Sanal Takım Toplantılarını Nasıl Etkili Hale Getirebilirim?

Daha iyi sanal toplantılar için ipuçları

Herhangi bir ciddi şirketin düzgün işlemesi için toplantılar çok önemlidir. Şirkette neler olup bittiğini ve şirketin geliştirme stratejilerinin ne yönde ilerlediğini her ekip üyesinin güncel olmasını mümkün kıldığı için önemlidirler. Bunun da ötesinde, toplantılar ekiplerin ilişkilerini bir araya getirip düzeltmeleri veya çalışanlara şirkette yalnız olmadıklarını ve iş arkadaşlarıyla birlikte hareket etmeleri gerektiğini hatırlatmaları için bir fırsattır.

Pandemi nedeniyle birçok işletme, çalışanlarının şimdilik evden çalışması gerektiğine karar verdi. Bu aynı zamanda, toplantıları daha önce yapıldığı gibi yürütmenin neredeyse imkansız hale geldiği anlamına gelir. Bu nedenle, bu yeni durum önemli bir ayarlama gerektirir. Bir kez daha teknolojiye güveniyoruz. Yüz yüze iletişimin istenmediği zamanlarda iletişimi kolaylaştırmaya yardımcı olmak için birçok araç mevcut ve geliştirilmektedir. Ve gerçekten de, uzaktan toplantılar yeni normalimiz haline geliyor. Bir zamanlar sadece farklı ülkelerde ve hatta farklı kıtalarda çalışan iş arkadaşları için alışılmadık toplantılar için ayrılmış olan şey, şimdi John ve Jim ile salonda toplantı yapmanın tek yolu haline geldi. Ancak bu tür iletişim araçları hala engellerle karşı karşıyadır. Bazı sorunları inceleyeceğiz ve bunların üstesinden gelmek için bazı olası yollar önermeye çalışacağız.

Uzak toplantıların engelleri

1. Zaman farkı

Uzun mesafeli bir sanal toplantıyı koordine etmek, birden çok zaman dilimi ile başa çıkmak anlamına gelebilir. New Yorklu meslektaş hala sabah kahvesini yudumlarken, Pekin'deki iş arkadaşı toplantıdan önce akşam yemeğini yedi ve toplantı biter bitmez, muhtemelen rahat pijamalar için takımını değiştirecek.

2. Teknik sorunlar

Yetersiz bağlantı nedeniyle toplantı genellikle kesintiye uğrar ve bu, iyi bilinen düşük ses / video kalitesi veya çok sevilmeyen ve daha dramatik donmuş ekran efekti gibi farklı sorunlar yaratabilir. Ayrıca, arka plandaki rahatsız edici sesler konuşmaları kesintiye uğratabilir. Diğer bir teknik sorun, yazılımdaki sorunlar nedeniyle insanların oturum açmada ve toplantılara erişmede sorun yaşadığı için çok sayıda toplantının gecikmesi ve zamanın boşa gitmesidir.

3. Doğal sohbetler ve küçük sohbetler

Her yüz yüze görüşmenin başlangıcında, insanlar sadece buzu kırmak ve daha rahat olmak için küçük sohbetler yapma eğilimindedir. Çevrimiçi toplantılarda bu biraz yanıltıcıdır, çünkü iletişim gerçekten doğal değildir ve insanlar aynı anda konuştuğunda (ki bu genellikle yüz yüze iletişimde olur), rahatsız edici gürültüler oluşur ve konuşma çoğu zaman fark edilemez hale gelir. Bu yüzden sanal toplantılardaki insanlar birbirlerini bölmemeye çalışırlar ve doğrudan konuya giderler. Sonuç olarak, uzaktan toplantılar her zaman diğer katılımcılardan çok fazla girdi almayan bir sunum olma eğilimindedir, özellikle de soru sorulmuyorsa.

Sanal toplantılar nasıl geliştirilir

Çalışma ortamındaki beklenmedik değişiklikler herkes için çok fazla olabilir. Yöneticiler ve ekipler, yalnızca birkaç şeyi ayarlayarak uyum sağlayabilir ve bazı engellerin nasıl aşılacağını öğrenebilir ve çevrimiçi toplantılar daha etkili, üretken ve yararlı hale gelebilir. Bu noktada, uzaktan toplantınızın nasıl başarılı olabileceği konusunda size bazı ipuçları vermeye çalışacağız.

1. Bir video konferans aracı seçin

İlk nokta, iyi bir teknik kurulum seçmektir. Çevrimiçi toplantının sorunsuz çalışmasını sağlayan çok sayıda teknoloji var. Daha geleneksel olmasını istiyorsanız, Skype veya Google Hangouts'u seçin. Öte yandan, Zoom daha modern ve günümüzde son derece popüler bir konferans platformudur. GotoMeeting, özellikle iş için tasarlanmıştır ve avantajları vardır. Bahsetmeye değer diğer araçlar şunlardır: Join.me, UberConference ve Slack. Tüm bu iletişim araçları, uzaktan toplantılar için fazlasıyla iyidir. Şirketiniz için en uygun olanı görmeniz gerekecek. Vurgulanması gereken önemli bir nokta, bir platform seçtikten sonra ona bağlı kalmaya çalışmanız ve sık sık değiştirmemeniz gerektiğidir, çünkü bu iş arkadaşlarınızın gereksiz yere kafasını karıştıracaktır.

2. Toplantı için en iyi zaman

Bir toplantı planlamak zor görünmüyor, ama kesinlikle olabilir. Kurumsal bir ortamda, farklı dahili paylaşılan bulut tabanlı araçlarla davet listeniz genelinde kullanılabilirliği karşılaştırabilirsiniz. Nelere dikkat edilmelidir? Yerel tatiller, yemek zamanları ve özellikle iş arkadaşlarınız dünyanın diğer ucunda yaşıyorsa toplantınızla çakışabilecek diğer potansiyel bölgesel faktörler. Mümkün olduğunda, toplantıları çok önceden planlamak her zaman iyi bir fikirdir, çünkü herkes ne kadar çok uyarı alırsa, meslektaşların çarpışması olasılığı azalır.

3. Gündemi belirleyin

Her şeyden önce, toplantının ne kadar süreceğini aklınızda bulundurmanız gerekir. Bu, toplantının yapısını belirlemenize yardımcı olacaktır. Tavsiyemiz: bir gündem yazın! Toplantıyı yapılandırın, ele alınması gereken ana noktaları düşünün ve bunlara bağlı kalın, katılan ekip üyelerinin adlarını ve sorumluluklarını yazın. Ayrıca, herkesin gündeme bağlı kalmasını ve tüm önemli noktaların tartışılmasını sağlamak için bir çalışanın bir tür arabulucu olarak toplantıdan sorumlu olması iyi bir uygulamadır.

Toplantıdan önce gündemin tüm katılımcılara gönderilmesi iyi bir uygulamadır. Bu şekilde herkes buna göre hazırlanabilir.

4. Arka plan gürültüsüyle mücadele edin

Hepimiz uygunsuz zil telefonlarını, yüksek trafik seslerini veya aşırı heyecanlanan aile köpeğini duyabileceğiniz toplantılara katıldık. Arka planda rahatsız edici bir gürültü varsa, her meslektaşınızın satırlarını kapatmayı bildiğinden emin olun. Bununla birlikte, meslektaşlar metin mesajlarına katılmaya ve video beslemelerini çalışır durumda tutmaya devam etmelidir.

5. Her ekip üyesini hatırlayın

Tüm meslektaşlar iletişimsel ve dışa dönük değildir. Bazı insanlar, kendilerine özel olarak görüşleri sorulmazsa asla hiçbir şey söylemezler. Bu, bu meslektaşların toplantıya ekleyecek değerli hiçbir şeyin olmadığı anlamına gelmez. Au contraire! Arabulucunun görevi aynı zamanda sohbeti yönlendirmek ve herkesin konuşma ve hatta sessiz katılımcılara özel sorular sorma şansı olmasını sağlamaktır. Bu şekilde herkes toplantıya katılır ve tüm meslektaşların görüşlerini bildirme imkanı olur. Herkes katılmaya teşvik edilirse, sanal toplantının daha yaratıcı ve üretken olması ihtimali artar.

