Kako učiniti sastanke virtualnih timova učinkovitima?

Savjeti za bolje virtualne sastanke

Sastanci su vrlo važni za dobro funkcioniranje svake ozbiljne tvrtke. Važni su jer omogućuju svakom članu tima da bude u tijeku s onim što se događa u tvrtki iu kojem smjeru idu strategije razvoja tvrtke. Povrh toga, sastanci su i prilika da se timovi okupe i poravnaju međusobne odnose ili jednostavno podsjete zaposlenike da nisu sami u tvrtki i da moraju funkcionirati zajedno sa svojim suradnicima.

Zbog pandemije mnoge su tvrtke odlučile da njihovi zaposlenici zasad trebaju raditi od kuće. To također znači da je postalo gotovo nemoguće voditi sastanke na način na koji su se vodili prije. Stoga ova nova situacija zahtijeva značajnu prilagodbu. Još jednom se oslanjamo na tehnologiju. Postoje i razvijaju se mnogi alati koji olakšavaju komunikaciju u vremenima kada je komunikacija uživo postala nepoželjna. I doista, sastanci na daljinu postaju naša nova normala. Ono što je nekoć bilo rezervirano samo za nekonvencionalne sastanke za suradnike koji rade u različitim zemljama ili čak na različitim kontinentima, sada je postalo jedini način održavanja sastanka s Johnom i Jimom preko puta hodnika. Ali takva sredstva komunikacije još uvijek se suočavaju s preprekama. Proučiti ćemo neke od problema i pokušati predložiti neke moguće načine za njihovo prevladavanje.

Prepreke sastanaka na daljinu

1. Vremenska razlika

Koordiniranje virtualnog sastanka na daljinu moglo bi značiti suočavanje s više vremenskih zona. Dok kolega iz New Yorka još ispija jutarnju kavu, kolega u Pekingu je upravo večerao prije sastanka i čim završi sastanak, vjerojatno će odijelo zamijeniti udobnom pidžamom.

2. Tehnički problemi

Često se događa da se sastanak prekine zbog neadekvatne veze, a to može stvoriti različite probleme, na primjer dobro poznatu nisku kvalitetu zvuka/videozapisa ili toliko mrski i dramatičniji efekt smrznutog zaslona. Također, razgovore može ometati neugodna pozadinska buka. Još jedan tehnički problem je taj što mnogi sastanci kasne i vrijeme se gubi jer ljudi imaju problema s prijavom i pristupom sastancima zbog problema sa softverom.

3. Prirodni razgovori i čavrljanje

Na početku svakog sastanka licem u lice ljudi se upuštaju u kratki razgovor, samo da probiju led i da se osjećaju ugodnije. Na mrežnim sastancima to je malo nezgodno, jer komunikacija nije baš prirodna i kada ljudi razgovaraju istovremeno (što se često događa u komunikaciji licem u lice), stvara se neugodna buka i razgovor vrlo često postaje nerazaznat. Zato se ljudi na virtualnim sastancima trude ne prekidati jedni druge i odmah prelaze na temu. Posljedica toga je da sastanci na daljinu uvijek imaju tendenciju da budu više prezentacija bez toliko doprinosa drugih sudionika, pogotovo ako se ne postavljaju pitanja.

Kako poboljšati virtualne sastanke

Neočekivane promjene u radnom okruženju mogu biti previše za sve. Jednostavnim prilagođavanjem nekoliko stvari, menadžeri i timovi mogu se prilagoditi i naučiti kako prevladati neke od prepreka, a online sastanci mogu postati učinkovitiji, produktivniji i korisniji. U ovom trenutku pokušat ćemo vam dati nekoliko savjeta o tome kako vaš sastanak na daljinu može biti uspješan.

1. Odaberite alat za videokonferenciju

Prva točka je odabir dobre tehničke postavke. Postoji obilje tehnologije koja omogućuje glatko odvijanje mrežnih sastanaka. Ako želite da ostane tradicionalniji, odaberite Skype ili Google Hangouts. S druge strane, Zoom je modernija i danas iznimno popularna konferencijska platforma. GotoMeeting je posebno napravljen za poslovanje i ima svoje pogodnosti. Ostali alati vrijedni spomena su: Join.me, UberConference i Slack. Svi ovi komunikacijski alati više su nego dobri za sastanke na daljinu. Morat ćete vidjeti što najbolje funkcionira za vašu tvrtku. Važno je istaknuti da se nakon odabira platforme pokušajte držati nje i ne mijenjati je često jer će nepotrebno zbuniti vaše kolege.

2. Najbolje vrijeme za sastanak

Ne čini se da je teško zakazati sastanak, ali sigurno može biti. U poslovnom okruženju možete usporediti dostupnost na svom popisu pozivnica s različitim internim dijeljenim alatima temeljenim na oblaku. Koje stvari treba uzeti u obzir? Lokalni praznici, vrijeme obroka i drugi potencijalni regionalni čimbenici koji bi mogli utjecati na vaš sastanak, posebno ako vaši kolege žive na drugom kraju svijeta. Kada je moguće, uvijek je dobro zakazati sastanke puno unaprijed, jer što više obavijesti svi imaju, manja je vjerojatnost da će kolege imati sukobe.

