어떻게 가상 팀 회의는 효과적인가?

더 나은 가상 회의를위한 팁

회의는 진지한 회사의 적절한 기능을 위해 매우 중요합니다. 모든 팀원이 회사에서 진행되고있는 일과 회사의 개발 전략이 향하고있는 방향에 대한 최신 정보를 얻을 수 있기 때문에 중요합니다. 또한 회의는 팀이 관계를 모으고 똑 바르게하거나 단순히 회사에서 혼자가 아니며 동료와 함께 일해야한다는 사실을 직원들에게 상기시킬 수있는 기회이기도합니다.

전염병으로 인해 많은 기업들이 직원들이 당분간 재택 근무를해야한다고 결정했습니다. 이는 또한 이전에 진행된 방식으로 회의를 진행하는 것이 거의 불가능 해졌다는 것을 의미합니다. 따라서이 새로운 상황에는 상당한 조정이 필요합니다. 다시 한번 우리는 기술에 의존하고 있습니다. 대면 커뮤니케이션이 바람직하지 않은시기에 커뮤니케이션을 용이하게하기 위해 많은 도구가 개발되고 있습니다. 그리고 실제로 원격 회의가 우리의 새로운 표준이되고 있습니다. 한때 다른 국가 또는 다른 대륙에서 일하는 동료를위한 비 전통적인 회의를 위해 예약되었던 것이 이제는 복도에서 John과 Jim과의 회의를 진행하는 유일한 방법이되었습니다. 그러나 그러한 의사 소통 수단은 여전히 장애물에 직면 해 있습니다. 우리는 몇 가지 문제를 조사하고이를 극복 할 수있는 몇 가지 가능한 방법을 제안하려고 노력할 것입니다.

원격 회의의 장애물

  1. 시차

장거리 가상 회의를 조정하는 것은 여러 시간대에 대처하는 것을 의미 할 수 있습니다. 뉴욕에서 온 동료가 여전히 모닝 커피를 마시고있는 동안 베이징의 동료는 회의 전에 저녁을 먹었고 회의가 끝나 자마자 편안한 잠옷으로 옷을 갈아 입을 것입니다.

2. 기술적 문제

부적절한 연결로 인해 회의가 중단되는 경우가 자주 발생하며, 이로 인해 잘 알려진 낮은 오디오 / 비디오 품질 또는 훨씬 싫어하고 더 드라마틱 한 화면 정지 효과와 같은 다른 문제가 발생할 수 있습니다. 또한 성가신 배경 소음으로 인해 대화가 중단 될 수 있습니다. 또 다른 기술적 문제는 사람들이 소프트웨어 문제로 인해 회의에 로그인하고 액세스하는 데 문제가 있기 때문에 많은 회의가 지연되고 시간이 낭비된다는 것입니다.

3. 자연스러운 대화와 잡담

모든 대면 회의를 시작할 때 사람들은 얼음을 깨고 더 편안해지기 위해 작은 대화에 참여하는 경향이 있습니다. 온라인 회의에서는 의사 소통이 실제로 자연스럽지 않고 사람들이 동시에 대화 할 때 (종종 대면 의사 소통에서 발생) 불편한 소음이 발생하고 대화를 알아볼 수 없게되기 때문에 약간 까다 롭습니다. 그렇기 때문에 가상 회의에 참여하는 사람들은 서로를 방해하지 않으려 고 노력하고 주제로 바로 이동합니다. 결과적으로 원격 회의는 특히 질문이없는 경우 다른 참가자의 의견이 많지 않은 프레젠테이션에 더 가깝습니다.

가상 회의를 개선하는 방법

작업 환경의 예기치 않은 변화는 모든 사람에게 너무 클 수 있습니다. 몇 가지 사항을 조정하기 만하면 관리자와 팀은 몇 가지 장애물을 극복하는 방법에 적응하고 학습 할 수 있으며 온라인 회의는보다 효과적이고 생산적이며 유용해질 수 있습니다. 이 시점에서 원격 회의가 어떻게 성공할 수 있는지에 대한 몇 가지 팁을 제공하려고합니다.

