis antaŭ la renkontiĝo kaj tuj kiam la renkontiĝo estos finita, li verŝajne ŝanĝos sian kostumon por komfortaj piĵamoj.

2. Teknikaj problemoj

Ofte okazas, ke renkontiĝoj estas interrompitaj pro neadekvata konekto, kaj tio povas krei malsamajn problemojn, ekzemple la konatan malaltan aŭdan/videon kvaliton aŭ la multe malŝatatan kaj pli draman frostan ekranefikon. Ankaŭ, konversacioj povus esti interrompitaj de ĝenaj fonaj bruoj. Alia teknika problemo estas, ke multaj renkontiĝoj estas prokrastitaj kaj tempo malŝparas ĉar homoj havas problemojn ensaluti kaj aliri la kunvenojn pro problemoj kun la programaro.

3. Naturaj konversacioj kaj babilado

Komence de ĉiu vizaĝ-al-vizaĝa renkontiĝo, homoj emas okupiĝi pri babilado, nur por rompi la glacion kaj iĝi pli komfortaj. En interretaj renkontiĝoj tio estas iom malfacila, ĉar la komunikado ne estas vere natura kaj kiam homoj parolas samtempe (kio ofte okazas en vizaĝ-al-vizaĝa komunikado), estiĝas malkomforta bruo kaj la konversacio tre ofte fariĝas nedistingebla. Tial homoj en virtualaj renkontiĝoj provas ne interrompi unu la alian kaj ili iras rekte al la temo. La sekvo estas ke foraj renkontiĝoj ĉiam tendencas esti pli de prezento kun ne tiom da kontribuo de aliaj partoprenantoj, precipe se neniuj demandoj estas demanditaj.

Kiel plibonigi virtualajn kunvenojn

La neatenditaj ŝanĝoj en la labormedio povas esti tro multe por ĉiuj. Simple ĝustigante kelkajn aferojn, administrantoj kaj teamoj povas adaptiĝi kaj lerni kiel venki kelkajn el la obstakloj kaj interretaj renkontiĝoj povas fariĝi pli efikaj, produktivaj kaj utilaj. Je ĉi tiu punkto, ni provos doni al vi kelkajn konsiletojn pri kiel via fora renkontiĝo povas esti sukcesa.

1. Elektu ilon de videokonferenco

La unua punkto estas elekti bonan teknikan aranĝon. Estas abundo da teknologio tie, kiu faras la interretan kunvenon glate funkcii. Se vi volas konservi ĝin pli tradicia elektu Skype aŭ Google Hangouts. Aliflanke, Zoom estas pli moderna kaj nuntempe ege populara konferenca platformo. GotoMeeting estis specife konstruita por komerco kaj havas siajn avantaĝojn. Aliaj iloj menciindaj estas: Join.me, UberConference kaj Slack. Ĉiuj ĉi tiuj komunikaj iloj estas pli ol bonaj por foraj renkontiĝoj. Vi devos vidi, kio funkcias plej bone por via kompanio. Grava afero por elstari estas, ke post kiam vi elektis platformon, vi devus provi resti al ĝi kaj ne ŝanĝi ĝin ofte, ĉar ĝi konfuzos viajn kolegojn nenecese.

2. Plej bona tempo por la kunveno

Ne ŝajnas malfacile plani kunvenon, sed certe povas esti. En kompania agordo vi povas kompari haveblecon tra via invitlisto kun malsamaj internaj komunaj nub-bazitaj iloj. Kiajn aferojn oni devas konsideri? Lokaj ferioj, manĝhoroj kaj aliaj eblaj regionaj faktoroj kiuj povus kolizii kun via renkontiĝo precipe se viaj kolegoj loĝas sur la alia flanko de la terglobo. Kiam eblas, ĉiam estas bona ideo plani kunvenojn multe anticipe, ĉar ju pli da avizo ĉiuj havas, malpli verŝajne kolegoj havos koliziojn.

3. Fiksu la tagordon

Antaŭ ĉio, vi devas konsideri kiom longe daŭros la renkontiĝo. Ĉi tio helpos vin agordi la strukturon de la kunveno. Nia konsilo estas: skribu tagordon! Struktu la kunvenon, pripensu la ĉefajn punktojn, kiujn oni devas trakti kaj algluiĝu al ili, skribu la nomojn de la partoprenantaj teamanoj kaj iliajn respondecojn. Ankaŭ, estas bona praktiko, ke unu dungito respondecas pri la renkontiĝo kiel speco de peranto, por certigi, ke ĉiuj aliĝas al la tagordo kaj ke ĉiuj ŝlosilaj punktoj estas diskutitaj.

Bona praktiko estas sendi la tagordon al ĉiuj partoprenantoj antaŭ la kunveno. Tiel ĉiuj povas prepariĝi laŭe.

4. Pritraktu fonan bruon

Ni ĉiuj partoprenis kunvenojn, kie vi povis aŭdi netaŭgajn sonortelefonojn, laŭtajn trafikajn bruojn aŭ la familian hundon, kiu estis tro ekscitita. Certiĝu, ke ĉiu kolego scias silentigi siajn liniojn se estas distra bruo en la fono. Tamen, la kolegoj devas daŭre partopreni en tekstmesaĝoj kaj daŭrigi sian videofluon funkcianta.

