จะทำให้การประชุมทีมเสมือนมีประสิทธิภาพได้อย่างไร
เคล็ดลับเพื่อการประชุมเสมือนจริงที่ดียิ่งขึ้น
การประชุมมีความสำคัญมากสำหรับการทำงานอย่างเหมาะสมของบริษัทที่จริงจัง สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญเนื่องจากทำให้สมาชิกในทีมทุกคนได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในบริษัท และทิศทางกลยุทธ์การพัฒนาของบริษัทที่กำลังมุ่งหน้าไปในทิศทางใด ยิ่งไปกว่านั้น การประชุมยังเป็นโอกาสสำหรับทีมในการรวบรวมและกระชับความสัมพันธ์ หรือเพียงเตือนพนักงานว่าพวกเขาไม่ได้อยู่คนเดียวในบริษัทและจำเป็นต้องทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน
เนื่องจากการแพร่ระบาด ธุรกิจหลายแห่งตัดสินใจว่าพนักงานของตนควรทำงานจากที่บ้านในขณะนี้ นั่นก็หมายความว่าแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะดำเนินการประชุมแบบเดิมๆ ดังนั้นสถานการณ์ใหม่นี้จำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนที่สำคัญ อีกครั้งหนึ่งที่เราพึ่งพาเทคโนโลยี เครื่องมือหลายอย่างมีและกำลังได้รับการพัฒนาเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารในเวลาที่การสื่อสารแบบตัวต่อตัวกลายเป็นที่ไม่พึงประสงค์ และแท้จริงแล้ว การประชุมทางไกลกำลังกลายเป็นเรื่องปกติใหม่ของเรา สิ่งที่ครั้งหนึ่งเคยสงวนไว้สำหรับการประชุมแหวกแนวสำหรับเพื่อนร่วมงานที่ทำงานในประเทศต่างๆ หรือแม้แต่ในทวีปต่างๆ ปัจจุบันกลายเป็นวิธีเดียวที่จะจัดการประชุมกับ John และ Jim ที่อยู่อีกฟากหนึ่งของห้องโถงได้ แต่วิธีการสื่อสารดังกล่าวยังคงเผชิญกับอุปสรรค เราจะตรวจสอบปัญหาบางอย่างและพยายามแนะนำวิธีที่เป็นไปได้ในการเอาชนะปัญหาเหล่านั้น
อุปสรรคของการประชุมทางไกล
- ความแตกต่างของเวลา
การประสานงานการประชุมเสมือนจริงทางไกลอาจหมายถึงการรับมือกับเขตเวลาที่หลากหลาย ในขณะที่เพื่อนร่วมงานจากนิวยอร์กยังคงจิบกาแฟยามเช้า เพื่อนร่วมงานในปักกิ่งเพิ่งรับประทานอาหารเย็นก่อนการประชุม และทันทีที่การประชุมเสร็จสิ้น เขาอาจจะเปลี่ยนชุดสูทเป็นชุดนอนแสนสบาย
2. ปัญหาทางเทคนิค
มักเกิดขึ้นที่การประชุมถูกขัดจังหวะเนื่องจากการเชื่อมต่อไม่เพียงพอ และอาจทำให้เกิดปัญหาต่างๆ ได้ เช่น คุณภาพเสียง/วิดีโอที่ทราบกันดีว่าต่ำ หรือเอฟเฟกต์หน้าจอค้างที่ไม่ชอบมากและน่าทึ่งมากขึ้น นอกจากนี้ การสนทนาอาจถูกรบกวนด้วยเสียงพื้นหลังที่น่ารำคาญ ปัญหาทางเทคนิคอีกประการหนึ่งคือการประชุมจำนวนมากล่าช้าและเสียเวลาเนื่องจากผู้คนมีปัญหาในการเข้าสู่ระบบและเข้าถึงการประชุมเนื่องจากปัญหากับซอฟต์แวร์
3. บทสนทนาที่เป็นธรรมชาติและการพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ
ในช่วงเริ่มต้นของการประชุมแบบเห็นหน้ากันทุกครั้ง ผู้คนมักจะพูดคุยกันเล็กๆ น้อยๆ เพียงเพื่อทำลายกำแพงและรู้สึกสบายใจมากขึ้น ในการประชุมออนไลน์อาจยุ่งยากเล็กน้อย เนื่องจากการสื่อสารไม่เป็นธรรมชาติจริงๆ และเมื่อผู้คนพูดคุยพร้อมกัน (ซึ่งมักเกิดขึ้นในการสื่อสารแบบเห็นหน้า) เสียงรบกวนที่ไม่พึงประสงค์จะเกิดขึ้น และการสนทนามักจะมองไม่เห็น นั่นคือเหตุผลที่ผู้คนในการประชุมเสมือนพยายามไม่ขัดจังหวะกันและกัน และพวกเขาก็ตรงไปที่หัวข้อนั้น ผลที่ตามมาก็คือการประชุมทางไกลมักจะเป็นการนำเสนอมากกว่าโดยไม่ได้รับข้อมูลจากผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ มากนัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่มีการถามคำถามใดๆ
วิธีปรับปรุงการประชุมเสมือนจริง
การเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่คาดคิดอาจส่งผลมากเกินไปสำหรับทุกคน เพียงปรับเปลี่ยนบางสิ่ง ผู้จัดการและทีมก็สามารถปรับตัวและเรียนรู้วิธีเอาชนะอุปสรรคบางประการ และการประชุมออนไลน์ก็จะมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และมีประโยชน์มากขึ้น ณ จุดนี้ เราจะพยายามให้คำแนะนำแก่คุณว่าการประชุมทางไกลของคุณจะประสบความสำเร็จได้อย่างไร
- เลือกเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ
ประเด็นแรกคือการเลือกการตั้งค่าทางเทคนิคที่ดี มีเทคโนโลยีมากมายที่ทำให้การประชุมออนไลน์ดำเนินไปอย่างราบรื่น หากคุณต้องการที่จะคงความเป็นแบบดั้งเดิมไว้ให้เลือก Skype หรือ Google Hangouts ในทางกลับกัน Zoom ถือเป็นแพลตฟอร์มการประชุมที่ทันสมัยกว่าและได้รับความนิยมอย่างมากในปัจจุบัน GotoMeeting สร้างขึ้นเพื่อธุรกิจโดยเฉพาะและมีข้อดีหลายประการ เครื่องมืออื่น ๆ ที่ควรกล่าวถึง ได้แก่ Join.me, UberConference และ Slack เครื่องมือสื่อสารทั้งหมดนี้มีประโยชน์มากสำหรับการประชุมทางไกล คุณจะต้องดูว่าอะไรดีที่สุดสำหรับบริษัทของคุณ สิ่งสำคัญที่ควรเน้นคือเมื่อคุณเลือกแพลตฟอร์มแล้ว คุณควรพยายามยึดถือและไม่เปลี่ยนบ่อย เพราะจะทำให้เพื่อนร่วมงานสับสนโดยไม่จำเป็น
2. เวลาที่ดีที่สุดสำหรับการประชุม
ดูเหมือนการกำหนดเวลาการประชุมไม่ใช่เรื่องยาก แต่ก็สามารถทำได้อย่างแน่นอน ในการตั้งค่าองค์กร คุณสามารถเปรียบเทียบความพร้อมในรายการคำเชิญของคุณกับเครื่องมือบนคลาวด์ที่แชร์ภายในต่างๆ ควรคำนึงถึงเรื่องอะไรบ้าง? วันหยุดในท้องถิ่น เวลารับประทานอาหาร และปัจจัยในภูมิภาคอื่นๆ ที่อาจขัดแย้งกับการประชุมของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเพื่อนร่วมงานของคุณอาศัยอยู่อีกซีกโลกหนึ่ง เมื่อเป็นไปได้ เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะกำหนดเวลาการประชุมล่วงหน้า เนื่องจากยิ่งทุกคนแจ้งให้ทราบล่วงหน้ามากเท่าใด เพื่อนร่วมงานก็จะเกิดการชนกันน้อยลง
3. กำหนดวาระการประชุม
