কিভাবে ভার্চুয়াল টিম মিটিং কার্যকর করা যায়?
ভাল ভার্চুয়াল মিটিং জন্য টিপস
সভাগুলি যে কোনও গুরুতর সংস্থার সঠিক কার্যকারিতার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এগুলি গুরুত্বপূর্ণ কারণ তারা প্রতিটি দলের সদস্যের জন্য কোম্পানিতে কী ঘটছে এবং কোম্পানির উন্নয়ন কৌশলগুলি কোন দিকে যাচ্ছে সে সম্পর্কে আপ-টু-ডেট থাকা সম্ভব করে তোলে। সর্বোপরি, মিটিংগুলি দলগুলির জন্য তাদের সম্পর্কগুলিকে একত্রিত করার এবং সোজা করার একটি সুযোগ, অথবা কর্মীদের মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য যে তারা কোম্পানিতে একা নন এবং তাদের তাদের সহকর্মীদের সাথে একসাথে কাজ করতে হবে।
মহামারীর কারণে, অনেক ব্যবসা সিদ্ধান্ত নিয়েছে যে তাদের কর্মীদের আপাতত বাড়ি থেকে কাজ করা উচিত। এর অর্থ এই যে মিটিংগুলি আগে যেভাবে পরিচালিত হয়েছিল সেভাবে পরিচালনা করা প্রায় অসম্ভব হয়ে পড়েছে। অতএব, এই নতুন পরিস্থিতি উল্লেখযোগ্য সমন্বয় প্রয়োজন. আবারও, আমরা প্রযুক্তির উপর নির্ভর করছি। যখন ব্যক্তিগত যোগাযোগ অবাঞ্ছিত হয়ে উঠেছে তখন যোগাযোগের সুবিধার্থে অনেক সরঞ্জাম রয়েছে এবং তৈরি করা হচ্ছে। এবং প্রকৃতপক্ষে, দূরবর্তী মিটিং আমাদের নতুন স্বাভাবিক হয়ে উঠছে। বিভিন্ন দেশে বা এমনকি বিভিন্ন মহাদেশে কর্মরত সহকর্মীদের জন্য শুধুমাত্র অপ্রচলিত সভার জন্য যা সংরক্ষিত ছিল তা এখন হল জুড়ে জন এবং জিমের সাথে একটি মিটিং পরিচালনা করার একমাত্র উপায় হয়ে উঠেছে। কিন্তু যোগাযোগের এই ধরনের মাধ্যম এখনও বাধার সম্মুখীন হয়। আমরা কিছু সমস্যার দিকে নজর দেব এবং সেগুলি কাটিয়ে উঠতে কিছু সম্ভাব্য উপায় প্রস্তাব করার চেষ্টা করব।
দূরবর্তী মিটিং এর বাধা
- সময় পার্থক্য
একটি দীর্ঘ-দূরত্বের ভার্চুয়াল মিটিং সমন্বয় করার অর্থ একাধিক সময় অঞ্চলের সাথে মোকাবিলা করা হতে পারে। যখন নিউইয়র্কের সহকর্মী এখনও তার সকালের কফিতে চুমুক দিচ্ছেন, তখন বেইজিংয়ের সহকর্মী মিটিংয়ের আগে রাতের খাবার খেয়েছেন এবং মিটিং শেষ হওয়ার সাথে সাথে, তিনি সম্ভবত আরামদায়ক পায়জামার জন্য তার স্যুট পরিবর্তন করবেন।
2. প্রযুক্তিগত সমস্যা
এটি প্রায়শই ঘটে যে অপর্যাপ্ত সংযোগের কারণে মিটিং বাধাগ্রস্ত হয় এবং এটি বিভিন্ন সমস্যা তৈরি করতে পারে, উদাহরণস্বরূপ সুপরিচিত কম অডিও/ভিডিও গুণমান বা অনেক অপছন্দ এবং আরও নাটকীয় হিমায়িত স্ক্রিন প্রভাব। এছাড়াও, বিরক্তিকর পটভূমির শব্দ দ্বারা কথোপকথন ব্যাহত হতে পারে। আরেকটি প্রযুক্তিগত সমস্যা হল যে প্রচুর মিটিং বিলম্বিত হয় এবং সময় নষ্ট হয় কারণ সফ্টওয়্যারের সমস্যার কারণে লোকেদের লগ ইন করতে এবং সভাগুলিতে অ্যাক্সেস করতে সমস্যা হয়।
3. স্বাভাবিক কথোপকথন এবং ছোট আলাপ
