વર્ચ્યુઅલ ટીમ મીટિંગને કેવી રીતે અસરકારક બનાવવી?
વધુ સારી વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ્સ માટેની ટિપ્સ
કોઈપણ ગંભીર કંપનીની યોગ્ય કામગીરી માટે મીટિંગ્સ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. તેઓ મહત્વપૂર્ણ છે કારણ કે તેઓ ટીમના દરેક સભ્ય માટે કંપનીમાં શું ચાલી રહ્યું છે અને કંપનીની વિકાસ વ્યૂહરચના કઈ દિશામાં જઈ રહી છે તેના પર અદ્યતન રહેવાનું શક્ય બનાવે છે. તે ઉપરાંત, મીટિંગ્સ એ ટીમો માટે તેમના સંબંધોને એકત્ર કરવા અને સીધા કરવા અથવા કર્મચારીઓને ફક્ત યાદ અપાવવાની તક છે કે તેઓ કંપનીમાં એકલા નથી અને તેઓએ તેમના સહકાર્યકરો સાથે મળીને કાર્ય કરવાની જરૂર છે.
રોગચાળાને કારણે, ઘણા વ્યવસાયોએ નિર્ણય લીધો છે કે તેમના કર્મચારીઓએ હાલમાં ઘરેથી કામ કરવું જોઈએ. તેનો અર્થ એ પણ છે કે તેઓ જે રીતે મીટિંગ્સ યોજતા હતા તે રીતે તેઓનું સંચાલન કરવું લગભગ અશક્ય બની ગયું છે. તેથી, આ નવી પરિસ્થિતિને નોંધપાત્ર ગોઠવણની જરૂર છે. ફરી એકવાર, અમે ટેક્નોલોજી પર નિર્ભર છીએ. જ્યારે વ્યક્તિ-વ્યક્તિમાં વાતચીત અનિચ્છનીય બની ગઈ હોય ત્યારે સંદેશાવ્યવહારને સરળ બનાવવા માટે ઘણા સાધનો છે અને વિકસાવવામાં આવી રહ્યા છે. અને ખરેખર, રિમોટ મીટિંગ્સ અમારી નવી સામાન્ય બની રહી છે. એક સમયે વિવિધ દેશોમાં અથવા તો જુદા જુદા ખંડોમાં કામ કરતા સહકાર્યકરો માટે માત્ર બિનપરંપરાગત મીટિંગ્સ માટે જે અનામત રાખવામાં આવ્યું હતું તે હવે સમગ્ર હોલમાં જ્હોન અને જીમ સાથે મીટિંગ કરવાનો એકમાત્ર રસ્તો બની ગયો છે. પરંતુ સંદેશાવ્યવહારના આવા માધ્યમો હજુ પણ અવરોધોનો સામનો કરે છે. અમે કેટલીક સમસ્યાઓ પર ધ્યાન આપીશું અને તેને દૂર કરવાના કેટલાક સંભવિત રસ્તાઓ સૂચવવાનો પ્રયાસ કરીશું.
દૂરસ્થ સભાઓમાં અવરોધો
- સમય તફાવત
લાંબા-અંતરની વર્ચ્યુઅલ મીટિંગનું સંકલન કરવાનો અર્થ બહુવિધ સમય ઝોનનો સામનો કરવો હોઈ શકે છે. જ્યારે ન્યૂયોર્કનો સાથીદાર હજી પણ તેની સવારની કોફી પી રહ્યો છે, બેઇજિંગમાં સહકાર્યકરે મીટિંગ પહેલાં રાત્રિભોજન કર્યું છે અને મીટિંગ પૂરી થતાં જ, તે કદાચ આરામદાયક પાયજામા માટે તેનો પોશાક બદલશે.
