仮想チーム会議を効果的にする方法は？
より良い仮想会議のためのヒント
真面目な会社が適切に機能するためには、会議は非常に重要です。これらは、すべてのチームメンバーが会社で何が起こっているのか、会社の開発戦略がどの方向に向かっているのかを最新の状態に保つことができるため、重要です。それに加えて、会議はチームが彼らの関係を集めてまっすぐにする、または単に彼らが会社で一人ではなく、彼らが同僚と一緒に機能する必要があることを従業員に思い出させる機会でもあります。
パンデミックのため、多くの企業は、従業員が当面は自宅で仕事をするべきであると決定しました。それはまた、以前のように会議を行うことがほとんど不可能になったことを意味します。したがって、この新しい状況には大幅な調整が必要です。繰り返しになりますが、私たちはテクノロジーに依存しています。対面でのコミュニケーションが望ましくなくなったときにコミュニケーションを促進するために、多くのツールが開発されてきました。そして確かに、リモート会議は私たちの新しい常識になりつつあります。かつてはさまざまな国やさまざまな大陸で働く同僚のための型破りな会議のためだけに予約されていたものが、今ではホール全体でジョンとジムとの会議を行う唯一の方法になっています。しかし、そのようなコミュニケーション手段は依然として障害に直面しています。私たちはいくつかの問題を調査し、それらを克服するためのいくつかの可能な方法を提案しようとします。
リモート会議の障害
- 時差
長距離の仮想会議を調整することは、複数のタイムゾーンに対処することを意味する場合があります。ニューヨークの同僚がまだ朝のコーヒーを飲みながら、北京の同僚は会議の前に夕食を食べたばかりで、会議が終わるとすぐに、彼はおそらく快適なパジャマに着替えるでしょう。
2.技術的な問題
接続が不十分なために会議が中断されることがよくあります。これにより、さまざまな問題が発生する可能性があります。たとえば、よく知られている低オーディオ/ビデオ品質や、非常に嫌われ、より劇的なフリーズ画面効果などです。また、迷惑なバックグラウンドノイズによって会話が中断される可能性があります。もう1つの技術的な問題は、ソフトウェアの問題が原因で会議へのログインとアクセスに問題が発生するため、多くの会議が遅延し、時間が無駄になることです。
3.自然な会話と小さな話
すべての対面の会議の初めに、人々は氷を壊してより快適になるためだけに、小さな話をする傾向があります。オンライン会議では、コミュニケーションがあまり自然ではなく、人々が同時に話すと（これはしばしば対面のコミュニケーションで発生します）、不快なノイズが発生し、会話が見分けがつかなくなるため、これは少し注意が必要です。そのため、仮想会議の参加者はお互いに邪魔をしないように努め、トピックに直行します。その結果、特に質問がない場合、リモート会議は常に他の参加者からの入力が少ないプレゼンテーションになる傾向があります。
仮想会議を改善する方法
作業環境の予期しない変化は、誰にとっても大きすぎる可能性があります。いくつかのことを調整するだけで、マネージャーとチームはいくつかの障害を克服する方法を適応して学ぶことができ、オンライン会議はより効果的で生産的かつ有用になることができます。この時点で、リモート会議が成功するためのヒントをいくつか紹介します。
- ビデオ会議ツールを選択する
最初のポイントは、適切な技術設定を選択することです。オンライン会議をスムーズに実行するためのテクノロジーは豊富にあります。従来の方法を維持したい場合は、SkypeまたはGoogleハングアウトを選択してください。一方、Zoomはより近代的で、今日では非常に人気のある会議プラットフォームです。 GotoMeetingはビジネス向けに特別に構築されており、特典があります。言及する価値のある他のツールは、Join.me、UberConference、Slackです。これらのコミュニケーションツールはすべて、リモート会議には十分です。あなたはあなたの会社にとって何が最もうまくいくかを見る必要があるでしょう。強調すべき重要なことは、プラットフォームを選択したら、同僚を不必要に混乱させるため、プラットフォームに固執し、頻繁に変更しないようにする必要があるということです。
2. 会議に最適な時間 strong>
会議をスケジュールするのは難しいことではないようですが、確かにそうすることができます。企業の設定では、招待リスト全体の可用性を、さまざまな内部共有クラウドベースのツールと比較できます。何を考慮すべきですか？特に同僚が地球の反対側に住んでいる場合、会議と衝突する可能性のある地元の休日、食事時間、およびその他の潜在的な地域要因。可能であれば、会議をかなり前もってスケジュールすることをお勧めします。誰もが気付くほど、同僚が衝突する可能性が低くなるからです。
3.議題を設定します