ก่อนอื่น คุณต้องคำนึงว่าการประชุมจะใช้เวลานานเท่าใด ซึ่งจะช่วยให้คุณกำหนดโครงสร้างการประชุมได้ คำแนะนำของเราคือ: เขียนวาระการประชุม! จัดโครงสร้างการประชุม คิดถึงประเด็นหลักที่ต้องครอบคลุมและยึดถือประเด็นเหล่านั้น จดชื่อสมาชิกในทีมที่เข้าร่วมและความรับผิดชอบของพวกเขา นอกจากนี้ แนวทางปฏิบัติที่ดีคือพนักงานคนหนึ่งมีหน้าที่ดูแลการประชุมในฐานะคนกลาง เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะยึดถือวาระการประชุมและมีการหารือประเด็นสำคัญทั้งหมด
แนวทางปฏิบัติที่ดีคือส่งวาระการประชุมให้ผู้เข้าร่วมทุกคนก่อนการประชุม ด้วยวิธีนี้ทุกคนจึงสามารถเตรียมตัวได้อย่างเหมาะสม
4. จัดการกับเสียงรบกวนรอบข้าง
เราทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมที่คุณสามารถได้ยินเสียงโทรศัพท์ที่ไม่เหมาะสม เสียงการจราจรดัง หรือสุนัขของครอบครัวที่ตื่นเต้นมากเกินไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเพื่อนร่วมงานทุกคนรู้ที่จะปิดเสียงสายของตนหากมีเสียงรบกวนในเบื้องหลัง อย่างไรก็ตาม เพื่อนร่วมงานควรเข้าร่วมดูข้อความตัวอักษรต่อไปและให้ฟีดวิดีโอทำงานต่อไป
5. จำเกี่ยวกับสมาชิกในทีมแต่ละคน
เพื่อนร่วมงานทุกคนไม่สามารถสื่อสารและเข้าสังคมได้ บางคนจะไม่พูดอะไรเลยหากไม่ได้ถามความคิดเห็นเป็นพิเศษ นั่นไม่ได้หมายความว่าเพื่อนร่วมงานเหล่านั้นไม่มีสิ่งใดมีค่าที่จะเพิ่มในการประชุม ตรงกันข้าม! งานของคนไกล่เกลี่ยคือการชี้นำการสนทนาและให้แน่ใจว่าทุกคนมีโอกาสพูดและถามคำถามเฉพาะเจาะจงของผู้เข้าร่วมที่เงียบๆ ด้วยวิธีนี้ทุกคนจะมีส่วนร่วมในการประชุมและเพื่อนร่วมงานทุกคนมีโอกาสที่จะแสดงความคิดเห็นได้ หากทุกคนได้รับการสนับสนุนให้เข้าร่วม การประชุมเสมือนจริงก็จะมีโอกาสมากขึ้นที่สร้างสรรค์และประสิทธิผลมากขึ้น
6. การเปลี่ยนใจเลื่อมใสถือเป็นข้อดี
เมื่อทำงานจากที่บ้าน เรามีโอกาสติดต่อกับเพื่อนร่วมงานน้อยลง หากเวลาเหมาะสม การพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ ก็เป็นสิ่งที่น่ายินดีแม้ในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง แนวทางที่ดีคือจองเวลาล่วงหน้าสำหรับการประชุมทางไกลเพื่อให้เพื่อนร่วมงานได้พูดคุยกัน ด้วยการเพิ่มความสนุกสนานเล็กๆ น้อยๆ ให้กับการประชุม และทำให้เพื่อนร่วมงานสามารถผูกพันกับสมาชิกในทีมได้ อาจเป็นเพียงแค่ถาม ว่าวันนี้เป็นยังไงบ้าง? ผู้เข้าร่วมประชุมจะรู้สึกสบายใจ ผ่อนคลาย และสบายใจมากขึ้น วิธีนี้จะทำให้รู้สึกถึงการมีอยู่ของพวกเขาในพื้นที่เสมือนจริง อย่าประมาทความสำคัญของความรู้สึกเชื่อมโยงในฐานะสมาชิกของทีม
7. ขอการประเมินผล
