వర్చువల్ బృందాల సమావేశాలను ప్రభావవంతంగా చేయడం ఎలా?
మెరుగైన వర్చువల్ సమావేశాల కోసం చిట్కాలు
ఏదైనా తీవ్రమైన సంస్థ యొక్క సరైన పనితీరు కోసం సమావేశాలు చాలా ముఖ్యమైనవి. అవి ముఖ్యమైనవి ఎందుకంటే ప్రతి బృంద సభ్యునికి కంపెనీలో ఏమి జరుగుతోంది మరియు కంపెనీ అభివృద్ధి వ్యూహాలు ఏ దిశలో వెళ్తున్నాయి అనేదానిపై తాజాగా ఉండేలా చేస్తుంది. దానితో పాటు, సమావేశాలు జట్లకు వారి సంబంధాలను సేకరించడానికి మరియు సరిదిద్దడానికి లేదా కంపెనీలో వారు ఒంటరిగా లేరని మరియు వారి సహోద్యోగులతో కలిసి పనిచేయాలని ఉద్యోగులకు గుర్తు చేయడానికి కూడా ఒక అవకాశం.
మహమ్మారి కారణంగా, చాలా వ్యాపారాలు తమ ఉద్యోగులు ప్రస్తుతానికి ఇంటి నుండి పని చేయాలని నిర్ణయించుకున్నాయి. అంటే ఇంతకుముందు నిర్వహించిన విధంగా సమావేశాలు నిర్వహించడం దాదాపు అసాధ్యంగా మారింది. కాబట్టి, ఈ కొత్త పరిస్థితికి గణనీయమైన సర్దుబాటు అవసరం. మరోసారి, మేము సాంకేతికతపై ఆధారపడతాము. వ్యక్తిగతంగా కమ్యూనికేషన్ అవాంఛనీయంగా మారిన సమయాల్లో కమ్యూనికేషన్‌ను సులభతరం చేయడంలో అనేక సాధనాలు ఉన్నాయి మరియు అభివృద్ధి చేయబడుతున్నాయి. మరియు నిజానికి, రిమోట్ సమావేశాలు మా కొత్త సాధారణం అవుతున్నాయి. ఒకప్పుడు వివిధ దేశాల్లో లేదా వివిధ ఖండాల్లో పని చేసే సహోద్యోగుల కోసం సంప్రదాయేతర సమావేశాల కోసం మాత్రమే కేటాయించబడినది ఇప్పుడు హాలులో జాన్ మరియు జిమ్‌లతో సమావేశాన్ని నిర్వహించడానికి ఏకైక మార్గంగా మారింది. కానీ అలాంటి కమ్యూనికేషన్ మార్గాలు ఇప్పటికీ అడ్డంకులను ఎదుర్కొంటాయి. మేము కొన్ని సమస్యలను పరిశీలిస్తాము మరియు వాటిని అధిగమించడానికి కొన్ని సాధ్యమైన మార్గాలను సూచించడానికి ప్రయత్నిస్తాము.
రిమోట్ సమావేశాలకు అడ్డంకులు
- సమయ బేధము
సుదూర వర్చువల్ సమావేశాన్ని సమన్వయం చేయడం అంటే బహుళ సమయ మండలాలను ఎదుర్కోవడం. న్యూయార్క్‌కు చెందిన సహోద్యోగి తన ఉదయపు కాఫీని ఇంకా సిప్ చేస్తూనే, బీజింగ్‌లోని సహోద్యోగి మీటింగ్‌కు ముందు డిన్నర్ తిన్నాడు మరియు మీటింగ్ పూర్తయిన వెంటనే, అతను బహుశా సౌకర్యవంతమైన పైజామా కోసం తన సూట్‌ను మార్చుకుంటాడు.
