Cum să faci reuniunile echipelor virtuale eficiente?

Sfaturi pentru întâlniri virtuale mai bune

Întâlnirile sunt foarte importante pentru buna funcționare a oricărei companii serioase. Ele sunt importante pentru că fac posibil ca fiecare membru al echipei să fie la curent cu ceea ce se întâmplă în companie și în ce direcție se îndreaptă strategiile de dezvoltare ale companiei. În plus, întâlnirile sunt și o oportunitate pentru echipe de a-și aduna și de a-și îndrepta relațiile, sau pur și simplu de a le reaminte angajaților că nu sunt singuri în companie și că trebuie să funcționeze împreună cu colegii lor.

Din cauza pandemiei, multe companii au decis ca angajații lor să lucreze de acasă pentru moment. Aceasta înseamnă, de asemenea, că a devenit aproape imposibil să se desfășoare întâlniri așa cum se desfășurau înainte. Prin urmare, această nouă situație necesită o ajustare semnificativă. Încă o dată, ne bazăm pe tehnologie. Multe instrumente au fost și sunt dezvoltate pentru a facilita comunicarea în momente în care comunicarea în persoană a devenit nedorită. Și într-adevăr, întâlnirile la distanță devin noua noastră normalitate. Ceea ce odinioară era rezervat doar întâlnirilor neconvenționale pentru colegii care lucrau în diferite țări sau chiar pe diferite continente a devenit acum singura modalitate de a conduce o întâlnire cu John și Jim dincolo de sală. Dar astfel de mijloace de comunicare încă se confruntă cu obstacole. Vom analiza unele dintre probleme și vom încerca să sugerăm câteva modalități posibile de a le depăși.

Obstacolele întâlnirilor la distanță

1. Diferenta de timp

Coordonarea unei întâlniri virtuale la distanță lungă ar putea însemna să faci față mai multor fusuri orare. În timp ce colegul din New York încă sorbește cafeaua de dimineață, colegul de la Beijing tocmai a luat cina înainte de întâlnire și, de îndată ce întâlnirea se va termina, probabil că își va schimba costumul cu pijamale comode.

2. Probleme tehnice

Se întâmplă adesea ca întâlnirile să fie întrerupte din cauza conexiunii inadecvate, iar acest lucru poate crea diferite probleme, de exemplu, binecunoscuta calitate audio/video scăzută sau efectul de ecran înghețat, mult neplăcut și mai dramatic. De asemenea, conversațiile pot fi întrerupte de zgomote de fond enervante. O altă problemă tehnică este că multe întâlniri sunt întârziate și se pierde timpul, deoarece oamenii au probleme de conectare și accesare la întâlniri din cauza problemelor cu software-ul.

3. Conversații naturale și discuții mici

La începutul fiecărei întâlniri față în față, oamenii tind să se angajeze în discuții mici, doar pentru a sparge gheața și a se simți mai confortabil. În întâlnirile online acest lucru este puțin complicat, deoarece comunicarea nu este chiar naturală și când oamenii vorbesc simultan (ceea ce se întâmplă adesea în comunicarea față în față), se generează zgomot inconfortabil, iar conversația devine foarte des indiscernabilă. De aceea oamenii din intalnirile virtuale incearca sa nu se intrerupa si trec direct la subiect. Consecința este că întâlnirile de la distanță tind întotdeauna să fie mai mult o prezentare cu nu atât de multă contribuție din partea altor participanți, mai ales dacă nu se pun întrebări.

Cum să îmbunătățiți întâlnirile virtuale

Schimbările neașteptate ale mediului de lucru pot fi prea mari pentru toată lumea. Pur și simplu ajustând câteva lucruri, managerii și echipele se pot adapta și învăța cum să depășească unele dintre obstacole, iar întâlnirile online pot deveni mai eficiente, productive și utile. În acest moment, vom încerca să vă oferim câteva sfaturi despre cum întâlnirea dvs. la distanță se poate dovedi a fi un succes.

1. Alegeți un instrument de videoconferință

Primul punct este să alegeți o configurație tehnică bună. Există o abundență de tehnologie care face ca întâlnirea online să se desfășoare fără probleme. Dacă vrei să-l păstrezi mai tradițional, alege Skype sau Google Hangouts. Pe de altă parte, Zoom este o platformă de conferințe mai modernă și extrem de populară în zilele noastre. GotoMeeting a fost creat special pentru afaceri și are avantajele sale. Alte instrumente care merită menționate sunt: Join.me, UberConference și Slack. Toate aceste instrumente de comunicare sunt mai mult decât bune pentru întâlniri la distanță. Va trebui să vedeți ce funcționează cel mai bine pentru compania dvs. Un lucru important de subliniat este că, odată ce ați ales o platformă, ar trebui să încercați să rămâneți la ea și să nu o schimbați des, pentru că vă va deruta colegii inutil.

2. Cel mai bun moment pentru întâlnire

Nu pare greu să programezi o întâlnire, dar cu siguranță poate fi. Într-o setare corporativă, puteți compara disponibilitatea în lista de invitații cu diferite instrumente interne partajate bazate pe cloud. Ce lucruri ar trebui luate în considerare? Sărbătorile locale, orele de masă și alți potențiali factori regionali care s-ar putea ciocni cu întâlnirea dvs., mai ales dacă colegii dvs. locuiesc în cealaltă parte a globului. Când este posibil, este întotdeauna o idee bună să programați întâlnirile cu mult timp înainte, pentru că cu cât toată lumea are mai mult preaviz, este mai puțin probabil ca colegii să aibă ciocniri.

