Hur gör jag möten med virtuella lag effektiva?

Tips för bättre virtuella möten

Möten är mycket viktiga för att alla seriösa företag ska fungera korrekt. De är viktiga eftersom de gör det möjligt för varje teammedlem att vara uppdaterad om vad som händer i företaget och i vilken riktning företagets utvecklingsstrategier går. Utöver detta är möten också en möjlighet för team att samla och räta ut sina relationer, eller helt enkelt påminna de anställda om att de inte är ensamma i företaget och att de behöver fungera tillsammans med sina kollegor.

På grund av pandemin har många företag beslutat att deras anställda ska arbeta hemifrån för tillfället. Det betyder också att det har blivit nästan omöjligt att genomföra möten som de genomfördes tidigare. Därför kräver denna nya situation betydande justeringar. Återigen förlitar vi oss på teknik. Många verktyg har och utvecklas för att underlätta kommunikation i tider då personlig kommunikation har blivit oönskad. Och faktiskt, fjärrmöten blir vår nya normala. Det som en gång var reserverat endast för okonventionella möten för kollegor som arbetar i olika länder eller till och med på olika kontinenter har nu blivit det enda sättet att hålla ett möte med John och Jim över korridoren. Men sådana kommunikationsmedel står fortfarande inför hinder. Vi kommer att undersöka några av problemen och försöka föreslå några möjliga sätt att lösa dem.

Hinder för avlägsna möten

1. Tidsskillnad

Att samordna ett virtuellt möte för långa avstånd kan innebära att man hanterar flera tidszoner. Medan kollegan från New York fortfarande dricker sitt morgonkaffe har kollegan i Peking precis ätit middag innan mötet och så snart mötet är klart kommer han antagligen att byta kostym för bekväma pyjamas.

2. Tekniska problem

Det händer ofta att möten avbryts på grund av otillräcklig anslutning, och detta kan skapa olika problem, till exempel den välkända låga ljud- / videokvaliteten eller den mycket ogillade och mer dramatiska frysta skärmeffekten. Konversationer kan också störas av irriterande bakgrundsljud. Ett annat tekniskt problem är att många möten är försenade och tid slösas bort eftersom människor har problem med att logga in och få tillgång till mötena på grund av problem med programvaran.

3. Naturliga samtal och småprat

I början av varje möte ansikte mot ansikte tenderar människor att delta i småprat, bara för att bryta isen och bli bekvämare. På online-möten är det lite knepigt, eftersom kommunikationen inte är helt naturlig och när människor pratar samtidigt (vilket ofta händer ansikte mot ansikte-kommunikation) genereras obehagligt brus och konversationen blir ofta otydlig. Det är därför människor i virtuella möten försöker att inte avbryta varandra och de går direkt till ämnet. Konsekvensen är att fjärrmöten alltid tenderar att vara mer en presentation med inte så mycket input från andra deltagare, särskilt om inga frågor ställs.

Hur man förbättrar virtuella möten

De oväntade förändringarna i arbetsmiljön kan vara för mycket för alla. Genom att helt enkelt justera några saker kan chefer och team anpassa sig och lära sig att övervinna vissa hinder och online-möten kan bli mer effektiva, produktiva och användbara. Vid denna tidpunkt kommer vi att försöka ge dig några tips om hur ditt fjärrmöte kan bli en framgång.

1. Välj ett videokonferensverktyg

Den första punkten är att välja en bra teknisk inställning. Det finns ett överflöd av teknik där ute som gör att online-mötet går smidigt. Om du vill hålla det mer traditionellt väljer du Skype eller Google Hangouts. Å andra sidan är Zoom en mer modern och numera extremt populär konferensplattform. GotoMeeting byggdes speciellt för företag och har sina förmåner. Andra verktyg som är värda att nämna är: Join.me, UberConference och Slack. Alla dessa kommunikationsverktyg är mer än bra för fjärrmöten. Du måste se vad som fungerar bäst för ditt företag. En viktig sak att framhäva är att när du väl har valt en plattform bör du försöka hålla fast vid den och inte ändra den ofta, eftersom det kommer att förvirra dina kollegor onödiga.

2. Bästa tiden för mötet

Det verkar inte svårt att planera ett möte, men det kan det vara. I en företagsinställning kan du jämföra tillgänglighet över din inbjudningslista med olika interna delade molnbaserade verktyg. Vilka saker bör beaktas? Lokala helgdagar, måltider och andra potentiella regionala faktorer som kan kollidera med ditt möte, särskilt om dina kollegor bor på andra sidan jorden. När det är möjligt är det alltid en bra idé att planera möten långt i förväg, för ju mer uppmärksamhet alla har, är det mindre troligt att kollegor kommer att kollidera.

