Paano Gawing Epektibo ang Mga Pagpupulong ng Virtual Team?

Mga tip para sa mas magagandang virtual na pagpupulong

Napakahalaga ng mga pagpupulong para sa maayos na paggana ng anumang seryosong kumpanya. Mahalaga ang mga ito dahil ginagawa nilang posible para sa bawat miyembro ng koponan na maging up-to-date sa kung ano ang nangyayari sa kumpanya at kung ano ang direksyon ng mga diskarte sa pag-unlad ng kumpanya. Higit pa rito, ang mga pagpupulong ay isang pagkakataon din para sa mga koponan na tipunin at ituwid ang kanilang mga relasyon, o para lang ipaalala sa mga empleyado na hindi sila nag-iisa sa kumpanya at kailangan nilang gumana nang magkasama kasama ang kanilang mga katrabaho.

Dahil sa pandemya, maraming mga negosyo ang nagpasya na ang kanilang mga empleyado ay dapat magtrabaho mula sa bahay pansamantala. Nangangahulugan din iyon na halos imposibleng magsagawa ng mga pagpupulong tulad ng ginawa nila noon. Samakatuwid, ang bagong sitwasyong ito ay nangangailangan ng makabuluhang pagsasaayos. Muli, umaasa tayo sa teknolohiya. Maraming mga tool ang mayroon at ginagawa upang makatulong na mapadali ang komunikasyon sa mga oras na ang personal na komunikasyon ay naging hindi kanais-nais. At sa katunayan, ang mga malalayong pagpupulong ay nagiging ating bagong normal. Ang dati ay nakalaan lamang para sa mga hindi kinaugalian na pagpupulong para sa mga katrabahong nagtatrabaho sa iba't ibang bansa o kahit sa iba't ibang kontinente ay naging tanging paraan na ngayon upang magsagawa ng isang pulong kasama sina John at Jim sa buong bulwagan. Ngunit ang ganitong paraan ng komunikasyon ay nahaharap pa rin sa mga hadlang. Susuriin namin ang ilan sa mga problema at susubukan naming magmungkahi ng ilang posibleng paraan upang malampasan ang mga ito.

Mga hadlang sa malalayong pagpupulong

1. Pagkakaiba ng oras

Ang pag-coordinate ng long-distance virtual meeting ay maaaring mangahulugan ng pagharap sa maraming time zone. Habang ang kasamahan mula sa New York ay humihigop pa rin ng kanyang kape sa umaga, ang katrabaho sa Beijing ay kumain ng hapunan bago ang pulong at sa sandaling matapos ang pulong, malamang na magpapalit siya ng kanyang suit para sa kumportableng pajama.

2. Mga teknikal na problema

Madalas na nangyayari na naaantala ang pagpupulong dahil sa hindi sapat na koneksyon, at maaari itong lumikha ng iba't ibang mga problema, halimbawa ang kilalang mababang kalidad ng audio/video o ang pinaka-ayaw at mas dramatic na frozen na epekto ng screen. Gayundin, maaaring maputol ang mga pag-uusap ng nakakainis na ingay sa background. Ang isa pang teknikal na problema ay ang maraming mga pagpupulong ay naantala at ang oras ay nasasayang dahil ang mga tao ay may mga problema sa pag-log in at pag-access sa mga pulong dahil sa mga problema sa software.

3. Natural na pag-uusap at maliit na usapan

Sa simula ng bawat harapang pagpupulong, ang mga tao ay may posibilidad na makipag-usap, para lang masira ang yelo at maging mas komportable. Sa mga online na pagpupulong, medyo nakakalito ito, dahil hindi naman natural ang komunikasyon at kapag ang mga tao ay sabay-sabay na nag-uusap (na kadalasang nangyayari sa harap-harapang komunikasyon), nabubuo ang hindi komportableng ingay at ang pag-uusap ay madalas na nagiging hindi napapansin. Iyon ang dahilan kung bakit sinusubukan ng mga tao sa virtual na pagpupulong na huwag matakpan ang isa't isa at dumiretso sila sa paksa. Ang kinahinatnan ay ang mga malalayong pagpupulong ay laging may posibilidad na maging higit sa isang pagtatanghal na walang gaanong input mula sa ibang mga kalahok, lalo na kung walang itatanong.

Paano pagbutihin ang mga virtual na pagpupulong

Ang mga hindi inaasahang pagbabago sa kapaligiran sa pagtatrabaho ay maaaring maging labis para sa lahat. Sa simpleng pagsasaayos ng ilang bagay, ang mga tagapamahala at mga koponan ay maaaring umangkop at matutunan kung paano lampasan ang ilan sa mga hadlang at ang mga online na pagpupulong ay maaaring maging mas epektibo, produktibo at kapaki-pakinabang. Sa puntong ito, susubukan naming bigyan ka ng ilang tip sa kung paano magiging matagumpay ang iyong remote na pagpupulong.