2. તકનીકી સમસ્યાઓ
ઘણીવાર એવું બને છે કે અપૂરતા કનેક્શનને કારણે મીટિંગમાં વિક્ષેપ આવે છે, અને આ વિવિધ સમસ્યાઓ ઊભી કરી શકે છે, ઉદાહરણ તરીકે જાણીતી ઓછી ઑડિયો/વિડિયો ગુણવત્તા અથવા ખૂબ નાપસંદ અને વધુ નાટકીય સ્થિર સ્ક્રીન અસર. ઉપરાંત, નકામી પૃષ્ઠભૂમિ અવાજો દ્વારા વાર્તાલાપ વિક્ષેપિત થઈ શકે છે. બીજી તકનીકી સમસ્યા એ છે કે ઘણી બધી મીટિંગોમાં વિલંબ થાય છે અને સમયનો વ્યય થાય છે કારણ કે લોકોને સૉફ્ટવેરમાં સમસ્યાને કારણે લોગ ઇન કરવામાં અને મીટિંગ્સ ઍક્સેસ કરવામાં સમસ્યા આવે છે.
3. કુદરતી વાતચીત અને નાની વાતો
દરેક સામ-સામે મીટિંગની શરૂઆતમાં, લોકો બરફ તોડવા અને વધુ આરામદાયક થવા માટે નાની નાની વાતોમાં વ્યસ્ત રહે છે. ઓનલાઈન મીટિંગ્સમાં આ થોડું મુશ્કેલ છે, કારણ કે વાતચીત ખરેખર કુદરતી હોતી નથી અને જ્યારે લોકો એક સાથે વાત કરે છે (જે ઘણીવાર સામસામે વાતચીતમાં થાય છે), ત્યારે અસ્વસ્થતાનો અવાજ ઉત્પન્ન થાય છે અને વાતચીત ઘણી વાર અસ્પષ્ટ બની જાય છે. તેથી જ વર્ચ્યુઅલ મીટિંગમાં લોકો એકબીજાને વિક્ષેપિત ન કરવાનો પ્રયાસ કરે છે અને તેઓ સીધા જ વિષય પર જાય છે. પરિણામ એ છે કે દૂરસ્થ મીટિંગ્સ હંમેશા અન્ય સહભાગીઓ તરફથી એટલી બધી ઇનપુટ સાથે પ્રસ્તુતિની વધુ હોય છે, ખાસ કરીને જો કોઈ પ્રશ્નો પૂછવામાં ન આવે.
વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ કેવી રીતે બહેતર બનાવવી
કામકાજના વાતાવરણમાં અણધાર્યા ફેરફારો દરેક માટે ખૂબ વધારે હોઈ શકે છે. ફક્ત થોડી વસ્તુઓને સમાયોજિત કરીને, મેનેજરો અને ટીમો અનુકૂલન કરી શકે છે અને કેટલીક અવરોધોને કેવી રીતે દૂર કરવી તે શીખી શકે છે અને ઑનલાઇન મીટિંગ્સ વધુ અસરકારક, ઉત્પાદક અને ઉપયોગી બની શકે છે. આ બિંદુએ, અમે તમને તમારી દૂરસ્થ મીટિંગ કેવી રીતે સફળ થઈ શકે તે અંગે કેટલીક ટીપ્સ આપવાનો પ્રયાસ કરીશું.
- વિડિઓ કોન્ફરન્સ ટૂલ પસંદ કરો
પ્રથમ મુદ્દો એ છે કે સારી તકનીકી સેટઅપ પસંદ કરવી. ત્યાં ટેક્નોલોજીની વિપુલતા છે જે ઓનલાઈન મીટિંગને સરળતાથી ચાલે છે. જો તમે તેને વધુ પરંપરાગત રાખવા માંગતા હોવ તો Skype અથવા Google Hangouts પસંદ કરો. બીજી તરફ, ઝૂમ એ વધુ આધુનિક અને આજકાલ અત્યંત લોકપ્રિય કોન્ફરન્સિંગ પ્લેટફોર્મ છે. GotoMeeting ખાસ કરીને વ્યવસાય માટે બનાવવામાં આવ્યું હતું અને તેના ફાયદા છે. ઉલ્લેખનીય છે કે અન્ય સાધનો છે: Join.me, UberConference અને Slack. આ તમામ સંચાર સાધનો રિમોટ મીટિંગ્સ માટે વધુ સારા છે. તમારે તે જોવાની જરૂર પડશે કે તમારી કંપની માટે શું શ્રેષ્ઠ કામ કરે છે. હાઇલાઇટ કરવા માટેની એક મહત્વની બાબત એ છે કે એકવાર તમે પ્લેટફોર્મ પસંદ કરી લો તે પછી તમારે તેને વળગી રહેવાનો પ્રયાસ કરવો જોઈએ અને તેને વારંવાર બદલવો નહીં, કારણ કે તે તમારા સાથીદારોને બિનજરૂરી મૂંઝવણમાં મૂકશે.
