Bagaimana Cara Membuat Rapat Tim Virtual Efektif?
Kiat untuk pertemuan virtual yang lebih baik
Rapat sangat penting untuk berfungsinya perusahaan yang serius. Mereka penting karena memungkinkan setiap anggota tim mendapatkan informasi terkini tentang apa yang terjadi di perusahaan dan arah strategi pengembangan perusahaan. Selain itu, rapat juga merupakan kesempatan bagi tim untuk berkumpul dan meluruskan hubungan, atau sekadar mengingatkan karyawan bahwa mereka tidak sendirian di perusahaan dan perlu bekerja sama dengan rekan kerja.
Karena pandemi ini, banyak perusahaan yang memutuskan bahwa karyawannya harus bekerja dari rumah untuk sementara waktu. Hal ini juga berarti bahwa hampir tidak mungkin untuk menyelenggarakan pertemuan seperti sebelumnya. Oleh karena itu, situasi baru ini memerlukan penyesuaian yang signifikan. Sekali lagi, kita mengandalkan teknologi. Banyak alat yang telah dan sedang dikembangkan untuk membantu memfasilitasi komunikasi pada saat komunikasi tatap muka menjadi tidak diinginkan. Memang benar, pertemuan jarak jauh sudah menjadi hal yang biasa bagi kita. Apa yang dulunya hanya diperuntukkan bagi pertemuan tidak konvensional bagi rekan kerja yang bekerja di negara berbeda atau bahkan di benua berbeda kini menjadi satu-satunya cara untuk mengadakan pertemuan dengan John dan Jim di seberang aula. Namun sarana komunikasi tersebut masih menghadapi kendala. Kami akan melihat beberapa permasalahan dan mencoba menyarankan beberapa cara yang mungkin untuk mengatasinya.
Hambatan pertemuan jarak jauh
- Perbedaan waktu
Mengkoordinasikan pertemuan virtual jarak jauh berarti harus menghadapi beberapa zona waktu. Sementara rekan kerja dari New York masih menyeruput kopi paginya, rekan kerja di Beijing baru saja makan malam sebelum rapat dan segera setelah rapat selesai, dia mungkin akan mengganti setelan jasnya dengan piyama yang nyaman.
2. Masalah teknis
Seringkali rapat terhenti karena koneksi yang tidak memadai, dan hal ini dapat menimbulkan berbagai masalah, misalnya kualitas audio/video yang terkenal rendah atau efek layar beku yang sangat tidak disukai dan lebih dramatis. Selain itu, percakapan mungkin terganggu oleh suara latar yang mengganggu. Masalah teknis lainnya adalah banyak rapat yang tertunda dan waktu terbuang sia-sia karena orang mengalami masalah saat masuk dan mengakses rapat karena masalah perangkat lunak.
3. Percakapan alami dan obrolan ringan
Di awal setiap pertemuan tatap muka, orang cenderung berbasa-basi, hanya untuk mencairkan suasana dan merasa lebih nyaman. Dalam rapat online, hal ini agak rumit, karena komunikasinya tidak alami dan ketika orang-orang berbicara secara bersamaan (yang sering kali terjadi dalam komunikasi tatap muka), timbul kebisingan yang tidak nyaman dan percakapan sering kali tidak terlihat. Itu sebabnya orang-orang dalam pertemuan virtual berusaha untuk tidak menyela satu sama lain dan langsung menuju ke topik. Konsekuensinya, rapat jarak jauh cenderung lebih bersifat presentasi dan tidak banyak masukan dari peserta lain, apalagi jika tidak ada pertanyaan yang diajukan.
Cara meningkatkan pertemuan virtual
Perubahan tak terduga dalam lingkungan kerja bisa jadi berdampak buruk bagi semua orang. Hanya dengan menyesuaikan beberapa hal, manajer dan tim dapat beradaptasi dan belajar bagaimana mengatasi beberapa kendala dan pertemuan online dapat menjadi lebih efektif, produktif dan bermanfaat. Pada titik ini, kami akan mencoba memberi Anda beberapa tips agar pertemuan jarak jauh Anda bisa sukses.
