व्हर्च्युअल टीम मीटिंग्स प्रभावी कसे बनवायचे?

चांगल्या व्हर्च्युअल मीटिंगसाठी टिपा

कोणत्याही गंभीर कंपनीच्या योग्य कार्यासाठी मीटिंग्ज खूप महत्त्वाच्या असतात. ते महत्त्वाचे आहेत कारण ते प्रत्येक कार्यसंघ सदस्याला कंपनीमध्ये काय चालले आहे आणि कंपनीच्या विकास धोरण कोणत्या दिशेने जात आहेत याबद्दल अद्ययावत राहणे शक्य करतात. त्याशिवाय, मीटिंग ही कार्यसंघांना त्यांचे नातेसंबंध एकत्र करण्याची आणि सरळ करण्याची किंवा कर्मचाऱ्यांना फक्त आठवण करून देण्याची संधी असते की ते कंपनीत एकटे नाहीत आणि त्यांना त्यांच्या सहकाऱ्यांसोबत एकत्र काम करणे आवश्यक आहे.

साथीच्या रोगामुळे, बऱ्याच व्यवसायांनी निर्णय घेतला आहे की त्यांच्या कर्मचाऱ्यांनी सध्या घरून काम करावे. याचा अर्थ असा आहे की पूर्वी ज्या प्रकारे मीटिंग आयोजित केल्या जात होत्या त्या पद्धतीने आयोजित करणे जवळजवळ अशक्य झाले आहे. म्हणून, या नवीन परिस्थितीसाठी महत्त्वपूर्ण समायोजन आवश्यक आहे. पुन्हा एकदा आपण तंत्रज्ञानावर अवलंबून आहोत. वैयक्तिक संप्रेषण अवांछित झाले आहे अशा वेळी संप्रेषण सुलभ करण्यासाठी अनेक साधने विकसित केली गेली आहेत आणि विकसित केली जात आहेत. आणि खरंच, रिमोट मीटिंग ही आमची नवीन सामान्य होत आहे. जे एकेकाळी वेगवेगळ्या देशांमध्ये किंवा अगदी वेगवेगळ्या खंडात काम करणाऱ्या सहकर्मचाऱ्यांसाठी केवळ अपारंपरिक बैठकांसाठी राखीव होते तेच आता हॉलमध्ये जॉन आणि जिमसोबत बैठक आयोजित करण्याचा एकमेव मार्ग बनला आहे. परंतु संपर्काच्या अशा माध्यमांना अजूनही अडथळे येत आहेत. आम्ही काही समस्यांकडे लक्ष देऊ आणि त्यावर मात करण्यासाठी काही संभाव्य मार्ग सुचवण्याचा प्रयत्न करू.

दूरस्थ सभांचे अडथळे

1. वेळेतील फरक, वेळेतील भिन्नता

लांब-अंतराच्या व्हर्च्युअल मीटिंगचे समन्वय साधणे म्हणजे एकाधिक टाइम झोनचा सामना करणे. न्यूयॉर्कमधील सहकारी अजूनही सकाळची कॉफी घेत असताना, बीजिंगमधील सहकाऱ्याने मीटिंगच्या आधी रात्रीचे जेवण केले आहे आणि मीटिंग पूर्ण होताच, तो कदाचित आरामदायी पायजामासाठी आपला सूट बदलेल.

2. तांत्रिक समस्या

असे अनेकदा घडते की अपुऱ्या कनेक्शनमुळे मीटिंगमध्ये व्यत्यय येतो आणि यामुळे विविध समस्या निर्माण होऊ शकतात, उदाहरणार्थ सुप्रसिद्ध कमी ऑडिओ/व्हिडिओ गुणवत्ता किंवा जास्त नापसंत आणि अधिक नाट्यमय गोठवलेले स्क्रीन प्रभाव. तसेच, त्रासदायक पार्श्वभूमी आवाजामुळे संभाषणे व्यत्यय आणू शकतात. दुसरी तांत्रिक अडचण अशी आहे की बऱ्याच मीटिंगला उशीर होतो आणि वेळ वाया जातो कारण लोकांना लॉग इन करण्यात आणि सॉफ्टवेअरमधील समस्यांमुळे मीटिंगमध्ये प्रवेश करण्यात समस्या येतात.