2. મીટિંગ માટે શ્રેષ્ઠ સમય
મીટિંગ શેડ્યૂલ કરવી મુશ્કેલ નથી લાગતું, પરંતુ તે ચોક્કસ હોઈ શકે છે. કોર્પોરેટ સેટિંગમાં તમે વિવિધ આંતરિક શેર કરેલ ક્લાઉડ-આધારિત ટૂલ્સ સાથે તમારી આમંત્રણ સૂચિમાં ઉપલબ્ધતાની તુલના કરી શકો છો. કઈ બાબતો ધ્યાનમાં લેવી જોઈએ? સ્થાનિક રજાઓ, ભોજનનો સમય અને અન્ય સંભવિત પ્રાદેશિક પરિબળો કે જે તમારી મીટિંગ સાથે અથડાઈ શકે છે, ખાસ કરીને જો તમારા સાથીદારો વિશ્વની બીજી બાજુએ રહેતા હોય. જ્યારે તે શક્ય હોય, ત્યારે મીટિંગ્સ અગાઉથી સુનિશ્ચિત કરવાનું હંમેશા સારો વિચાર છે, કારણ કે દરેકને જેટલી વધુ સૂચના મળે છે, તે સહકર્મીઓ વચ્ચે અથડામણ થવાની શક્યતા ઓછી છે.
3. કાર્યસૂચિ સેટ કરો
સૌ પ્રથમ, તમારે ધ્યાનમાં રાખવાની જરૂર છે કે મીટિંગ કેટલો સમય ચાલશે. આ તમને મીટિંગનું માળખું સેટ કરવામાં મદદ કરશે. અમારી સલાહ છે: એક કાર્યસૂચિ લખો! મીટિંગની રચના કરો, મુખ્ય મુદ્દાઓ વિશે વિચારો કે જેને આવરી લેવાની જરૂર છે અને તેમને વળગી રહો, સહભાગી ટીમના સભ્યોના નામ અને તેમની જવાબદારીઓ લખો. ઉપરાંત, એ એક સારી પ્રથા છે કે દરેક વ્યક્તિ એજન્ડાને વળગી રહે અને તમામ મુખ્ય મુદ્દાઓની ચર્ચા કરવામાં આવે તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે એક કર્મચારી મધ્યસ્થી તરીકે મીટિંગનો હવાલો સંભાળે છે.
મીટિંગ પહેલાં તમામ સહભાગીઓને કાર્યસૂચિ મોકલવી એ સારી પ્રથા છે. આ રીતે દરેક તે મુજબ તૈયારી કરી શકે છે.
4. પૃષ્ઠભૂમિ અવાજનો સામનો કરો
અમે બધાએ એવી મીટિંગ્સમાં ભાગ લીધો છે જ્યાં તમે અયોગ્ય રિંગ ફોન, મોટેથી ટ્રાફિક અવાજો અથવા કુટુંબનો કૂતરો જે અતિશય ઉત્સાહિત હતો. ખાતરી કરો કે જો પૃષ્ઠભૂમિમાં ધ્યાન ભંગ કરનાર અવાજ હોય તો દરેક સહકર્મી તેમની લાઇનને મ્યૂટ કરવાનું જાણે છે. તેમ છતાં, સહકર્મીઓએ ટેક્સ્ટ સંદેશાઓ દ્વારા ભાગ લેવાનું ચાલુ રાખવું જોઈએ અને તેમની વિડિઓ ફીડ ચાલુ રાખવી જોઈએ.