- Pilih alat konferensi video
Poin pertama adalah memilih pengaturan teknis yang baik. Ada segudang teknologi di luar sana yang membuat pertemuan online berjalan lancar. Jika Anda ingin membuatnya lebih tradisional, pilih Skype atau Google Hangouts. Di sisi lain, Zoom adalah platform konferensi yang lebih modern dan sangat populer saat ini. GotoMeeting dibuat khusus untuk bisnis dan memiliki kelebihannya sendiri. Alat lain yang layak disebutkan adalah: Join.me, UberConference, dan Slack. Semua alat komunikasi ini sangat cocok untuk rapat jarak jauh. Anda perlu melihat mana yang terbaik untuk perusahaan Anda. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah setelah Anda memilih platform, Anda harus berusaha untuk tetap menggunakannya dan tidak sering mengubahnya, karena hal itu akan membingungkan rekan kerja Anda.
2. Waktu terbaik untuk rapat
Menjadwalkan pertemuan sepertinya tidak sulit, tapi pasti bisa. Dalam pengaturan perusahaan, Anda dapat membandingkan ketersediaan di seluruh daftar undangan Anda dengan berbagai alat internal berbasis cloud bersama. Hal-hal apa saja yang harus dijadikan pertimbangan? Hari libur lokal, waktu makan, dan faktor regional potensial lainnya yang mungkin mengganggu pertemuan Anda, terutama jika kolega Anda tinggal di belahan dunia lain. Jika memungkinkan, sebaiknya jadwalkan rapat jauh-jauh hari, karena semakin banyak pemberitahuan yang diterima setiap orang, semakin kecil kemungkinan terjadinya bentrokan antar rekan kerja.
3. Tetapkan agendanya
Pertama-tama, Anda perlu memikirkan berapa lama pertemuan itu akan berlangsung. Ini akan membantu Anda mengatur struktur pertemuan. Saran kami adalah: tulis agenda! Susunlah rapat, pikirkan poin-poin utama yang perlu dibahas dan patuhi poin-poin tersebut, tuliskan nama anggota tim yang berpartisipasi dan tanggung jawab mereka. Selain itu, merupakan praktik yang baik jika salah satu karyawan bertanggung jawab atas rapat sebagai mediator, untuk memastikan bahwa semua orang mematuhi agenda dan semua poin penting dibahas.
Praktik yang baik adalah mengirimkan agenda ke semua peserta sebelum rapat. Dengan begitu, semua orang bisa mempersiapkan diri dengan baik.
4. Mengatasi kebisingan latar belakang
Kita semua pernah berpartisipasi dalam pertemuan di mana Anda dapat mendengar dering telepon yang tidak pantas, suara lalu lintas yang keras, atau suara anjing keluarga yang terlalu bersemangat. Pastikan setiap rekan kerja mengetahui cara membisukan dialog mereka jika ada kebisingan yang mengganggu di latar belakang. Meskipun demikian, rekan-rekan harus terus berpartisipasi melalui pesan teks dan terus menjalankan video feed mereka.
5. Ingat tentang setiap anggota tim
Tidak semua rekan kerja komunikatif dan supel. Beberapa orang tidak akan pernah mengatakan apa pun jika mereka tidak dimintai pendapatnya secara spesifik. Itu tidak berarti bahwa rekan-rekan tersebut tidak memiliki sesuatu yang berharga untuk ditambahkan ke dalam rapat. Sebaliknya! Tugas mediator juga adalah memandu pembicaraan dan memastikan bahwa setiap orang mempunyai kesempatan untuk berbicara dan bahkan mengajukan pertanyaan spesifik kepada peserta yang diam. Dengan begitu semua orang akan terlibat dalam rapat dan semua rekan mempunyai kemungkinan untuk memberikan masukannya. Jika semua orang didorong untuk berpartisipasi, kemungkinan besar pertemuan virtual akan menjadi lebih kreatif dan produktif.