3. नैसर्गिक संभाषणे आणि लहान चर्चा

प्रत्येक समोरासमोर बैठकीच्या सुरूवातीस, लोक फक्त बर्फ तोडण्यासाठी आणि अधिक आरामदायी होण्यासाठी लहानशा गप्पा मारतात. ऑनलाइन मीटिंगमध्ये हे थोडे अवघड असते, कारण संवाद खरोखर नैसर्गिक नसतो आणि जेव्हा लोक एकाच वेळी बोलतात (जे अनेकदा समोरासमोर संप्रेषणात होते), तेव्हा अस्वस्थ आवाज निर्माण होतो आणि संभाषण बरेचदा अस्पष्ट होते. म्हणूनच व्हर्च्युअल मीटिंगमधील लोक एकमेकांना व्यत्यय न आणण्याचा प्रयत्न करतात आणि ते थेट विषयावर जातात. याचा परिणाम असा होतो की रिमोट मीटिंगमध्ये नेहमी इतर सहभागींकडून फारसे इनपुट नसलेले प्रेझेंटेशन अधिक असते, विशेषत: जर कोणतेही प्रश्न विचारले जात नाहीत.

व्हर्च्युअल मीटिंग कसे सुधारायचे

कामकाजाच्या वातावरणातील अनपेक्षित बदल प्रत्येकासाठी खूप जास्त असू शकतात. फक्त काही गोष्टी समायोजित करून, व्यवस्थापक आणि कार्यसंघ जुळवून घेऊ शकतात आणि काही अडथळ्यांवर मात कशी करायची ते शिकू शकतात आणि ऑनलाइन मीटिंग्ज अधिक प्रभावी, फलदायी आणि उपयुक्त होऊ शकतात. या टप्प्यावर, आम्ही तुम्हाला तुमची दूरस्थ बैठक कशी यशस्वी होऊ शकते याबद्दल काही टिपा देण्याचा प्रयत्न करू.

1. व्हिडिओ कॉन्फरन्स टूल निवडा

पहिला मुद्दा म्हणजे चांगला तांत्रिक सेटअप निवडणे. तेथे भरपूर तंत्रज्ञान आहे ज्यामुळे ऑनलाइन मीटिंग सुरळीतपणे चालते. तुम्हाला ते अधिक पारंपारिक ठेवायचे असल्यास Skype किंवा Google Hangouts निवडा. दुसरीकडे, झूम हे अधिक आधुनिक आणि आजकाल अत्यंत लोकप्रिय कॉन्फरन्सिंग प्लॅटफॉर्म आहे. GotoMeeting विशेषतः व्यवसायासाठी तयार केले होते आणि त्याचे फायदे आहेत. नमूद करण्यासारखी इतर साधने आहेत: Join.me, UberConference आणि Slack. ही सर्व संप्रेषण साधने रिमोट मीटिंगसाठी अधिक चांगली आहेत. तुमच्या कंपनीसाठी काय चांगले काम करते ते तुम्हाला पाहावे लागेल. हायलाइट करण्यासारखी एक महत्त्वाची गोष्ट म्हणजे एकदा तुम्ही प्लॅटफॉर्म निवडल्यानंतर तुम्ही त्यावर चिकटून राहण्याचा प्रयत्न केला पाहिजे आणि ते वारंवार बदलू नका, कारण ते तुमच्या सहकाऱ्यांना अनावश्यक गोंधळात टाकेल.

2. मीटिंगसाठी सर्वोत्तम वेळ

मीटिंग शेड्यूल करणे कठीण वाटत नाही, परंतु ते नक्कीच असू शकते. कॉर्पोरेट सेटिंगमध्ये तुम्ही वेगवेगळ्या अंतर्गत शेअर केलेल्या क्लाउड-आधारित साधनांसह तुमच्या आमंत्रण सूचीमधील उपलब्धतेची तुलना करू शकता. कोणत्या गोष्टी विचारात घेतल्या पाहिजेत? स्थानिक सुट्ट्या, जेवणाच्या वेळा आणि इतर संभाव्य प्रादेशिक घटक जे तुमच्या बैठकीला टक्कर देऊ शकतात, विशेषतः तुमचे सहकारी जगाच्या दुसऱ्या बाजूला राहत असल्यास. जेव्हा हे शक्य असेल तेव्हा, मीटिंग्ज खूप आधीपासून शेड्यूल करणे नेहमीच चांगली कल्पना असते, कारण प्रत्येकाला जितकी जास्त सूचना असेल, सहकार्यांमध्ये टक्कर होण्याची शक्यता कमी असते.