3. Stabiliți agenda

În primul rând, trebuie să aveți în vedere cât va dura întâlnirea. Acest lucru vă va ajuta să stabiliți structura întâlnirii. Sfatul nostru este: scrieți o agendă! Structurați întâlnirea, gândiți-vă la punctele principale care trebuie abordate și rămâneți la ele, notați numele membrilor echipei participanți și responsabilitățile acestora. De asemenea, este o bună practică ca un angajat să fie responsabil de întâlnire ca un fel de mediator, pentru a se asigura că toată lumea ține de ordinea de zi și că toate punctele cheie sunt discutate.

O bună practică este să trimiteți ordinea de zi tuturor participanților înainte de întâlnire. În acest fel, toată lumea se poate pregăti în consecință.

4. Rezolvați zgomotul de fundal

Cu toții am participat la întâlniri în care puteai auzi sunete nepotrivite, zgomote puternice din trafic sau câinele familiei care era prea entuziasmat. Asigurați-vă că fiecare coleg știe să-și dezactiveze liniile dacă există zgomot care distrage atenția în fundal. Cu toate acestea, colegii ar trebui să continue să participe la mesajele text și să-și mențină fluxul video.

5. Amintiți-vă despre fiecare membru al echipei

Nu toți colegii sunt comunicativi și extroverti. Unii oameni nu vor spune niciodată nimic dacă nu li se cere în mod expres părerea lor. Asta nu înseamnă că acei colegi nu au nimic valoros de adăugat la întâlnire. Dimpotrivă! Sarcina mediatorului este, de asemenea, să ghideze conversația și să se asigure că toată lumea are șansa de a vorbi și de a pune întrebări specifice chiar și participanților tăcuți. În acest fel, toată lumea va fi implicată în întâlnire și toți colegii au posibilitatea de a-și da contribuția. Dacă toată lumea este încurajată să participe, există șanse mai mari ca întâlnirea virtuală să fie mai creativă și mai productivă.

6. Conversia ocazională este un plus

Când lucrăm de acasă, avem mai puține oportunități de a ajunge din urmă cu colegii. Dacă timpul este potrivit, discuțiile sunt mai mult decât binevenite chiar și în mediul virtual. O abordare bună ar fi să rezervați ceva timp înainte pentru o întâlnire la distanță pentru a permite colegilor să discute. Adăugând puțină distracție la întâlniri și făcând posibil ca colegii să creeze o legătură cu membrii echipei lor, poate pur și simplu întrebând Cum a fost ziua ta până acum? participanții la întâlnire se vor simți mai în largul lor, relaxați și confortabil. Astfel prezența lor se va simți în spațiul virtual. Nu subestima niciodată importanța de a te simți conectat ca membru al unei echipe.

7. Solicitați evaluare

Întrucât întâlnirile virtuale ale echipei nu mai sunt o excepție, este important să vedem ce funcționează bine și ce nu. Nimeni nu vrea să-și piardă timpul sau să aibă senzația că nu este auzit. Acest lucru creează frustrare și respingere a ideii că întâlnirile online pot fi eficiente și utile. Deci, de ce nu cereți participantului să vă ofere feedback despre întâlnire?

Chiar și în cele mai bune circumstanțe, a le cere oamenilor să deschidă gândurile și sentimentele lor poate fi dificil. Poate că colegii tăi vor fi mai deschiși să răspundă la un sondaj, mai ales dacă acel sondaj este anonim, ar putea fi mai ușor pentru ei să fie mai sinceri în acest caz. Este esențial să acționați în funcție de feedback-ul dat și cel puțin să încercați să îmbunătățiți punctele care nu au fost etichetate drept bune. Întâlnirile de la distanță nu sunt ușor de organizat, iar critica constructivă ar putea fi de mare ajutor pentru cele viitoare.

8. Înregistrați și transcrieți întâlnirea

Te-ai gândit vreodată să-ți înregistrezi întâlnirea virtuală? Aceasta a devenit o practică răspândită și nu fără un motiv. Ajută angajații care au ratat întâlnirea, deoarece au posibilitatea de a o asculta ulterior și de a rămâne la curent. Echipele virtuale de succes angajează adesea servicii de transcriere pentru a transcrie înregistrările. Transcrierea economisește timp prețios al angajaților, deoarece aceștia nu trebuie să asculte întreaga întâlnire înregistrată pentru a afla ce se întâmplă. Tot ce trebuie să facă este să se uite la stenograme și să citească cu atenție părțile cheie, astfel încât să poată economisi timp și să știe în continuare ce se întâmplă. Dacă sunteți în căutarea unui furnizor bun de servicii de transcriere, apelați la Gglot. Vă putem ajuta să vă îmbunătățiți întâlnirea virtuală, astfel încât să aibă un impact mai mare asupra tuturor participanților.

Întâlnirile față în față nu sunt perfecte și au unele dezavantaje, iar întâlnirile online au cele mai multe dintre ele. În plus, vin cu propriile lor probleme unice. Nu trebuie să te mulțumești cu întâlniri neproductive care pierd timpul tuturor, dar poți folosi întâlnirile virtuale pentru a fi informat, productiv, creativ și conectat cu colegii tăi. Încercați câteva dintre sfaturile enumerate mai sus: alegeți instrumentul potrivit, stabiliți o oră potrivită pentru întâlnire, notați agenda, abordați zgomotele de fond, mențineți toată lumea implicată, încurajează conversația obișnuită, cere feedback și, nu în ultimul rând, înregistrează întâlnirea și să-l transcrie. Sperăm că veți crea un mediu de întâlnire virtual excepțional pentru echipa dumneavoastră!