5. ટીમના દરેક સભ્ય વિશે યાદ રાખો
બધા સાથીદારો વાતચીત કરતા અને બહાર જતા નથી. કેટલાક લોકો ક્યારેય કશું કહેશે નહીં જો તેઓને તેમના અભિપ્રાય માટે ખાસ પૂછવામાં ન આવે. તેનો અર્થ એ નથી કે તે સાથીદારો પાસે મીટિંગમાં ઉમેરવા માટે કંઈપણ મૂલ્યવાન નથી. ઓ કોન્ટ્રાયર! મધ્યસ્થીનું કાર્ય વાતચીતને માર્ગદર્શન આપવાનું અને દરેકને બોલવાની તક મળે તેની ખાતરી કરવાનું અને શાંત સહભાગીઓને પણ ચોક્કસ પ્રશ્નો પૂછવાનું છે. આ રીતે દરેક વ્યક્તિ મીટિંગમાં વ્યસ્ત રહેશે અને તમામ સહકર્મીઓ તેમના ઇનપુટ આપવાની શક્યતા ધરાવે છે. જો દરેકને ભાગ લેવા માટે પ્રોત્સાહિત કરવામાં આવે, તો વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ વધુ સર્જનાત્મક અને ફળદાયી બનવાની મોટી તક છે.
6. કેઝ્યુઅલ કન્વર્ઝન એ વત્તા છે
ઘરેથી કામ કરતી વખતે, અમારી પાસે સહકર્મીઓ સાથે મળવાની ઓછી તકો હોય છે. જો સમય યોગ્ય હોય, તો વર્ચ્યુઅલ વાતાવરણમાં પણ નાની વાતો આવકાર્ય કરતાં વધુ છે. સહકાર્યકરોને ગપસપ કરવા દેવા માટે રિમોટ મીટિંગ માટે થોડો સમય અનામત રાખવો એ સારો અભિગમ છે. મીટિંગ્સમાં થોડો આનંદ ઉમેરીને અને સાથીદારોને તેમની ટીમના સભ્યો સાથે બંધન કરવાનું શક્ય બનાવીને, કદાચ ફક્ત પૂછીને કે તમારો દિવસ અત્યાર સુધી કેવો રહ્યો? મીટિંગના સહભાગીઓ વધુ આરામ, આરામ અને આરામદાયક અનુભવ કરશે. આ રીતે તેમની હાજરી વર્ચ્યુઅલ સ્પેસમાં અનુભવાશે. ટીમના સભ્ય તરીકે જોડાયેલ લાગણીના મહત્વને ક્યારેય ઓછો આંકશો નહીં.
7. મૂલ્યાંકન માટે પૂછો
વર્ચ્યુઅલ ટીમ મીટિંગ્સ હવે અપવાદ નથી, તેથી શું સારું કામ કરે છે અને શું નથી તે જોવું મહત્વપૂર્ણ છે. કોઈ પણ પોતાનો સમય બગાડવા માંગતો નથી અથવા એવું અનુભવવા માંગતો નથી કે તેઓ સાંભળવામાં આવી રહ્યાં નથી. તે નિરાશા અને વિચારને નકારે છે કે ઑનલાઇન મીટિંગ્સ અસરકારક અને મદદરૂપ થઈ શકે છે. તો, શા માટે પ્રતિભાગીને તમને મીટિંગ વિશે પ્રતિસાદ આપવા માટે પૂછશો નહીં?