2. సాంకేతిక సమస్యలు
సరిపోని కనెక్షన్ కారణంగా సమావేశానికి అంతరాయం ఏర్పడటం తరచుగా జరుగుతుంది మరియు ఇది విభిన్న సమస్యలను సృష్టించవచ్చు, ఉదాహరణకు బాగా తెలిసిన తక్కువ ఆడియో/వీడియో నాణ్యత లేదా చాలా ఇష్టపడని మరియు మరింత నాటకీయంగా స్తంభింపచేసిన స్క్రీన్ ప్రభావం. అలాగే, బాధించే నేపథ్య శబ్దాల వల్ల సంభాషణలకు అంతరాయం కలగవచ్చు. మరొక సాంకేతిక సమస్య ఏమిటంటే, సాఫ్ట్‌వేర్‌తో సమస్యల కారణంగా ప్రజలు లాగిన్ చేయడం మరియు సమావేశాలను యాక్సెస్ చేయడంలో సమస్యలు ఉన్నందున చాలా సమావేశాలు ఆలస్యం అవుతాయి మరియు సమయం వృధా అవుతుంది.
3. సహజ సంభాషణలు మరియు చిన్న చర్చ
ప్రతి ముఖాముఖి సమావేశం ప్రారంభంలో, ప్రజలు మంచును విచ్ఛిన్నం చేయడానికి మరియు మరింత సుఖంగా ఉండటానికి చిన్నపాటి చర్చలో పాల్గొంటారు. ఆన్‌లైన్ సమావేశాలలో ఇది కొంచెం గమ్మత్తైనది, ఎందుకంటే కమ్యూనికేషన్ నిజంగా సహజంగా ఉండదు మరియు వ్యక్తులు ఏకకాలంలో మాట్లాడేటప్పుడు (ఇది తరచుగా ముఖాముఖిగా కమ్యూనికేషన్‌లో జరుగుతుంది), అసౌకర్య శబ్దం ఏర్పడుతుంది మరియు సంభాషణ చాలా తరచుగా అస్పష్టంగా మారుతుంది. అందుకే వర్చువల్ సమావేశాలలో వ్యక్తులు ఒకరికొకరు అంతరాయం కలిగించకుండా ఉండటానికి ప్రయత్నిస్తారు మరియు వారు నేరుగా టాపిక్‌కి వెళతారు. పర్యవసానమేమిటంటే, రిమోట్ సమావేశాలు ఎల్లప్పుడూ ఇతర పాల్గొనేవారి నుండి ఎక్కువ ఇన్‌పుట్ లేని ప్రెజెంటేషన్‌గా ఉంటాయి, ప్రత్యేకించి ప్రశ్నలు అడగకపోతే.
వర్చువల్ సమావేశాలను ఎలా మెరుగుపరచాలి
పని వాతావరణంలో ఊహించని మార్పులు ప్రతి ఒక్కరికీ చాలా ఎక్కువ కావచ్చు. కొన్ని విషయాలను సర్దుబాటు చేయడం ద్వారా, నిర్వాహకులు మరియు బృందాలు కొన్ని అడ్డంకులను ఎలా అధిగమించాలో తెలుసుకోవచ్చు మరియు ఆన్‌లైన్ సమావేశాలు మరింత ప్రభావవంతంగా, ఉత్పాదకంగా మరియు ఉపయోగకరంగా మారతాయి. ఈ సమయంలో, మీ రిమోట్ మీటింగ్ ఎలా విజయవంతం కావాలనే దానిపై మేము మీకు కొన్ని చిట్కాలను అందించడానికి ప్రయత్నిస్తాము.
- వీడియో కాన్ఫరెన్స్ సాధనాన్ని ఎంచుకోండి
మొదటి పాయింట్ మంచి సాంకేతిక సెటప్‌ను ఎంచుకోవడం. ఆన్‌లైన్ సమావేశాన్ని సజావుగా జరిగేలా సాంకేతిక పరిజ్ఞానం పుష్కలంగా ఉంది. మీరు దీన్ని మరింత సాంప్రదాయంగా ఉంచాలనుకుంటే స్కైప్ లేదా Google Hangoutsని ఎంచుకోండి. మరోవైపు, జూమ్ అనేది మరింత ఆధునికమైనది మరియు ఈ రోజుల్లో అత్యంత ప్రజాదరణ పొందిన కాన్ఫరెన్సింగ్ ప్లాట్‌ఫారమ్. GotoMeeting ప్రత్యేకంగా వ్యాపారం కోసం నిర్మించబడింది మరియు దాని ప్రోత్సాహకాలను కలిగి ఉంది. ప్రస్తావించదగిన ఇతర సాధనాలు: Join.me, UberConference మరియు Slack. ఈ కమ్యూనికేషన్ టూల్స్ అన్నీ రిమోట్ మీటింగ్‌ల కోసం ఉత్తమంగా ఉంటాయి. మీ కంపెనీకి ఏది ఉత్తమంగా పని చేస్తుందో మీరు చూడాలి. హైలైట్ చేయవలసిన ముఖ్యమైన విషయం ఏమిటంటే, మీరు ప్లాట్‌ఫారమ్‌ను ఎంచుకున్న తర్వాత దానికి కట్టుబడి ఉండటానికి ప్రయత్నించాలి మరియు తరచుగా మార్చకూడదు, ఎందుకంటే ఇది మీ సహోద్యోగులను అనవసరంగా గందరగోళానికి గురి చేస్తుంది.