5. Memoru pri ĉiu teamano

Ne ĉiuj kolegoj estas komunikaj kaj eksiĝintaj. Iuj homoj simple neniam diros ion ajn, se oni ne specife demandas al ili sian opinion. Tio ne signifas, ke tiuj kolegoj havas nenion valoran por aldoni al la kunveno. Male! La tasko de la mediaciisto ankaŭ estas gvidi la konversacion kaj certigi, ke ĉiuj havas ŝancon paroli kaj demandi specifajn demandojn eĉ al la silentaj partoprenantoj. Tiel ĉiuj okupiĝos pri la renkontiĝo kaj ĉiuj kolegoj havas la eblecon doni sian kontribuon. Se ĉiuj estas kuraĝigitaj partopreni, estas pli granda ŝanco, ke la virtuala renkontiĝo estos pli krea kaj produktiva.

6. Hazarda konvertiĝo estas pluso

Kiam vi laboras hejme, ni havas malpli da ŝancoj renkonti kolegojn. Se la tempo taŭgas, babilado estas pli ol bonvena eĉ en la virtuala medio. Bona aliro estus rezervi iom da tempo antaŭ fora renkontiĝo por lasi la kunlaborantojn babili. Aldonante iom da amuzo al la renkontiĝoj kaj ebligante al la kolegoj ligi kun siaj teamanoj, eble simple demandante Kiel estis via tago ĝis nun? kunvenaj partoprenantoj sentos sin pli trankvilaj, malstreĉitaj kaj komfortaj. Tiel ilia ĉeesto estos sentata en la virtuala spaco. Neniam subtaksu la gravecon senti sin konektita kiel membro de teamo.

7. Petu pri taksado

Ĉar virtualaj teamrenkontiĝoj ne plu estas escepto, estas grave vidi kio funkcias bone kaj kio ne. Neniu volas malŝpari sian tempon aŭ havi la senton, ke ili ne estas aŭdataj. Tio kreas frustriĝon kaj malakcepton de la ideo, ke interretaj renkontiĝoj povas esti efikaj kaj helpemaj. Do, kial ne peti la partoprenanton doni al vi sugestojn pri la renkontiĝo?

Eĉ en la plej bonaj cirkonstancoj, peti homojn malfermi siajn pensojn kaj sentojn povas esti malfacila. Eble viaj kolegoj estos pli malfermitaj por respondi enketon, precipe se tiu baloto estas anonima, eble estos pli facile por ili esti pli sinceraj en tiu kazo. Estas grave agi laŭ la donitaj sugestoj kaj almenaŭ provi plibonigi la punktojn, kiuj ne estis etikeditaj kiel bonaj. Foraj renkontiĝoj ne estas facile organizeblaj kaj konstrua kritiko povus esti de granda helpo por la estontaj.

8. Registri kaj transskribi la kunvenon

Ĉu vi iam pensis pri registri vian virtualan renkontiĝon? Ĉi tio fariĝis ĝeneraligita praktiko kaj ne sen kialo. Ĝi helpas dungitojn, kiuj maltrafis la renkontiĝon, ĉar ili havas la eblecon aŭskulti ĝin poste kaj resti ĝisdatigitaj. Sukcesaj virtualaj teamoj ankaŭ ofte dungas transskribajn servojn por transskribi la registradojn. Transskribo ŝparas valoran tempon de la dungitoj, ĉar ili ne devas aŭskulti la tutan registritan kunvenon por ekscii, kio okazas. Ili devas nur rigardi la transskribaĵojn kaj legi la ŝlosilajn partojn zorge por ke ili povu ŝpari tempon kaj ankoraŭ scii kio okazas. Se vi serĉas bonan transskriban servoprovizanton, turnu vin al Gglot. Ni povas helpi vin plibonigi vian virtualan renkontiĝon, por ke ĝi havu pli grandan efikon al ĉiuj partoprenantoj.

Vizaĝ-al-vizaĝaj renkontiĝoj ne estas perfektaj kaj ili havas kelkajn malavantaĝojn, kaj interretaj renkontiĝoj dividas la plej multajn el ili. Krom tio ili venas kun siaj propraj unikaj problemoj. Vi ne devas kontentiĝi je neproduktemaj renkontiĝoj, kiuj malŝparas la tempon de ĉiuj, sed vi povas uzi virtualajn kunvenojn por resti informita, produktiva, kreiva kaj konektita kun viaj kolegoj. Provu iujn el la supre listigitaj konsiloj: elektu la ĝustan ilon, agordu bonan tempon por la renkontiĝo, skribu la tagordon, traktu fonajn bruojn, tenu ĉiujn engaĝitajn, instigu hazardan konversacion, petu komentojn kaj laste sed ne malplej, registri la renkontiĝon. kaj transskribi ĝin. Ni esperas, ke vi kreos esceptan virtualan kunvenmedion por via teamo!