ਵਰਚੁਅਲ ਟੀਮਾਂ ਦੀਆਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਇਆ ਜਾਵੇ?
ਬਿਹਤਰ ਵਰਚੁਅਲ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਲਈ ਸੁਝਾਅ
ਕਿਸੇ ਵੀ ਗੰਭੀਰ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਸਹੀ ਕੰਮਕਾਜ ਲਈ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਬਹੁਤ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਉਹ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਹਰ ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰ ਲਈ ਕੰਪਨੀ ਵਿੱਚ ਕੀ ਹੋ ਰਿਹਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕੰਪਨੀ ਦੀਆਂ ਵਿਕਾਸ ਰਣਨੀਤੀਆਂ ਕਿਸ ਦਿਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਜਾ ਰਹੀਆਂ ਹਨ, ਇਸ ਬਾਰੇ ਅੱਪ-ਟੂ-ਡੇਟ ਹੋਣਾ ਸੰਭਵ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਸਦੇ ਸਿਖਰ 'ਤੇ, ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਟੀਮਾਂ ਲਈ ਆਪਣੇ ਸਬੰਧਾਂ ਨੂੰ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨ ਅਤੇ ਸਿੱਧਾ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਮੌਕਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਇਹ ਯਾਦ ਦਿਵਾਉਣ ਲਈ ਕਿ ਉਹ ਕੰਪਨੀ ਵਿੱਚ ਇਕੱਲੇ ਨਹੀਂ ਹਨ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ ਨਾਲ ਮਿਲ ਕੇ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।
ਮਹਾਂਮਾਰੀ ਦੇ ਕਾਰਨ, ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਨੇ ਫੈਸਲਾ ਕੀਤਾ ਹੈ ਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਫਿਲਹਾਲ ਘਰ ਤੋਂ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਦਾ ਇਹ ਵੀ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਜਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਸਨ, ਉਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕਰਨਾ ਲਗਭਗ ਅਸੰਭਵ ਹੋ ਗਿਆ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ, ਇਸ ਨਵੀਂ ਸਥਿਤੀ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਵਿਵਸਥਾ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਇਕ ਵਾਰ ਫਿਰ, ਅਸੀਂ ਤਕਨਾਲੋਜੀ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰ ਰਹੇ ਹਾਂ. ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਸਾਧਨ ਹਨ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਸੰਚਾਰ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਲਈ ਵਿਕਸਤ ਕੀਤੇ ਜਾ ਰਹੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਸੰਚਾਰ ਅਣਚਾਹੇ ਬਣ ਗਿਆ ਹੈ। ਅਤੇ ਅਸਲ ਵਿੱਚ, ਰਿਮੋਟ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਸਾਡੀ ਨਵੀਂ ਆਮ ਬਣ ਰਹੀਆਂ ਹਨ. ਵੱਖ-ਵੱਖ ਦੇਸ਼ਾਂ ਜਾਂ ਇੱਥੋਂ ਤੱਕ ਕਿ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਮਹਾਂਦੀਪਾਂ 'ਤੇ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ ਲਈ ਸਿਰਫ ਗੈਰ-ਰਵਾਇਤੀ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਲਈ ਜੋ ਪਹਿਲਾਂ ਰਾਖਵਾਂ ਸੀ, ਉਹ ਹੁਣ ਪੂਰੇ ਹਾਲ ਵਿੱਚ ਜੌਨ ਅਤੇ ਜਿਮ ਨਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕੋ ਇੱਕ ਤਰੀਕਾ ਬਣ ਗਿਆ ਹੈ। ਪਰ ਸੰਚਾਰ ਦੇ ਅਜਿਹੇ ਸਾਧਨ ਅਜੇ ਵੀ ਰੁਕਾਵਟਾਂ ਦਾ ਸਾਹਮਣਾ ਕਰਦੇ ਹਨ. ਅਸੀਂ ਕੁਝ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਦੇਖਾਂਗੇ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਦੂਰ ਕਰਨ ਦੇ ਕੁਝ ਸੰਭਾਵੀ ਤਰੀਕੇ ਸੁਝਾਉਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਾਂਗੇ।