  1. 화상 회의 도구 선택

첫 번째 요점은 좋은 기술 설정을 선택하는 것입니다. 온라인 회의를 원활하게 진행할 수있는 풍부한 기술이 있습니다. 좀 더 전통적으로 유지하려면 Skype 또는 Google 행 아웃을 선택하세요. 반면에 Zoom은 더 현대적이고 오늘날 매우 인기있는 회의 플랫폼입니다. GotoMeeting은 비즈니스를 위해 특별히 제작되었으며 특전이 있습니다. 언급할만한 다른 도구는 Join.me, UberConference 및 Slack입니다. 이러한 모든 커뮤니케이션 도구는 원격 회의에 적합합니다. 귀사에 가장 적합한 것이 무엇인지 확인해야합니다. 강조해야 할 중요한 점은 플랫폼을 선택한 후에는 동료를 불필요하게 혼동 할 수 있으므로이를 고수하고 자주 변경하지 않아야한다는 것입니다.

2. 회의에 가장 좋은 시간

회의 일정을 잡는 것은 어렵지 않지만 확실히 그럴 수 있습니다. 회사 설정에서 다른 내부 공유 클라우드 기반 도구를 사용하여 초대 목록 전체의 가용성을 비교할 수 있습니다. 고려해야 할 사항은 무엇입니까? 특히 동료가 지구 반대편에 거주하는 경우 회의와 충돌 할 수있는 지역 공휴일, 식사 시간 및 기타 잠재적 인 지역 요인. 가능한 경우 항상 미리 회의 일정을 잡는 것이 좋습니다. 모든 사람이 더 많이 알수록 동료가 충돌 할 가능성이 적기 때문입니다.

3. 의제 설정

우선 회의가 얼마나 오래 지속될 것인지 염두에 두어야합니다. 이렇게하면 회의 구조를 설정하는 데 도움이됩니다. 우리의 조언은 : 의제 작성! 회의를 구성하고, 다루어야 할 요점에 대해 생각하고 준수해야하며, 참여하는 팀원의 이름과 책임을 적습니다. 또한 한 명의 직원이 일종의 중재자로서 회의를 담당하여 모든 사람이 의제에 충실하고 모든 핵심 사항을 논의 할 수 있도록하는 것이 좋습니다.

좋은 방법은 회의 전에 모든 참가자에게 의제를 보내는 것입니다. 그렇게하면 모든 사람이 그에 따라 준비 할 수 있습니다.

4. 배경 소음 해결

우리는 모두 부적절한 벨소리, 시끄러운 교통 소음 또는 지나치게 흥분한 가족 개를들을 수있는 회의에 참여했습니다. 배경에 산만 한 소음이있는 경우 모든 동료가 자신의 라인을 음소거하는 방법을 알고 있는지 확인하십시오. 그럼에도 불구하고 동료들은 문자 메시지에 계속 참여하고 비디오 피드를 계속 실행해야합니다.

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5. 각 팀원에 대해 기억하십시오.

모든 동료가 의사 소통이 가능하고 외향적 인 것은 아닙니다. 어떤 사람들은 자신의 의견을 특별히 요청하지 않으면 아무 말도하지 않을 것입니다. 그렇다고 그 동료들이 회의에 추가 할 가치가 없다는 의미는 아닙니다. Au 반대! 중재자의 임무는 대화를 안내하고 모든 사람이 말하고 침묵하는 참가자에게도 구체적인 질문을 할 수있는 기회를 제공하는 것입니다. 이렇게하면 모든 사람이 회의에 참여하고 모든 동료가 의견을 제시 할 수 있습니다. 모든 사람이 참여하도록 권장하면 가상 회의가 더 창의적이고 생산적이 될 가능성이 더 커집니다.

