Како да састанке виртуелних тимова учините ефикасним?

Савети за боље виртуелне састанке

Састанци су веома важни за правилно функционисање сваке озбиљне компаније. Они су важни јер омогућавају сваком члану тима да буде у току са оним што се дешава у компанији и у ком правцу иду стратегије развоја компаније. Поврх свега, састанци су и прилика да се тимови окупе и поправе односе, или да једноставно подсете запослене да нису сами у компанији и да треба да функционишу заједно са својим колегама.

Због пандемије, многа предузећа су одлучила да њихови запослени за сада раде од куће. То такође значи да је постало готово немогуће водити састанке на начин на који су се раније одржавали. Стога ова нова ситуација захтева значајно прилагођавање. Још једном се ослањамо на технологију. Многи алати су развијени и развијају се како би помогли у олакшавању комуникације у тренуцима када је комуникација у лицу постала непожељна. И заиста, састанци на даљину постају наша нова нормалност. Оно што је некада било резервисано само за неконвенционалне састанке за сараднике који раде у различитим земљама или чак на различитим континентима, сада је постао једини начин да се састанак са Џоном и Џимом води преко пута. Али таква средства комуникације се и даље суочавају са препрекама. Размотрићемо неке од проблема и покушати да предложимо неке могуће начине за њихово превазилажење.

Препреке даљинских састанака

1. Временска разлика

Координација виртуелног састанка на даљину може значити суочавање са више временских зона. Док колега из Њујорка још пијуцка јутарњу кафу, колега у Пекингу је управо вечерао пре састанка и чим се састанак заврши вероватно ће променити одело у удобну пиџаму.

2. Технички проблеми

Често се дешава да састанци буду прекинути због неадекватне везе, а то може да створи различите проблеме, на пример добро познати низак квалитет звука/видеа или веома непријатан и драматичнији ефекат замрзнутог екрана. Такође, разговоре могу пореметити досадна позадинска бука. Други технички проблем је што се доста састанака одлаже и губи се време јер људи имају проблема са пријављивањем и приступом састанцима због проблема са софтвером.

3. Природни разговори и мали разговори

На почетку сваког састанка лицем у лице, људи имају тенденцију да се упусте у мале разговоре, само да би пробили лед и да би се осећали удобније. У онлајн састанцима то је мало незгодно, пошто комуникација није баш природна и када људи разговарају истовремено (што се често дешава у комуникацији лицем у лице), ствара се непријатна бука и разговор врло често постаје неприметан. Зато се људи на виртуелним састанцима труде да не прекидају једни друге и одмах пређу на тему. Последица тога је да састанци на даљину увек имају тенденцију да буду више презентације без толико доприноса других учесника, посебно ако се не постављају питања.

Како побољшати виртуелне састанке

Неочекиване промене у радном окружењу могу бити превише за свакога. Једноставним прилагођавањем неколико ствари, менаџери и тимови могу да се прилагоде и науче како да превазиђу неке од препрека, а састанци на мрежи могу постати ефикаснији, продуктивнији и кориснији. У овом тренутку ћемо покушати да вам дамо неколико савета о томе како ваш даљински састанак може да буде успешан.

1. Изаберите алат за видео конференцију

Прва ствар је да изаберете добро техничко подешавање. Постоји обиље технологије која омогућава да онлајн састанак тече несметано. Ако желите да буде традиционалније, изаберите Скипе или Гоогле Хангоутс. Са друге стране, Зоом је модернија и данас изузетно популарна платформа за конференције. ГотоМеетинг је посебно направљен за пословање и има своје предности. Остали алати вредни помена су: Јоин.ме, УберЦонференце и Слацк. Сви ови комуникациони алати су више него добри за састанке на даљину. Мораћете да видите шта најбоље функционише за вашу компанију. Важно је истаћи да када одаберете платформу, покушајте да је се држите и да је не мењате често, јер ће то непотребно збунити ваше колеге.

2. Најбоље време за састанак

Чини се да није тешко заказати састанак, али сигурно може бити. У корпоративном окружењу можете да упоредите доступност на вашој листи позивница са различитим интерним дељеним алаткама заснованим на облаку. Које ствари треба узети у обзир? Локални празници, оброци и други потенцијални регионални фактори који би могли бити у сукобу са вашим састанком, посебно ако ваше колеге живе на другој страни света. Када је то могуће, увек је добра идеја заказати састанке далеко унапред, јер што више обавештења сви имају, мања је вероватноћа да ће колеге имати сукобе.