প্রতিটি মুখোমুখি বৈঠকের শুরুতে, লোকেরা কেবল বরফ ভাঙতে এবং আরও আরামদায়ক হওয়ার জন্য ছোট ছোট কথাবার্তায় জড়িত থাকে। অনলাইন মিটিংয়ে এটি কিছুটা জটিল, যেহেতু যোগাযোগ সত্যিই স্বাভাবিক নয় এবং যখন লোকেরা একই সাথে কথা বলে (যা প্রায়শই মুখোমুখি যোগাযোগের ক্ষেত্রে ঘটে), তখন অস্বস্তিকর শব্দ তৈরি হয় এবং কথোপকথন প্রায়শই অদৃশ্য হয়ে যায়। এই কারণেই ভার্চুয়াল মিটিংয়ে লোকেরা একে অপরকে বাধা না দেওয়ার চেষ্টা করে এবং তারা সরাসরি বিষয়টিতে চলে যায়। ফলাফল হল যে দূরবর্তী মিটিংগুলি সবসময় অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের কাছ থেকে এত বেশি ইনপুট না নিয়ে একটি উপস্থাপনা হতে থাকে, বিশেষ করে যদি কোন প্রশ্ন না করা হয়।
ভার্চুয়াল মিটিং কিভাবে উন্নত করা যায়
কাজের পরিবেশে অপ্রত্যাশিত পরিবর্তন সবার জন্য খুব বেশি হতে পারে। কেবলমাত্র কয়েকটি জিনিস সামঞ্জস্য করার মাধ্যমে, ম্যানেজার এবং দলগুলি মানিয়ে নিতে পারে এবং শিখতে পারে যে কীভাবে কিছু বাধা অতিক্রম করতে হয় এবং অনলাইন মিটিংগুলি আরও কার্যকর, উত্পাদনশীল এবং দরকারী হয়ে উঠতে পারে। এই মুহুর্তে, আমরা আপনাকে কিছু টিপস দেওয়ার চেষ্টা করব কিভাবে আপনার দূরবর্তী মিটিং সফল হতে পারে।
- একটি ভিডিও কনফারেন্স টুল চয়ন করুন
প্রথম পয়েন্ট একটি ভাল প্রযুক্তিগত সেটআপ নির্বাচন করা হয়. সেখানে প্রচুর প্রযুক্তি রয়েছে যা অনলাইন মিটিংকে মসৃণভাবে চালায়। আপনি যদি এটিকে আরও ঐতিহ্যগত রাখতে চান তবে Skype বা Google Hangouts বেছে নিন। অন্যদিকে, জুম একটি আরও আধুনিক এবং বর্তমানে অত্যন্ত জনপ্রিয় কনফারেন্সিং প্ল্যাটফর্ম। GotoMeeting বিশেষভাবে ব্যবসার জন্য তৈরি করা হয়েছিল এবং এর বিশেষ সুবিধা রয়েছে৷ উল্লেখ করার মতো অন্যান্য টুল হল: Join.me, UberConference এবং Slack। এই সমস্ত যোগাযোগের সরঞ্জামগুলি দূরবর্তী মিটিংগুলির জন্য সূক্ষ্মের চেয়ে বেশি। আপনার কোম্পানির জন্য কোনটি সবচেয়ে ভালো কাজ করে তা আপনাকে দেখতে হবে। হাইলাইট করার জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল যে আপনি একবার একটি প্ল্যাটফর্ম বেছে নেওয়ার পরে আপনার এটিতে লেগে থাকার চেষ্টা করা উচিত এবং এটি প্রায়শই পরিবর্তন করবেন না, কারণ এটি আপনার সহকর্মীদের অপ্রয়োজনীয় বিভ্রান্ত করবে।
2. মিটিংয়ের জন্য সেরা সময়
একটি মিটিং নির্ধারণ করা কঠিন বলে মনে হয় না, তবে এটি অবশ্যই হতে পারে। একটি কর্পোরেট সেটিংসে আপনি বিভিন্ন অভ্যন্তরীণ ভাগ করা ক্লাউড-ভিত্তিক সরঞ্জামগুলির সাথে আপনার আমন্ত্রণ তালিকা জুড়ে উপলব্ধতার তুলনা করতে পারেন৷ কি বিষয় বিবেচনা করা উচিত? স্থানীয় ছুটির দিন, খাবারের সময় এবং অন্যান্য সম্ভাব্য আঞ্চলিক কারণ যা আপনার মিটিং এর সাথে সংঘর্ষ করতে পারে বিশেষ করে যদি আপনার সহকর্মীরা পৃথিবীর অন্য প্রান্তে থাকেন। যখন এটি সম্ভব হয়, অনেক আগেই মিটিংয়ের সময়সূচী করা সবসময়ই একটি ভাল ধারণা, কারণ প্রত্যেকের যত বেশি নোটিশ রয়েছে, সহকর্মীদের মধ্যে সংঘর্ষ হওয়ার সম্ভাবনা কম।
3. এজেন্ডা সেট করুন
প্রথমত, আপনার মনে রাখতে হবে মিটিং কতক্ষণ চলবে। এটি আপনাকে সভার কাঠামো সেট করতে সহায়তা করবে। আমাদের পরামর্শ হল: একটি এজেন্ডা লিখুন! মিটিং গঠন করুন, মূল পয়েন্টগুলি সম্পর্কে চিন্তা করুন যা কভার করা দরকার এবং সেগুলিতে লেগে থাকুন, অংশগ্রহণকারী দলের সদস্যদের নাম এবং তাদের দায়িত্বগুলি লিখুন। এছাড়াও, এটি একটি ভাল অভ্যাস যে একজন কর্মচারী এক ধরণের মধ্যস্থতাকারী হিসাবে সভার দায়িত্বে থাকেন, যাতে প্রত্যেকে এজেন্ডায় লেগে থাকে এবং সমস্ত মূল বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য।