まず第一に、あなたは会議がどれくらい続くかを心に留めておく必要があります。これは、会議の構造を設定するのに役立ちます。私たちのアドバイスは：議題を書いてください！会議を構成し、カバーする必要のある主要なポイントについて考え、それらに固執し、参加しているチームメンバーの名前とその責任を書き留めます。また、1人の従業員が一種の調停者として会議を担当し、全員が議題に固執し、すべての重要なポイントについて話し合うようにすることをお勧めします。
会議の前に、すべての参加者に議題を送信することをお勧めします。そうすれば、誰もがそれに応じて準備することができます。
4.バックグラウンドノイズに取り組む
私たちは皆、不適切な呼び出し音、大きな交通騒音、または過度に興奮した飼い犬を聞くことができる会議に参加しました。バックグラウンドで気が散るノイズがある場合は、すべての同僚が自分の回線をミュートすることを知っていることを確認してください。それでも、同僚は引き続きテキストメッセージに参加し、ビデオフィードを実行し続ける必要があります。
5.各チームメンバーについて覚えておいてください
すべての同僚がコミュニケーションを取り、発信しているわけではありません。特に意見を求められなければ、何も言わない人もいます。それは、それらの同僚が会議に追加する価値のあるものを何も持っていないという意味ではありません。 Au contraire！調停人の仕事はまた、会話を導き、誰もが話す機会を確保し、沈黙の参加者でさえ特定の質問をすることです。そうすれば、全員が会議に参加し、すべての同僚が意見を述べることができます。全員が参加するように奨励されている場合、仮想会議がより創造的かつ生産的になる可能性が高くなります。
6.カジュアルな変換はプラスです
在宅勤務の場合、同僚に追いつく機会が少なくなります。時間があれば、仮想環境でもちょっとしたお話は大歓迎です。良いアプローチは、同僚がチャットできるように、リモートミーティングの前に時間を予約することです。会議にちょっとした楽しみを加え、同僚がチームメンバーと絆を深めることができるようにすることで、これまでの1日はどうでしたか？ em>会議の参加者は、より安心してリラックスでき、快適。このようにして、彼らの存在は仮想空間で感じられます。チームの一員としてつながりを感じることの重要性を過小評価しないでください。
7.評価を求める
仮想チーム会議も例外ではなくなったため、何がうまく機能し、何が機能しないかを確認することが重要です。時間を無駄にしたり、聞いていないような気がしたりする人は誰もいません。それは、オンライン会議が効果的で役立つという考えに対する欲求不満と拒絶を生み出します。では、参加者に会議についてのフィードバックを求めてみませんか？
最良の状況下でも、人々に自分の考えや感情についてオープンにするよう求めることは難しい場合があります。おそらくあなたの同僚は世論調査にもっとオープンに答えるでしょう、特にその世論調査が匿名であるなら、その場合彼らはもっと誠実であるほうが簡単かもしれません。与えられたフィードバックに基づいて行動し、少なくとも良いとラベル付けされていない点を改善しようとすることが重要です。リモートミーティングは簡単に開催することはできず、建設的な批判は将来のミーティングに大いに役立つ可能性があります。
8.会議を記録して書き写します
仮想会議を記録することを考えたことはありますか？これは広く行われている慣行であり、理由がないわけではありません。後で会議を聞いて最新の状態に保つことができるため、会議に参加できなかった従業員に役立ちます。成功した仮想チームは、録音を転記するために転記サービスを雇うこともよくあります。音声文字変換は、記録された会議全体を聞いて何が起こっているのかを知る必要がないため、従業員の貴重な時間を節約できます。彼らがする必要があるのは、トランスクリプトを見て、重要な部分を注意深く読むことです。そうすれば、時間を節約し、何が起こっているのかを知ることができます。優れた文字起こしサービスプロバイダーをお探しの場合は、Gglotをご利用ください。仮想会議を強化して、すべての参加者に大きな影響を与えることができます。
対面の会議は完璧ではなく、いくつかの欠点があり、オンライン会議はそれらのほとんどを共有しています。その上、彼らには独自の問題があります。全員の時間を無駄にする非生産的な会議に甘んじる必要はありませんが、仮想会議を使用して、情報、生産性、創造性を維持し、同僚とつながることができます。上記のアドバイスをいくつか試してください。適切なツールを選択し、会議の時間を設定し、議題を書き留め、バックグラウンドノイズに取り組み、全員の関心を維持し、カジュアルな会話を奨励し、フィードバックを求め、最後に重要なこととして、会議を記録します。そしてそれを転写してもらいます。チームのために卓越した仮想会議環境を作成していただければ幸いです。