3. Odredite dnevni red

Prije svega, morate imati na umu koliko će sastanak trajati. To će vam pomoći da odredite strukturu sastanka. Naš savjet je: napišite dnevni red! Strukturirajte sastanak, razmislite o glavnim točkama koje treba pokriti i držite ih se, zapišite imena članova tima koji sudjeluju i njihove odgovornosti. Također, dobra je praksa da jedan zaposlenik vodi sastanak kao neka vrsta medijatora, kako bi se svi pridržavali dnevnog reda i raspravili sve ključne točke.

Dobra praksa je poslati dnevni red svim sudionicima prije sastanka. Tako se svatko može pripremiti na odgovarajući način.

4. Riješite se pozadinske buke

Svi smo sudjelovali na sastancima na kojima se moglo čuti neprikladno zvonjenje telefona, glasnu buku u prometu ili obiteljskog psa koji je bio pretjerano uzbuđen. Pobrinite se da svaki kolega zna utišati svoje riječi ako u pozadini postoji buka koja mu odvlači pažnju. Unatoč tome, kolege bi trebali nastaviti sudjelovati putem tekstualnih poruka i održavati svoj video feed.

5. Zapamtite o svakom članu tima

Nisu svi kolege komunikativni i otvoreni. Neki ljudi jednostavno nikad ništa neće reći ako ih se izričito ne pita za mišljenje. To ne znači da ti kolege nemaju ništa vrijedno za dodati sastanku. Au contraire! Posao medijatora također je voditi razgovor i osigurati da svatko ima priliku govoriti te postaviti konkretna pitanja čak i tihim sudionicima. Na taj će način svi biti uključeni u sastanak i svi kolege imaju mogućnost dati svoj doprinos. Ako se svi potaknu na sudjelovanje, veća je vjerojatnost da će virtualni sastanak biti kreativniji i produktivniji.

6. Ležerna pretvorba je plus

Kad radimo od kuće, imamo manje prilika za sustizanje kolega. Ako je vrijeme pogodno, mali razgovor je više nego dobrodošao čak iu virtualnom okruženju. Dobar bi pristup bio rezervirati malo vremena unaprijed za udaljeni sastanak kako bi suradnici mogli razgovarati. Dodavanjem malo zabave sastancima i omogućavanjem kolegama da se zbliže sa svojim članovima tima, možda jednostavnim pitanjem Kako si proveo dan dosad? sudionici sastanka osjećat će se opuštenije, opuštenije i ugodnije. Tako će se njihova prisutnost osjetiti u virtualnom prostoru. Nikad ne podcjenjujte važnost osjećaja povezanosti kao člana tima.

7. Zatražite ocjenu

Budući da virtualni timski sastanci više nisu iznimka, važno je vidjeti što funkcionira dobro, a što ne. Nitko ne želi gubiti vrijeme ili imati osjećaj da ga se ne čuje. To stvara frustraciju i odbacivanje ideje da online sastanci mogu biti učinkoviti i korisni. Dakle, zašto ne pitate sudionika da vam da povratnu informaciju o sastanku?

Čak i pod najboljim okolnostima, može biti teško tražiti od ljudi da otvore svoje misli i osjećaje. Možda će vaši kolege otvorenije odgovoriti na anketu, pogotovo ako je ta anketa anonimna, možda će im u tom slučaju biti lakše biti iskreniji. Ključno je djelovati na temelju dobivenih povratnih informacija i barem pokušati poboljšati bodove koji nisu označeni kao dobri. Sastanke na daljinu nije lako organizirati, a konstruktivna kritika mogla bi biti od velike pomoći za buduće.

8. Snimite i prepišite sastanak

Jeste li ikada razmišljali o snimanju svog virtualnog sastanka? To je postala raširena praksa i ne bez razloga. Pomaže zaposlenicima koji su propustili sastanak jer ga imaju mogućnost naknadno poslušati i biti u tijeku. Uspješni virtualni timovi također često angažiraju usluge prijepisa za prepisivanje snimaka. Transkripcija štedi dragocjeno vrijeme zaposlenika jer ne moraju preslušavati cijeli snimljeni sastanak kako bi saznali što se događa. Sve što trebaju učiniti je pogledati transkripte i pažljivo pročitati ključne dijelove kako bi mogli uštedjeti vrijeme i znati što se događa. Ako tražite dobrog pružatelja usluga prijepisa, obratite se Gglotu. Možemo vam pomoći da poboljšate svoj virtualni sastanak, tako da će imati veći utjecaj na sve sudionike.

Sastanci licem u lice nisu savršeni i imaju neke nedostatke, a mrežni sastanci dijele većinu njih. Povrh toga, dolaze sa svojim jedinstvenim problemima. Ne morate se zadovoljiti neproduktivnim sastancima koji trate svačije vrijeme, ali možete koristiti virtualne sastanke kako biste ostali informirani, produktivni, kreativni i povezani sa svojim kolegama. Isprobajte neke od gore navedenih savjeta: odaberite pravi alat, odredite dobro vrijeme za sastanak, zapišite dnevni red, riješite se pozadinske buke, neka svi budu angažirani, potaknite ležeran razgovor, tražite povratne informacije i posljednje, ali ne manje važno, snimite sastanak i neka se prepiše. Nadamo se da ćete stvoriti izvanredno virtualno okruženje za sastanke za svoj tim!