একটি ভাল অনুশীলন হল বৈঠকের আগে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের কাছে এজেন্ডা পাঠানো। এভাবে সবাই সে অনুযায়ী প্রস্তুতি নিতে পারে।
4. ব্যাকগ্রাউন্ড নয়েজ সামলান
আমরা সকলেই মিটিংয়ে অংশগ্রহণ করেছি যেখানে আপনি অনুপযুক্ত রিং ফোন, উচ্চ ট্র্যাফিকের আওয়াজ বা পারিবারিক কুকুর যে অত্যধিক উত্তেজিত ছিল শুনতে পাচ্ছেন। পটভূমিতে বিভ্রান্তিকর শব্দ থাকলে প্রত্যেক সহকর্মী তাদের লাইনগুলিকে নিঃশব্দ করতে জানে তা নিশ্চিত করুন৷ তবুও, সহকর্মীদের পাঠ্য বার্তাগুলির মাধ্যমে অংশগ্রহণ করা চালিয়ে যাওয়া এবং তাদের ভিডিও ফিড চালু রাখা উচিত।
5. প্রতিটি দলের সদস্য সম্পর্কে মনে রাখবেন
সমস্ত সহকর্মী যোগাযোগমূলক এবং বহির্মুখী নয়। কিছু লোক কেবল তাদের মতামতের জন্য বিশেষভাবে জিজ্ঞাসা না করা হলে কিছুই বলবে না। এর মানে এই নয় যে সেই সহকর্মীদের মিটিংয়ে যোগ করার মতো মূল্যবান কিছু নেই। আউ কনট্রায়ার! মধ্যস্থতার কাজ হল কথোপকথন পরিচালনা করা এবং নিশ্চিত করা যে প্রত্যেকের কথা বলার সুযোগ রয়েছে এবং এমনকি নীরব অংশগ্রহণকারীদের নির্দিষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা। এইভাবে প্রত্যেকেই মিটিংয়ে নিযুক্ত থাকবে এবং সমস্ত সহকর্মীদের তাদের ইনপুট দেওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে। সকলকে অংশগ্রহণের জন্য উৎসাহিত করা হলে, ভার্চুয়াল মিটিংটি আরও সৃজনশীল এবং ফলপ্রসূ হওয়ার সম্ভাবনা বেশি।
6. নৈমিত্তিক রূপান্তর একটি প্লাস
বাড়ি থেকে কাজ করার সময়, আমাদের সহকর্মীদের সাথে দেখা করার সুযোগ কম থাকে। সময় উপযুক্ত হলে, ভার্চুয়াল পরিবেশেও ছোট কথাবার্তা স্বাগত জানানোর চেয়ে বেশি। সহকর্মীদের আড্ডা দেওয়ার জন্য একটি দূরবর্তী বৈঠকের আগে কিছু সময় রিজার্ভ করা একটি ভাল পদ্ধতি। মিটিংয়ে একটু মজা যোগ করে এবং সহকর্মীদের পক্ষে তাদের দলের সদস্যদের সাথে বন্ধন তৈরি করা সম্ভব করে, হয়তো কেবল জিজ্ঞাসা করে আপনার দিনটি কেমন ছিল? মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীরা আরও স্বাচ্ছন্দ্য, আরামদায়ক এবং আরামদায়ক বোধ করবে। এভাবে ভার্চুয়াল স্পেসে তাদের উপস্থিতি অনুভূত হবে। একটি দলের সদস্য হিসাবে সংযুক্ত অনুভূতির গুরুত্বকে কখনই অবমূল্যায়ন করবেন না।
7. মূল্যায়নের জন্য জিজ্ঞাসা করুন
যেহেতু ভার্চুয়াল টিম মিটিং এখন আর ব্যতিক্রম নয়, তাই কোনটা ভাল কাজ করে আর কোনটা না তা দেখা গুরুত্বপূর্ণ। কেউ তাদের সময় নষ্ট করতে চায় না বা তাদের কথা শোনা যাচ্ছে না এমন অনুভূতি থাকতে চায় না। এটি হতাশা এবং এই ধারণার প্রত্যাখ্যান করে যে অনলাইন মিটিংগুলি কার্যকর এবং সহায়ক হতে পারে। তাহলে, কেন অংশগ্রহণকারীকে মিটিং সম্পর্কে আপনার প্রতিক্রিয়া জানাতে বলবেন না?
