Hogyan lehet a virtuális csapatok találkozóit eredményessé tenni?

Tippek a jobb virtuális találkozókhoz

A megbeszélések nagyon fontosak minden komoly vállalat megfelelő működéséhez. Fontosak, mert lehetővé teszik, hogy minden csapattag naprakész legyen arról, mi folyik a cégben, és milyen irányban haladnak a vállalat fejlesztési stratégiái. Ráadásul az értekezletek a csapatok számára is lehetőséget kínálnak kapcsolataik összegyűjtésére és kiegyensúlyozására, vagy egyszerűen emlékeztetik az alkalmazottakat arra, hogy nincsenek egyedül a cégben, és munkatársaikkal együtt kell működniük.

A járvány miatt sok vállalkozás úgy döntött, hogy alkalmazottaiknak egyelőre otthon kell dolgozniuk. Ez azt is jelenti, hogy szinte lehetetlenné vált az olyan megbeszélések lebonyolítása, mint korábban. Ezért ez az új helyzet jelentős kiigazítást igényel. Ismét a technológiára támaszkodunk. Számos eszközt fejlesztettek ki és fejlesztenek a kommunikáció megkönnyítésére azokban az idõszakokban, amikor a személyes kommunikáció nem kívánatos. És valóban, a távoli megbeszélések új normálissá válnak. Amit valaha csak a különböző országokban vagy akár különböző földrészeken dolgozó munkatársak számára rendezett nem szokványos találkozókra tartottak fenn, mára az egyetlen módja annak, hogy megbeszélést folytassunk Johnnal és Jimmel a csarnokban. De az ilyen kommunikációs eszközök még mindig akadályokba ütköznek. Megvizsgálunk néhány problémát, és megpróbálunk javaslatot tenni néhány lehetséges megoldásukra.

A távoli találkozók akadályai

1. Időkülönbség

A távolsági virtuális találkozó összehangolása több időzónával való megbirkózást jelenthet. Míg a New York-i kolléga még mindig a reggeli kávéját kortyolgatja, a pekingi munkatárs éppen a vacsora előtt evett vacsorát, és amint befejeződik a találkozó, valószínűleg öltönyét kényelmes pizsamára cseréli.

2. Technikai problémák

Gyakran előfordul, hogy az értekezletet a nem megfelelő kapcsolat miatt megszakítják, és ez különböző problémákat okozhat, például a jól ismert alacsony audio / video minőség vagy a sokak által nem tetszett és drámaibb fagyasztott képernyőeffektus miatt. A beszélgetéseket zavarhatja a zavaró háttérzaj. Egy másik technikai probléma az, hogy sok értekezlet késik és időpazarlás, mert az embereknek problémái vannak a bejelentkezéssel és az értekezletekhez való hozzáféréssel a szoftverrel kapcsolatos problémák miatt.

3. Természetes beszélgetések és apró beszélgetések

Minden személyes találkozó elején az emberek hajlamosak a kis beszélgetésre, csak azért, hogy megtörjék a jeget és kényelmesebbé váljanak. Az online találkozókon ez kissé trükkös, mivel a kommunikáció nem igazán természetes, és amikor az emberek egyszerre beszélgetnek (ami gyakran négyszemközt zajlik), kellemetlen zaj keletkezik, és a beszélgetés nagyon gyakran felismerhetetlenné válik. Ezért a virtuális találkozókon az emberek megpróbálják nem megszakítani egymást, és egyenesen a témához mennek. Ennek következménye, hogy a távoli megbeszélések általában inkább előadásoknak minősülnek, más résztvevők nem annyira hozzájárulnak hozzá, különösen, ha nem tesznek fel kérdéseket.

Hogyan lehetne javítani a virtuális találkozókat

A váratlan változások a munkakörnyezetben mindenki számára túl sokat okozhatnak. Néhány dolog egyszerű beállításával a vezetők és a csapatok alkalmazkodhatnak és megtanulhatják, hogyan lehet legyőzni néhány akadályt, és az online találkozók hatékonyabbá, eredményesebbé és hasznosabbá válhatnak. Ezen a ponton megpróbálunk adni néhány tippet arra vonatkozóan, hogy a távoli értekezlet hogyan alakulhat sikerrel.