શ્રેષ્ઠ સંજોગોમાં પણ, લોકોને તેમના વિચારો અને લાગણીઓ વિશે ખુલીને પૂછવું મુશ્કેલ હોઈ શકે છે. કદાચ તમારા સાથીદારો મતદાનનો જવાબ આપવા માટે વધુ ખુલ્લા હશે, ખાસ કરીને જો તે મતદાન અનામી હોય, તો તે કિસ્સામાં તેમના માટે વધુ નિષ્ઠાવાન બનવું સરળ બની શકે છે. આપેલ પ્રતિસાદ પર કાર્ય કરવું અને ઓછામાં ઓછા એવા મુદ્દાઓને સુધારવાનો પ્રયાસ કરવો મહત્વપૂર્ણ છે કે જેને સારા તરીકે લેબલ કરવામાં આવ્યા ન હતા. રિમોટ મીટિંગ્સનું આયોજન કરવું સરળ નથી અને રચનાત્મક ટીકા ભવિષ્યના લોકો માટે ખૂબ મદદરૂપ થઈ શકે છે.
8. મીટિંગને રેકોર્ડ કરો અને ટ્રાંસ્ક્રાઇબ કરો
શું તમે ક્યારેય તમારી વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ રેકોર્ડ કરવા વિશે વિચાર્યું છે? આ એક વ્યાપક પ્રથા બની ગઈ છે અને કારણ વગર નહીં. તે કર્મચારીઓને મદદ કરે છે કે જેઓ મીટિંગ ચૂકી ગયા છે કારણ કે તેઓને તે પછીથી સાંભળવાની અને અપ-ટૂ-ડેટ રહેવાની શક્યતા છે. સફળ વર્ચ્યુઅલ ટીમો રેકોર્ડિંગ્સને ટ્રાન્સક્રિપ્ટ કરવા માટે વારંવાર ટ્રાન્સક્રિપ્શન સેવાઓ પણ ભાડે રાખે છે. ટ્રાન્સક્રિપ્શન કર્મચારીઓનો મૂલ્યવાન સમય બચાવે છે, કારણ કે શું ચાલી રહ્યું છે તે જાણવા માટે તેમને આખી રેકોર્ડ કરેલી મીટિંગ સાંભળવાની જરૂર નથી. તેઓએ ફક્ત ટ્રાન્સક્રિપ્ટ્સ પર એક નજર કરવાની અને મુખ્ય ભાગોને કાળજીપૂર્વક વાંચવાની જરૂર છે જેથી તેઓ સમય બચાવી શકે અને હજુ પણ જાણી શકે કે શું થઈ રહ્યું છે. જો તમે સારા ટ્રાન્સક્રિપ્શન સેવા પ્રદાતાની શોધમાં હોવ, તો Gglot તરફ વળો. અમે તમારી વર્ચ્યુઅલ મીટિંગને વધારવામાં તમારી મદદ કરી શકીએ છીએ, જેથી તે બધા સહભાગીઓ પર વધુ અસર કરે.
રૂબરૂ મીટીંગો સંપૂર્ણ નથી હોતી અને તેમાં કેટલીક ખામીઓ હોય છે, અને ઓનલાઈન મીટીંગો તેમાંથી મોટાભાગની શેર કરે છે. તે ટોચ પર તેઓ તેમની પોતાની અનન્ય સમસ્યાઓ સાથે આવે છે. તમારે બિનઉત્પાદક મીટિંગ્સ માટે પતાવટ કરવાની જરૂર નથી જે દરેકનો સમય બગાડે છે, પરંતુ તમે જાણકાર, ઉત્પાદક, સર્જનાત્મક અને તમારા સાથીદારો સાથે જોડાયેલા રહેવા માટે વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો. ઉપર સૂચિબદ્ધ કેટલીક સલાહ અજમાવો: યોગ્ય સાધન પસંદ કરો, મીટિંગ માટે સારો સમય સેટ કરો, એજન્ડા લખો, પૃષ્ઠભૂમિના અવાજોને હલ કરો, દરેકને રોકાયેલા રાખો, કેઝ્યુઅલ વાતચીતને પ્રોત્સાહિત કરો, પ્રતિસાદ માટે પૂછો અને ઓછામાં ઓછું નહીં પરંતુ ઓછામાં ઓછું, મીટિંગ રેકોર્ડ કરો. અને તેને ટ્રાંસ્ક્રાઇબ કરો. અમે આશા રાખીએ છીએ કે તમે તમારી ટીમ માટે અસાધારણ વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ વાતાવરણ બનાવશો!