ਰਿਮੋਟ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੀਆਂ ਰੁਕਾਵਟਾਂ
- ਸਮੇਂ ਦਾ ਅੰਤਰ
ਲੰਬੀ-ਦੂਰੀ ਦੀ ਵਰਚੁਅਲ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਤਾਲਮੇਲ ਕਰਨ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਈ ਸਮਾਂ ਖੇਤਰਾਂ ਦਾ ਮੁਕਾਬਲਾ ਕਰਨਾ। ਜਦੋਂ ਕਿ ਨਿਊਯਾਰਕ ਦਾ ਸਹਿਕਰਮੀ ਅਜੇ ਵੀ ਆਪਣੀ ਸਵੇਰ ਦੀ ਕੌਫੀ ਪੀ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਬੀਜਿੰਗ ਵਿੱਚ ਸਹਿਕਰਮੀ ਨੇ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਰਾਤ ਦਾ ਖਾਣਾ ਖਾਧਾ ਹੈ ਅਤੇ ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਮੀਟਿੰਗ ਪੂਰੀ ਹੋਵੇਗੀ, ਉਹ ਸ਼ਾਇਦ ਆਰਾਮਦਾਇਕ ਪਜਾਮੇ ਲਈ ਆਪਣਾ ਸੂਟ ਬਦਲ ਦੇਵੇਗਾ।
2. ਤਕਨੀਕੀ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ
ਇਹ ਅਕਸਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਨਾਕਾਫ਼ੀ ਕੁਨੈਕਸ਼ਨ ਦੇ ਕਾਰਨ ਵਿਘਨ ਪੈਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਪੈਦਾ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਜਾਣੀ-ਪਛਾਣੀ ਘੱਟ ਆਡੀਓ/ਵੀਡੀਓ ਗੁਣਵੱਤਾ ਜਾਂ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਨਾਪਸੰਦ ਅਤੇ ਵਧੇਰੇ ਨਾਟਕੀ ਫ੍ਰੀਜ਼ਨ ਸਕ੍ਰੀਨ ਪ੍ਰਭਾਵ। ਨਾਲ ਹੀ, ਤੰਗ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਪਿਛੋਕੜ ਦੇ ਸ਼ੋਰ ਦੁਆਰਾ ਗੱਲਬਾਤ ਵਿੱਚ ਵਿਘਨ ਪੈ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਹੋਰ ਤਕਨੀਕੀ ਸਮੱਸਿਆ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਦੇਰੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸੌਫਟਵੇਅਰ ਵਿੱਚ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਕਾਰਨ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਲੌਗਇਨ ਕਰਨ ਅਤੇ ਪਹੁੰਚ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮੁਸ਼ਕਲ ਆਉਂਦੀ ਹੈ।
3. ਕੁਦਰਤੀ ਗੱਲਬਾਤ ਅਤੇ ਛੋਟੀਆਂ ਗੱਲਾਂ
ਹਰ ਆਹਮੋ-ਸਾਹਮਣੇ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਵਿੱਚ, ਲੋਕ ਛੋਟੀਆਂ-ਛੋਟੀਆਂ ਗੱਲਾਂ ਵਿੱਚ ਰੁੱਝੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ, ਸਿਰਫ਼ ਬਰਫ਼ ਤੋੜਨ ਅਤੇ ਵਧੇਰੇ ਆਰਾਮਦਾਇਕ ਹੋਣ ਲਈ। ਔਨਲਾਈਨ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਇਹ ਥੋੜਾ ਔਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਸੰਚਾਰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੁਦਰਤੀ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਲੋਕ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਗੱਲ ਕਰਦੇ ਹਨ (ਜੋ ਅਕਸਰ ਆਹਮੋ-ਸਾਹਮਣੇ ਸੰਚਾਰ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦਾ ਹੈ), ਤਾਂ ਬੇਚੈਨੀ ਵਾਲਾ ਰੌਲਾ ਪੈਦਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਗੱਲਬਾਤ ਅਕਸਰ ਅਣਦੇਖੀ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਸੇ ਲਈ ਵਰਚੁਅਲ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਲੋਕ ਇੱਕ ਦੂਜੇ ਨੂੰ ਵਿਘਨ ਨਾ ਪਾਉਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਉਹ ਸਿੱਧੇ ਵਿਸ਼ੇ 'ਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਨਤੀਜਾ ਇਹ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਦੂਰ-ਦੁਰਾਡੇ ਦੀਆਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਹਮੇਸ਼ਾ ਦੂਜੇ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਤੋਂ ਇੰਨੀ ਜ਼ਿਆਦਾ ਇਨਪੁਟ ਨਾ ਹੋਣ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਪ੍ਰਸਤੁਤੀ ਦੀ ਵਧੇਰੇ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਸਵਾਲ ਨਹੀਂ ਪੁੱਛੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਵਰਚੁਅਲ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਇਆ ਜਾਵੇ