1. Válasszon egy videokonferencia eszközt

Az első pont a megfelelő műszaki beállítás kiválasztása. Rengeteg olyan technológia létezik, amely az online értekezlet zökkenőmentes lebonyolítását teszi lehetővé. Ha hagyományosabb meg akarja tartani, válassza a Skype vagy a Google Hangouts szolgáltatást. Másrészt a Zoom egy modernebb és manapság rendkívül népszerű konferencia platform. A GotoMeeting kifejezetten üzleti célokra készült és megvannak a maga előnyei. Egyéb említésre méltó eszközök: Join.me, UberConference és Slack. Mindezek a kommunikációs eszközök több mint remekek a távoli értekezletekhez. Látnia kell, hogy mi működik a legjobban a vállalata számára. Fontos kiemelni, hogy miután kiválasztott egy platformot, próbáljon meg ragaszkodni ahhoz, és ne változtassa meg gyakran, mert feleslegesen megzavarja kollégáit.

2. A találkozó legjobb ideje

Nem tűnik nehéz megbeszélni egy értekezletet, de biztosan lehet. Vállalati környezetben összehasonlíthatja a meghívólista elérhetőségét a különböző belső megosztott felhőalapú eszközökkel. Milyen szempontokat kell figyelembe venni? Helyi ünnepek, étkezések és egyéb potenciális regionális tényezők, amelyek ütközhetnek a találkozóval, különösen akkor, ha kollégái a földgömb másik oldalán élnek. Amikor lehetséges, mindig jó ötlet előre megbeszélni az értekezleteket, mert minél több figyelmeztetés van mindenkire, kevésbé valószínű, hogy a kollégák ütköznek.

3. Állítsa be a napirendet

Először is szem előtt kell tartania, hogy a találkozás meddig fog tartani. Ez segít meghatározni a találkozó felépítését. Tanácsunk: írjon napirendet! Szerelje fel az értekezletet, gondoljon át a főbb kérdésekre, amelyekre kitér, és ragaszkodjon hozzájuk, írja le a résztvevő csapattagok nevét és felelősségét. Továbbá jó gyakorlat, hogy egy alkalmazott egyfajta közvetítőként felelős az értekezletért, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindenki betartja a napirendet, és minden kulcsfontosságú kérdést megvitatnak.

Jó gyakorlat, ha a napirendet elküldik az összes résztvevőnek az ülés előtt. Így mindenki ennek megfelelően felkészülhet.

4. A háttérzaj kezelése

Mindannyian részt vettünk olyan találkozókon, ahol nem megfelelő csengő telefonokat, hangos közlekedési zajokat vagy túlzottan izgatott családi kutyát lehetett hallani. Győződjön meg róla, hogy minden kolléga tudja-e némítani a vonalait, ha zavaró zaj van a háttérben. Ennek ellenére a kollégáknak továbbra is részt kell venniük a szöveges üzenetekben, és folyamatosan működtetniük kell a videó hírcsatornát.

5. Ne feledje az egyes csapattagokat

Nem minden kolléga kommunikáló és távozó. Vannak, akik soha nem mondanak semmit, ha nem kifejezetten kérik tőlük a véleményüket. Ez nem azt jelenti, hogy ezeknek a kollégáknak nincs semmi értékes hozzáfűznivalója az ülésen. Au contraire! A mediátor feladata továbbá a beszélgetés irányítása és annak biztosítása, hogy mindenkinek legyen esélye felszólalni, és még a néma résztvevőknek is feltegyen konkrét kérdéseket. Így mindenki részt vesz a megbeszélésen, és minden kollégának lehetősége van arra, hogy hozzájárulását adja. Ha mindenkit ösztönöznek a részvételre, akkor nagyobb az esély arra, hogy a virtuális találkozó kreatívabb és eredményesebb legyen.

