كيف تجعل اجتماعات الفرق الافتراضية فعالة؟

نصائح لعقد اجتماعات افتراضية أفضل

الاجتماعات مهمة للغاية من أجل حسن سير أي شركة جادة. إنها مهمة لأنها تجعل من الممكن لكل عضو في الفريق أن يكون على اطلاع دائم بما يجري في الشركة والاتجاه الذي تتجه إليه استراتيجيات تطوير الشركة. علاوة على ذلك ، تعد الاجتماعات أيضًا فرصة للفرق لتجميع علاقاتهم وتقويمها ، أو ببساطة لتذكير الموظفين بأنهم ليسوا وحدهم في الشركة وأنهم بحاجة للعمل مع زملائهم في العمل.

بسبب الوباء ، قررت العديد من الشركات أن موظفيها يجب أن يعملوا من المنزل في الوقت الحالي. وهذا يعني أيضًا أنه أصبح من المستحيل تقريبًا إجراء الاجتماعات بالطريقة التي أجريت بها من قبل. لذلك ، يتطلب هذا الوضع الجديد تعديلًا كبيرًا. مرة أخرى ، نعتمد على التكنولوجيا. تم تطوير العديد من الأدوات للمساعدة في تسهيل الاتصال في الأوقات التي يصبح فيها التواصل الشخصي غير مرغوب فيه. وبالفعل ، أصبحت الاجتماعات عن بُعد هي طبيعتنا الجديدة. ما كان مخصصًا للاجتماعات غير التقليدية لزملاء العمل الذين يعملون في بلدان مختلفة أو حتى في قارات مختلفة أصبح الآن الطريقة الوحيدة لعقد اجتماع مع جون وجيم عبر القاعة. لكن وسائل الاتصال هذه لا تزال تواجه عقبات. سننظر في بعض المشاكل ونحاول اقتراح بعض الطرق الممكنة للتغلب عليها.

معوقات الاجتماعات البعيدة

1. فارق التوقيت

قد يعني تنسيق اجتماع افتراضي بعيد المدى التعامل مع مناطق زمنية متعددة. بينما لا يزال الزميل من نيويورك يحتسي قهوته الصباحية ، تناول زميل العمل في بكين العشاء قبل الاجتماع ، وبمجرد انتهاء الاجتماع ، من المحتمل أن يغير بدلته لارتداء بيجاما مريحة.

2. مشاكل فنية

غالبًا ما يتم مقاطعة الاجتماع بسبب الاتصال غير الكافي ، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى مشاكل مختلفة ، على سبيل المثال انخفاض جودة الصوت / الفيديو المعروف جيدًا أو تأثير الشاشة المجمدة غير المحبوب والأكثر إثارة. أيضًا ، قد تتعطل المحادثات بسبب ضوضاء الخلفية المزعجة. هناك مشكلة فنية أخرى وهي أن الكثير من الاجتماعات تتأخر ويضيع الوقت لأن الأشخاص يواجهون مشاكل في تسجيل الدخول والوصول إلى الاجتماعات بسبب مشاكل في البرنامج.

3. الأحاديث الطبيعية والأحاديث الصغيرة

في بداية كل لقاء وجهاً لوجه ، يميل الأشخاص إلى المشاركة في محادثة قصيرة ، فقط لكسر الجليد والحصول على مزيد من الراحة. يعد هذا أمرًا صعبًا بعض الشيء في الاجتماعات عبر الإنترنت ، نظرًا لأن الاتصال ليس طبيعيًا حقًا وعندما يتحدث الناس في وقت واحد (وهو ما يحدث غالبًا في التواصل وجهًا لوجه) ، يتم إنشاء ضوضاء غير مريحة وغالبًا ما تصبح المحادثة غير واضحة. هذا هو السبب في أن الأشخاص في الاجتماعات الافتراضية يحاولون عدم مقاطعة بعضهم البعض ويذهبون مباشرة إلى الموضوع. والنتيجة هي أن الاجتماعات عن بُعد تميل دائمًا إلى أن تكون أكثر من مجرد عرض تقديمي مع عدم وجود الكثير من المدخلات من المشاركين الآخرين ، خاصةً إذا لم يتم طرح أي أسئلة.

كيفية تحسين الاجتماعات الافتراضية

يمكن أن تكون التغييرات غير المتوقعة في بيئة العمل كبيرة جدًا على الجميع. من خلال تعديل بعض الأشياء ببساطة ، يمكن للمديرين والفرق التكيف وتعلم كيفية التغلب على بعض العقبات ويمكن أن تصبح الاجتماعات عبر الإنترنت أكثر فعالية وإنتاجية وفائدة. في هذه المرحلة ، سنحاول أن نقدم لك بعض النصائح حول كيفية نجاح اجتماعك عن بُعد.