ਕੰਮਕਾਜੀ ਮਾਹੌਲ ਵਿੱਚ ਅਚਾਨਕ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਹਰ ਕਿਸੇ ਲਈ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਸਿਰਫ਼ ਕੁਝ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰਨ ਨਾਲ, ਪ੍ਰਬੰਧਕ ਅਤੇ ਟੀਮਾਂ ਅਨੁਕੂਲ ਬਣ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਸਿੱਖ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ ਕੁਝ ਰੁਕਾਵਟਾਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਦੂਰ ਕਰਨਾ ਹੈ ਅਤੇ ਔਨਲਾਈਨ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਵਧੇਰੇ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ, ਲਾਭਕਾਰੀ ਅਤੇ ਉਪਯੋਗੀ ਬਣ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਸ ਮੌਕੇ 'ਤੇ, ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੁਝ ਸੁਝਾਅ ਦੇਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਾਂਗੇ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਰਿਮੋਟ ਮੀਟਿੰਗ ਕਿਵੇਂ ਸਫਲ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ।
- ਇੱਕ ਵੀਡੀਓ ਕਾਨਫਰੰਸ ਟੂਲ ਚੁਣੋ
ਪਹਿਲਾ ਬਿੰਦੂ ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਤਕਨੀਕੀ ਸੈੱਟਅੱਪ ਚੁਣਨਾ ਹੈ. ਉੱਥੇ ਤਕਨਾਲੋਜੀ ਦੀ ਬਹੁਤਾਤ ਹੈ ਜੋ ਔਨਲਾਈਨ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਢੰਗ ਨਾਲ ਚਲਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਹੋਰ ਰਵਾਇਤੀ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ Skype ਜਾਂ Google Hangouts ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ। ਦੂਜੇ ਪਾਸੇ, ਜ਼ੂਮ ਇੱਕ ਵਧੇਰੇ ਆਧੁਨਿਕ ਅਤੇ ਅੱਜਕੱਲ੍ਹ ਬਹੁਤ ਮਸ਼ਹੂਰ ਕਾਨਫਰੰਸਿੰਗ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਹੈ। ਗੋਟੋਮੀਟਿੰਗ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਲਈ ਬਣਾਈ ਗਈ ਸੀ ਅਤੇ ਇਸ ਦੇ ਫਾਇਦੇ ਹਨ। ਜ਼ਿਕਰ ਯੋਗ ਹੋਰ ਟੂਲ ਹਨ: Join.me, UberConference ਅਤੇ Slack। ਇਹ ਸਾਰੇ ਸੰਚਾਰ ਸਾਧਨ ਰਿਮੋਟ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਲਈ ਵਧੀਆ ਤੋਂ ਵੱਧ ਹਨ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਦੇਖਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੋਏਗੀ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਕੰਪਨੀ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਕੀ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ. ਉਜਾਗਰ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਗੱਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਚੁਣ ਲਿਆ ਹੈ ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸ ਨਾਲ ਜੁੜੇ ਰਹਿਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਅਕਸਰ ਨਹੀਂ ਬਦਲਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਸਾਥੀਆਂ ਨੂੰ ਬੇਲੋੜੀ ਉਲਝਣ ਵਿੱਚ ਪਾ ਦੇਵੇਗਾ।
