Як зробити зустрічі віртуальних команд ефективними?
Поради щодо кращих віртуальних зустрічей
Зустрічі дуже важливі для нормального функціонування будь-якої серйозної компанії. Вони важливі, оскільки дають можливість кожному члену команди бути в курсі того, що відбувається в компанії та в якому напрямку рухаються стратегії розвитку компанії. Крім того, зустрічі — це також можливість для команд зібратися і налагодити свої стосунки або просто нагадати співробітникам, що вони не самотні в компанії і що їм потрібно працювати разом зі своїми колегами.
Через пандемію багато компаній вирішили, що їхні працівники поки що мають працювати вдома. Це також означає, що стало майже неможливо проводити зустрічі так, як вони проводилися раніше. Тому ця нова ситуація потребує суттєвого коригування. Ми знову покладаємося на технології. Багато інструментів є і розробляються, щоб допомогти полегшити спілкування в моменти, коли особисте спілкування стало небажаним. І справді, дистанційні зустрічі стають нашою новою нормою. Те, що колись було зарезервовано лише для нетрадиційних зустрічей для співробітників, які працюють у різних країнах або навіть на різних континентах, тепер стало єдиним способом провести зустріч з Джоном і Джимом через зал. Але такі засоби комунікації все ще стикаються з перешкодами. Ми розглянемо деякі проблеми та спробуємо запропонувати можливі шляхи їх подолання.
Перешкоди дистанційних зустрічей
- Різниця у часі
Координація віртуальної зустрічі на відстані може означати впоратися з кількома часовими поясами. Поки колега з Нью-Йорка ще п’є ранкову каву, колега в Пекіні щойно пообідав перед зустріччю і, як тільки зустріч закінчиться, він, ймовірно, змінить костюм на зручну піжаму.
2. Технічні проблеми
Часто трапляється, що зустріч переривається через неналежне з’єднання, і це може спричинити різні проблеми, наприклад, добре відома низька якість аудіо/відео або неподобаний і більш драматичний ефект замороженого екрану. Крім того, розмову можуть порушити дратівливі фонові шуми. Інша технічна проблема полягає в тому, що багато зустрічей затримуються, а час витрачається даремно, оскільки люди мають проблеми з входом в систему та доступом до нарад через проблеми з програмним забезпеченням.
3. Природні розмови та дрібниці
На початку кожної зустрічі віч-на-віч люди, як правило, ведуть невелику розмову, щоб просто зламати лід і відчувати себе комфортніше. Під час онлайн-зустрічей це трохи складно, оскільки спілкування не є насправді природним, і коли люди говорять одночасно (що часто відбувається при спілкуванні віч-на-віч), створюється неприємний шум, і розмова дуже часто стає непомітною. Тому люди на віртуальних зустрічах намагаються не перебивати один одного і переходять відразу до теми. Наслідком цього є те, що віддалені зустрічі завжди мають тенденцію бути більшою мірою презентацією з не такою кількістю внеску від інших учасників, особливо якщо не задають жодних питань.
Як покращити віртуальні зустрічі
Несподівані зміни в робочому середовищі можуть бути занадто важкими для кожного. Просто налаштувавши кілька речей, менеджери та команди можуть адаптуватися та навчитися долати деякі перешкоди, а онлайн-зустрічі можуть стати ефективнішими, продуктивнішими та кориснішими. На цьому етапі ми спробуємо дати вам кілька порад щодо того, як ваша віддалена зустріч може стати успішною.
- Виберіть інструмент для відеоконференції
Перший момент — це вибрати гарну технічну установку. Існує велика кількість технологій, які забезпечують безперебійну онлайн-зустріч. Якщо ви хочете зробити його більш традиційним, виберіть Skype або Google Hangouts. З іншого боку, Zoom – це більш сучасна і в наш час надзвичайно популярна платформа для проведення конференцій. GotoMeeting був спеціально створений для бізнесу і має свої переваги. Інші інструменти, які варто згадати: Join.me, UberConference та Slack. Усі ці засоби спілкування більш ніж підходять для віддалених зустрічей. Вам потрібно буде побачити, що найкраще підходить для вашої компанії. Важливо підкреслити те, що, вибравши платформу, ви повинні намагатися її дотримуватися і не змінювати її часто, оскільки це заплутає ваших колег непотрібно.
2. Найкращий час для зустрічі
Здається, не складно призначити зустріч, але це точно може бути. У корпоративних налаштуваннях ви можете порівнювати доступність у своєму списку запрошень за допомогою різних внутрішніх спільних хмарних інструментів. Які речі слід враховувати? Місцеві свята, час прийому їжі та інші потенційні регіональні фактори, які можуть вплинути на вашу зустріч, особливо якщо ваші колеги живуть на іншому кінці земної кулі. Якщо це можливо, завжди добре планувати зустрічі завчасно, тому що чим більше попереджають усі, тим менша ймовірність, що колеги виникнуть зіткнення.
