¿Cómo hacer efectivas las reuniones de equipos virtuales?

Consejos para mejores reuniones virtuales

Las reuniones son muy importantes para el buen funcionamiento de cualquier empresa seria. Son importantes porque hacen posible que cada miembro del equipo esté actualizado sobre lo que sucede en la empresa y en qué dirección se dirigen las estrategias de desarrollo de la empresa. Además de eso, las reuniones también son una oportunidad para que los equipos se reúnan y fortalezcan sus relaciones, o simplemente para recordar a los empleados que no están solos en la empresa y que deben funcionar junto con sus compañeros de trabajo.

Debido a la pandemia, muchas empresas han decidido que sus empleados deben trabajar desde casa por el momento. Eso también significa que se ha vuelto casi imposible llevar a cabo las reuniones de la forma en que se realizaban antes. Por tanto, esta nueva situación requiere un ajuste importante. Una vez más, confiamos en la tecnología. Se han desarrollado y se están desarrollando muchas herramientas para ayudar a facilitar la comunicación en momentos en que la comunicación en persona se ha vuelto indeseable. Y, de hecho, las reuniones remotas se están convirtiendo en nuestra nueva normalidad. Lo que antes estaba reservado solo para reuniones poco convencionales para compañeros de trabajo que trabajaban en diferentes países o incluso en diferentes continentes, ahora se ha convertido en la única forma de llevar a cabo una reunión con John y Jim al otro lado del pasillo. Pero esos medios de comunicación aún enfrentan obstáculos. Analizaremos algunos de los problemas e intentaremos sugerir algunas formas posibles de superarlos.

Obstáculos de las reuniones remotas

1. Diferencia horaria

Coordinar una reunión virtual de larga distancia podría significar lidiar con múltiples zonas horarias. Mientras el colega de Nueva York todavía está tomando su café matutino, el compañero de trabajo en Beijing acaba de cenar antes de la reunión y tan pronto como termine la reunión, probablemente se cambiará de traje por un pijama cómodo.

2. Problemas técnicos

A menudo sucede que las reuniones se interrumpen debido a una conexión inadecuada, y esto puede crear diferentes problemas, por ejemplo, la conocida baja calidad de audio / video o el efecto de pantalla congelada mucho más desagradable y dramático. Además, las conversaciones pueden verse interrumpidas por molestos ruidos de fondo. Otro problema técnico es que muchas reuniones se retrasan y se pierde tiempo porque la gente tiene problemas para iniciar sesión y acceder a las reuniones debido a problemas con el software.

3. Conversaciones naturales y charlas triviales

Al comienzo de cada reunión cara a cara, las personas tienden a entablar una pequeña charla, solo para romper el hielo y sentirse más cómodas. En las reuniones online esto es un poco complicado, ya que la comunicación no es realmente natural y cuando las personas hablan simultáneamente (lo que suele ocurrir en la comunicación cara a cara), se genera un ruido incómodo y la conversación muy a menudo se vuelve imperceptible. Es por eso que las personas en las reuniones virtuales intentan no interrumpirse y van directo al tema. La consecuencia es que las reuniones remotas siempre tienden a ser más una presentación sin tanta participación de otros participantes, especialmente si no se hacen preguntas.

Cómo mejorar las reuniones virtuales

Los cambios inesperados en el entorno laboral pueden ser demasiado para todos. Simplemente ajustando algunas cosas, los gerentes y equipos pueden adaptarse y aprender cómo superar algunos de los obstáculos y las reuniones en línea pueden volverse más efectivas, productivas y útiles. En este punto, intentaremos darle algunos consejos sobre cómo su reunión remota puede resultar un éxito.

1. Elija una herramienta de videoconferencia

El primer punto es elegir una buena configuración técnica. Existe una gran cantidad de tecnología que hace que la reunión en línea se desarrolle sin problemas. Si desea mantenerlo más tradicional, elija Skype o Google Hangouts. Por otro lado, Zoom es una plataforma de conferencias más moderna y extremadamente popular en la actualidad. GotoMeeting se creó específicamente para empresas y tiene sus ventajas. Otras herramientas dignas de mención son: Join.me, UberConference y Slack. Todas estas herramientas de comunicación están más que bien para reuniones remotas. Deberá ver qué funciona mejor para su empresa. Un dato importante a destacar es que una vez que hayas elegido una plataforma debes tratar de ceñirte a ella y no cambiarla con frecuencia, porque confundirá innecesariamente a tus compañeros.

2. Mejor momento para la reunión

No parece difícil programar una reunión, pero seguramente puede serlo. En un entorno corporativo, puede comparar la disponibilidad en su lista de invitados con diferentes herramientas internas compartidas basadas en la nube. ¿Qué cosas se deben tener en cuenta? Días festivos locales, horas de comida y otros posibles factores regionales que podrían chocar con su reunión, especialmente si sus colegas viven en el otro lado del mundo. Cuando sea posible, siempre es una buena idea programar las reuniones con mucha anticipación, porque cuanto más aviso tenga todo el mundo, es menos probable que los colegas tengan colisiones.

3. Establece la agenda

En primer lugar, debe tener en cuenta cuánto durará la reunión. Esto le ayudará a establecer la estructura de la reunión. Nuestro consejo es: ¡escribe una agenda! Estructura la reunión, piensa en los puntos principales que deben cubrirse y cúmplelos, escribe los nombres de los miembros del equipo que participan y sus responsabilidades. Además, es una buena práctica que un empleado esté a cargo de la reunión como una especie de mediador, para asegurarse de que todos se apeguen a la agenda y que se discutan todos los puntos clave.

Una buena práctica es enviar la agenda a todos los participantes antes de la reunión. De esa manera, todos pueden prepararse en consecuencia.

4. Abordar el ruido de fondo

Todos hemos participado en reuniones en las que se podía escuchar timbres inapropiados, ruidos fuertes del tráfico o el perro de la familia que estaba demasiado emocionado. Asegúrese de que todos los colegas sepan silenciar sus líneas si hay ruidos molestos de fondo. Sin embargo, los colegas deben continuar participando a través de mensajes de texto y mantener su transmisión de video funcionando.

5. Recuerda a cada miembro del equipo

No todos los colegas son comunicativos y extrovertidos. Algunas personas simplemente nunca dirán nada si no se les pide específicamente su opinión. Eso no significa que esos colegas no tengan nada valioso que agregar a la reunión. ¡Au contraire! El trabajo del mediador también es guiar la conversación y asegurarse de que todos tengan la oportunidad de hablar y de hacer preguntas específicas incluso a los participantes silenciosos. De esa manera, todos participarán en la reunión y todos los colegas tendrán la posibilidad de dar su opinión. Si se anima a todos a participar, existe una mayor posibilidad de que la reunión virtual sea más creativa y productiva.

6. La conversión casual es una ventaja

Cuando trabajamos desde casa, tenemos menos oportunidades de ponernos al día con los compañeros. Si es el momento adecuado, una pequeña charla es más que bienvenida incluso en el entorno virtual. Un buen enfoque sería reservar algo de tiempo por adelantado en una reunión remota para permitir que los compañeros de trabajo conversen. Al agregar un poco de diversión a las reuniones y hacer posible que los colegas se vinculen con los miembros de su equipo, tal vez simplemente preguntando ¿Cómo fue su día hasta ahora? , los participantes de la reunión se sentirán más a gusto, relajados y cómodo. De esta forma su presencia se hará sentir en el espacio virtual. Nunca subestimes la importancia de sentirse conectado como miembro de un equipo.

7. Solicite una evaluación

Dado que las reuniones de equipos virtuales ya no son una excepción, es importante ver qué funciona bien y qué no. Nadie quiere perder el tiempo ni tener la sensación de que nadie lo escucha. Eso crea frustración y rechazo a la idea de que las reuniones en línea pueden ser efectivas y útiles. Entonces, ¿por qué no pedirle al participante que le dé su opinión sobre la reunión?

Incluso en las mejores circunstancias, puede ser difícil pedirle a la gente que se abra sobre sus pensamientos y sentimientos. Tal vez sus colegas estén más abiertos a responder una encuesta, especialmente si esa encuesta es anónima, podría ser más fácil para ellos ser más sinceros en ese caso. Es fundamental actuar sobre la base de la retroalimentación proporcionada y al menos tratar de mejorar los puntos que no fueron etiquetados como buenos. Las reuniones remotas no son fáciles de organizar y las críticas constructivas pueden ser de gran ayuda para las futuras.

8. Grabe y transcriba la reunión.

¿Has pensado alguna vez en grabar tu reunión virtual? Esto se ha convertido en una práctica generalizada y no sin una razón. Ayuda a los empleados que se perdieron a la reunión, ya que tienen la posibilidad de escucharla después y mantenerse actualizados. Los equipos virtuales exitosos también suelen contratar servicios de transcripción para transcribir las grabaciones. La transcripción ahorra un tiempo valioso a los empleados, porque no tienen que escuchar toda la reunión grabada para saber qué está pasando. Todo lo que necesitan hacer es echar un vistazo a las transcripciones y leer las partes clave cuidadosamente para que puedan ahorrar tiempo y aún saber lo que está sucediendo. Si está buscando un buen proveedor de servicios de transcripción, recurra a Gglot. Podemos ayudarte a potenciar tu reunión virtual, para que tenga un mayor impacto en todos los participantes.

Las reuniones cara a cara no son perfectas y tienen algunas desventajas, y las reuniones en línea comparten la mayoría de ellas. Además de eso, vienen con sus propios problemas únicos. No tiene que conformarse con reuniones improductivas que hacen perder el tiempo a todos, pero puede utilizar las reuniones virtuales para mantenerse informado, productivo, creativo y conectado con sus colegas. Pruebe algunos de los consejos enumerados anteriormente: elija la herramienta adecuada, establezca un buen momento para la reunión, escriba la agenda, aborde los ruidos de fondo, mantenga a todos involucrados, fomente la conversación informal, solicite comentarios y, por último, grabe la reunión y transcribirlo. ¡Esperamos que cree un entorno de reunión virtual excepcional para su equipo!