এমনকি সর্বোত্তম পরিস্থিতিতে, লোকেদের তাদের চিন্তাভাবনা এবং অনুভূতি সম্পর্কে খোলার জন্য বলা কঠিন হতে পারে। হয়তো আপনার সহকর্মীরা একটি পোলের উত্তর দেওয়ার জন্য আরও উন্মুক্ত হবে, বিশেষ করে যদি সেই পোলটি বেনামী হয়, তাহলে তাদের পক্ষে সেই ক্ষেত্রে আরও আন্তরিক হওয়া সহজ হতে পারে। প্রদত্ত প্রতিক্রিয়ার উপর কাজ করা এবং অন্তত সেই পয়েন্টগুলিকে উন্নত করার চেষ্টা করা গুরুত্বপূর্ণ যা ভাল হিসাবে লেবেল করা হয়নি। দূরবর্তী মিটিংগুলি সংগঠিত করা সহজ নয় এবং গঠনমূলক সমালোচনা ভবিষ্যতের জন্য অনেক সাহায্য করতে পারে।
8. মিটিং রেকর্ড এবং প্রতিলিপি
আপনি কি কখনো আপনার ভার্চুয়াল মিটিং রেকর্ড করার কথা ভেবেছেন? এটি একটি বিস্তৃত অভ্যাস হয়ে উঠেছে এবং কারণ ছাড়াই নয়। এটি কর্মীদের সাহায্য করে যারা মিটিং মিস করেছে কারণ তাদের পরে এটি শোনার এবং আপ-টু-ডেট থাকার সম্ভাবনা রয়েছে। সফল ভার্চুয়াল দলগুলি প্রায়শই রেকর্ডিংগুলি প্রতিলিপি করার জন্য প্রতিলিপি পরিষেবা ভাড়া করে। ট্রান্সক্রিপশন কর্মীদের মূল্যবান সময় বাঁচায়, কারণ কী ঘটছে তা জানতে তাদের পুরো রেকর্ড করা মিটিং শুনতে হবে না। তাদের যা করতে হবে তা হল প্রতিলিপিগুলি একবার দেখে নেওয়া এবং মূল অংশগুলি সাবধানে পড়া যাতে তারা সময় বাঁচাতে পারে এবং এখনও কী ঘটছে তা জানতে পারে৷ আপনি যদি একটি ভাল ট্রান্সক্রিপশন পরিষেবা প্রদানকারী খুঁজছেন, Gglot এ যান। আমরা আপনাকে আপনার ভার্চুয়াল মিটিং উন্নত করতে সাহায্য করতে পারি, যাতে এটি সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের উপর আরও বেশি প্রভাব ফেলবে।
মুখোমুখি মিটিংগুলি নিখুঁত নয় এবং তাদের কিছু পতন রয়েছে এবং অনলাইন মিটিংগুলি তাদের বেশিরভাগ ভাগ করে। এর উপরে তারা তাদের নিজস্ব সমস্যা নিয়ে আসে। আপনাকে অনুৎপাদনশীল মিটিংগুলির জন্য স্থির করতে হবে না যা প্রত্যেকের সময় নষ্ট করে, তবে আপনি আপনার সহকর্মীদের সাথে সচেতন, উত্পাদনশীল, সৃজনশীল এবং সংযুক্ত থাকার জন্য ভার্চুয়াল মিটিংগুলি ব্যবহার করতে পারেন। উপরে তালিকাভুক্ত কিছু পরামর্শ ব্যবহার করে দেখুন: সঠিক টুল বেছে নিন, মিটিং এর জন্য একটি ভাল সময় সেট করুন, এজেন্ডা লিখুন, পটভূমির গোলমাল মোকাবেলা করুন, সবাইকে নিযুক্ত রাখুন, নৈমিত্তিক কথোপকথনকে উৎসাহিত করুন, মতামতের জন্য জিজ্ঞাসা করুন এবং শেষ পর্যন্ত নয়, মিটিং রেকর্ড করুন এবং এটি প্রতিলিপি পান. আমরা আশা করি আপনি আপনার দলের জন্য একটি ব্যতিক্রমী ভার্চুয়াল মিটিং পরিবেশ তৈরি করবেন!