3. Поставите дневни ред

Пре свега, морате имати на уму колико ће састанак трајати. Ово ће вам помоћи да поставите структуру састанка. Наш савет је: напишите дневни ред! Структурирајте састанак, размислите о главним тачкама које треба покрити и придржавајте их се, запишите имена чланова тима који учествују и њихове одговорности. Такође, добра је пракса да један запослени буде задужен за састанак као нека врста посредника, како би се осигурало да се сви држе дневног реда и да се разговара о свим кључним тачкама.

Добра пракса је да се дневни ред пошаље свим учесницима пре састанка. Тако се свако може припремити у складу са тим.

4. Ријешите се позадинске буке

Сви смо учествовали на састанцима на којима сте могли да чујете неприкладну звоњаву телефона, гласну саобраћајну буку или породичног пса који је био претерано узбуђен. Уверите се да сваки колега зна да утиша своје редове ако у позадини постоји бука која омета. Ипак, колеге би требало да наставе да учествују у текстуалним порукама и да одржавају свој видео феед.

5. Запамтите о сваком члану тима

Нису све колеге комуникативне и отворене. Неки људи једноставно никада неће рећи ништа ако их посебно не питају за мишљење. То не значи да те колеге немају ништа вредно да додају састанку. Ау цонтраире! Посао медијатора је такође да води разговор и обезбеди да сви имају прилику да говоре и да чак и ћутљивим учесницима поставља конкретна питања. На тај начин ће сви бити ангажовани на састанку и све колеге ће имати могућност да дају свој допринос. Ако се сви подстакну да учествују, већа је шанса да виртуелни састанак буде креативнији и продуктивнији.

6. Повремена конверзија је плус

Када радимо од куће, имамо мање могућности да ухватимо корак са колегама. Ако је време за то, мали разговори су више него добродошли чак и у виртуелном окружењу. Добар приступ би био да резервишете неко време унапред за састанак на даљину како бисте омогућили сарадницима да разговарају. Додавањем мало забаве састанцима и омогућавањем колегама да се повежу са члановима свог тима, можда једноставним питањем Како вам је био дан до сада? учесници састанка ће се осећати опуштеније, опуштеније и удобније. На тај начин ће се осетити њихово присуство у виртуелном простору. Никада не потцењујте важност осећаја повезаности као члана тима.

7. Затражите процену

Пошто виртуелни састанци тима више нису изузетак, важно је видети шта добро функционише, а шта не. Нико не жели да губи време или да има осећај да се не чује. То ствара фрустрацију и одбацивање идеје да онлајн састанци могу бити ефикасни и корисни. Дакле, зашто не замолити учесника да вам да повратне информације о састанку?

Чак и под најбољим околностима, замолити људе да отворе своје мисли и осећања може бити тешко. Можда ће ваше колеге бити отвореније да одговоре на анкету, поготово ако је та анкета анонимна, можда ће им у том случају бити лакше да буду искренији. Од кључне је важности поступити на основу датих повратних информација и барем покушати да побољшате тачке које нису означене као добре. Састанке на даљину није лако организовати и конструктивна критика би могла бити од велике помоћи будућим.

8. Снимите и транскрибујте састанак

Да ли сте икада размишљали о снимању свог виртуелног састанка? Ово је постала широко распрострањена пракса и не без разлога. Помаже запосленима који су пропустили састанак јер имају могућност да га слушају након тога и буду у току. Успешни виртуелни тимови такође често ангажују услуге транскрипције за транскрипцију снимака. Транскрипција штеди драгоцено време запослених, јер не морају да преслушају цео снимљени састанак да би сазнали шта се дешава. Све што треба да ураде је да погледају транскрипте и пажљиво прочитају кључне делове како би уштедели време и знали шта се дешава. Ако тражите доброг добављача услуга транскрипције, обратите се Гглоту. Можемо вам помоћи да побољшате свој виртуелни састанак, тако да ће имати већи утицај на све учеснике.

Састанци лицем у лице нису савршени и имају неке недостатке, а састанци на мрежи деле већину њих. Поврх тога, долазе са својим јединственим проблемима. Не морате да се задовољавате непродуктивним састанцима који троше свачије време, али можете да користите виртуелне састанке да бисте остали информисани, продуктивни, креативни и повезани са својим колегама. Испробајте неке од горе наведених савета: изаберите прави алат, одредите добро време за састанак, запишите дневни ред, позабавите се позадинским звуковима, држите све ангажоване, подстакните необавезне разговоре, тражите повратне информације и на крају, али не и најмање важно, снимите састанак и преписати га. Надамо се да ћете створити изузетно виртуелно окружење за састанке за свој тим!