2. ਮੀਟਿੰਗ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸਮਾਂ
ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਤਹਿ ਕਰਨਾ ਔਖਾ ਨਹੀਂ ਜਾਪਦਾ, ਪਰ ਇਹ ਜ਼ਰੂਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਸੈਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਅੰਦਰੂਨੀ ਸਾਂਝੇ ਕੀਤੇ ਕਲਾਉਡ-ਅਧਾਰਿਤ ਟੂਲਸ ਨਾਲ ਆਪਣੀ ਸੱਦਾ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਉਪਲਬਧਤਾ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਕਿਹੜੀਆਂ ਗੱਲਾਂ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਵਿਚ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ? ਸਥਾਨਕ ਛੁੱਟੀਆਂ, ਭੋਜਨ ਦਾ ਸਮਾਂ, ਅਤੇ ਹੋਰ ਸੰਭਾਵੀ ਖੇਤਰੀ ਕਾਰਕ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਮੀਟਿੰਗ ਨਾਲ ਟਕਰਾ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡੇ ਸਹਿਯੋਗੀ ਵਿਸ਼ਵ ਦੇ ਦੂਜੇ ਪਾਸੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਇਹ ਸੰਭਵ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਨੂੰ ਬਹੁਤ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਨਿਯਤ ਕਰਨਾ ਹਮੇਸ਼ਾ ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਵਿਚਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਹਰ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਜਿੰਨਾ ਜ਼ਿਆਦਾ ਨੋਟਿਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਸੰਭਾਵਨਾ ਘੱਟ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ ਵਿੱਚ ਟਕਰਾਅ ਹੋਵੇਗਾ।
3. ਏਜੰਡਾ ਸੈੱਟ ਕਰੋ
ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਮੀਟਿੰਗ ਕਿੰਨੀ ਦੇਰ ਤੱਕ ਚੱਲੇਗੀ. ਇਹ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਢਾਂਚਾ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰੇਗਾ। ਸਾਡੀ ਸਲਾਹ ਹੈ: ਇੱਕ ਏਜੰਡਾ ਲਿਖੋ! ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਢਾਂਚਾ ਬਣਾਓ, ਮੁੱਖ ਨੁਕਤਿਆਂ ਬਾਰੇ ਸੋਚੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ 'ਤੇ ਬਣੇ ਰਹੋ, ਭਾਗ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰਾਂ ਦੇ ਨਾਮ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੀਆਂ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਲਿਖੋ। ਨਾਲ ਹੀ, ਇਹ ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਪ੍ਰਥਾ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਇੱਕ ਕਿਸਮ ਦੇ ਵਿਚੋਲੇ ਵਜੋਂ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਇੰਚਾਰਜ ਹੋਵੇ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਿ ਹਰ ਕੋਈ ਏਜੰਡੇ 'ਤੇ ਕਾਇਮ ਰਹੇ ਅਤੇ ਸਾਰੇ ਮੁੱਖ ਨੁਕਤਿਆਂ 'ਤੇ ਚਰਚਾ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ।
ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਅਭਿਆਸ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸਾਰੇ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਏਜੰਡਾ ਭੇਜਣਾ ਹੈ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਹਰ ਕੋਈ ਉਸ ਅਨੁਸਾਰ ਤਿਆਰੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
4. ਪਿਛੋਕੜ ਦੇ ਰੌਲੇ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠੋ
ਅਸੀਂ ਸਾਰਿਆਂ ਨੇ ਉਹਨਾਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਹਿੱਸਾ ਲਿਆ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਅਣਉਚਿਤ ਰਿੰਗ ਫ਼ੋਨ, ਉੱਚੀ ਆਵਾਜਾਈ ਦੀਆਂ ਆਵਾਜ਼ਾਂ ਜਾਂ ਪਰਿਵਾਰਕ ਕੁੱਤੇ ਨੂੰ ਸੁਣ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜੋ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਉਤਸ਼ਾਹਿਤ ਸੀ। ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰੋ ਕਿ ਜੇਕਰ ਪਿਛੋਕੜ ਵਿੱਚ ਧਿਆਨ ਭਟਕਾਉਣ ਵਾਲਾ ਸ਼ੋਰ ਹੈ ਤਾਂ ਹਰ ਸਾਥੀ ਆਪਣੀਆਂ ਲਾਈਨਾਂ ਨੂੰ ਮਿਊਟ ਕਰਨਾ ਜਾਣਦਾ ਹੈ। ਫਿਰ ਵੀ, ਸਾਥੀਆਂ ਨੂੰ ਟੈਕਸਟ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਦੁਆਰਾ ਭਾਗ ਲੈਣਾ ਜਾਰੀ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਆਪਣੀ ਵੀਡੀਓ ਫੀਡ ਨੂੰ ਚਲਾਉਂਦੇ ਰਹਿਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
5. ਟੀਮ ਦੇ ਹਰੇਕ ਮੈਂਬਰ ਬਾਰੇ ਯਾਦ ਰੱਖੋ
ਸਾਰੇ ਸਹਿਕਰਮੀ ਸੰਚਾਰੀ ਅਤੇ ਬਾਹਰ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਨਹੀਂ ਹਨ। ਕੁਝ ਲੋਕ ਕਦੇ ਵੀ ਕੁਝ ਨਹੀਂ ਕਹਿਣਗੇ ਜੇਕਰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਰਾਏ ਲਈ ਨਹੀਂ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਇਹ ਨਹੀਂ ਹੈ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਸਾਥੀਆਂ ਕੋਲ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਲਈ ਕੋਈ ਕੀਮਤੀ ਚੀਜ਼ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਆਉ ਉਲਟ! ਵਿਚੋਲੇ ਦਾ ਕੰਮ ਗੱਲਬਾਤ ਦਾ ਮਾਰਗਦਰਸ਼ਨ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ ਕਿ ਹਰ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਬੋਲਣ ਦਾ ਮੌਕਾ ਮਿਲੇ ਅਤੇ ਸ਼ਾਂਤ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਵੀ ਖਾਸ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਣ ਦਾ ਮੌਕਾ ਮਿਲੇ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਹਰ ਕੋਈ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਰੁੱਝਿਆ ਰਹੇਗਾ ਅਤੇ ਸਾਰੇ ਸਾਥੀਆਂ ਕੋਲ ਆਪਣਾ ਇਨਪੁਟ ਦੇਣ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਹੈ। ਜੇ ਹਰ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਹਿੱਸਾ ਲੈਣ ਲਈ ਉਤਸ਼ਾਹਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸ ਗੱਲ ਦੀ ਵਧੇਰੇ ਸੰਭਾਵਨਾ ਹੈ ਕਿ ਵਰਚੁਅਲ ਮੀਟਿੰਗ ਵਧੇਰੇ ਰਚਨਾਤਮਕ ਅਤੇ ਲਾਭਕਾਰੀ ਹੋਵੇਗੀ।
6. ਆਮ ਪਰਿਵਰਤਨ ਇੱਕ ਪਲੱਸ ਹੈ
ਘਰ ਤੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ, ਸਾਡੇ ਕੋਲ ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ ਨਾਲ ਮਿਲਣ ਦੇ ਬਹੁਤ ਘੱਟ ਮੌਕੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਸਮਾਂ ਢੁਕਵਾਂ ਹੈ, ਤਾਂ ਆਭਾਸੀ ਮਾਹੌਲ ਵਿਚ ਵੀ ਛੋਟੀਆਂ-ਛੋਟੀਆਂ ਗੱਲਾਂ ਦਾ ਸਵਾਗਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ ਨੂੰ ਗੱਲਬਾਤ ਕਰਨ ਦੇਣ ਲਈ ਇੱਕ ਰਿਮੋਟ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕੁਝ ਸਮਾਂ ਰਿਜ਼ਰਵ ਕਰਨਾ ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਪਹੁੰਚ ਹੋਵੇਗੀ। ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਥੋੜਾ ਮਜ਼ੇਦਾਰ ਜੋੜ ਕੇ ਅਤੇ ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ ਲਈ ਆਪਣੀ ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰਾਂ ਨਾਲ ਬੰਧਨ ਬਣਾਉਣਾ ਸੰਭਵ ਬਣਾ ਕੇ, ਸ਼ਾਇਦ ਇਹ ਪੁੱਛ ਕੇ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਦਿਨ ਹੁਣ ਤੱਕ ਕਿਵੇਂ ਰਿਹਾ? ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਭਾਗ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਵਧੇਰੇ ਆਰਾਮਦਾਇਕ, ਅਰਾਮਦੇਹ ਅਤੇ ਆਰਾਮਦਾਇਕ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਨਗੇ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਮੌਜੂਦਗੀ ਵਰਚੁਅਲ ਸਪੇਸ ਵਿੱਚ ਮਹਿਸੂਸ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇਗੀ। ਕਿਸੇ ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰ ਵਜੋਂ ਜੁੜੇ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਨ ਦੇ ਮਹੱਤਵ ਨੂੰ ਕਦੇ ਵੀ ਘੱਟ ਨਾ ਸਮਝੋ।
7. ਮੁਲਾਂਕਣ ਲਈ ਪੁੱਛੋ
ਕਿਉਂਕਿ ਵਰਚੁਅਲ ਟੀਮ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਹੁਣ ਕੋਈ ਅਪਵਾਦ ਨਹੀਂ ਹਨ, ਇਹ ਦੇਖਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕੀ ਨਹੀਂ। ਕੋਈ ਵੀ ਆਪਣਾ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਨਹੀਂ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦਾ ਜਾਂ ਇਹ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਸੁਣਵਾਈ ਨਹੀਂ ਹੋ ਰਹੀ ਹੈ। ਇਹ ਨਿਰਾਸ਼ਾ ਅਤੇ ਇਸ ਵਿਚਾਰ ਨੂੰ ਅਸਵੀਕਾਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਔਨਲਾਈਨ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਅਤੇ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ. ਤਾਂ, ਕਿਉਂ ਨਾ ਭਾਗੀਦਾਰ ਨੂੰ ਮੀਟਿੰਗ ਬਾਰੇ ਫੀਡਬੈਕ ਦੇਣ ਲਈ ਕਹੋ?
ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਹਾਲਾਤਾਂ ਵਿੱਚ ਵੀ, ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਵਿਚਾਰਾਂ ਅਤੇ ਭਾਵਨਾਵਾਂ ਬਾਰੇ ਖੁੱਲ੍ਹ ਕੇ ਦੱਸਣ ਲਈ ਕਹਿਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਸਹਿਯੋਗੀ ਕਿਸੇ ਪੋਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਲਈ ਵਧੇਰੇ ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਹੋਣ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜੇਕਰ ਉਹ ਪੋਲ ਅਗਿਆਤ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਲਈ ਉਸ ਮਾਮਲੇ ਵਿੱਚ ਵਧੇਰੇ ਸੁਹਿਰਦ ਹੋਣਾ ਆਸਾਨ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਦਿੱਤੇ ਗਏ ਫੀਡਬੈਕ 'ਤੇ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਅਤੇ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਉਨ੍ਹਾਂ ਬਿੰਦੂਆਂ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਚੰਗੇ ਵਜੋਂ ਲੇਬਲ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ। ਰਿਮੋਟ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦਾ ਆਯੋਜਨ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਨਹੀਂ ਹੈ ਅਤੇ ਉਸਾਰੂ ਆਲੋਚਨਾ ਭਵਿੱਖ ਲਈ ਬਹੁਤ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ।
8. ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਅਤੇ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਾਈਬ ਕਰੋ
ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਕਦੇ ਆਪਣੀ ਵਰਚੁਅਲ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨ ਬਾਰੇ ਸੋਚਿਆ ਹੈ? ਇਹ ਇੱਕ ਵਿਆਪਕ ਅਭਿਆਸ ਬਣ ਗਿਆ ਹੈ ਅਤੇ ਬਿਨਾਂ ਕਾਰਨ ਨਹੀਂ। ਇਹ ਉਹਨਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਖੁੰਝ ਗਏ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹਨਾਂ ਕੋਲ ਇਸਨੂੰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸੁਣਨ ਅਤੇ ਅੱਪ-ਟੂ-ਡੇਟ ਰਹਿਣ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਹੈ। ਸਫਲ ਵਰਚੁਅਲ ਟੀਮਾਂ ਅਕਸਰ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗਾਂ ਨੂੰ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਕਰਨ ਲਈ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਸੇਵਾਵਾਂ ਨੂੰ ਕਿਰਾਏ 'ਤੇ ਲੈਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦਾ ਕੀਮਤੀ ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਹ ਪਤਾ ਕਰਨ ਲਈ ਪੂਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਤੀ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਸੁਣਨ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਹੋ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ 'ਤੇ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਮਾਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਅਤੇ ਮੁੱਖ ਭਾਗਾਂ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਉਹ ਸਮਾਂ ਬਚਾ ਸਕਣ ਅਤੇ ਫਿਰ ਵੀ ਜਾਣ ਸਕਣ ਕਿ ਕੀ ਹੋ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਚੰਗੇ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਦਾਤਾ ਦੀ ਭਾਲ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ Gglot ਨੂੰ ਚਾਲੂ ਕਰੋ। ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਡੀ ਵਰਚੁਅਲ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਵਧਾਉਣ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ, ਤਾਂ ਜੋ ਇਹ ਸਾਰੇ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ 'ਤੇ ਵਧੇਰੇ ਪ੍ਰਭਾਵ ਪਾਵੇ।
ਆਹਮੋ-ਸਾਹਮਣੇ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਸੰਪੂਰਨ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਵਿੱਚ ਕੁਝ ਕਮੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਔਨਲਾਈਨ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਉਹਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਨੂੰ ਸਾਂਝਾ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਸਦੇ ਸਿਖਰ 'ਤੇ ਉਹ ਆਪਣੀਆਂ ਵਿਲੱਖਣ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਲੈ ਕੇ ਆਉਂਦੇ ਹਨ. ਤੁਹਾਨੂੰ ਗੈਰ-ਉਤਪਾਦਕ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਲਈ ਸੈਟਲ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ ਜੋ ਹਰ ਕਿਸੇ ਦਾ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ, ਪਰ ਤੁਸੀਂ ਸੂਚਿਤ, ਲਾਭਕਾਰੀ, ਰਚਨਾਤਮਕ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਸਾਥੀਆਂ ਨਾਲ ਜੁੜੇ ਰਹਿਣ ਲਈ ਵਰਚੁਅਲ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਉੱਪਰ ਸੂਚੀਬੱਧ ਕੀਤੀਆਂ ਕੁਝ ਸਲਾਹਾਂ ਨੂੰ ਅਜ਼ਮਾਓ: ਸਹੀ ਟੂਲ ਚੁਣੋ, ਮੀਟਿੰਗ ਲਈ ਵਧੀਆ ਸਮਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ, ਏਜੰਡਾ ਲਿਖੋ, ਪਿਛੋਕੜ ਦੇ ਸ਼ੋਰ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠੋ, ਹਰ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਰੁਝੇਵੇਂ ਰੱਖੋ, ਆਮ ਗੱਲਬਾਤ ਨੂੰ ਉਤਸ਼ਾਹਿਤ ਕਰੋ, ਫੀਡਬੈਕ ਮੰਗੋ ਅਤੇ ਆਖਰੀ ਪਰ ਘੱਟੋ ਘੱਟ ਨਹੀਂ, ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰੋ। ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋ। ਅਸੀਂ ਉਮੀਦ ਕਰਦੇ ਹਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਟੀਮ ਲਈ ਇੱਕ ਬੇਮਿਸਾਲ ਵਰਚੁਅਲ ਮੀਟਿੰਗ ਵਾਤਾਵਰਣ ਤਿਆਰ ਕਰੋਗੇ!