เนื่องจากการประชุมทีมเสมือนไม่ใช่ข้อยกเว้นอีกต่อไป สิ่งสำคัญคือต้องดูว่าอะไรได้ผลดีและอะไรไม่ดี ไม่มีใครอยากเสียเวลาหรือรู้สึกว่าไม่มีใครได้ยิน ซึ่งสร้างความคับข้องใจและการปฏิเสธแนวคิดที่ว่าการประชุมออนไลน์สามารถมีประสิทธิภาพและเป็นประโยชน์ได้ ดังนั้น ทำไมไม่ขอให้ผู้เข้าร่วมแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการประชุมล่ะ
แม้ในสถานการณ์ที่ดีที่สุด การขอให้ผู้คนเปิดใจเกี่ยวกับความคิดและความรู้สึกของตนเองอาจเป็นเรื่องยาก บางทีเพื่อนร่วมงานของคุณอาจจะเปิดใจมากขึ้นในการตอบแบบสำรวจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากแบบสำรวจนั้นไม่ระบุชื่อ มันอาจจะง่ายกว่าสำหรับพวกเขาที่จะจริงใจมากขึ้นในกรณีนี้ การดำเนินการตามคำติชมที่ได้รับเป็นสิ่งสำคัญและอย่างน้อยก็พยายามปรับปรุงจุดที่ไม่ได้ระบุว่าดี การประชุมทางไกลไม่ใช่เรื่องง่ายในการจัดระเบียบ และการวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์อาจเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับการประชุมในอนาคต
8. บันทึกและถอดเสียงการประชุม
คุณเคยคิดที่จะบันทึกการประชุมเสมือนของคุณหรือไม่? สิ่งนี้ได้กลายเป็นแนวทางปฏิบัติที่แพร่หลายและไม่ใช่โดยไร้เหตุผล ช่วยให้พนักงานที่พลาดการประชุมเนื่องจากสามารถฟังในภายหลังและติดตามข่าวสารล่าสุดได้ ทีมเสมือนที่ประสบความสำเร็จมักจะจ้างบริการถอดเสียงเพื่อถอดเสียงการบันทึก การถอดเสียงช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของพนักงาน เพราะพวกเขาไม่จำเป็นต้องฟังการประชุมที่บันทึกไว้ทั้งหมดเพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้น สิ่งที่พวกเขาต้องทำคือดูบทถอดเสียงและอ่านส่วนสำคัญอย่างละเอียด เพื่อประหยัดเวลาและยังคงรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น หากคุณกำลังมองหาผู้ให้บริการถอดเสียงที่ดี หันไปหา Gglot เราสามารถช่วยคุณปรับปรุงการประชุมเสมือนของคุณได้ เพื่อที่จะมีผลกระทบต่อผู้เข้าร่วมทุกคนมากขึ้น
การประชุมแบบเห็นหน้ากันนั้นไม่สมบูรณ์แบบและก็มีข้อเสียอยู่บ้าง และการประชุมแบบออนไลน์ก็มีส่วนคล้ายกันมากที่สุด ยิ่งไปกว่านั้นพวกเขายังมาพร้อมกับปัญหาเฉพาะของตัวเองอีกด้วย คุณไม่จำเป็นต้องจัดการกับการประชุมที่ไม่เกิดผลซึ่งทำให้ทุกคนเสียเวลา แต่คุณสามารถใช้การประชุมเสมือนจริงเพื่อรับทราบข้อมูล สร้างสรรค์ และเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานของคุณได้ ลองใช้คำแนะนำบางส่วนที่แสดงไว้ด้านบน: เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม กำหนดเวลาที่ดีสำหรับการประชุม จดวาระการประชุม จัดการกับเสียงพื้นหลัง ให้ทุกคนมีส่วนร่วม ส่งเสริมการสนทนาแบบไม่เป็นทางการ ขอคำติชม และสุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด บันทึกการประชุม และนำไปถอดความ เราหวังว่าคุณจะสร้างสภาพแวดล้อมการประชุมเสมือนจริงที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมของคุณ!