Como tornar as reuniões de equipes virtuais eficazes?

Dicas para melhores reuniões virtuais

As reuniões são muito importantes para o bom funcionamento de qualquer empresa séria. São importantes porque permitem que cada membro da equipe esteja atualizado sobre o que está acontecendo na empresa e em que direção as estratégias de desenvolvimento da empresa estão tomando. Além disso, as reuniões também são uma oportunidade para as equipes se reunirem e estreitarem seus relacionamentos, ou simplesmente para lembrar aos colaboradores que eles não estão sozinhos na empresa e que precisam atuar junto com seus colegas de trabalho.

Devido à pandemia, muitas empresas decidiram que seus funcionários deveriam trabalhar em casa por enquanto. Isso também significa que se tornou quase impossível conduzir as reuniões da maneira como eram antes. Portanto, esta nova situação requer um ajuste significativo. Mais uma vez, contamos com a tecnologia. Muitas ferramentas foram e estão sendo desenvolvidas para ajudar a facilitar a comunicação em momentos em que a comunicação pessoal se tornou indesejável. E, de fato, reuniões remotas estão se tornando nosso novo normal. O que antes era reservado apenas para reuniões não convencionais para colegas de trabalho que trabalhavam em diferentes países ou mesmo em diferentes continentes, agora se tornou a única maneira de conduzir uma reunião com John e Jim do outro lado do corredor. Mas esses meios de comunicação ainda enfrentam obstáculos. Analisaremos alguns dos problemas e tentaremos sugerir algumas maneiras possíveis de superá-los.

Obstáculos de reuniões remotas

1. Diferença de tempo

Coordenar uma reunião virtual à distância pode significar lidar com vários fusos horários. Enquanto o colega de Nova York ainda está tomando seu café da manhã, o colega de trabalho em Pequim acaba de jantar antes da reunião e, assim que a reunião terminar, provavelmente vai trocar de terno por um pijama confortável.

2. Problemas técnicos

Muitas vezes acontece que as reuniões são interrompidas por causa de uma conexão inadequada, e isso pode criar problemas diferentes, por exemplo, a conhecida baixa qualidade de áudio / vídeo ou o muito desagradável e mais dramático efeito de tela congelada. Além disso, as conversas podem ser interrompidas por ruídos de fundo irritantes. Outro problema técnico é que muitas reuniões são atrasadas e tempo é perdido porque as pessoas têm problemas para fazer login e acessar as reuniões devido a problemas com o software.

3. Conversas naturais e conversa fiada

No início de cada reunião face a face, as pessoas tendem a se envolver em uma conversa fiada, apenas para quebrar o gelo e ficar mais confortável. Nas reuniões online isso é um pouco complicado, já que a comunicação não é muito natural e quando as pessoas falam simultaneamente (o que muitas vezes acontece na comunicação face a face), ruídos incômodos são gerados e a conversa muitas vezes se torna indiscernível. É por isso que as pessoas nas reuniões virtuais procuram não se interromper e vão direto ao assunto. A conseqüência é que as reuniões remotas sempre tendem a ser mais uma apresentação, sem muitas contribuições de outros participantes, especialmente se nenhuma pergunta for feita.

Como melhorar as reuniões virtuais

As mudanças inesperadas no ambiente de trabalho podem ser demais para todos. Simplesmente ajustando algumas coisas, gerentes e equipes podem se adaptar e aprender como superar alguns dos obstáculos e reuniões online podem se tornar mais eficazes, produtivas e úteis. Neste ponto, tentaremos dar algumas dicas sobre como sua reunião remota pode ser um sucesso.

1. Escolha uma ferramenta de videoconferência

O primeiro ponto é escolher uma boa configuração técnica. Existe uma abundância de tecnologia por aí que faz com que as reuniões online ocorram sem problemas. Se você quiser mantê-lo mais tradicional, escolha Skype ou Google Hangouts. Por outro lado, o Zoom é uma plataforma de conferência mais moderna e hoje extremamente popular. GotoMeeting foi criado especificamente para negócios e tem suas vantagens. Outras ferramentas que merecem destaque são: Join.me, UberConference e Slack. Todas essas ferramentas de comunicação são mais do que boas para reuniões remotas. Você precisará ver o que funciona melhor para sua empresa. Um ponto importante a destacar é que, uma vez escolhida uma plataforma, você deve tentar mantê-la e não alterá-la com frequência, pois confundirá seus colegas desnecessariamente.

2. Melhor horário para a reunião

Não parece difícil agendar uma reunião, mas certamente pode ser. Em um ambiente corporativo, você pode comparar a disponibilidade em sua lista de convites com diferentes ferramentas baseadas em nuvem compartilhadas internas. O que deve ser levado em consideração? Feriados locais, horários das refeições e outros fatores regionais em potencial que podem entrar em conflito com sua reunião, especialmente se seus colegas morarem do outro lado do globo. Sempre que possível, é sempre bom agendar as reuniões com bastante antecedência, pois quanto mais atenção todos fizerem, menos provável que os colegas tenham colisões.

3. Defina a agenda

Em primeiro lugar, é preciso ter em mente quanto tempo durará a reunião. Isso o ajudará a definir a estrutura da reunião. Nosso conselho é: escreva uma agenda! Estruture a reunião, pense nos pontos principais que precisam ser abordados e cumpra-os, anote os nomes dos membros da equipe participantes e suas responsabilidades. Além disso, é uma boa prática que um funcionário seja responsável pela reunião como uma espécie de mediador, para garantir que todos cumpram a agenda e que todos os pontos-chave sejam discutidos.

Uma boa prática é enviar a agenda a todos os participantes antes da reunião. Dessa forma, todos podem se preparar adequadamente.

4. Resolva o ruído de fundo

Todos nós já participamos de reuniões nas quais era possível ouvir toques inadequados, ruídos altos do tráfego ou o cachorro da família muito animado. Certifique-se de que todos os colegas saibam como silenciar suas linhas se houver algum ruído perturbador ao fundo. No entanto, os colegas devem continuar a participar de mensagens de texto e manter o feed de vídeo funcionando.

5. Lembre-se de cada membro da equipe

Nem todos os colegas são comunicativos e extrovertidos. Algumas pessoas simplesmente nunca dirão nada se não forem especificamente questionadas sobre sua opinião. Isso não significa que esses colegas não tenham nada de valioso a acrescentar à reunião. Au contraire! A função do mediador também é guiar a conversa e garantir que todos tenham a chance de falar e fazer até mesmo perguntas específicas aos participantes silenciosos. Desta forma, todos estarão envolvidos na reunião e todos os colegas terão a possibilidade de dar a sua opinião. Se todos forem incentivados a participar, há uma chance maior de que a reunião virtual seja mais criativa e produtiva.

6. A conversão casual é uma vantagem

Quando trabalhamos em casa, temos menos oportunidades de conversar com os colegas. Se o momento for apropriado, conversa fiada é mais do que bem-vinda, mesmo no ambiente virtual. Uma boa abordagem seria reservar algum tempo antes de uma reunião remota para permitir que os colegas de trabalho conversem. Ao adicionar um pouco de diversão às reuniões e possibilitar que os colegas se relacionem com os membros da equipe, talvez simplesmente perguntando Como foi seu dia até agora? os participantes da reunião se sentirão mais à vontade, relaxados e confortável. Desta forma, a sua presença será sentida no espaço virtual. Nunca subestime a importância de se sentir conectado como membro de uma equipe.

7. Peça uma avaliação

Como as reuniões virtuais da equipe não são mais uma exceção, é importante ver o que funciona bem e o que não funciona. Ninguém quer perder tempo ou ter a sensação de que não está sendo ouvido. Isso cria frustração e rejeição à ideia de que as reuniões online podem ser eficazes e úteis. Então, por que não pedir ao participante para dar um feedback sobre a reunião?

Mesmo nas melhores circunstâncias, pode ser difícil pedir às pessoas que se abram sobre seus pensamentos e sentimentos. Talvez seus colegas sejam mais abertos para responder a uma enquete, especialmente se a enquete for anônima, pode ser mais fácil para eles serem mais sinceros nesse caso. É fundamental agir de acordo com o feedback fornecido e pelo menos tentar melhorar os pontos que não foram rotulados como bons. Reuniões remotas não são fáceis de organizar e críticas construtivas podem ser de grande ajuda para as futuras.

8. Grave e transcreva a reunião

Você já pensou em gravar sua reunião virtual? Esta se tornou uma prática generalizada e não sem razão. Ajuda os colaboradores que faltaram à reunião, pois têm a possibilidade de depois ouvir e se manterem atualizados. Equipes virtuais de sucesso também costumam contratar serviços de transcrição para transcrever as gravações. A transcrição economiza tempo valioso dos funcionários, porque eles não precisam ouvir toda a reunião gravada para descobrir o que está acontecendo. Tudo o que eles precisam fazer é dar uma olhada nas transcrições e ler as partes principais com atenção para que possam economizar tempo e ainda saber o que está acontecendo. Se você estiver procurando por um bom provedor de serviços de transcrição, consulte o Gglot. Podemos ajudá-lo a aprimorar sua reunião virtual, para que tenha um impacto maior em todos os participantes.

As reuniões cara a cara não são perfeitas e têm algumas desvantagens, e as reuniões online compartilham a maioria delas. Além disso, eles vêm com seus próprios problemas exclusivos. Você não precisa se contentar com reuniões improdutivas que desperdiçam o tempo de todos, mas pode usar as reuniões virtuais para se manter informado, produtivo, criativo e conectado com seus colegas. Experimente alguns dos conselhos listados acima: escolha a ferramenta certa, defina um bom horário para a reunião, escreva a agenda, resolva os ruídos de fundo, mantenha todos envolvidos, incentive uma conversa casual, peça feedback e, por último, mas não menos importante, grave a reunião e transcreva-o. Esperamos que você crie um ambiente de reunião virtual excepcional para sua equipe!