2. సమావేశానికి ఉత్తమ సమయం
సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేయడం కష్టంగా అనిపించడం లేదు, కానీ అది ఖచ్చితంగా కావచ్చు. కార్పొరేట్ సెట్టింగ్‌లో మీరు మీ ఆహ్వాన జాబితాలోని వివిధ అంతర్గత భాగస్వామ్య క్లౌడ్-ఆధారిత సాధనాలతో లభ్యతను సరిపోల్చవచ్చు. ఏ విషయాలను పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి? స్థానిక సెలవులు, భోజన సమయాలు మరియు ఇతర సంభావ్య ప్రాంతీయ కారకాలు మీ సమావేశాన్ని ఢీకొనవచ్చు, ప్రత్యేకించి మీ సహోద్యోగులు భూగోళానికి అవతలి వైపు నివసిస్తున్నట్లయితే. ఇది సాధ్యమైనప్పుడు, మీటింగ్‌లను చాలా ముందుగానే షెడ్యూల్ చేయడం ఎల్లప్పుడూ మంచిది, ఎందుకంటే ప్రతి ఒక్కరికి ఎక్కువ నోటీసు ఉంటే, సహోద్యోగులు ఘర్షణకు గురయ్యే అవకాశం తక్కువ.
3. ఎజెండాను సెట్ చేయండి
అన్నింటిలో మొదటిది, సమావేశం ఎంతసేపు ఉంటుందో మీరు గుర్తుంచుకోవాలి. ఇది సమావేశం యొక్క నిర్మాణాన్ని సెట్ చేయడానికి మీకు సహాయం చేస్తుంది. మా సలహా: ఎజెండా రాయండి! సమావేశాన్ని రూపొందించండి, కవర్ చేయవలసిన ప్రధాన అంశాల గురించి ఆలోచించండి మరియు వాటికి కట్టుబడి ఉండండి, పాల్గొనే జట్టు సభ్యుల పేర్లు మరియు వారి బాధ్యతలను వ్రాయండి. అలాగే, ఒక ఉద్యోగి ఒక విధమైన మధ్యవర్తిగా సమావేశానికి బాధ్యత వహించడం, ప్రతి ఒక్కరూ ఎజెండాకు కట్టుబడి ఉండేలా చూసుకోవడం మరియు అన్ని కీలకాంశాలు చర్చించబడేలా చేయడం మంచి పద్ధతి.
సమావేశానికి ముందు పాల్గొనే వారందరికీ ఎజెండాను పంపడం మంచి పద్ధతి. ఆ విధంగా ప్రతి ఒక్కరూ అందుకు అనుగుణంగా సిద్ధం చేసుకోవచ్చు.
4. నేపథ్య శబ్దాన్ని పరిష్కరించండి
మీరు అనుచితమైన రింగ్ ఫోన్‌లు, పెద్ద ట్రాఫిక్ శబ్దాలు లేదా అతిగా ఉత్సాహంగా ఉన్న కుటుంబ కుక్కలను మీరు వినగలిగే మీటింగ్‌లలో మేమంతా పాల్గొన్నాము. బ్యాక్‌గ్రౌండ్‌లో అపసవ్య శబ్దం ఉంటే, ప్రతి సహోద్యోగికి వారి లైన్‌లను మ్యూట్ చేయడం గురించి తెలుసునని నిర్ధారించుకోండి. అయినప్పటికీ, సహోద్యోగులు వచన సందేశాల ద్వారా పాల్గొనడం కొనసాగించాలి మరియు వారి వీడియో ఫీడ్‌ను అమలులో ఉంచుకోవాలి.