1. اختر أداة مؤتمر الفيديو

النقطة الأولى هي اختيار إعداد تقني جيد. هناك وفرة من التكنولوجيا التي تجعل الاجتماع عبر الإنترنت يسير بسلاسة. إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بها بشكل تقليدي ، فاختر Skype أو Google Hangouts. من ناحية أخرى ، يعد Zoom منصة مؤتمرات أكثر حداثة وشعبية للغاية في الوقت الحاضر. تم تصميم GotoMeeting خصيصًا للأعمال وله امتيازاته. ومن الأدوات الأخرى الجديرة بالذكر: Join.me و UberConference و Slack. كل أدوات الاتصال هذه جيدة جدًا للاجتماعات البعيدة. سوف تحتاج إلى معرفة ما هو الأفضل لشركتك. من المهم تسليط الضوء على أنه بمجرد اختيارك لمنصة ما ، يجب أن تحاول الالتزام بها وعدم تغييرها كثيرًا ، لأنها ستربك زملائك بشكل غير ضروري.

2. أفضل وقت للاجتماع strong>

لا يبدو من الصعب جدولة اجتماع ، لكن من المؤكد أنه يمكن أن يكون كذلك. في إعداد الشركة ، يمكنك مقارنة التوفر عبر قائمة دعواتك بأدوات مختلفة تستند إلى السحابة الداخلية المشتركة. ما الأشياء التي يجب مراعاتها؟ العطلات المحلية وأوقات الوجبات والعوامل الإقليمية المحتملة الأخرى التي قد تتعارض مع اجتماعك خاصةً إذا كان زملاؤك يعيشون في الجانب الآخر من الكرة الأرضية. عندما يكون ذلك ممكنًا ، من الجيد دائمًا جدولة الاجتماعات مسبقًا بوقت طويل ، لأنه كلما زاد إشعار الجميع ، قل احتمال تعرض الزملاء للتصادم.

3. تحديد جدول الأعمال

بادئ ذي بدء ، عليك أن تضع في اعتبارك المدة التي سيستغرقها الاجتماع. سيساعدك هذا على تحديد هيكل الاجتماع. نصيحتنا هي: اكتب جدول أعمال! قم بتنظيم الاجتماع ، وفكر في النقاط الرئيسية التي يجب تغطيتها والتزم بها ، واكتب أسماء أعضاء الفريق المشاركين ومسؤولياتهم. أيضًا ، من الممارسات الجيدة أن يكون موظف واحد مسؤولاً عن الاجتماع كنوع من الوسيط ، للتأكد من التزام الجميع بجدول الأعمال ومناقشة جميع النقاط الرئيسية.

من الممارسات الجيدة إرسال جدول الأعمال إلى جميع المشاركين قبل الاجتماع. بهذه الطريقة يمكن للجميع الاستعداد وفقًا لذلك.

4. معالجة ضوضاء الخلفية

لقد شاركنا جميعًا في اجتماعات حيث يمكنك سماع هواتف رنين غير مناسبة أو ضوضاء مرورية صاخبة أو كلب العائلة الذي كان متحمسًا للغاية. تأكد من أن كل زميل يعرف كيفية كتم صوت خطوطه إذا كان هناك ضوضاء مشتتة للانتباه في الخلفية. ومع ذلك ، يجب على الزملاء الاستمرار في المشاركة في الرسائل النصية والحفاظ على تشغيل موجز الفيديو الخاص بهم.

5. تذكر حول كل عضو في الفريق

ليس كل الزملاء متواصلون ومنفتحون. لن يقول بعض الناس أي شيء أبدًا إذا لم يُطلب منهم تحديد رأيهم. هذا لا يعني أن هؤلاء الزملاء ليس لديهم أي شيء ذي قيمة لإضافته إلى الاجتماع. Au contire! تتمثل وظيفة الوسيط أيضًا في توجيه المحادثة والتأكد من أن كل شخص لديه فرصة للتحدث وطرح أسئلة محددة على المشاركين الصامتين. وبهذه الطريقة سيشارك الجميع في الاجتماع وستتاح لجميع الزملاء إمكانية تقديم مساهماتهم. إذا تم تشجيع الجميع على المشاركة ، فهناك فرصة أكبر في أن يكون الاجتماع الافتراضي أكثر إبداعًا وإنتاجًا.