3. अजेंडा सेट करा

सर्वप्रथम, मीटिंग किती काळ चालेल हे लक्षात घेतले पाहिजे. हे तुम्हाला संमेलनाची रचना निश्चित करण्यात मदत करेल. आमचा सल्ला आहे: एक अजेंडा लिहा! मीटिंगची रचना करा, मुख्य मुद्द्यांवर विचार करा आणि त्यांना चिकटवा, सहभागी संघ सदस्यांची नावे आणि त्यांच्या जबाबदाऱ्या लिहा. तसेच, प्रत्येकजण अजेंड्यावर टिकून राहील आणि सर्व मुख्य मुद्द्यांवर चर्चा होईल याची खात्री करण्यासाठी एक कर्मचारी मध्यस्थ म्हणून मीटिंगचा प्रभारी आहे ही चांगली पद्धत आहे.

बैठकीपूर्वी सर्व सहभागींना अजेंडा पाठवणे हा एक चांगला सराव आहे. त्यामुळे प्रत्येकजण त्यानुसार तयारी करू शकतो.

4. पार्श्वभूमी आवाज हाताळा

आम्ही सर्वांनी मीटिंगमध्ये भाग घेतला आहे जेथे तुम्हाला अयोग्य रिंग फोन, मोठ्याने रहदारीचा आवाज किंवा अतिउत्साही कुटुंबाचा कुत्रा ऐकू येतो. पार्श्वभूमीत लक्ष विचलित करणारा आवाज असल्यास प्रत्येक सहकाऱ्याला त्यांच्या ओळी निःशब्द करणे माहित असल्याची खात्री करा. तरीसुद्धा, सहकाऱ्यांनी मजकूर संदेशाद्वारे सहभाग घेणे सुरू ठेवावे आणि त्यांचे व्हिडिओ फीड चालू ठेवावे.

5. प्रत्येक कार्यसंघ सदस्याबद्दल लक्षात ठेवा

सर्व सहकारी संवाद साधणारे आणि बाहेर जाणारे नसतात. काही लोक त्यांचे मत विचारले गेले नाही तर ते कधीही काहीही बोलणार नाहीत. याचा अर्थ असा नाही की त्या सहकाऱ्यांकडे मीटिंगमध्ये जोडण्यासाठी काही मौल्यवान नाही. ऑ कॉन्ट्रायर! मध्यस्थाचे कार्य हे संभाषणाचे मार्गदर्शन करणे आणि प्रत्येकाला बोलण्याची संधी आहे याची खात्री करणे आणि मूक सहभागींना विशिष्ट प्रश्न विचारणे देखील आहे. अशा प्रकारे प्रत्येकजण मीटिंगमध्ये व्यस्त असेल आणि सर्व सहकाऱ्यांना त्यांचे इनपुट देण्याची शक्यता आहे. जर प्रत्येकाला सहभागी होण्यासाठी प्रोत्साहित केले गेले, तर व्हर्च्युअल मीटिंग अधिक सर्जनशील आणि फलदायी होण्याची शक्यता जास्त आहे.

6. अनौपचारिक रूपांतरण एक प्लस आहे

घरून काम करताना, आमच्याकडे सहकाऱ्यांशी संपर्क साधण्याच्या कमी संधी असतात. योग्य वेळ असल्यास, आभासी वातावरणातही लहानशा चर्चा स्वागतार्ह आहेत. सहकर्मचाऱ्यांना गप्पा मारण्यासाठी रिमोट मीटिंगसाठी काही वेळ राखून ठेवणे हा एक चांगला दृष्टीकोन आहे. मीटिंगमध्ये थोडी मजा जोडून आणि सहकाऱ्यांना त्यांच्या कार्यसंघ सदस्यांशी बंध जोडणे शक्य करून, कदाचित तुमचा आजपर्यंतचा दिवस कसा होता हे विचारून? मीटिंगमधील सहभागींना अधिक आराम, आरामशीर आणि आरामदायक वाटेल. अशा प्रकारे त्यांची उपस्थिती आभासी जागेत जाणवेल. संघाचा सदस्य म्हणून जोडलेल्या भावनांचे महत्त्व कधीही कमी लेखू नका.