5. ప్రతి జట్టు సభ్యుని గురించి గుర్తుంచుకోండి
సహోద్యోగులందరూ కమ్యూనికేటివ్ మరియు అవుట్‌గోయింగ్ చేయలేరు. కొంతమంది తమ అభిప్రాయాన్ని ప్రత్యేకంగా అడగకపోతే ఎప్పుడూ ఏమీ చెప్పరు. సమావేశానికి జోడించడానికి ఆ సహోద్యోగుల వద్ద విలువైనది ఏమీ లేదని దీని అర్థం కాదు. Au contraire! మధ్యవర్తి యొక్క పని సంభాషణకు మార్గనిర్దేశం చేయడం మరియు ప్రతి ఒక్కరూ మాట్లాడే అవకాశం ఉందని నిర్ధారించడం మరియు నిశ్శబ్దంగా పాల్గొనేవారిని కూడా నిర్దిష్ట ప్రశ్నలు అడగడం. ఆ విధంగా అందరూ మీటింగ్‌లో నిమగ్నమై ఉంటారు మరియు సహోద్యోగులందరూ తమ ఇన్‌పుట్ ఇవ్వడానికి అవకాశం ఉంటుంది. ప్రతి ఒక్కరూ పాల్గొనమని ప్రోత్సహిస్తే, వర్చువల్ సమావేశం మరింత సృజనాత్మకంగా మరియు ఉత్పాదకంగా ఉండే అవకాశం ఎక్కువగా ఉంటుంది.
6. సాధారణ మార్పిడి ఒక ప్లస్
ఇంటి నుండి పని చేస్తున్నప్పుడు, సహోద్యోగులను కలుసుకోవడానికి మాకు తక్కువ అవకాశాలు ఉంటాయి. సమయం తగినది అయితే, వర్చువల్ వాతావరణంలో కూడా చిన్న చర్చకు స్వాగతం. సహోద్యోగులను చాట్ చేయడానికి రిమోట్ మీటింగ్‌లో కొంత సమయం ముందుగా రిజర్వ్ చేసుకోవడం మంచి విధానం. మీటింగ్‌లకు కొంచెం వినోదాన్ని జోడించడం ద్వారా మరియు సహోద్యోగులకు వారి బృంద సభ్యులతో బంధం ఏర్పరచుకోవడం ద్వారా, బహుశా మీ రోజు ఇప్పటివరకు ఎలా ఉంది అని అడగడం ద్వారా ఉండవచ్చు. సమావేశంలో పాల్గొనేవారు మరింత తేలికగా, రిలాక్స్‌గా మరియు సుఖంగా ఉంటారు. ఈ విధంగా వారి ఉనికి వర్చువల్ స్పేస్‌లో అనుభూతి చెందుతుంది. బృందంలో సభ్యునిగా కనెక్ట్ అయిన అనుభూతి యొక్క ప్రాముఖ్యతను ఎప్పుడూ తక్కువగా అంచనా వేయకండి.
7. మూల్యాంకనం కోసం అడగండి
వర్చువల్ బృంద సమావేశాలు ఇకపై మినహాయింపు కానందున, ఏది బాగా పని చేస్తుందో మరియు ఏది పని చేయదో చూడటం ముఖ్యం. ఎవరూ తమ సమయాన్ని వృధా చేసుకోవాలని లేదా వారు వినబడటం లేదనే భావన కలిగి ఉండరు. ఇది ఆన్‌లైన్ సమావేశాలు ప్రభావవంతంగా మరియు సహాయకారిగా ఉండాలనే ఆలోచన యొక్క నిరాశ మరియు తిరస్కరణను సృష్టిస్తుంది. కాబట్టి, మీటింగ్ గురించి అభిప్రాయాన్ని తెలియజేయమని పార్టిసిపెంట్‌ని ఎందుకు అడగకూడదు?