6. Az alkalmi átalakítás plusz

Ha otthon dolgozunk, kevesebb lehetőségünk van a kollégák felzárkóztatására. Ha megfelelő az idő, a small talk még a virtuális környezetben is örömmel fogadja. Jó megközelítés az lenne, ha egy távoli találkozót előre lefoglalna egy időre, hogy a munkatársak beszélgethessenek. Egy kis szórakozás hozzáadásával az értekezletekhez, és lehetővé téve a kollégák számára, hogy kapcsolatba léphessenek csapattagjaikkal, talán egyszerűen azzal, hogy megkérdezik, milyen volt eddig a napod? a találkozó résztvevői könnyebben, nyugodtan és kényelmesen érzik magukat. Így érezni lehet jelenlétüket a virtuális térben. Soha ne becsülje alá egy csapat tagjaként való kapcsolat érzésének fontosságát.

7. Kérjen értékelést

Mivel a virtuális csapattalálkozók már nem jelentenek kivételt, fontos látni, hogy mi működik jól és mi nem. Senki sem akarja pazarolni az idejét, vagy nincs olyan érzése, hogy nem hallgatják meg őket. Ez frusztráltságot és elutasítást eredményez az az elképzelés, miszerint az online találkozók hatékonyak és hasznosak lehetnek. Szóval, miért nem kéri a résztvevőt, hogy adjon visszajelzést az értekezletről?

A legjobb körülmények között is nehéz lehet arra kérni az embereket, hogy nyissanak gondolataikat és érzéseiket. Lehet, hogy kollégái nyitottabban válaszolnak a közvélemény-kutatásra, különösen, ha a közvélemény-kutatás névtelen, akkor könnyebb lehet őszintébbnek lenniük ebben az esetben. Döntő fontosságú, hogy a megadott visszajelzések alapján cselekedjünk, és legalább megpróbáljuk javítani azokat a pontokat, amelyeket nem neveztek jónak. A távoli találkozókat nem könnyű megszervezni, és az építő jellegű kritika nagy segítség lehet a jövőben.

8. Jegyezze fel és írja le az értekezletet

Gondolt már valaha a virtuális találkozó felvételére? Ez elterjedt gyakorlattá vált, és nem ok nélkül. Segít azoknak az alkalmazottaknak, akik lemaradtak az értekezletről, mivel lehetőségük van utólag meghallgatni és naprakészek maradni. A sikeres virtuális csapatok gyakran alkalmaznak átírási szolgáltatásokat is a felvételek átírásához. Az átírás értékes időt takarít meg az alkalmazottak számára, mert nem kell meghallgatniuk az egész rögzített értekezletet, hogy megtudják, mi történik. Csak annyit kell tenniük, hogy megnézzék az átiratokat, és figyelmesen olvassák el a legfontosabb részeket, így időt spórolhatnak és még mindig tudják, mi történik. Ha jó átírási szolgáltatót keres, forduljon a Gglot-hoz. Segíthetünk a virtuális találkozó fejlesztésében, hogy ez nagyobb hatással legyen az összes résztvevőre.

A személyes találkozók nem tökéletesek, és vannak némi bukásaik, és az online megbeszélések megosztják őket. Ráadásul saját egyedi problémáikkal járnak. Nem kell megelégednie a mindenki idejét pazarló terméketlen találkozókkal, de virtuális találkozókkal tájékozott, eredményes, kreatív és kapcsolattartó maradhat kollégáival. Próbálja ki a fent felsorolt tanácsokat: válassza ki a megfelelő eszközt, jelöljön ki jó időpontot az értekezletre, írja le a napirendet, kezelje a háttérzajokat, tartsa mindenki elkötelezettségét, ösztönözze az alkalmi beszélgetéseket, kérjen visszajelzést és nem utolsó sorban rögzítse a találkozót és átírják. Reméljük, hogy kivételes virtuális találkozási környezetet hoz létre csapata számára!