6. 캐주얼 전환은 플러스입니다

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재택 근무를 할 때 동료를 따라 잡을 기회가 적습니다. 시간이 적절하다면 가상 환경에서도 스몰 토크는 환영받는 것 이상입니다. 좋은 접근 방식은 동료가 채팅 할 수 있도록 원격 회의를 미리 예약하는 것입니다. 회의에 약간의 재미를 더하고 동료들이 팀원들과 유대를 맺을 수 있도록함으로써 단순히 오늘 하루 어땠는지 물어 보는 것만 으로도 가능합니다. 회의 참가자는 더 편안하고 편안하며 편안하게 느낄 것입니다. 이렇게하면 가상 공간에서 그들의 존재가 느껴집니다. 팀원으로서 연결된 느낌의 중요성을 결코 과소 평가하지 마십시오.

7. 평가 요청

가상 팀 회의는 더 이상 예외가 아니므로 무엇이 잘 작동하고 무엇이 좋지 않은지 확인하는 것이 중요합니다. 아무도 시간을 낭비하거나 듣지 않는다는 느낌을 원하지 않습니다. 이는 온라인 회의가 효과적이고 도움이 될 수 있다는 생각에 대한 좌절과 거부를 야기합니다. 그렇다면 참가자에게 회의에 대한 피드백을 요청하는 것은 어떻습니까?

최상의 상황에서도 사람들에게 자신의 생각과 감정을 공개하도록 요청하는 것은 어려울 수 있습니다. 동료들이 설문 조사에 더 개방적으로 답변 할 수있을 것입니다. 특히 그 설문 조사가 익명 인 경우에는 더 성실 할 수 있습니다. 주어진 피드백에 따라 행동하고 적어도 좋은 것으로 표시되지 않은 포인트를 개선하는 것이 중요합니다. 원격 회의는 조직하기 쉽지 않으며 건설적인 비판은 미래의 회의에 큰 도움이 될 수 있습니다.

8. 회의 녹음 및 기록

가상 회의 녹화에 대해 생각해 본 적이 있습니까? 이것은 이유없이 널리 퍼진 관행이되었습니다. 회의를 놓친 직원은 나중에 듣고 최신 상태를 유지할 수 있으므로 회의를 놓친 직원에게 도움이됩니다. 성공적인 가상 팀은 또한 녹음을 녹음하기 위해 녹음 서비스를 종종 고용합니다. 전사는 무슨 일이 일어나고 있는지 알기 위해 녹음 된 회의 전체를들을 필요가 없기 때문에 직원의 귀중한 시간을 절약합니다. 그들이해야 할 일은 대본을보고 핵심 부분을주의 깊게 읽어서 시간을 절약하고 진행 상황을 알 수 있도록하는 것입니다. 좋은 전사 서비스 제공 업체를 찾고 있다면 Gglot을 선택하십시오. 가상 회의를 개선하여 모든 참가자에게 더 큰 영향을 미칠 수 있도록 도와 드릴 수 있습니다.

대면 회의는 완벽하지 않으며 몇 가지 단점이 있으며 온라인 회의는 대부분을 공유합니다. 게다가 그들은 그들 자신의 독특한 문제를 가지고 있습니다. 모든 사람의 시간을 낭비하는 비생산적인 회의에 안주 할 필요는 없지만 가상 회의를 사용하여 정보를 얻고, 생산적이며, 창의적이며 동료와 연결을 유지할 수 있습니다. 위에 나열된 조언 중 일부를 시도해보십시오. 올바른 도구를 선택하고, 회의를위한 좋은 시간을 정하고, 의제를 적고, 배경 소음을 해결하고, 모든 사람의 참여를 유지하고, 일상적인 대화를 장려하고, 피드백을 요청하고, 마지막으로 회의를 녹화하십시오. 받아 적 으세요. 팀을위한 탁월한 가상 회의 환경을 만들 수 있기를 바랍니다!