3. Ställ in dagordningen

Först och främst måste du tänka på hur länge mötet kommer att pågå. Detta hjälper dig att ställa in mötets struktur. Vårt råd är: skriv en agenda! Strukturera mötet, tänk på de viktigaste punkterna som behöver täckas och håll fast vid dem, skriv ner namnen på de deltagande lagmedlemmarna och deras ansvar. Det är också en bra praxis att en anställd ansvarar för mötet som en slags medlare, för att se till att alla håller sig till dagordningen och att alla viktiga punkter diskuteras.

En god praxis är att skicka dagordningen till alla deltagare före mötet. På så sätt kan alla förbereda sig därefter.

4. Ta itu med bakgrundsljud

Vi har alla deltagit i möten där du kunde höra olämpliga ringtelefoner, höga trafikljud eller familjens hund som var alltför upphetsad. Se till att varje kollega vet att stänga av sina linjer om det finns störande ljud i bakgrunden. Ändå bör kollegorna fortsätta att delta i textmeddelanden och hålla sitt videoflöde igång.

5. Kom ihåg varje teammedlem

Inte alla kollegor är kommunikativa och utgående. Vissa människor kommer bara aldrig att säga någonting om de inte specifikt frågas om deras åsikt. Det betyder inte att dessa kollegor inte har något värdefullt att lägga till mötet. Tvärtom! Förmedlarens jobb är också att styra konversationen och se till att alla har en chans att prata och att ställa till och med de tysta deltagarna specifika frågor. På så sätt kommer alla att vara engagerade i mötet och alla kollegor har möjlighet att ge sina synpunkter. Om alla uppmuntras att delta är det större chans att det virtuella mötet blir mer kreativt och produktivt.

6. Casual konvertering är ett plus

När vi arbetar hemifrån har vi färre möjligheter att komma ikapp med kollegor. Om tiden är lämplig är small talk mer än välkommen även i den virtuella miljön. Ett bra tillvägagångssätt skulle vara att boka en tid på förhand ett fjärrmöte för att låta medarbetarna chatta. Genom att lägga lite kul till mötena och göra det möjligt för kollegorna att knyta band till sina teammedlemmar, kanske bara genom att fråga Hur var din dag hittills? mötesdeltagarna kommer att känna sig mer lugna, avslappnade och bekväm. På så sätt kommer deras närvaro att kännas i det virtuella utrymmet. Underskatta aldrig vikten av att känna dig ansluten som medlem i ett team.

7. Be om utvärdering

Eftersom virtuella teammöten inte längre är ett undantag är det viktigt att se vad som fungerar bra och vad som inte fungerar. Ingen vill slösa bort sin tid eller ha en känsla av att de inte hörs. Det skapar frustration och förkastande av idén att online-möten kan vara effektiva och hjälpsamma. Så varför inte be deltagaren att ge dig feedback om mötet?

Även under de bästa omständigheterna kan det vara svårt att be människor att öppna upp sina tankar och känslor. Kanske kommer dina kollegor att vara mer öppna för att svara på en omröstning, särskilt om den enkäten är anonym, kan det vara lättare för dem att vara mer uppriktiga i så fall. Det är avgörande att agera på den givna feedbacken och åtminstone försöka förbättra de punkter som inte märktes som bra. Fjärrmöten är inte lätt att organisera och konstruktiv kritik kan vara till stor hjälp för de framtida.

8. Spela in och transkribera mötet

Har du tänkt på att spela in ditt virtuella möte? Detta har blivit en utbredd praxis och inte utan anledning. Det hjälper anställda som missade mötet eftersom de har möjlighet att lyssna på det efteråt och hålla sig uppdaterade. Framgångsrika virtuella team anställer ofta också transkriptionstjänster för att transkribera inspelningarna. Transkription sparar värdefull tid för de anställda, eftersom de inte behöver lyssna på hela inspelade mötet för att ta reda på vad som händer. Allt de behöver göra är att titta på transkriptionerna och läsa de viktigaste delarna noggrant så att de kan spara tid och ändå veta vad som händer. Om du letar efter en bra transkriptionstjänstleverantör, vänd dig till Gglot. Vi kan hjälpa dig att förbättra ditt virtuella möte så att det får större inverkan på alla deltagare.

Möten ansikte mot ansikte är inte perfekta och de har vissa fall och online-möten delar de flesta av dem. Utöver det kommer de med sina egna unika problem. Du behöver inte nöja dig med oproduktiva möten som slösar bort allas tid, men du kan använda virtuella möten för att hålla dig informerad, produktiv, kreativ och ansluten till dina kollegor. Prova några av de råd som anges ovan: välj rätt verktyg, ställ in en bra tid för mötet, skriv ner dagordningen, ta itu med bakgrundsljud, håll alla engagerade, uppmuntra tillfällig konversation, be om feedback och sist men inte minst, spela in mötet och få det transkriberat. Vi hoppas att du skapar en exceptionell virtuell mötesmiljö för ditt team!