7. मूल्यमापनासाठी विचारा

व्हर्च्युअल टीम मीटिंग्स आता अपवाद नसल्यामुळे, काय चांगले काम करते आणि काय नाही हे पाहणे महत्त्वाचे आहे. कोणालाही आपला वेळ वाया घालवायचा नाही किंवा आपले ऐकले जात नाही अशी भावना बाळगायची नाही. यामुळे निराशा निर्माण होते आणि ऑनलाइन मीटिंग्ज प्रभावी आणि उपयुक्त असू शकतात या कल्पनेला नकार देतात. तर, मीटिंगबद्दल तुम्हाला फीडबॅक देण्यासाठी सहभागीला का विचारू नये?

अगदी चांगल्या परिस्थितीतही, लोकांना त्यांचे विचार आणि भावना उघड करण्यास सांगणे कठीण असू शकते. कदाचित तुमचे सहकारी मतदानाला उत्तर देण्यासाठी अधिक खुले असतील, विशेषत: जर ते मतदान निनावी असेल, तर त्यांना त्या बाबतीत अधिक प्रामाणिक राहणे सोपे जाईल. दिलेल्या अभिप्रायावर कृती करणे आणि किमान चांगले म्हणून लेबल न केलेले मुद्दे सुधारण्याचा प्रयत्न करणे महत्वाचे आहे. दूरस्थ सभा आयोजित करणे सोपे नसते आणि भविष्यातील लोकांसाठी रचनात्मक टीका खूप उपयुक्त ठरू शकते.

8. मीटिंग रेकॉर्ड करा आणि लिप्यंतरण करा

तुम्ही तुमची व्हर्च्युअल मीटिंग रेकॉर्ड करण्याचा कधी विचार केला आहे का? ही एक व्यापक प्रथा बनली आहे आणि विनाकारण नाही. मीटिंग चुकवलेल्या कर्मचाऱ्यांना ते नंतर ऐकण्याची आणि अद्ययावत राहण्याची शक्यता असल्यामुळे ते मदत करते. यशस्वी व्हर्च्युअल टीम अनेकदा रेकॉर्डिंगचे लिप्यंतरण करण्यासाठी ट्रान्सक्रिप्शन सेवा भाड्याने घेतात. ट्रान्सक्रिप्शनमुळे कर्मचाऱ्यांचा मौल्यवान वेळ वाचतो, कारण काय चालले आहे हे जाणून घेण्यासाठी त्यांना संपूर्ण रेकॉर्ड केलेली मीटिंग ऐकण्याची गरज नाही. त्यांना फक्त प्रतिलेखांवर नजर टाकणे आणि मुख्य भाग काळजीपूर्वक वाचणे आवश्यक आहे जेणेकरून ते वेळ वाचवू शकतील आणि तरीही काय चालले आहे ते कळू शकेल. तुम्ही एक चांगला ट्रान्सक्रिप्शन सेवा प्रदाता शोधत असाल, तर Gglot वर जा. तुमची व्हर्च्युअल मीटिंग वाढवण्यात आम्ही तुमची मदत करू शकतो, जेणेकरून सर्व सहभागींवर त्याचा अधिक प्रभाव पडेल.

समोरासमोरच्या मीटिंग्ज परिपूर्ण नसतात आणि त्यामध्ये काही तोटे असतात आणि ऑनलाइन मीटिंग्ज त्यापैकी बहुतांश शेअर करतात. त्या वर ते स्वतःच्या अनोख्या समस्या घेऊन येतात. प्रत्येकाचा वेळ वाया घालवणाऱ्या अनुत्पादक मीटिंगसाठी तुम्हाला सेटल करण्याची गरज नाही, परंतु तुम्ही माहितीपूर्ण, उत्पादक, सर्जनशील आणि तुमच्या सहकाऱ्यांशी कनेक्ट राहण्यासाठी आभासी मीटिंग वापरू शकता. वर सूचीबद्ध केलेल्या काही सल्ल्या वापरून पहा: योग्य साधन निवडा, मीटिंगसाठी चांगली वेळ सेट करा, अजेंडा लिहा, पार्श्वभूमीतील आवाज हाताळा, प्रत्येकाला गुंतवून ठेवा, प्रासंगिक संभाषणासाठी प्रोत्साहन द्या, अभिप्राय विचारा आणि शेवटचे पण नाही, मीटिंग रेकॉर्ड करा आणि ते लिप्यंतरण करा. आम्ही आशा करतो की तुम्ही तुमच्या टीमसाठी एक अपवादात्मक व्हर्च्युअल मीटिंग वातावरण तयार कराल!