3. Установіть порядок денний
Перш за все, потрібно мати на увазі, скільки триватиме зустріч. Це допоможе вам встановити структуру зустрічі. Наша порада: пишіть порядок денний! Структуруйте зустріч, подумайте про основні моменти, які потрібно висвітлити, і дотримуйтеся їх, запишіть імена учасників команди та їхні обов’язки. Крім того, гарною практикою є те, що один співробітник відповідає за зустріч як свого роду посередник, щоб переконатися, що всі дотримуються порядку денного і що всі ключові моменти обговорюються.
Хорошою практикою є розсилання порядку денного всім учасникам перед засіданням. Таким чином кожен зможе підготуватися відповідним чином.
4. Усуньте фоновий шум
Ми всі брали участь у зустрічах, на яких можна було почути неадекватні дзвінки телефонів, гучний шум транспорту або надто схвильовану сімейну собаку. Переконайтеся, що кожен колега знає, як приглушити свої репліки, якщо у фоновому режимі є відволікаючий шум. Тим не менш, колеги мають продовжувати брати участь у текстових повідомленнях та підтримувати свою відеоканал.
5. Згадайте про кожного члена команди
Не всі колеги комунікабельні та комунікабельні. Деякі люди просто ніколи нічого не скажуть, якщо їх спеціально не запитають про їхню думку. Це не означає, що ці колеги не мають нічого цінного, щоб додати до зустрічі. Навпаки! Завдання медіатора також полягає в тому, щоб керувати розмовою та забезпечити можливість кожному висловитися, а також задати конкретні запитання навіть мовчазним учасникам. Таким чином усі будуть залучені до зустрічі, а всі колеги матимуть можливість висловити свою думку. Якщо всіх заохочувати до участі, є більше шансів, що віртуальна зустріч буде більш креативною та продуктивною.
6. Випадкове перетворення – це плюс
Працюючи вдома, ми маємо менше можливостей наздогнати колег. Якщо є відповідний час, невелика бесіда більш ніж вітається навіть у віртуальному середовищі. Хорошим підходом було б зарезервувати деякий час наперед віддалену зустріч, щоб дозволити колегам поспілкуватися. Додавши трохи веселощів до зустрічей і давши можливість колегам налагодити зв’язок із членами їхньої команди, можливо, просто запитавши « Як пройшов ваш день?» учасники зустрічі почуватимуться більш комфортно, невимушено та комфортно. Так їх присутність буде відчуватися у віртуальному просторі. Ніколи не недооцінюйте важливість відчуття зв’язку як члена команди.
7. Попросіть оцінку
Оскільки віртуальні командні зустрічі більше не є винятком, важливо бачити, що працює добре, а що ні. Ніхто не хоче витрачати свій час або мати відчуття, що його не чують. Це викликає розчарування та відкидання ідеї, що онлайн-зустрічі можуть бути ефективними та корисними. Тож чому б не попросити учасника надати вам відгук про зустріч?
Навіть за найкращих обставин попросити людей відкрити свої думки та почуття може бути важко. Можливо, ваші колеги будуть більш відкритими для відповіді на опитування, особливо якщо це опитування анонімне, у такому випадку їм буде легше бути більш щирими. Дуже важливо діяти відповідно до наданих відгуків і принаймні намагатися покращити ті моменти, які не були позначені як хороші. Дистанційні зустрічі нелегко організувати, а конструктивна критика може стати в нагоді майбутнім.
8. Запишіть і розшифруйте зустріч
Ви коли-небудь думали про те, щоб записати свою віртуальну зустріч? Це стало поширеною практикою і не без причини. Це допомагає працівникам, які пропустили нараду, оскільки вони мають можливість прослухати її потім і бути в курсі подій. Успішні віртуальні команди також часто наймають послуги транскрипції для транскрибування записів. Розшифровка економить дорогоцінний час співробітників, тому що їм не потрібно прослуховувати всю записану зустріч, щоб дізнатися, що відбувається. Все, що їм потрібно зробити, це поглянути на стенограми та уважно прочитати ключові частини, щоб вони могли заощадити час і все одно знати, що відбувається. Якщо ви шукаєте хорошого постачальника послуг транскрипції, зверніться до Gglot. Ми можемо допомогти вам покращити вашу віртуальну зустріч, щоб вона мала більший вплив на всіх учасників.
Зустрічі віч-на-віч не ідеальні, і у них є деякі недоліки, і більшість з них спільні для онлайн-зустрічей. Крім того, вони мають свої унікальні проблеми. Вам не потрібно задовольнятися непродуктивними нарадами, які витрачають даремно час, але ви можете використовувати віртуальні зустрічі, щоб залишатися інформованими, продуктивними, креативними та на зв’язку зі своїми колегами. Спробуйте деякі з перелічених вище порад: виберіть правильний інструмент, встановіть сприятливий час для зустрічі, запишіть порядок денний, усуньте фонові шуми, тримайте всіх зацікавлених, заохочуйте невимушену бесіду, запитайте зворотний зв’язок і не в останню чергу запишіть зустріч. і отримати його розшифровку. Сподіваємося, що ви створите для своєї команди виняткове віртуальне середовище для зустрічей!