6. التحويل العرضي زائد

عند العمل من المنزل ، لدينا فرص أقل للحاق بزملائنا. إذا كان الوقت مناسبًا ، فإن الحديث الصغير مرحب به حتى في البيئة الافتراضية. تتمثل الطريقة الجيدة في حجز بعض الوقت مقدمًا لعقد اجتماع عن بُعد للسماح لزملاء العمل بالدردشة. من خلال إضافة القليل من المرح إلى الاجتماعات وتمكين الزملاء من الارتباط بأعضاء فريقهم ، ربما ببساطة عن طريق سؤال كيف كان يومك حتى الآن؟ em> سيشعر المشاركون في الاجتماع بمزيد من الراحة والاسترخاء والراحة مريح. بهذه الطريقة سيظهر وجودهم في الفضاء الافتراضي. لا تقلل أبدًا من أهمية الشعور بالاتصال كعضو في الفريق.

7. اطلب التقييم

نظرًا لأن اجتماعات الفريق الافتراضية لم تعد استثناءً بعد الآن ، فمن المهم معرفة ما يعمل بشكل جيد وما لا يعمل. لا أحد يريد أن يضيع وقته أو يشعر أنه لا يُسمع. يؤدي ذلك إلى الإحباط ورفض فكرة أن الاجتماعات عبر الإنترنت يمكن أن تكون فعالة ومفيدة. فلماذا لا تطلب من المشارك أن يقدم لك ملاحظاته حول الاجتماع؟

حتى في أفضل الظروف ، قد يكون من الصعب مطالبة الناس بالانفتاح على أفكارهم ومشاعرهم. ربما يكون زملاؤك أكثر انفتاحًا للإجابة على الاستطلاع ، خاصة إذا كان هذا الاستطلاع مجهول الهوية ، فقد يكون من الأسهل عليهم أن يكونوا أكثر صدقًا في هذه الحالة. من الأهمية بمكان العمل وفقًا للتعليقات المقدمة ومحاولة تحسين النقاط التي لم يتم تصنيفها على أنها جيدة. ليس من السهل تنظيم الاجتماعات عن بُعد ، وقد يكون النقد البناء مفيدًا جدًا للمستقبل.

8. تسجيل وتدوين الاجتماع

هل فكرت يومًا في تسجيل اجتماعك الافتراضي؟ لقد أصبح هذا ممارسة واسعة الانتشار وليس بدون سبب. إنه يساعد الموظفين الذين فاتهم الاجتماع لأن لديهم إمكانية الاستماع إليه بعد ذلك والبقاء على اطلاع. غالبًا ما تقوم الفرق الافتراضية الناجحة أيضًا بتوظيف خدمات النسخ لنسخ التسجيلات. يوفر النسخ وقتًا ثمينًا للموظفين ، لأنهم ليسوا مضطرين للاستماع إلى الاجتماع المسجل بالكامل لمعرفة ما يحدث. كل ما يحتاجون إليه هو إلقاء نظرة على النصوص وقراءة الأجزاء الرئيسية بعناية حتى يتمكنوا من توفير الوقت ومعرفة ما يجري. إذا كنت تبحث عن مزود خدمة نسخ جيد ، فانتقل إلى Gglot. يمكننا مساعدتك في تحسين اجتماعك الافتراضي ، بحيث يكون له تأثير أكبر على جميع المشاركين.

الاجتماعات وجهًا لوجه ليست مثالية ولديها بعض العيوب ، والاجتماعات عبر الإنترنت تشترك في معظمها. علاوة على ذلك ، فإنهم يأتون بمشاكلهم الفريدة. لا يتعين عليك تسوية الاجتماعات غير المثمرة التي تضيع وقت الجميع ، ولكن يمكنك استخدام الاجتماعات الافتراضية للبقاء على اطلاع ، وإنتاجية ، وإبداعية ، ومتصلة بزملائك. جرب بعض النصائح المذكورة أعلاه: اختر الأداة المناسبة ، وحدد وقتًا مناسبًا للاجتماع ، وقم بتدوين جدول الأعمال ، والتعامل مع ضوضاء الخلفية ، وحافظ على مشاركة الجميع ، وشجع المحادثة غير الرسمية ، واطلب التعليقات ، وأخيراً وليس آخراً ، سجل الاجتماع ونسخها. نأمل أن تنشئ بيئة اجتماعات افتراضية استثنائية لفريقك!