1. Pumili ng tool sa video conference

Ang unang punto ay ang pumili ng isang mahusay na teknikal na setup. Mayroong isang kasaganaan ng teknolohiya sa labas na nagpapatakbo ng online na pagpupulong nang maayos. Kung gusto mong panatilihin itong mas tradisyonal, piliin ang Skype o Google Hangouts. Sa kabilang banda, ang Zoom ay isang mas moderno at napakasikat na platform ng kumperensya sa kasalukuyan. Ang GotoMeeting ay partikular na binuo para sa negosyo at may mga pakinabang nito. Ang iba pang mga tool na dapat banggitin ay: Join.me, UberConference at Slack. Ang lahat ng mga tool sa komunikasyon na ito ay higit pa sa ayos para sa mga malalayong pagpupulong. Kakailanganin mong makita kung ano ang pinakamahusay para sa iyong kumpanya. Ang isang mahalagang bagay na dapat i-highlight ay na kapag nakapili ka na ng isang platform dapat mong subukang manatili dito at huwag baguhin ito nang madalas, dahil malito nito ang iyong mga kasamahan na hindi kinakailangan.

2. Pinakamagandang oras para sa pulong

Mukhang hindi mahirap mag-iskedyul ng isang pulong, ngunit tiyak na maaari. Sa isang corporate setting maaari mong ihambing ang availability sa iyong listahan ng imbitasyon sa iba't ibang panloob na nakabahaging cloud-based na tool. Anong mga bagay ang dapat isaalang-alang? Mga lokal na pista opisyal, oras ng pagkain, at iba pang potensyal na salik sa rehiyon na maaaring makabangga sa iyong pagpupulong lalo na kung ang iyong mga kasamahan ay nakatira sa kabilang panig ng mundo. Kapag posible, palaging magandang ideya na mag-iskedyul ng mga pagpupulong nang mas maaga, dahil mas napapansin ng lahat, mas maliit ang posibilidad na magkaroon ng banggaan ang mga kasamahan.

3. Itakda ang agenda

Una sa lahat, kailangan mong isipin kung gaano katagal ang pagpupulong. Makakatulong ito sa iyo na itakda ang istraktura ng pulong. Ang aming payo ay: magsulat ng agenda! Buuin ang pagpupulong, isipin ang mga pangunahing punto na kailangang saklawin at manatili sa kanila, isulat ang mga pangalan ng mga kalahok na miyembro ng pangkat at ang kanilang mga responsibilidad. Gayundin, isang magandang kasanayan na ang isang empleyado ang namamahala sa pulong bilang isang uri ng tagapamagitan, upang matiyak na ang lahat ay mananatili sa agenda at ang lahat ng mahahalagang punto ay tinatalakay.

Ang isang mabuting kasanayan ay ipadala ang agenda sa lahat ng kalahok bago ang pulong. Sa ganoong paraan ang lahat ay makapaghahanda nang naaayon.

4. Harapin ang ingay sa background

Nakilahok kaming lahat sa mga pagpupulong kung saan maririnig mo ang hindi naaangkop na mga ring phone, malakas na ingay ng trapiko o ang aso ng pamilya na labis na nasasabik. Tiyaking alam ng bawat kasamahan na i-mute ang kanilang mga linya kung may nakakagambalang ingay sa background. Gayunpaman, dapat na patuloy na lumahok ang mga kasamahan sa pamamagitan ng mga text message at panatilihing tumatakbo ang kanilang video feed.

5. Tandaan ang tungkol sa bawat miyembro ng pangkat

Hindi lahat ng kasamahan ay nakikipag-usap at palakaibigan. Ang ilang mga tao ay hindi kailanman magsasabi ng anuman kung hindi sila partikular na hihilingin para sa kanilang opinyon. Hindi iyon nangangahulugan na ang mga kasamahan na iyon ay walang anumang mahalagang idaragdag sa pulong. Au contraire! Ang trabaho ng tagapamagitan ay gabayan din ang pag-uusap at tiyakin na ang bawat isa ay may pagkakataong magsalita at magtanong kahit ang mga tahimik na kalahok ng mga partikular na katanungan. Sa ganoong paraan ang lahat ay makikibahagi sa pulong at lahat ng mga kasamahan ay may posibilidad na magbigay ng kanilang input. Kung hinihikayat ang lahat na lumahok, mas malaki ang pagkakataon na ang virtual na pagpupulong ay magiging mas malikhain at produktibo.