ఉత్తమ పరిస్థితుల్లో కూడా, వారి ఆలోచనలు మరియు భావాలను గురించి తెరవమని ప్రజలను అడగడం కష్టం. పోల్‌కు సమాధానం ఇవ్వడానికి మీ సహోద్యోగులు మరింత ఓపెన్‌గా ఉండవచ్చు, ప్రత్యేకించి ఆ పోల్ అనామకంగా ఉంటే, ఆ సందర్భంలో మరింత నిజాయితీగా ఉండటం వారికి సులభంగా ఉండవచ్చు. ఇచ్చిన ఫీడ్‌బ్యాక్‌పై చర్య తీసుకోవడం మరియు కనీసం మంచివిగా లేబుల్ చేయని పాయింట్‌లను మెరుగుపరచడానికి ప్రయత్నించడం చాలా ముఖ్యం. రిమోట్ మీటింగ్‌లను నిర్వహించడం అంత సులభం కాదు మరియు నిర్మాణాత్మకమైన విమర్శలు భవిష్యత్తుకు గొప్ప సహాయంగా ఉంటాయి.
8. సమావేశాన్ని రికార్డ్ చేయండి మరియు లిప్యంతరీకరించండి
మీ వర్చువల్ సమావేశాన్ని రికార్డ్ చేయడం గురించి మీరు ఎప్పుడైనా ఆలోచించారా? ఇది విస్తృతమైన పద్ధతిగా మారింది మరియు కారణం లేకుండా కాదు. ఇది మీటింగ్‌ని విస్మరించబడిన ఉద్యోగులకు సహాయం చేస్తుంది, ఎందుకంటే వారు దానిని వినడానికి మరియు తాజాగా ఉండటానికి అవకాశం ఉంది. విజయవంతమైన వర్చువల్ బృందాలు రికార్డింగ్‌లను లిప్యంతరీకరించడానికి తరచుగా ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ సేవలను కూడా తీసుకుంటాయి. ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ ఉద్యోగుల విలువైన సమయాన్ని ఆదా చేస్తుంది, ఎందుకంటే వారు ఏమి జరుగుతుందో తెలుసుకోవడానికి రికార్డ్ చేసిన సమావేశాన్ని మొత్తం వినాల్సిన అవసరం లేదు. వారు చేయాల్సిందల్లా ట్రాన్‌స్క్రిప్ట్‌లను పరిశీలించి, కీలక భాగాలను జాగ్రత్తగా చదవడం వలన వారు సమయాన్ని ఆదా చేసుకోవచ్చు మరియు ఇంకా ఏమి జరుగుతుందో తెలుసుకోవచ్చు. మీరు మంచి ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ సర్వీస్ ప్రొవైడర్ కోసం చూస్తున్నట్లయితే, Gglot వైపు తిరగండి. మీ వర్చువల్ సమావేశాన్ని మెరుగుపరచడంలో మేము మీకు సహాయం చేస్తాము, తద్వారా ఇది పాల్గొనే వారందరిపై ఎక్కువ ప్రభావం చూపుతుంది.
ముఖాముఖి సమావేశాలు ఖచ్చితమైనవి కావు మరియు వాటికి కొన్ని పతనాలు ఉన్నాయి మరియు ఆన్‌లైన్ సమావేశాలు వాటిలో ఎక్కువ భాగాన్ని పంచుకుంటాయి. ఆ పైన వారు వారి స్వంత ప్రత్యేక సమస్యలతో వస్తారు. ప్రతి ఒక్కరి సమయాన్ని వృధా చేసే ఉత్పాదకత లేని సమావేశాల కోసం మీరు స్థిరపడాల్సిన అవసరం లేదు, కానీ మీరు మీ సహోద్యోగులతో సమాచారం, ఉత్పాదకత, సృజనాత్మకత మరియు కనెక్ట్ అవ్వడానికి వర్చువల్ సమావేశాలను ఉపయోగించవచ్చు. పైన జాబితా చేయబడిన కొన్ని సలహాలను ప్రయత్నించండి: సరైన సాధనాన్ని ఎంచుకోండి, సమావేశానికి మంచి సమయాన్ని సెట్ చేయండి, ఎజెండాను వ్రాయండి, నేపథ్య శబ్దాలను పరిష్కరించండి, ప్రతి ఒక్కరినీ నిమగ్నమై ఉంచండి, సాధారణ సంభాషణను ప్రోత్సహించండి, అభిప్రాయాన్ని అడగండి మరియు చివరిది కాని కనీసం, సమావేశాన్ని రికార్డ్ చేయండి మరియు దానిని లిప్యంతరీకరించండి. మీరు మీ బృందం కోసం అసాధారణమైన వర్చువల్ సమావేశ వాతావరణాన్ని సృష్టిస్తారని మేము ఆశిస్తున్నాము!