6. Sıradan dönüşüm bir artı

Evden çalışırken, meslektaşlarımızı yakalamak için daha az fırsatımız var. Zaman uygunsa, sanal ortamda bile küçük sohbetler memnuniyetle karşılanır. İş arkadaşlarının sohbet etmesine izin vermek için uzaktan bir toplantıya biraz zaman ayırmak iyi bir yaklaşım olabilir. Toplantılara biraz eğlence katarak ve iş arkadaşlarının ekip üyeleriyle bağ kurmasını mümkün kılarak, belki sadece şu ana kadar günün nasıldı? toplantı katılımcıları kendilerini daha rahat, rahat ve rahat hissedecekler. Bu şekilde varlıkları sanal alanda hissedilecek. Bir ekibin üyesi olarak bağlı hissetmenin önemini asla küçümseme.

7. Değerlendirme isteyin

Sanal ekip toplantıları artık bir istisna olmadığından, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını görmek önemlidir. Hiç kimse zamanını boşa harcamak veya duyulmadığını hissetmek istemez. Bu, çevrimiçi toplantıların etkili ve yararlı olabileceği fikrinde hayal kırıklığı ve reddedilme yaratır. Öyleyse neden katılımcıdan toplantı hakkında size geri bildirim vermesini istemiyorsunuz?

En iyi koşullar altında bile, insanlardan düşüncelerini ve hislerini açmalarını istemek zor olabilir. Belki meslektaşlarınız bir anketi yanıtlamaya daha açık olacaklardır, özellikle de bu anket isimsiz ise, bu durumda daha samimi olmaları onlar için daha kolay olabilir. Verilen geri bildirime göre hareket etmek ve en azından iyi olarak etiketlenmeyen noktaları iyileştirmeye çalışmak çok önemlidir. Uzaktan toplantıları organize etmek kolay değildir ve yapıcı eleştiriler gelecekteki toplantılar için çok yardımcı olabilir.

8. Toplantıyı kaydedin ve yazıya dökün

Hiç sanal toplantınızı kaydetmeyi düşündünüz mü? Bu yaygın bir uygulama haline geldi ve sebepsiz değil. Toplantıyı daha sonra dinleme ve güncel kalma imkanı bulduğu için kaçıran çalışanlara yardımcı olur. Başarılı sanal ekipler ayrıca kayıtları kopyalamak için genellikle transkripsiyon hizmetlerini işe alır. Transkripsiyon, çalışanların değerli zamanından tasarruf etmelerini sağlar, çünkü neler olup bittiğini öğrenmek için kaydedilen tüm toplantıyı dinlemek zorunda kalmazlar. Yapmaları gereken tek şey, transkriptlere bir göz atmak ve önemli bölümleri dikkatlice okumaktır, böylece zamandan tasarruf edebilir ve yine de neler olup bittiğini anlayabilirler. İyi bir transkripsiyon servis sağlayıcısı arıyorsanız, Gglot'a dönün. Tüm katılımcılar üzerinde daha büyük bir etkiye sahip olması için sanal toplantınızı geliştirmenize yardımcı olabiliriz.

Yüz yüze toplantılar mükemmel değildir ve bazı olumsuzlukları vardır ve çevrimiçi toplantılar çoğunu paylaşır. Üstelik kendilerine özgü sorunları da var. Herkesin zamanını boşa harcayan verimsiz toplantılara razı olmak zorunda değilsiniz, ancak bilgili, üretken, yaratıcı ve meslektaşlarınızla bağlantıda kalmak için sanal toplantıları kullanabilirsiniz. Yukarıda listelenen tavsiyelerden bazılarını deneyin: doğru aracı seçin, toplantı için iyi bir zaman belirleyin, gündemi yazın, arka plandaki seslerin üstesinden gelin, herkesi meşgul edin, gündelik konuşmayı teşvik edin, geri bildirim isteyin ve son olarak, toplantıyı kaydedin ve metne dönüştür. Ekibiniz için olağanüstü bir sanal toplantı ortamı yaratacağınızı umuyoruz!