6. Ang kaswal na conversion ay isang plus

Kapag nagtatrabaho mula sa bahay, mas kaunti ang mga pagkakataon nating makausap ang mga kasamahan. Kung ang oras ay angkop, ang maliit na usapan ay higit na malugod kahit sa virtual na kapaligiran. Ang isang magandang diskarte ay ang magreserba ng ilang oras sa isang malayong pagpupulong upang hayaan ang mga katrabaho na makipag-chat. Sa pamamagitan ng pagdaragdag ng kaunting saya sa mga pagpupulong at paggawang posible para sa mga kasamahan na makipag-bonding sa kanilang mga miyembro ng koponan, marahil sa pamamagitan lamang ng pagtatanong kung Kumusta ang iyong araw sa ngayon? Ang mga kalahok sa pagpupulong ay magiging mas komportable, nakakarelaks at komportable. Sa ganitong paraan mararamdaman ang kanilang presensya sa virtual space. Huwag kailanman maliitin ang kahalagahan ng pakiramdam na konektado bilang isang miyembro ng isang koponan.

7. Humingi ng pagsusuri

Dahil hindi na exception ang mga virtual team meeting, mahalagang makita kung ano ang gumagana nang maayos at kung ano ang hindi. Walang gustong mag-aksaya ng oras o magkaroon ng pakiramdam na hindi sila naririnig. Lumilikha iyon ng pagkabigo at pagtanggi sa ideya na ang mga online na pagpupulong ay maaaring maging epektibo at kapaki-pakinabang. Kaya, bakit hindi hilingin sa kalahok na bigyan ka ng feedback tungkol sa pulong?

Kahit na sa ilalim ng pinakamahusay na mga kalagayan, ang paghiling sa mga tao na buksan ang tungkol sa kanilang mga iniisip at nararamdaman ay maaaring maging mahirap. Baka mas magiging open ang mga kasamahan mo sa pagsagot sa isang poll, lalo na kung anonymous ang poll na iyon, baka mas madali para sa kanila na maging mas sincere sa kasong iyon. Napakahalagang kumilos ayon sa ibinigay na feedback at subukang pabutihin ang mga puntong hindi namarkahang mabuti. Ang mga malalayong pagpupulong ay hindi madaling ayusin at ang nakabubuo na pagpuna ay maaaring maging malaking tulong para sa mga hinaharap.

8. Itala at i-transcribe ang pulong

Naisip mo na bang i-record ang iyong virtual na pagpupulong? Ito ay naging isang malawakang kasanayan at hindi nang walang dahilan. Nakakatulong ito sa mga empleyadong hindi nakarating sa pulong dahil may posibilidad silang makinig dito pagkatapos at manatiling napapanahon. Ang mga matagumpay na virtual team ay madalas ding kumukuha ng mga serbisyo ng transkripsyon para i-transcribe ang mga recording. Ang transkripsyon ay nakakatipid ng mahalagang oras ng mga empleyado, dahil hindi nila kailangang makinig sa buong naitala na pagpupulong upang malaman kung ano ang nangyayari. Ang kailangan lang nilang gawin ay tingnan ang mga transcript at basahin nang mabuti ang mga pangunahing bahagi upang makatipid sila ng oras at malaman pa rin kung ano ang nangyayari. Kung naghahanap ka ng mahusay na tagapagbigay ng serbisyo ng transkripsyon, pumunta sa Gglot. Matutulungan ka naming pahusayin ang iyong virtual na pagpupulong, upang magkaroon ito ng mas malaking epekto sa lahat ng kalahok.

Hindi perpekto ang mga face-to-face na pagpupulong at mayroon silang ilang mga pagbagsak, at karamihan sa mga ito ay ibinabahagi ng mga online na pagpupulong. Higit pa rito, sila ay may sariling natatanging problema. Hindi mo kailangang magpakatatag para sa mga hindi produktibong pagpupulong na nag-aaksaya ng oras ng lahat, ngunit maaari mong gamitin ang mga virtual na pagpupulong upang manatiling may kaalaman, produktibo, malikhain at konektado sa iyong mga kasamahan. Subukan ang ilan sa mga payo na nakalista sa itaas: piliin ang tamang tool, magtakda ng magandang oras para sa pulong, isulat ang agenda, harapin ang mga ingay sa background, panatilihing nakatuon ang lahat, hikayatin ang kaswal na pag-uusap, humingi ng feedback at huling ngunit hindi bababa sa, itala ang pulong at i-transcribe ito. Umaasa kami na gagawa ka ng pambihirang kapaligiran ng virtual na pagpupulong para sa iyong koponan!