6. Konversi biasa merupakan nilai tambah
Saat bekerja dari rumah, kita memiliki lebih sedikit kesempatan untuk bertemu dengan rekan kerja. Jika waktunya tepat, obrolan ringan akan diterima bahkan dalam lingkungan virtual. Pendekatan yang baik adalah dengan meluangkan waktu sebelum rapat jarak jauh agar rekan kerja dapat mengobrol. Dengan menambahkan sedikit keseruan dalam rapat dan memungkinkan rekan kerja untuk menjalin ikatan dengan anggota timnya, mungkin hanya dengan menanyakan Bagaimana hari Anda sejauh ini? peserta rapat akan merasa lebih tenteram, santai dan nyaman. Dengan begitu kehadiran mereka akan terasa di ruang virtual. Jangan pernah meremehkan pentingnya merasa terhubung sebagai anggota tim.
7. Minta evaluasi
Karena rapat tim virtual tidak lagi menjadi pengecualian, penting untuk mengetahui mana yang berhasil dan mana yang tidak. Tidak seorang pun ingin membuang waktu atau merasa tidak didengarkan. Hal ini menimbulkan frustrasi dan penolakan terhadap gagasan bahwa pertemuan online bisa efektif dan bermanfaat. Jadi, mengapa tidak meminta peserta untuk memberikan masukan tentang pertemuan tersebut?
Bahkan dalam situasi terbaik sekalipun, meminta orang untuk terbuka tentang pikiran dan perasaannya bisa jadi sulit. Mungkin kolega Anda akan lebih terbuka untuk menjawab suatu jajak pendapat, apalagi jika jajak pendapat tersebut bersifat anonim, mungkin akan lebih mudah bagi mereka untuk lebih tulus dalam hal tersebut. Penting untuk menindaklanjuti masukan yang diberikan dan setidaknya mencoba memperbaiki poin yang tidak dianggap baik. Pertemuan jarak jauh tidak mudah untuk diselenggarakan dan kritik yang membangun dapat sangat membantu di masa depan.
8. Rekam dan transkripsikan pertemuan tersebut
Pernahkah Anda berpikir untuk merekam pertemuan virtual Anda? Hal ini sudah menjadi praktik yang meluas dan bukan tanpa alasan. Ini membantu karyawan yang melewatkan rapat karena mereka memiliki kemungkinan untuk mendengarkannya setelahnya dan tetap mendapatkan informasi terbaru. Tim virtual yang sukses juga sering menyewa layanan transkripsi untuk menyalin rekaman. Transkripsi menghemat waktu berharga karyawan, karena mereka tidak perlu mendengarkan seluruh rekaman rapat untuk mengetahui apa yang terjadi. Yang perlu mereka lakukan hanyalah melihat transkripnya dan membaca bagian-bagian penting dengan cermat sehingga mereka dapat menghemat waktu dan tetap mengetahui apa yang sedang terjadi. Jika Anda mencari penyedia layanan transkripsi yang bagus, buka Gglot. Kami dapat membantu Anda menyempurnakan pertemuan virtual Anda, sehingga akan memberikan dampak yang lebih besar kepada semua peserta.
Pertemuan tatap muka tidaklah sempurna dan memiliki beberapa kelemahan, dan pertemuan online memiliki sebagian besar kelemahan tersebut. Selain itu, mereka juga datang dengan masalah uniknya masing-masing. Anda tidak harus puas dengan rapat tidak produktif yang menyia-nyiakan waktu semua orang, namun Anda dapat menggunakan rapat virtual untuk tetap mendapatkan informasi, produktif, kreatif, dan terhubung dengan kolega Anda. Cobalah beberapa saran yang tercantum di atas: pilih alat yang tepat, tetapkan waktu yang tepat untuk rapat, tuliskan agendanya, atasi kebisingan di latar belakang, buat semua orang tetap terlibat, dorong percakapan santai, mintalah umpan balik, dan yang terakhir, rekam rapat dan menyalinnya. Kami berharap Anda akan menciptakan lingkungan pertemuan virtual yang luar biasa untuk tim Anda!